「Wordの文書を印刷したら、横にコメントが全部出てきてしまった…」
「清書したいのに、編集メモが消えない！」
「提出用の資料なのに、作業中のコメントが印刷されてしまう」
Wordでは、**コメントや変更履歴が印刷時に反映されることがあります。**これは設定の問題で、正しく設定すればコメントを印刷せずに済みます。
特に、重要な提出資料や顧客向け文書で、作業中のメモやコメントが印刷されてしまうと、非常に困ったことになります。この問題は多くのWordユーザーが経験する、よくあるトラブルです。
この記事でわかること
- Wordでコメントが印刷されてしまう原因
- コメントを印刷しない具体的な設定方法
- 画面表示と印刷設定の違いと使い分け
- PDF変換時の注意点とコメント除去方法
- 提出前に確認すべきチェックポイント
文書の清書や提出前に必ず確認したい重要な設定について、詳しく解説します。
Wordのコメント機能とは
コメント機能の基本
コメントの役割
文書作成・編集での活用
- 校正者からの指摘事項
- 編集者の修正提案
- 作業中のメモや備忘録
- チーム内での情報共有
コメントの表示形式
画面での表示
- 文書の右側に吹き出し形式で表示
- 関連する文章部分がハイライト表示
- コメント作成者の名前と日時が記録
印刷時の表示
- 設定により印刷される場合とされない場合がある
- 印刷時のレイアウトに大きく影響
なぜコメントが印刷されてしまうのか
Wordの初期設定
デフォルトの動作
- コメントや変更履歴を含めて印刷する設定
- 「文書とマークアップ」モードが標準
- 編集作業の完全性を重視した設定
よくある印刷トラブル
問題が起きやすい場面
- 他の人が作成した文書を印刷する場合
- メールで受信したWord文書を印刷する場合
- テンプレートファイルにコメントが残っている場合
コメントを印刷しない設定方法
方法1：画面表示でコメントを非表示にする
手順1：校閲タブを開く
- Word画面上部の「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴とコメント」グループを確認
手順2：表示設定を変更
Windows版の場合
- 「表示：すべてのマークアップ」ボタンをクリック
- ドロップダウンメニューから「変更履歴なし」を選択
Mac版の場合
- 「表示」ボタンをクリック
- 「変更履歴なし」または「最終版」を選択
結果の確認
表示の変化
- 画面上からコメントが消える
- ハイライト表示も非表示になる
- 印刷プレビューでもコメントが表示されない
方法2：印刷設定で「文書のみ」を選択
手順1：印刷画面を開く
- 「ファイル」メニューをクリック
- 「印刷」を選択
- または Ctrl + P を押す
手順2：印刷設定を確認・変更
設定箇所の確認
- 印刷プレビューの下にある「設定」セクションを確認
- 「印刷対象」または「何を印刷するか」の項目を探す
設定の変更
- 「文書とマークアップ」になっている場合
- ドロップダウンをクリックして「文書のみ」に変更
- プレビューでコメントが消えることを確認
手順3：印刷実行
- 設定が「文書のみ」になっていることを最終確認
- 「印刷」ボタンをクリック
- コメントなしのクリーンな印刷結果が得られる
設定の使い分け
画面表示 vs 印刷設定
画面表示の設定
- 作業中の見た目を制御
- 編集作業の効率に影響
- 一時的な表示切り替えが可能
印刷設定
- 印刷結果のみに影響
- 画面表示は変わらない
- 毎回の印刷時に設定が必要
推奨する使い方
編集作業中
- 画面表示：コメント表示ON
- 必要に応じてコメントを確認・対応
印刷・提出時
- 画面表示：お好みで設定
- 印刷設定：必ず「文書のみ」に設定
詳細な設定オプション
表示モードの詳細
利用可能な表示モード
すべてのマークアップ
- コメント、変更履歴、書式変更をすべて表示
- 編集作業時に最適
単純なマークアップ
- 変更箇所は表示するがコメントは簡略化
- レビュー時に便利
変更履歴なし
- コメントと変更履歴を非表示
- 最終的な文書イメージを確認
元の文書
- すべての変更を拒否した状態で表示
- 元の文書との比較時に使用
印刷オプションの詳細
印刷対象の選択肢
文書のみ
- 本文のみを印刷（推奨）
- コメントや変更履歴は印刷されない
文書とマークアップ
- コメントや変更履歴も含めて印刷
- 校正用の印刷に使用
マークアップのみ
- コメントと変更履歴のみを印刷
- 変更点の確認用
特定のコメントのみ非表示
