Trelloでプロジェクト管理をしていると、外部の人をゲストとして招待することがありますよね。でも、プロジェクトが終了したり、コラボレーションが不要になったりしたとき、「ゲストをどうやって削除すればいいの？」と迷ってしまうことも多いはずです。
特に無料プランを使っている場合、コラボレーター数に上限があるため、不要なゲストは削除しておきたいところ。でも「ワークスペースから削除」と「ボードから削除」の違いがわかりにくかったり、削除できないケースもあったりします。
この記事では、Trelloのゲストを削除する方法を基本から丁寧に解説していきます。シングルボードゲストとマルチボードゲストの違い、料金への影響、削除できない場合の対処法まで、すべてカバーしていますよ。
Trelloの「ゲスト」とは？
まずは基本的な用語を理解しておきましょう。
ゲストの定義
Trelloのゲストとは、「ワークスペースのメンバーではないけれど、ワークスペース内のボードに招待されているユーザー」のことです。
わかりやすく言うと、正式な社員ではなく、特定のプロジェクトだけに参加している外部の人、というイメージですね。
ゲストとワークスペースメンバーの違い
- ワークスペースメンバー: ワークスペース全体にアクセスできる正式なメンバー
- ゲスト: 招待されたボードだけにアクセスできる一時的なメンバー
たとえば、外部の請負業者、インターン、クライアントなどと一緒に仕事をするとき、ゲストとして招待することが多いです。
ゲストが見られる範囲
ゲストが見られるのは、自分が招待されたボードだけです。ワークスペース内の他のボードは表示されません。
また、招待されたボード内のすべてのカードを見ることができます。特定のカードだけを非表示にする機能はありません。
シングルボードゲストとマルチボードゲストの違い
ゲストには2つのタイプがあって、料金が変わってきます。
シングルボードゲスト
特徴:
ワークスペース内の1つのボードだけに招待されているゲストです。
料金:
無料です。何人招待しても追加料金は発生しません。
具体例:
外部のデザイナーを「デザインプロジェクト」というボードだけに招待した場合、その人はシングルボードゲストになります。
マルチボードゲスト
特徴:
StandardまたはPremiumワークスペース内の2つ以上のボードに招待されているゲストです。
料金:
通常のワークスペースメンバーと同じ料金で課金されます。つまり、1シートライセンスを消費するんです。
具体例:
同じ外部デザイナーを「デザインプロジェクト」と「マーケティング施策」の2つのボードに招待すると、マルチボードゲストになり、課金対象になります。
重要な注意点
無料ワークスペースの場合:
ゲストは無料で利用できます。シングルボードでもマルチボードでも料金はかかりません。
Standard・Premiumワークスペースの場合:
- シングルボードゲスト: 無料
- マルチボードゲスト: 課金対象(正規メンバーと同額)
つまり、有料プランを使っている場合、ゲストを2つ目のボードに追加すると課金が始まるということです。
Enterpriseプランの場合
Enterpriseプランでは、マルチボードゲストでもライセンスを必要とせず、料金も発生しません。
コラボレーター数の上限について
2024年の変更により、無料プランには重要な制限があります。
無料プランの制限:
- 2024年4月8日以降: 10人以上のコラボレーターがいる場合、新しいメンバーやゲストを追加できない
- 2024年5月20日以降: 11人以上のコラボレーターがいる場合、ボードが閲覧専用になる
コラボレーターに含まれるのは:
- ワークスペースの正規メンバー
- ゲストメンバー(シングルボード・マルチボード両方)
- 保留中の招待者
- 無効化されたがワークスペースから削除されていないメンバー
つまり、無料プランで快適に使い続けるには、コラボレーターを10人以下に保つ必要があるんです。
ゲストをボードから削除する方法
それでは実際の削除方法を見ていきましょう。
基本的な削除手順
Step 1: ボードを開く
ゲストを削除したいボードを開きます。
Step 2: 共有ボタンをクリック
ボードのメンバーリストの右横にある「共有」ボタンをクリックします。
Step 3: 削除するゲストを選択
削除したいゲストの名前を見つけます。
Step 4: 権限メニューを開く
ゲストの名前の右側にある権限ドロップダウンメニュー(通常は「メンバー」などと表示されている部分)をクリックします。
Step 5: 「ボードから削除」を選択
メニューから「ボードから削除」オプションを選択します。
これで完了です。ゲストはそのボードから削除されます。
削除後の変化
ゲストをボードから削除すると、以下のようになります。
削除されるもの:
- ボード上のすべてのカードからメンバー割り当てが解除される
- そのゲストが作成したオートメーション(Butler)が削除される
残るもの:
- カードに残したコメント
- チェックリストでチェックした項目
- その他のアクション履歴
つまり、過去の作業履歴は残りますが、今後そのボードにはアクセスできなくなるということです。
ワークスペースからゲストを完全に削除する方法
ゲストを複数のボードから一度に削除したい場合の方法です。
