「コメントや赤字が残ったまま提出してしまった…」
「清書版を作りたいのに、校閲のマークが消えない！」
Wordには、**コメントや変更履歴（赤字）を管理する「校閲機能」**がありますが、最終版ではこれらをきれいに削除してから提出したいものです。
この記事では、Wordで校閲内容（コメント・変更履歴）を完全に削除する方法をステップ形式で解説します。
校閲情報が残ることによる問題
情報漏洩のリスク
- 内部のコメントが外部に流出
- 作成者の編集履歴が見える
- 削除された機密情報が復元可能
- 編集過程での議論内容が露出
プロフェッショナルな印象の低下
- 未完成な印象を与える
- 注意力不足と判断される
- 最終版としての品質が疑われる
- 提出先での混乱を招く
削除できる「校閲」内容とは？
主な校閲情報の種類
- コメント（吹き出し形式）
- 変更履歴（挿入・削除・書式変更など）
- 比較・共同編集時の変更内容
- 文書のバージョン情報
- 個人情報・メタデータ
校閲情報の表示状態
| 表示モード | 説明 | 用途 |
|---|---|---|
| シンプルマークアップ | 変更を簡潔に表示 | 概要確認 |
| すべてのマークアップ | 詳細な変更を表示 | 詳細レビュー |
| マークアップなし | 変更を反映した状態 | 最終確認 |
| 元の文書 | 変更前の状態 | 比較確認 |
ステップ1：コメントの削除方法
方法1：個別のコメント削除
基本操作
- コメントの吹き出しを右クリック
- 「コメントの削除」を選択
複数コメントの個別削除
- 削除したいコメントを順次選択
- 「Delete」キーまたは右クリックメニューで削除
方法2：すべてのコメントを一括削除
一括削除手順
- 「校閲」タブ → 「コメントの削除」横の▼をクリック
- 「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選ぶ
ショートカットでの削除
- Ctrl + A（全選択）→ 「コメントの削除」
- コメント欄での「Ctrl + A」→ Delete
特定条件でのコメント削除
作成者別の削除
- 「校閲」タブ → 「変更履歴とコメントの表示」
- 「レビュー担当者」で特定の人を選択
- その人のコメントのみ表示して一括削除
日付範囲での削除
- 「校閲」タブの詳細設定
- 期間を指定してフィルタリング
- 該当コメントを一括削除
ステップ2：変更履歴（赤字）を削除する
変更履歴の仕組み理解
赤字は「変更履歴の記録」によるもので、「反映または拒否」しない限り残り続けます。
基本的な削除手順
変更履歴記録の停止
- 「校閲」タブ → 「変更履歴の記録」をオフ
- 記録が停止されることを確認
変更の確定処理
- 「承諾」または「拒否」を使って、1つずつ or すべての変更を確定
- 「すべての変更を反映」で一括適用可能
- 「すべての変更を拒否」で全削除もOK
詳細な変更確定作業
個別確認での処理
| 操作 | 効果 | 用途 |
|---|---|---|
| 承諾 | 変更を本文に反映 | 適切な修正の採用 |
| 拒否 | 変更を破棄 | 不適切な修正の除外 |
| 次へ | 次の変更に移動 | 順次確認 |
| 前へ | 前の変更に戻る | 見直し確認 |
一括処理でのオプション
承諾オプション：
- すべての変更を承諾
- 表示されている変更を承諾
- 選択範囲の変更を承諾
拒否オプション：
- すべての変更を拒否
- 表示されている変更を拒否
- 選択範囲の変更を拒否
書式変更の処理
書式変更の種類
- フォント変更
- 段落設定変更
- 表の書式変更
- 図の配置変更
書式変更の一括処理
- 「校閲」タブ → 「承諾」▼
- 「すべての書式変更を承諾」
- または「すべての書式変更を拒否」
ステップ3：最終チェック（ドキュメントの検査）
ドキュメント検査の実行
検査手順
- 「ファイル」タブ → 「情報」
- 「ドキュメントの検査」 → 「検査」を実行
- 検出項目の確認
検査される項目