作成者別の表示制御
- 「校閲」タブ→「表示：すべてのマークアップ」
- 「特定のユーザー」または「校閲者」を選択
- 非表示にしたい作成者のチェックを外す
コメントの種類別制御
- 「表示」ドロップダウン→「バルーン」
- 「コメント」「挿入と削除」「書式設定」を個別に制御
- 必要な要素のみ表示可能
PDF変換時のコメント処理
PDF保存でのコメント除去
基本的なPDF変換手順
- 「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」
- または「ファイル」→「名前を付けて保存」→ファイル形式「PDF」
PDFオプションの設定
重要なオプション
- 「オプション」ボタンをクリック
- 「発行対象」で以下を確認：
- 「文書」を選択（推奨）
- 「文書とマークアップ」は選択しない
- 「OK」→「発行」でPDF作成
PDF変換後の確認
確認すべきポイント
- 作成されたPDFを開いてコメントが含まれていないかチェック
- 必要に応じて印刷プレビューでも確認
Adobe AcrobatでのPDF編集
既にコメントが含まれたPDFの処理
Acrobat Proの場合
- 「ツール」→「編集」→「注釈を削除」
- または「印刷」→「詳細設定」→「注釈とフォーム」→「なし」
よくあるトラブルと解決方法
設定しても印刷されてしまう場合
考えられる原因
原因1：プリンタードライバーの設定
- プリンターの詳細設定で注釈印刷がONになっている
- 解決法：プリンターのプロパティで設定を確認
原因2：古いバージョンのWord
- 設定項目の場所や名称が異なる
- 解決法：バージョンに応じた手順を確認
原因3：テンプレートの設定
- 使用しているテンプレートに初期設定が含まれている
- 解決法：新規文書で設定を確認
トラブルシューティング手順
- 印刷プレビューで再確認
- Ctrl + P でプレビュー画面を開く
- コメントが表示されていないか確認
- 別のプリンターでテスト
- 可能であれば別のプリンターで印刷テスト
- PDF印刷で仮想的にテスト
- 新規文書での動作確認
- 新しい文書でコメントを追加
- 同じ設定で印刷テスト
Mac版での相違点
操作手順の違い
メニューの場所
- 「Word」メニュー→「環境設定」
- 「表示」→「マークアップ」で詳細設定
印刷設定
- 「ファイル」→「印刷」
- 「印刷対象」ドロップダウンで「文書」を選択
Office 365/Microsoft 365での注意点
Web版Wordの制限
機能の違い
- 一部の表示設定が制限される場合
- デスクトップ版での最終確認を推奨
クラウド保存での注意
- OneDriveやSharePointでの共有時
- 閲覧権限によってコメント表示が制御される
提出前のチェックリスト
印刷前の確認項目
必須チェックポイント
□ 画面表示の確認
- コメントが非表示になっているか
- 変更履歴が非表示になっているか
□ 印刷設定の確認
- 印刷対象が「文書のみ」になっているか
- 印刷プレビューでコメントが表示されていないか
□ レイアウトの確認
- ページレイアウトが崩れていないか
- 改ページ位置が適切か
PDF作成時の追加チェック
□ PDFオプションの確認
- 「文書」が選択されているか
- 「文書とマークアップ」になっていないか
□ PDF確認
- 作成されたPDFでコメントが表示されないか
- ファイルサイズが適切か
組織での運用ルール
チーム作業での注意点
役割分担
- 編集者：コメント付きで作業
- 最終確認者：コメントなしで印刷・提出
- 承認者：最終版での確認
標準設定の統一
推奨ルール
- 編集中：「すべてのマークアップ」表示
- レビュー中：「単純なマークアップ」表示
- 提出時：「変更履歴なし」で印刷
まとめ
Wordでコメントを印刷しないようにするには、画面表示と印刷設定の両方を正しく設定することが重要です。
重要なポイント
- 「校閲」タブで表示設定を「変更履歴なし」に変更
- 印刷時は必ず「文書のみ」を選択
- PDF変換でも同様の注意が必要
- 提出前には必ずプレビューで確認
今すぐできること
- 現在開いている文書で設定を確認
- 印刷プレビューでコメントの有無をチェック
- よく使う設定をテンプレートとして保存
- チーム内で標準的な運用ルールを決める
効果的な使い分け
- 編集作業中：コメント表示で効率的に作業
- 確認・印刷時：コメント非表示でクリーンな表示
- 用途に応じて適切な設定を選択
コメント