Premium・Standardワークスペースの管理者の場合
Step 1: ワークスペースのメンバーページを開く
- Trelloのロゴをクリックしてホームページに戻る
- ナビゲーションバーから「ボードの切り替え」を選択
- ワークスペースを選択
- 「メンバー」タブをクリック
Step 2: ゲストを表示
「ゲスト」セクションを選択すると、ワークスペースのゲスト一覧が表示されます。
Step 3: ゲストを削除
削除したいゲストの右側にある「…」(3点メニュー)をクリックして「削除」を選択します。
または、ゲストのアバターの右にある「削除…」ボタンをクリックします。
Step 4: 確認
削除の確認画面が表示されるので、確認して実行します。
ゲストをワークスペースメンバーに変更する
削除するのではなく、正規メンバーに昇格させることもできます。
手順:
- ワークスペースのメンバーページでゲストを表示
- ゲストの横にある「ワークスペースに追加」ボタンをクリック
これでゲストは正規のワークスペースメンバーになります。
注意:
マルチボードゲストはすでに課金対象なので、ワークスペースメンバーに変更しても追加料金はかかりません。
削除できない場合の対処法
ゲストを削除しようとしてもできない場合があります。
ケース1: 「共有」ボタンが表示されない
原因:
ボードの設定で、管理者だけがメンバーの追加・削除を許可されている可能性があります。
対処法:
ボードの管理者に連絡して、削除を依頼するか、自分を管理者にしてもらいましょう。
ケース2: ゲストが唯一のボード管理者
原因:
削除しようとしているゲストが、そのボードの唯一の管理者である場合、削除できません。
対処法:
- まず別のユーザーをボード管理者にする
- その後でゲストを削除する
ボード管理者にする方法:
- 「共有」ボタンをクリック
- 管理者にしたいメンバーの権限メニューを開く
- 「管理者にする」を選択
ケース3: 自分に削除権限がない
原因:
ボードの一般メンバーは、他のメンバーを削除できない設定になっていることがあります。
対処法:
ボードの管理者に削除を依頼しましょう。
ケース4: 削除オプションが表示されない
原因:
まれに、UIのバグや特殊な状況で削除オプションが表示されないことがあります。
対処法:
- ブラウザのキャッシュをクリアして再度試す
- 別のブラウザで試してみる
- Trelloのサポートに問い合わせる
ゲストワークスペースから退出する方法
逆に、自分がゲストとして招待されているワークスペースから抜けたい場合です。
通常の退出方法
Step 1: ボードを開く
退出したいボード(ゲストワークスペース内のボード)を開きます。
Step 2: 「共有」ボタンをクリック
ボード上部の「共有」ボタンをクリックします。
Step 3: 自分のアバターを見つける
メンバー一覧から自分のアバターを探します。
Step 4: 「ボードから退出」を選択
自分の権限メニューを開いて「ボードから退出」を選択します。
すべてのボードから退出すれば、ゲストワークスペース自体も表示されなくなります。
退出できない場合
唯一のメンバー・管理者の場合:
自分がそのボードの唯一のメンバーまたは管理者の場合、退出できません。
対処法:
- 他の誰かを管理者にしてから退出する
- またはボードを閉じる(削除)
ボードを閉じる方法:
- ボードメニュー(右上の「…」)を開く
- 「ボードを閉じる」を選択
- 確認して実行
クローズ済みボードから退出する
すでに閉じられたボードから退出したい場合は、専用のツールがあります。
Trelloの公式ヘルプページ「Leave closed boards」から退出できます。
ゲスト管理のベストプラクティス
効率的にゲストを管理するためのヒントです。
定期的な見直し
おすすめの頻度:
月に1回、または四半期に1回、ゲスト一覧を確認しましょう。
確認すべきこと:
- プロジェクトが終了したゲストはいないか
- もう関わっていないゲストはいないか
- 不要なマルチボードゲスト(課金対象)はいないか
ゲストの追加を制限する
Premium・Standardワークスペースの場合:
ワークスペース管理者は、誰がゲストを招待できるかを制限できます。
設定方法:
- ワークスペースの「設定」タブを開く
- 「ゲストのボードへの招待」セクションを見つける
- 「ワークスペースメンバーのみ」または「管理者のみ」を選択
これにより、不要なゲストが勝手に追加されるのを防げます。
マルチボードゲストを避ける
コスト削減のために:
同じゲストを複数のボードに追加する必要がある場合、ワークスペースメンバーにすることを検討しましょう。
料金は同じですが、ワークスペース全体にアクセスできるようになり、管理も楽になります。
プロジェクト終了時のチェックリスト
プロジェクトが終了したら、以下を実行しましょう。
- そのプロジェクトのゲストをリストアップする
- 今後も関わる予定があるかチームに確認する
- 不要なゲストをボードから削除する
- ボード自体をアーカイブまたは削除する
無料プランでのゲスト管理のコツ
無料プランでは、コラボレーター数の上限が重要です。
コラボレーター数の確認方法
Step 1: ワークスペースのメンバーページを開く
