Slackワークフロー作り方完全ガイド｜定型業務を自動化してチームの生産性を劇的に向上させる方法

「毎日同じフォーム送ったり、同じメッセージを繰り返し送るの、正直面倒……」

「新メンバーのオンボーディングで毎回同じ説明をするのに時間がかかる」

Slackを使っていると、繰り返し発生する定型業務が意外と多いですよね。そんな時に活躍するのが「Slackワークフロー」です。

この記事では、Slackのワークフロービルダーを使った自動化の仕組みから、実際の作成手順、活用例まで、初心者にもわかりやすく徹底解説！プログラミング知識ゼロでも、数分で業務を自動化できる方法をお伝えします。

Slackワークフローとは

Slackワークフローとは、Slack内で定型的なタスクやプロセスを自動化する機能です。「ワークフロービルダー」という専用ツールを使って、プログラミング知識がなくても簡単に自動化の仕組みを作れます。

基本的な仕組み：

トリガー（きっかけ） → ステップ（実行する処理） → 完了

例：

1. トリガー： 毎日朝9時になる
2. ステップ： チャンネルにフォームを送信
3. ステップ： 回答を集計してスプレッドシートに記録
4. 完了

ワークフローでできること

• 新メンバーへの自動ウェルカムメッセージ送信
• 定期的なリマインダーの配信
• フォームを使った情報収集の自動化
• 承認フローの構築
• 外部ツール（Google、Salesforceなど）との連携
• 休暇申請の受付と処理
• サポートチケットの作成
• フィードバックの収集

ワークフローのメリット

1. 時間の節約

繰り返し作業を自動化することで、本来の業務に集中できます。

2. ヒューマンエラーの削減

手作業で発生しがちな入力ミスや送信忘れを防げます。

3. 標準化とコンプライアンス

プロセスを統一し、必要な情報を漏れなく収集できます。

4. チーム全体の生産性向上

誰でも簡単に使える仕組みで、組織全体の効率が上がります。

利用可能プランと権限

利用可能プラン

ワークフロービルダーは有料プラン限定の機能です。

利用できるプラン：

• Pro（プロ）プラン
• Business+（ビジネスプラス）プラン
• Enterprise Grid

無料プランでは利用できませんが、無料トライアル期間中は試すことができます。

作成権限

デフォルト設定：

有料プランのメンバー全員がワークフローを作成可能

管理者による制限：

ワークスペースのオーナーや管理者は、誰がワークフローを作成できるかを制限することができます。

ワークフローの利用：

作成されたワークフローは、無料プランのメンバーやゲストも利用できます（作成はできません）。

ワークフローの基本構造

ワークフローを作成する前に、基本的な構造を理解しましょう。

1. トリガー（開始方法）

ワークフローをいつ、どのように開始するかを決めます。

主なトリガー：

トリガー	説明	使用例
リンクから	ユーザーがリンクをクリック	アンケート、申請フォーム
スケジュール	指定日時に自動実行	定期リマインダー、日報催促
チャンネル参加時	メンバーがチャンネルに参加	ウェルカムメッセージ
絵文字リアクション	特定の絵文字が使われた時	タスク管理、承認フロー
メッセージ投稿時	キーワードを含むメッセージ	自動返信、通知
リスト項目更新時	リストのアイテムが更新	タスクステータス変更
Webhookから	外部サービスから	他システムとの連携

2. ステップ（実行する処理）

トリガーが発火した後に実行される一連の処理です。

主なステップ：

Slack内の処理：

• メッセージを送信
• フォームを送信
• DMを送信
• スレッドに返信
• リアクションを追加
• チャンネルにメンバーを招待

外部サービス連携（コネクタステップ）：

• Googleスプレッドシート（行を追加、検索）
• Googleカレンダー（イベント作成）
• Salesforce（レコード作成、更新）
• その他70以上のアプリ

