「どこを修正したかわからなくなった」
「共同編集している相手に、どの部分を変更したか伝えたい」
Word文書を複数人でやりとりする際に欠かせないのが「修正履歴」機能です。これを使えば、誰がいつどこをどう変えたかが一目でわかり、確認・承認作業がスムーズになります。
この記事では、Wordの修正履歴の基本から、記録・確認・削除・印刷方法までを初心者向けに詳しく解説します。
急いでいる人は、まず「校閲」タブの「変更履歴の記録」をクリックしてみてください。これだけで編集した内容がすべて記録されるようになります。
修正履歴（変更履歴）とは？
修正履歴の基本的な仕組み
修正履歴とは、Wordで文書を編集したときに、どの部分を変更・削除・追加したかを記録し、視覚的に表示する機能です。
具体的には以下のような変更が記録されます：
- 文字の追加: 新しく入力した文字が赤い文字で表示
- 文字の削除: 消した文字が取り消し線付きで表示
- 文字の変更: 元の文字が取り消し線、新しい文字が赤字で表示
- 書式の変更: フォントや色の変更も記録
修正履歴を使うメリット
修正履歴機能を使うことで、以下のようなメリットがあります：
- 複数人での共同編集が効率的になる
- 変更箇所を見落とす心配がない
- 修正理由をコメントで説明できる
- 必要に応じて変更を取り消せる
- 編集者ごとに色分けされて表示される
修正履歴を記録する基本操作
修正履歴の開始方法
修正履歴を記録するには、以下の手順で設定します：
手順
- 画面上部の「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴の記録」ボタンをクリック
- ボタンが押された状態（濃い色）になれば設定完了
この設定を行うと、以降の変更がすべて履歴として記録されます。
記録中の画面表示
修正履歴が有効になると、編集した部分が以下のように表示されます：
- 追加した文字: 赤い文字で表示
- 削除した文字: 取り消し線付きで表示
- 変更した書式: 右側のバルーンに詳細を表示
修正履歴を一時停止したい場合
作業中に履歴を残したくない編集がある場合は、「変更履歴の記録」ボタンをもう一度クリックして無効にできます。ただし、共同編集では基本的に有効のままにしておくことをおすすめします。
修正履歴の表示方法と見方
表示モードの種類
修正履歴には4つの表示モードがあります。「校閲」タブの「変更履歴の表示」から選択できます。
すべてのマークアップ
変更箇所とコメントをすべて表示するモードです。編集作業や校正作業に最適です。
- 追加・削除・変更がすべて表示される
- コメントも同時に確認できる
- 最も詳細な情報を確認できる
簡易表示
変更箇所を赤い縦線で示すシンプルな表示モードです。
- 文書全体の見た目を保ちながら変更箇所がわかる
- 詳細な変更内容は表示されない
- プレゼンテーション時などに便利
最終版
修正後の文章のみを表示するモードです。
- 見た目の確認に最適
- 修正履歴は見えないが、記録は残っている
- 完成した文書のプレビューとして使用
元の文書
修正前の状態で表示するモードです。
- 元の文書の内容を確認したい場合に使用
- 変更前の状態がどうだったかを確認できる
コメント機能の活用
修正履歴と併用できるコメント機能も重要です。
コメントの追加方法
- コメントを付けたい文字を選択
- 「校閲」タブの「新しいコメント」をクリック
- 右側に表示されるバルーンに内容を入力
コメントの表示切り替え
コメントの表示・非表示は「校閲」タブの「コメントの表示」で切り替えできます。
修正履歴の承認・却下方法
個別の変更を処理する方法
修正履歴の内容を確認して、承認または却下を決めることができます。
承認の手順
- 承認したい変更箇所をクリック
- 「校閲」タブの「承諾」ボタンをクリック
- 変更が確定され、履歴表示が消える
却下の手順
- 却下したい変更箇所をクリック
- 「校閲」タブの「元に戻す」ボタンをクリック
- 変更が取り消され、元の状態に戻る
一括処理の方法
多くの変更がある場合は、一括で処理することも可能です。
すべての変更を一括承認
- 「校閲」タブの「承諾」ボタン横の下向き矢印をクリック
- 「すべての変更を承諾」を選択
- 文書内のすべての変更が確定される
すべての変更を一括却下
- 「校閲」タブの「元に戻す」ボタン横の下向き矢印をクリック
- 「すべての変更を元に戻す」を選択
- 文書内のすべての変更が取り消される
変更者別での処理
複数人で編集している場合は、編集者ごとに処理することもできます。
- 「承諾」または「元に戻す」ボタンの下向き矢印をクリック
- 「[編集者名]によるすべての変更を承諾」を選択
