【欄外に注記・説明を入れたいとき】Wordで欄外に文字を表示する方法まとめ

「本文の近くに補足情報を入れたい」「右端や下端にメモを添えたい」――そんなときに便利なのが「欄外に文字を表示する」テクニックです。Wordでは、ちょっとした設定や工夫で、欄外に自由に文字を配置できます。この記事では、Wordで欄外に文字を表示する4つの方法を、目的別にわかりやすく紹介します。

欄外に文字を配置する場面

よくある使用例

学術文書・論文

• 参考文献の引用：本文中の数字と下部の文献情報
• 用語解説：専門用語の詳細説明
• 補足情報：本文を妨げない追加説明
• 注意事項：読み手への重要な注記

ビジネス文書

• 会社情報：ページ下部の連絡先
• 機密区分：「社外秘」「重要」などの表示
• 補足説明：図表やグラフの詳細解説
• 免責事項：法的な注意書き

教材・マニュアル

• 操作のヒント：手順の補足説明
• 注意喚起：安全に関する重要事項
• 参考情報：関連する追加データ
• 用語集：専門用語の意味

欄外配置のメリット

読みやすさの向上

• 本文の流れを妨げない
• 必要な人だけが参照できる
• 情報の階層化が明確
• ページレイアウトが美しい

情報管理の効率化

• 関連情報を近くに配置
• 検索・参照が簡単
• 更新・修正が容易
• 印刷時の調整が可能

方法①：テキストボックスを使って欄外に文字を配置

基本手順

1. 「挿入」→「テキストボックス」→「横書きテキストボックス」を選択
2. 欄外に配置したい場所（余白近く）にドラッグして描く
3. 必要な文字を入力し、文字サイズや配置を調整
4. テキストボックスの「枠線なし」「塗りつぶしなし」に設定すると自然な見た目に

詳細な設定方法

テキストボックスの作成

基本操作：

1. 「挿入」タブをクリック
2. 「テキスト」グループの「テキストボックス」を選択
3. 「横書きテキストボックス」または「縦書きテキストボックス」を選択
4. 配置したい場所でドラッグして枠を作成

見た目の調整

枠線と背景の削除：

1. テキストボックスを選択
2. 「図形の書式」タブをクリック
3. 「図形の枠線」→「枠線なし」
4. 「図形の塗りつぶし」→「塗りつぶしなし」

文字の書式設定：

1. テキストボックス内の文字を選択
2. フォント、サイズ、色を調整
3. 行間や文字間隔も設定可能

位置の調整

精密な配置：

1. テキストボックスを右クリック
2. 「レイアウトの詳細設定」または「位置」を選択
3. 水平位置：「右余白」「左余白」など
4. 垂直位置：「ページ上端から○cm」など

アンカー設定：

1. 「文字列の折り返し」を「背面」に設定
2. 本文と重ならないよう配置
3. 「アンカーを段落に固定」で位置を安定化

この方法のメリット・デメリット

メリット

• 自由度が高い：右端・左端・上下どこでも配置可能
• 移動が簡単：ドラッグで位置変更
• 書式自由：文字サイズ、色、背景を自由設定
• 図表との連携：図表の補足説明に便利