条件分岐：

• 「もし〜なら」の条件で処理を分岐（最大10個の条件）

ワークフローの作成方法（ステップバイステップ）

それでは、実際にワークフローを作成してみましょう。

事前準備

ワークフロービルダーにアクセスできるか確認します。

アクセス方法：

1. サイドバーの「その他」にマウスを重ねる
2. 「自動化」を選択
3. または、サイドバーの「ツール」をクリック

※表示されない場合は、管理者によってアクセスが制限されている可能性があります。

ステップ1：ワークフロービルダーを開く

方法1：

1. サイドバーの「その他」→「自動化」をクリック
2. 右上の「ワークフローを作成する」ボタンをクリック

方法2：

1. ワークスペース名をクリック
2. 「ツール」→「ワークフロービルダー」を選択
3. 「作成」ボタンをクリック

ステップ2：作成方法を選択

ワークフロービルダーが開くと、2つの選択肢が表示されます。

選択肢1：テンプレートから始める

Slackが用意したサンプルワークフローをカスタマイズ

おすすめシーン：

• 初めてワークフローを作る
• よくある業務を自動化したい
• 作成の流れを学びたい

選択肢2：ゼロから始める

完全にオリジナルのワークフローを作成

おすすめシーン：

• 独自の業務フローがある
• テンプレートに合うものがない
• カスタマイズに慣れている

今回は、ゼロから始める方法で解説していきます。

ステップ3：トリガーを選択

「ゼロから始める」を選択すると、トリガーの選択画面が表示されます。

トリガーの詳細：

リンクから

Slackでリンクを共有し、メンバーがクリックするとワークフローが開始

設定項目：

• なし（リンクをクリックするだけ）

使用例：

• アンケートフォーム
• 経費申請
• 休暇申請
• 問い合わせフォーム

スケジュールに基づく

指定した日時にワークフローが自動的に開始

設定項目：

• 開始日
• 時刻
• 頻度（毎日、毎週、毎月、カスタム）

使用例：

• 毎朝9時の日報フォーム送信
• 毎週金曜日の週報リマインダー
• 月初の報告催促

誰かがチャンネルに参加した時

指定したチャンネルにメンバーが参加するたびに開始

設定項目：

• 対象チャンネル

使用例：

• 新メンバーへのウェルカムメッセージ
• チャンネルの使い方ガイド送信
• 自己紹介フォーム

絵文字リアクションが使用された時

指定したチャンネルで特定の絵文字が使われると開始

設定項目：

• 絵文字
• 対象チャンネル

使用例：

• :white_check_mark: でタスク完了
• :raising_hand: でサポート依頼
• :fire: で緊急対応

メッセージが投稿された時

特定のキーワードを含むメッセージが投稿されると開始

設定項目：

• キーワード
• 対象チャンネル

使用例：

• 「質問」という言葉で自動返信
• 「バグ」でチケット作成
• 「承認依頼」で承認フロー開始

リスト項目が更新された時

Slackリスト内のアイテムが更新されると開始

設定項目：

• 対象リスト
• 特定フィールド（オプション）

使用例：

• タスクステータスが「完了」になったら通知
• 優先度が「高」に変更されたらアラート

Webhookから

外部サービスやアプリからHTTPリクエストを受け取って開始

設定項目：

• Webhook URL（自動生成）

使用例：

• GitHubのプッシュイベント
• 外部フォームの送信
• 他システムからの通知

ステップ4：ステップを追加

トリガーを設定したら、実行する処理（ステップ）を追加します。

「ステップを追加」をクリック

ステップライブラリが表示されます。

主なステップ：

メッセージ送信系

チャンネルへメッセージを送信する：

指定したチャンネルにメッセージを投稿

設定項目：

• チャンネル
• メッセージ内容
• 変数（トリガーやフォームの情報を挿入）

DMを送信する：

特定のメンバーにダイレクトメッセージを送信

スレッドに返信する：

元のメッセージにスレッドで返信

フォーム系

フォームを送信する：

カスタムフォームを表示してユーザーから情報を収集

設定項目：

• 送信先（DMまたはチャンネル）
• フォームのタイトル
• 質問項目
• 質問タイプ（短い回答、長い回答、選択肢、日付など）

質問タイプ：

• 短い回答（1行テキスト）
• 長い回答（複数行テキスト）
• 選択リストから選ぶ
• 人を選択
• チャンネルを選択
• 日付を選択
• 時刻を選択

外部サービス連携

Googleスプレッドシート：

• スプレッドシートに行を追加
• スプレッドシートで行を検索

Googleカレンダー：

• イベントを作成

Salesforce：

• レコードを作成
• レコードを更新
• レコードを検索

その他：

• Asana、Jira、Trello、PagerDutyなど70以上

条件分岐

条件を追加する：

「もし〜なら」の条件で処理を分岐

例：

• 「もし部門が営業なら営業チャンネルに投稿」
• 「もし金額が10万円以上なら承認フロー開始」

ステップ5：変数を使う

ワークフローでは「変数」を使って、動的な情報を挿入できます。

変数とは：

ワークフロー実行時に自動的に値が入る項目

変数の例：

• {ワークフローを開始した人} → 実行者の名前
• {ワークフローを開始した人のメールアドレス} → 実行者のメール
• {フォーム回答:質問1} → フォームの回答内容
• {現在の日時} → ワークフロー実行時の日時