修正履歴を完全に削除する方法
修正履歴を残さない最終版を作成
文書を提出や配布する前に、修正履歴を完全に削除して清書版を作成する方法です。
手順
- 「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴の表示」が「すべてのマークアップ」になっていることを確認
- 「承諾」ボタンの下向き矢印をクリック
- 「すべての変更を承諾」を選択
- コメントも削除する場合は「コメント」→「すべて削除」をクリック
修正履歴の削除を確認する方法
修正履歴が完全に削除されたかを確認するには：
- 「校閲」タブの「変更履歴の表示」を「すべてのマークアップ」に設定
- 赤い文字や取り消し線がないことを確認
- 右側にコメントバルーンがないことを確認
注意点
修正履歴を削除すると元に戻せません。重要な文書の場合は、履歴付きのバージョンも別名で保存しておくことをおすすめします。
印刷時の修正履歴設定
印刷設定の変更方法
修正履歴を印刷に含めるかどうかは、印刷設定で選択できます。
手順
- 「ファイル」メニューをクリック
- 「印刷」を選択
- 設定欄の「印刷対象」をクリック
- 以下から選択する：
- 文書のみ: 修正履歴なしで印刷
- すべてのマークアップ: 修正履歴付きで印刷
- コメントのみ: コメントだけを印刷
用途別の使い分け
校閲者向け資料
- 「すべてのマークアップ」を選択
- 変更箇所とコメントが印刷される
- レビュー会議などで使用
提出用・最終版
- 「文書のみ」を選択
- 清書された状態で印刷される
- 顧客向けや正式な提出書類として使用
よくあるトラブルと解決策
修正履歴が記録されない場合
症状: 文字を編集しても履歴が表示されない
原因と対処法:
- 「変更履歴の記録」がオフになっている → 「校閲」タブで有効にする
- 表示モードが「最終版」になっている → 「すべてのマークアップ」に変更
- 文書が保護されている → パスワードを確認して保護を解除
修正履歴が消えてしまった場合
症状: 作業中に履歴が見えなくなった
原因と対処法:
- 表示モードが変更された → 「すべてのマークアップ」に戻す
- 誤って承諾してしまった → Ctrl + Z で元に戻す（操作直後のみ）
- ファイルが別のバージョンに戻った → 最新のファイルを開き直す
コメントだけを削除したい場合
症状: 変更履歴は残してコメントだけ削除したい
対処法:
- 「校閲」タブの「コメント」グループをクリック
- 「削除」ボタンの下向き矢印をクリック
- 「文書内のすべてのコメントを削除」を選択
印刷に履歴が含まれてしまう場合
症状: 清書版を印刷したいのに履歴が印刷される
対処法:
- 「ファイル」→「印刷」で印刷設定を開く
- 「印刷対象」を「文書のみ」に変更
- この設定は次回印刷時まで保持される
他の人の変更が見えない場合
症状: 共同編集で他の人の変更履歴が表示されない
原因と対処法:
- ファイルが最新でない → 保存して再度開く
- OneDriveやSharePointの同期が遅れている → しばらく待つ
- 権限設定の問題 → ファイルの共有設定を確認
高度な活用方法
編集者ごとの色分け表示
複数人で編集する場合、自動的に編集者ごとに色分けされます。色の設定を変更したい場合は：
- 「ファイル」→「オプション」をクリック
- 「全般」を選択
- 「ユーザー名」と「イニシャル」を確認・変更
パスワード保護機能
修正履歴を誤って削除されないよう保護できます：
- 「校閲」タブの「編集の制限」をクリック
- 「変更履歴」にチェックを入れる
- パスワードを設定して保護開始
変更履歴の比較機能
2つの文書の違いを自動的に検出する方法：
- 「校閲」タブの「比較」をクリック
- 「文書の比較」を選択
- 元の文書と修正版を指定
- 違いが修正履歴として表示される
まとめ
Wordの修正履歴は、文書の変更点を明確にし、共同作業をスムーズにする便利な機能です。
基本的な使い方:
- 「校閲」→「変更履歴の記録」で編集履歴を自動記録
- 4つの表示モードで用途に応じて切り替え
- コメント機能と併用することでレビュー効率がアップ
- 提出前は「履歴の承諾・削除」で清書可能
活用場面:
- レポートや論文の共同執筆
- 契約書や企画書の校正作業
- チーム資料の編集・レビュー
- 文書の変更管理と承認フロー
注意点:
- 最終版作成前には必ず履歴を処理する
- 重要な文書は履歴付きバージョンもバックアップ
- 印刷設定で履歴の表示・非表示を適切に選択
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