自分のワークスペースのメンバーページに移動します。
Step 2: コラボレーター数を確認
ページ上部に「コラボレーター」の数が表示されます。
この数が10を超えないように管理しましょう。
10人制限を守るための戦略
戦略1: 不要なゲストをこまめに削除する
プロジェクト終了後、すぐにゲストを削除する習慣をつけましょう。
戦略2: 1つのボードに複数の外部メンバーをまとめる
可能であれば、外部とのやり取りを1つのボードに集約します。
戦略3: 重要なプロジェクトだけTrelloを使う
すべてのプロジェクトでTrelloを使うのではなく、本当に必要なものだけに絞りましょう。
戦略4: 有料プランへのアップグレードを検討する
チームが大きくなってきたら、StandardまたはPremiumプランにアップグレードすることを検討しましょう。
ゲスト機能でできること・できないこと
ゲストの権限を理解しておくことも大切です。
ゲストができること
- 招待されたボードを表示する
- カードを作成・編集・移動する
- コメントを追加する
- 添付ファイルをアップロードする
- チェックリストを操作する
- 期日を設定する
- ラベルを付ける
- Power-Upを使用する(StandardまたはPremiumワークスペースの場合)
基本的に、通常のボードメンバーとほぼ同じことができます。
ゲストができないこと
- ワークスペースの他のボードを見る
- コレクションを作成・編集する
- ボードをテンプレート化する
- ワークスペース設定を変更する
ゲストは、あくまで招待されたボード内での作業に限定されます。
閲覧者(Observer)との違い
Premiumワークスペースでは「閲覧者」という権限もあります。
閲覧者ができること:
- ボードとカードを表示する
- コメントを残す
閲覧者ができないこと:
- カードを移動・編集する
- 添付ファイルをアップロードする
- チェックリスト項目を変更する
- ボード設定を変更する
閲覧者は、ゲストよりもさらに権限が制限されています。
よくある質問
Q: ゲストを削除すると、そのゲストが作成したカードも削除される？
A: いいえ、カードは残ります。削除されるのは、そのゲストの「メンバー割り当て」と「オートメーション」だけです。
Q: ゲストを削除してから、また同じ人を招待できる？
A: はい、できます。削除後、いつでも再度招待できます。
Q: マルチボードゲストを1つのボードから削除したらどうなる？
A: まだ別のボードに残っている場合、引き続きマルチボードゲストとして課金されます。完全に削除するには、すべてのボードから削除する必要があります。
Q: 無料プランで11人目のゲストを追加したらどうなる？
A: 2024年5月20日以降、11人以上のコラボレーターがいる無料ワークスペースは閲覧専用になります。編集するには、有料プランにアップグレードするか、10人以下に減らす必要があります。
Q: ゲストが自分でワークスペースメンバーになることはできる？
A: いいえ、できません。ワークスペース管理者だけが、ゲストをワークスペースメンバーに変更できます。ただし、ゲストはワークスペースメンバーシップをリクエストすることはできます。
Q: Enterpriseプランではマルチボードゲストも無料？
A: はい、Enterpriseプランではマルチボードゲストでもライセンスを消費せず、料金も発生しません。
Q: ゲストを削除したのにコラボレーター数が減らない
A: 保留中の招待や、無効化されたアカウントもコラボレーターとしてカウントされます。これらも削除する必要があります。
Q: モバイルアプリからゲストを削除できる？
A: 基本的にはできますが、シングルボードゲストをマルチボードゲストに変換する操作(2つ目のボードへの招待など)はモバイルではできません。
まとめ
Trelloのゲスト削除方法をまとめます。
基本的な削除手順:
- ボードを開く
- 「共有」ボタンをクリック
- 削除したいゲストの権限メニューを開く
- 「ボードから削除」を選択
重要なポイント:
- ゲストの種類: シングルボードゲスト(無料)とマルチボードゲスト(課金対象)がある
- 削除方法: ゲストはボードから削除することで、ワークスペースからも削除される
- 無料プランの制限: 10人以下のコラボレーターを維持する必要がある
- 削除後も残るもの: コメントやアクション履歴は残る
ゲスト管理のベストプラクティス:
- 定期的にゲスト一覧を見直す
- プロジェクト終了後はすぐに削除する
- マルチボードゲストを避けて課金を最小限にする
- ゲスト追加権限を制限する
削除できない場合:
- ボード管理者に依頼する
- 別のユーザーを管理者にしてから削除する
- Trelloサポートに問い合わせる
Trelloのゲスト機能をうまく使えば、外部の人と効率的にコラボレーションできます。でも、プロジェクトが終わったら忘れずに削除して、ワークスペースをすっきり保ちましょう。
特に無料プランを使っている場合、コラボレーター数の管理は重要です。定期的に見直して、必要なメンバーだけを残すようにしてくださいね。
何か問題が起きたり、削除できない状況になったりした場合は、Trelloの公式サポートに問い合わせるのが確実です。
コメント