変数の挿入方法：

1. メッセージやフォームの入力欄で {} をクリック
2. リストから挿入したい変数を選択

使用例：

{ワークフローを開始した人}さん、おはようございます！
本日の作業予定を教えてください。

ステップ6：公開設定

すべてのステップを追加したら、公開します。

「完了」ボタンをクリック

公開設定画面が表示されます。

設定項目：

ワークフロー名

わかりやすい名前を付けます。

例：

• 「朝の作業予定報告」
• 「経費申請フォーム」
• 「新メンバーウェルカムメッセージ」

説明（オプション）

ワークフローの目的や使い方を説明

アイコン（オプション）

カスタムアイコンをアップロード可能

ワークフローマネージャー

編集権限を持つメンバーを追加できます。

権限：

• ワークフローの編集
• ワークフローの削除
• アクティビティの確認
• フォーム回答のダウンロード

公開範囲

デフォルト：

• ワークスペース/組織の全員が使用可能
• ワークフローマネージャーのみがコピー可能

変更可能：

• 特定のメンバーのみに制限

ステップ7：公開

「公開」ボタンをクリックして完了！

リンクトリガーの場合：

公開後、ワークフローリンクが生成されます。このリンクをチャンネルに共有すれば、メンバーがクリックしてワークフローを開始できます。

共有方法：

• チャンネルにメッセージとして投稿
• チャンネルのブックマークに追加
• Canvasに埋め込む

実践例：作業予定報告ワークフローを作る

具体的な例として、「毎朝9時に作業予定を報告するワークフロー」を作ってみましょう。

完成イメージ

毎朝9時：

1. #daily-reportチャンネルにフォームが投稿される
2. メンバーが午前・午後の作業予定を入力
3. 回答がチャンネルに投稿される

作成手順

ステップ1：トリガー設定

1. 「スケジュールに基づく」を選択
2. 開始日：明日
3. 時刻：9:00
4. 頻度：月曜から金曜まで毎日
5. 「続ける」をクリック

ステップ2：フォーム送信ステップを追加

1. 「ステップを追加」をクリック
2. 「フォームを送信する」を選択
3. 送信先：#daily-report（チャンネル）
4. メッセージ：「おはようございます！本日の作業予定を教えてください」

フォームの設定：

質問1：

• タイトル：午前の作業予定
• タイプ：長い回答

質問2：

• タイトル：午後の作業予定
• タイプ：長い回答

1. 「保存」をクリック

ステップ3：回答をチャンネルに投稿

1. 「ステップを追加」をクリック
2. 「チャンネルへメッセージを送信する」を選択
3. チャンネル：#daily-report
4. メッセージ：

:calendar: 本日の作業予定

**担当者：** {フォームを送信した人}

**午前：**
{フォーム回答:午前の作業予定}

**午後：**
{フォーム回答:午後の作業予定}

5. 「保存」をクリック

ステップ4：公開

1. 「完了」をクリック
2. 名前：「朝の作業予定報告」
3. 説明：「毎朝の作業予定を共有するフォーム」
4. 「公開」をクリック

これで完成です！明日の朝9時から自動的にワークフローが動き出します。

テンプレートを活用する

ゼロから作るのが難しい場合は、Slackが用意したテンプレートを使いましょう。

テンプレートの種類

Slackには様々な業務シーンに対応したテンプレートが用意されています。

よく使われるテンプレート：

カテゴリ	テンプレート	用途
オンボーディング	新メンバーウェルカム	チャンネル参加時の自動挨拶
情報収集	日報フォーム	定期的な報告の収集
承認フロー	休暇申請	休暇の申請と承認
サポート	問い合わせ受付	ヘルプデスク機能
コミュニケーション	アナウンスメント	定期的なお知らせ配信
フィードバック	アンケート	メンバーからの意見収集

テンプレートの使い方

ステップ1：テンプレートを選ぶ

1. 「ワークフローを作成する」をクリック
2. 「テンプレートから始める」セクションから選択
3. または、「すべてのテンプレートを表示」をクリック

ステップ2：カスタマイズ

テンプレートが読み込まれたら、以下をカスタマイズ：

• チャンネル名
• メッセージ内容
• フォームの質問項目
• トリガーの設定（時刻、頻度など）

ステップ3：公開

カスタマイズが完了したら、通常通り公開します。

外部サービスとの連携

ワークフローの真価は、外部ツールとの連携にあります。

Googleスプレッドシートとの連携例

ユースケース：

経費申請をフォームで受け付け、自動的にスプレッドシートに記録

必要な準備：

1. Googleスプレッドシートを作成
2. 列を設定（日付、申請者、項目、金額など）
3. SlackにGoogle Sheetsアプリをインストール

ワークフロー作成：

ステップ1：トリガー

• 「リンクから」を選択

ステップ2：フォーム送信

• 質問：日付、費目、金額、詳細

ステップ3：Googleスプレッドシートに行を追加

1. 「ステップを追加」→「Google Sheets」を選択
2. 「スプレッドシートに行を追加」を選択
3. スプレッドシート、シートを選択
4. 各列にフォームの回答を割り当て