デメリット

• 印刷範囲の注意：余白からはみ出る可能性
• 文字列の折り返し：本文との位置関係に注意
• ページ跨ぎ：複数ページには手動設定が必要

応用テクニック

吹き出し形式の注記

1. 「挿入」→「図形」→「吹き出し」
2. 本文の該当箇所から矢印を引く
3. 視覚的に分かりやすい注記

色分けによる分類

• 重要事項：赤文字
• 補足情報：青文字
• 注意事項：オレンジ文字

方法②：ヘッダー・フッターを使う（ページ外上部・下部に文字）

基本手順

1. 「挿入」→「ヘッダー」または「フッター」をクリック
2. 表示された欄に文字を入力
3. 「ヘッダーとフッター ツール」で位置や書式を調整

詳細な設定方法

ヘッダーの設定

基本操作：

1. 「挿入」タブ→「ヘッダーとフッター」グループ
2. 「ヘッダー」をクリック
3. スタイルを選択または「ヘッダーの編集」

カスタマイズ：

1. ヘッダー領域がアクティブになる
2. 文字入力、書式設定が可能
3. 「ヘッダーとフッター」タブで詳細設定

フッターの設定

基本操作：

1. 「挿入」タブ→「フッター」
2. スタイル選択または「フッターの編集」
3. 下部欄に文字入力

自動挿入項目：

• ページ番号：「ページ番号の挿入」
• 日付：「日付と時刻の挿入」
• 文書タイトル：「文書情報の挿入」

高度な設定

セクション別の設定

異なる内容の表示：

1. 「レイアウト」→「区切り」→「セクション区切り」
2. セクションごとに異なるヘッダー・フッター
3. 「前と同じヘッダー・フッター」のリンクを解除

奇数・偶数ページの使い分け

1. 「ヘッダーとフッター」タブ
2. 「奇数／偶数ページ別指定」にチェック
3. 左右で異なる内容を表示

先頭ページのみ別指定

1. 「先頭ページのみ別指定」にチェック
2. 表紙とその他ページで異なる設定
3. 表紙にはヘッダー・フッターなしも可能

この方法のポイント

適用範囲

• 全ページ共通：書類全体の情報表示
• 著作権表示：©マークや会社名
• 機密区分：「社外秘」「重要」表示
• 連絡先情報：会社住所や電話番号

レイアウトのコツ

• 本文との距離を適切に保つ
• フォントサイズは本文より小さく
• 中央・左右揃えを使い分け

方法③：脚注を使って欄外下部に注記を表示

基本手順

1. 注釈を入れたい語句にカーソルを置く
2. 「参考資料」タブ →「脚注の挿入」
3. ページ下部に自動的に欄外注記が追加される

詳細な操作方法

脚注の挿入

基本操作：

1. 注釈したい単語の直後にカーソル
2. 「参考資料」タブをクリック
3. 「脚注」グループの「脚注の挿入」

自動機能：

• 上付き数字が自動挿入（¹²³）
• ページ下部に対応する注釈欄
• 番号は自動で連番管理

脚注の書式設定

番号形式の変更：

1. 「参考資料」→「脚注」グループの右下矢印
2. 「脚注と文末脚注」ダイアログ
3. 番号形式：1,2,3 / i,ii,iii / a,b,c など

位置と表示の調整：

• 脚注：各ページの下部
• 文末脚注：文書の最後
• 区切り線：本文との境界線

脚注の高度な活用

複数の脚注管理

連続する脚注：

1. 複数箇所に脚注を挿入
2. 自動的に番号が振られる
3. 追加・削除で番号が自動調整

脚注の移動・削除：

• 本文の上付き数字を削除すると脚注も削除
• 脚注の順序は本文の順序に連動
• コピー&ペーストでも脚注が連動

カスタマイズ

脚注区切り線の変更：

1. 「表示」→「下書き」表示
2. 「参考資料」→「ノートの表示」
3. 区切り線の編集が可能

この方法のメリット

学術文書での活用

• 参考文献：引用元の明記
• 補足説明：専門用語の解説
• 計算過程：数式の詳細
• 統計データ：調査結果の詳細

自動管理の利点

• 番号付けが自動
• 追加・削除で番号再調整
• ページ跨ぎでも適切に表示
• 印刷時も正確に出力

方法④：余白ギリギリに文字を配置する（段落のインデント調整）