| 項目 | 内容 | 対処 |
|---|---|---|
| コメント・注釈 | 残存コメント | すべて削除 |
| 変更履歴 | 未確定の変更 | 承諾/拒否 |
| バージョン | 文書バージョン情報 | 削除 |
| ドキュメントプロパティ | 作成者情報など | 削除 |
| カスタムXMLデータ | 埋め込みデータ | 削除 |
検査結果の対処
残存項目の削除
- 各項目の「すべて削除」をクリック
- 削除不可能な項目は手動で対処
- 再検査で確認
完全性の確認
確認チェックリスト：
□ コメントの完全削除
□ 変更履歴の確定
□ 個人情報の削除
□ バージョン情報の削除
□ 印刷プレビューでの最終確認
よくある質問と対処法
見た目から赤字は消えてるのに、印刷すると残ってしまう
原因の特定
印刷設定が「文書とマークアップ」になっている可能性
解決方法
- 「ファイル」→ 「印刷」
- 「設定」で「文書のみ印刷」を選択
- 「マークアップの印刷」をオフ
印刷設定の詳細
| 設定 | 印刷内容 | 用途 |
|---|---|---|
| 文書のみ | 最終版のみ | 提出用 |
| 文書とマークアップ | 校閲情報も含む | レビュー用 |
| マークアップのみ | 変更箇所のみ | 修正確認用 |
コメントを削除したのに、他のPCで開くと表示される
原因
- 共有ファイルでの同期問題
- 異なるWordバージョンでの表示
- OneDriveやSharePointでのキャッシュ
対処法
- ファイルの完全保存と再起動
- ドキュメント検査の再実行
- 別名での保存
- PDFでの最終出力
変更履歴が完全に削除されない
隠れた変更履歴の確認
- 「校閲」タブ → 「すべてのマークアップ」表示
- 「レビュー担当者」で全員を表示
- 「コメントと書式設定」も含めて確認
強制削除の方法
- テキストを全選択してコピー
- 新しい文書に「形式を選択して貼り付け」
- 「書式なしテキスト」として貼り付け
- 書式を再設定
高度な削除テクニック
マクロを使った一括削除
VBAコードの例
Sub DeleteAllReviewInfo()
' すべてのコメントを削除
ActiveDocument.Comments.DeleteAll
' すべての変更を承諾
ActiveDocument.Range.Revisions.AcceptAll
' 変更履歴を停止
ActiveDocument.TrackRevisions = False
End Sub
複数ファイルの一括処理
バッチ処理での効率化
- フォルダ内の全Wordファイルを対象
- マクロで自動処理
- 処理結果の一括確認
セキュリティレベルの高い削除
メタデータの完全削除
- 「ファイル」→ 「名前を付けて保存」
- 「ツール」→ 「全般オプション」
- 「ファイルを開くときに個人情報を削除する」にチェック
提出前の最終確認手順
チェックリストの活用
必須確認項目
□ 変更履歴の記録が停止されている
□ すべてのコメントが削除されている
□ すべての変更が確定されている
□ ドキュメント検査でクリーン
□ 印刷プレビューで校閲情報なし
□ PDFでの最終出力確認
品質管理のベストプラクティス
作業手順の標準化
- 校閲完了の明確な基準設定
- 削除作業の手順書作成
- 複数人でのチェック体制
- 最終確認の責任者指定
まとめ
Wordの校閲情報を完全に削除することで、プロフェッショナルな最終版を作成できます。
重要なポイント
- コメントの一括削除
- 変更履歴の確定処理
- ドキュメント検査による最終確認
- 印刷設定の確認
効果的な削除手順
- 変更履歴の記録を停止
- コメントを一括削除
- 変更を承諾または拒否
- ドキュメント検査を実行
- 印刷プレビューで最終確認
注意すべき点
- 削除前のバックアップ保存
- 重要な修正内容の事前確認
- 共同編集者への削除予告
- ファイル共有環境での同期確認
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