ステップ4：確認メッセージ送信

• DMで申請完了を通知

Salesforceとの連携

例：リード情報の自動登録

問い合わせフォームからSalesforceにリードを自動作成できます。

その他の連携可能サービス

• プロジェクト管理： Asana、Jira、Trello
• カレンダー： Googleカレンダー、Outlookカレンダー
• ドキュメント： Google Drive、Dropbox、OneDrive
• CRM： Salesforce、HubSpot
• 通知： PagerDuty
• その他： 70以上のアプリ

ワークフローの管理と編集

公開後のワークフローも、編集や管理ができます。

ワークフローを見つける

方法1：自動化メニューから

1. 「その他」→「自動化」
2. 「ワークフロー」タブを選択
3. すべてのワークフローが一覧表示

方法2：検索から

1. 検索バーにワークフロー名を入力
2. 検索結果から選択

方法3：チャンネルから

1. チャンネルを開く
2. 「ワークフロー」タブをクリック
3. そのチャンネルで利用可能なワークフローを表示

ワークフローを編集する

編集できる人：

• ワークフローの作成者
• ワークフローマネージャー

編集方法：

1. ワークフローを開く
2. 「編集」ボタンをクリック
3. トリガーやステップを変更
4. 「完了」→「変更を公開」

注意点：

既に実行中のワークフローには影響しません。次回実行分から変更が反映されます。

ワークフローを停止・削除

一時停止：

1. ワークフローを開く
2. 「・・・」（3点メニュー）→「無効にする」

削除：

1. ワークフローを開く
2. 「・・・」→「削除」
3. 確認画面で「削除」

重要：

削除すると復元できません。一時的に使わない場合は「無効化」がおすすめです。

アクティビティを確認

確認できる情報：

• 実行回数
• 成功・失敗の状況
• エラーの詳細
• フォームの回答

確認方法：

1. ワークフローを開く
2. 「アクティビティ」タブをクリック

フォーム回答をダウンロード

フォームを含むワークフローの場合、回答をCSVでダウンロードできます。

手順：

1. ワークフローを開く
2. 「アクティビティ」タブ
3. 「回答をダウンロード」をクリック

ワークフロー活用のベストプラクティス

効果的にワークフローを活用するためのコツを紹介します。

1. 小さく始めて徐々に拡大

最初：

シンプルなワークフロー（1〜2ステップ）から始める

慣れたら：

複数ステップや外部連携を追加

2. わかりやすい名前を付ける

良い例：

• 「朝の作業予定報告フォーム」
• 「経費申請（営業部）」
• 「新メンバーウェルカムメッセージ」

悪い例：

• 「ワークフロー1」
• 「テスト」
• 「フォーム」

3. 説明を充実させる

ワークフローの目的、使い方、対象者を明記しましょう。

4. テストを忘れずに

公開前にテスト：

1. 自分でワークフローを実行
2. すべてのステップが正常に動作するか確認
3. メッセージの表示、変数の挿入を確認

5. フィードバックを集める

ワークフロー使用後、メンバーから意見を聞いて改善しましょう。

6. 定期的に見直す

業務の変化に合わせて、ワークフローを更新しましょう。

7. ドキュメント化

複雑なワークフローは、使い方ガイドをCanvasにまとめるのがおすすめです。

よくあるワークフロー活用例

実際にどんなワークフローが作れるか、具体例を紹介します。

1. 新メンバーオンボーディング

トリガー： チャンネルに参加した時

ステップ：

1. ウェルカムメッセージを送信
2. 自己紹介フォームを送信
3. 回答を#welcomeチャンネルに投稿
4. 必要なドキュメントのリンクを共有

2. 日報・週報の自動化

トリガー： スケジュール（毎日17時）

ステップ：

1. フォームを送信（本日の成果、明日の予定）
2. 回答を#daily-reportに投稿
3. Googleスプレッドシートに記録

3. 休暇申請フロー

トリガー： リンクから

ステップ：

1. 申請フォーム（日付、理由）
2. マネージャーにDMで承認依頼
3. 承認ボタンで処理
4. 結果を申請者に通知
5. Googleカレンダーに記録

4. 問い合わせ受付

トリガー： リンクから

ステップ：

1. 問い合わせフォーム（カテゴリ、内容）
2. カテゴリに応じて担当チャンネルに投稿
3. 担当者にメンション
4. チケット番号を発行