基本手順

1. 欄外近くに文字を入力
2. 「レイアウト」タブ →「インデント」や「配置」オプションを調整
3. 行の配置を「右揃え」「左揃え」などで微調整

詳細な調整方法

インデント設定

段落ダイアログでの設定：

1. 調整したい段落を選択
2. 「ホーム」→「段落」グループの右下矢印
3. 「インデントと行間隔」タブ

具体的な設定値：

• 左インデント：15cm（右端近くに配置）
• 右インデント：-1cm（右余白内に配置）
• ぶら下げインデント：続く行の位置調整

配置の微調整

文字の配置：

1. 「ホーム」→「段落」グループ
2. 「右揃え」「中央揃え」「左揃え」
3. 「両端揃え」で幅を調整

タブ位置の活用：

1. ルーラー上でタブ位置を設定
2. 右揃えタブで右端に配置
3. 小数点揃えタブで数値整列

注意点とリスク管理

印刷範囲の確認

重要な注意事項：

• 余白設定によっては印刷時に切れる恐れ
• プレビュー確認が必須
• プリンターの印刷可能範囲を確認

対処法：

1. 「ファイル」→「印刷」でプレビュー確認
2. 「ページ設定」で余白を調整
3. 印刷テストで実際の出力を確認

文書の互換性

他の環境での表示：

• 異なるプリンターでの印刷結果
• PDF変換時の表示
• 他のWordバージョンでの表示

用途別の最適方法選択

学術論文・レポート

推奨方法：脚注機能 理由：

• 自動番号管理
• 学術的な体裁
• 引用文献との連携

ビジネス文書

推奨方法：ヘッダー・フッター 理由：

• 全ページ統一表示
• 会社情報の標準化
• プロフェッショナルな見た目

マニュアル・説明書

推奨方法：テキストボックス 理由：

• 自由な配置
• 図表との連携
• 視覚的な分かりやすさ

短い注記・メモ

推奨方法：インデント調整 理由：

• 簡単な操作
• 文章の一部として管理
• 書式統一が容易

よくある質問と対処法

Q：「欄外に入れた文字が印刷されない」

A：印刷可能範囲を超えている可能性があります。「ページ設定」で余白を調整するか、文字の位置を内側に移動してください。

具体的な対処法：

1. 「レイアウト」→「余白」で余白を広げる
2. テキストボックスの位置を調整
3. 印刷プレビューで確認

Q：「複数ページに渡って表示したい」

A：ヘッダーやフッター、または「ページ番号フィールド」を使えば対応可能です。

設定方法：

1. ヘッダー・フッターで全ページ共通表示
2. セクション区切りで部分的な制御
3. テキストボックスのコピー&ペースト

Q：「文字が本文と重なってしまう」

A：テキストボックスの「文字列の折り返し」を「背面」または「前面」に設定してください。

Q：「脚注の番号形式を変更したい」

A：「参考資料」→「脚注」ダイアログで番号形式を選択できます（1,2,3 / ①②③ / a,b,c など）。

効率的な作業のコツ

テンプレート化

再利用可能な設定

1. 完成した欄外レイアウトを含む文書を保存
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」→「Wordテンプレート」
3. 今後の文書作成時に選択して使用

スタイル管理

欄外文字専用スタイル

1. 欄外文字の書式を設定
2. 「ホーム」→「スタイル」→「新しいスタイルの作成」
3. 「欄外注記」などの名前で保存
4. 統一した見た目で効率的に作成

品質チェック

最終確認ポイント

• 全ページでの表示確認
• 印刷プレビューでのチェック
• 異なる環境での動作確認
• PDFでの出力確認

まとめ

方法別の特徴比較

方法	用途	特徴	適用場面
テキストボックス	任意位置にメモを追加	自由配置・編集が簡単	図表の補足、自由な注記
ヘッダー・フッター	ページ共通情報	書類全体に使える	会社情報、著作権表示
脚注	注釈・説明文	自動番号＆レイアウト自動化	学術論文、参考文献
余白内文字配置	細かい表現	行間・インデントで調整可能	短い注記、メモ