5. 定期アナウンスメント

トリガー： スケジュール（毎週月曜10時）

ステップ：

1. #announcementチャンネルにメッセージ投稿
2. 重要事項のリマインド
3. 今週の予定を共有

6. フィードバック収集

トリガー： 絵文字リアクション（:star:）

ステップ：

1. フィードバックフォーム送信
2. 回答を専用チャンネルに集約
3. 月次で集計

7. 承認フロー

トリガー： リンクから

ステップ：

1. 申請内容をフォームで収集
2. 金額に応じて承認者を振り分け
3. 承認者にDMで依頼
4. 承認/却下のボタン
5. 結果を申請者に通知
6. 承認済みリストに記録

8. イベント参加登録

トリガー： リンクから

ステップ：

1. 参加フォーム（名前、部署、食事の有無）
2. 参加者リストに追加
3. 確認メールを送信
4. Googleカレンダーに予定追加

トラブルシューティング

ワークフロー作成・実行時によくある問題と解決方法です。

Q1: ワークフロービルダーが表示されません

原因：

• 無料プランを使用している
• 管理者によってアクセスが制限されている

解決方法：

• 有料プランにアップグレード
• 管理者に権限付与を依頼

Q2: トリガーが動作しません

スケジュールトリガーの場合：

• 設定した日時が正しいか確認
• タイムゾーンが正しいか確認
• ワークフローが「有効」になっているか確認

チャンネル参加トリガーの場合：

• 正しいチャンネルが設定されているか確認
• ワークフローが公開されているか確認

Q3: 外部サービスと連携できません

原因：

• アプリがインストールされていない
• 認証が切れている
• 権限が不足

解決方法：

1. 必要なアプリをSlackにインストール
2. アプリの再認証を実行
3. 外部サービス側で必要な権限を付与

Q4: 変数が正しく表示されません

原因：

• 変数名が間違っている
• 変数のスコープが異なる

解決方法：

• {} をクリックして正しい変数を選択
• 前のステップの出力変数を確認

Q5: フォームが表示されません

原因：

• 送信先が正しくない
• 通知設定がオフになっている

解決方法：

• 送信先のチャンネルまたはDMを確認
• Slackの通知設定を確認

Q6: ワークフローが途中で止まります

原因：

• ステップにエラーがある
• 外部サービスが応答しない
• 権限不足

解決方法：

1. アクティビティでエラー内容を確認
2. 該当ステップの設定を見直す
3. 外部サービスの状態を確認

プレミアムワークフローと料金

Slackのワークフローには、無料と有料の実行枠があります。

スタンダードワークフロー

定義：

• Slackステップのみ
• または、コネクタステップが1つまで

料金：

• 無制限に実行可能（追加料金なし）

プレミアムワークフロー

定義：

• カスタムステップを含む
• または、コネクタステップが2つ以上

料金：

• 月間の実行回数に上限あり
• 上限を超えると追加料金が発生

注意点：

頻繁に実行されるワークフローでプレミアム機能を使う場合、実行回数を確認しましょう。

まとめ：ワークフローで業務を劇的に効率化

Slackワークフローを使えば、面倒な定型業務を数分で自動化できます。

この記事のポイントまとめ：

ワークフローの基本：

• プログラミング不要で誰でも作成可能
• トリガー（きっかけ）+ ステップ（処理）の組み合わせ
• 有料プラン限定の機能

作成の流れ：

1. ワークフロービルダーを開く
2. テンプレートまたはゼロから選択
3. トリガーを設定
4. ステップを追加
5. 変数で動的な情報を挿入
6. 公開

主なトリガー：

• リンクから
• スケジュール
• チャンネル参加時
• 絵文字リアクション
• メッセージ投稿時

主なステップ：

• メッセージ送信
• フォーム送信
• 外部サービス連携（Google、Salesforceなど）
• 条件分岐

活用のコツ：

1. 小さく始めて徐々に拡大
2. わかりやすい名前と説明
3. 公開前に必ずテスト
4. 定期的に見直して改善

代表的な活用例：

• 新メンバーオンボーディング
• 日報・週報の自動化
• 休暇申請フロー
• 問い合わせ受付
• 定期アナウンスメント

ワークフローを活用することで、チーム全体の生産性が向上し、本来の業務に集中できるようになります。まずは小さなワークフローから始めて、徐々に業務の自動化を進めていきましょう！