「Slackでファイル共有するたびに、Google Driveのリンクをコピペするの面倒だな…」
そんな経験、ありませんか？実は、SlackとGoogle Driveを連携させると、この手間が一気に解消されるんです。
今回は、SlackとGoogle Driveを連携するメリットから具体的な設定方法、便利な使い方まで、分かりやすく解説していきます。
SlackとGoogle Drive連携って何ができるの？
SlackとGoogle Driveの連携とは、Slackのワークスペース（チームで使う作業空間のこと）から直接Google Driveのファイルを操作できるようにする機能です。
具体的には、以下のようなことができます。
ファイル作成が楽になる
Slackの画面から離れることなく、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを新規作成できます。会議中に「じゃあ議事録作るね」となったとき、わざわざGoogle Driveを開く必要がありません。
共有作業がスムーズに
既存のファイルをSlackのチャンネルやダイレクトメッセージで共有する際、ファイルを探してリンクをコピーして貼り付けて…という面倒な手順が不要になります。
アクセス権限を自動調整
ファイルを共有したとき、相手が閲覧できない状態だったらSlackが自動で教えてくれます。その場でアクセス権限を調整できるので、「あれ？見れない」というトラブルがなくなるんです。
通知を見逃さない
誰かがあなたのファイルにコメントしたり、アクセスをリクエストしたりすると、Slackに通知が届きます。しかもSlackから直接返信できるので、わざわざGoogle Driveを開かなくてOKです。
検索が強力に
Slackで共有されたGoogle Driveのファイルは、ファイル名だけでなく中身の文章まで検索対象になります。「あの資料どこだっけ？」というとき、関連するキーワードで探せるので便利ですよ。
連携するメリットは？デメリットはないの？
メリット：作業効率が格段にアップする
最大のメリットは、アプリを行き来する手間が省けることです。
例えば、Slackでプロジェクトの打ち合わせをしていて「この資料見てください」となったとき、従来なら以下の手順が必要でした。
- Google Driveを開く
- ファイルを探す
- 共有リンクをコピー
- Slackに戻る
- リンクを貼り付け
連携していれば、Slack内でファイルを選んで共有ボタンを押すだけ。この時短効果は、毎日使っているとかなり大きいんです。
Slackのストレージを節約できる
Google Driveのファイルを共有しても、Slackのワークスペース容量は消費されません。
無料プランのSlackでは、ファイルストレージに制限があります。大きなファイルや大量のファイルを扱うチームにとって、これは見逃せないポイントですね。
モバイルからでも快適に使える
SlackもGoogle Driveも、スマホアプリが充実しています。
外出先や移動中でも、Slackの通知からすぐにファイルを確認・編集できるので、働き方の柔軟性が高まります。
デメリット：無料プランには制限がある
Slackの無料プランでは、連携できるアプリの数に上限があります。
すでに他のアプリ（GitHubやDropboxなど）と連携している場合、Google Driveを追加できないこともあります。この点は事前に確認しておきましょう。
また、各メンバーが個別にGoogleアカウントと連携する必要があるため、チーム全体で導入する場合は、設定の案内が必要です。
設定方法を画像なしでも分かるように解説
連携設定は、大きく分けて2つのステップで完了します。
ステップ1：SlackワークスペースにGoogle Driveアプリを追加
まず、ワークスペース全体でGoogle Driveを使えるようにします。この作業は1回だけでOKです。
- Slackを開き、左サイドバーの下にある「＋」ボタン（アプリを検索する）をクリック
- 検索ボックスに「Google Drive」と入力
- 表示された「Google Drive」の「追加」ボタンをクリック
- 新しく開いたページで「Slackに追加」をクリック
- 「Google Driveアプリを追加する」をクリック
- 内容を確認して「許可する」をクリック
これでワークスペースへのアプリ追加は完了です。すでに他のメンバーが追加済みの場合、この作業は不要ですよ。
ステップ2：個人のGoogleアカウントと連携
次に、あなた自身のGoogleアカウントとSlackを紐づけます。この作業は、Google Driveを使いたいメンバー全員が個別に行う必要があります。
- Slackでツールタブ（またはサイドバーの「自動化」タブ）を開く
- 上部の「Apps」をクリックし、「Google Drive」を検索して選択
- 「ホーム」タブで「Google Driveを連携する」をクリック
- 「Googleドライブアカウントを認証する」をクリック
- 連携したいGoogleアカウントを選択（会社のアカウントを選びましょう）
- 「許可」をクリック
これで設定完了です！
もう1つ簡単な方法があります。Google DriveのファイルリンクをSlackに貼り付けると、Slackbotが「連携しますか？」と聞いてくるので、その指示に従ってもOKです。
実際の使い方：よくある場面別に紹介
設定が終わったら、さっそく使ってみましょう。よくある使用場面をいくつか紹介します。
新しいドキュメントを作成する
Slackでの会話中に「じゃあドキュメントにまとめよう」となったとき、以下の手順で作成できます。
- メッセージ入力欄の横にある稲妻アイコン（ショートカットアイコン）をクリック
- 「Google Drive」を検索して選択
- 作成したいファイル形式（ドキュメント、スプレッドシート、スライド）を選ぶ
- ファイル名を入力し、必要ならメッセージも追加
- 共有先のチャンネルまたはメンバーを選択
- 「作成」をクリック
すぐにファイルが作成され、選んだ場所に共有されます。
既存のファイルを共有する
すでにGoogle Driveにあるファイルを共有したいときは、次のようにします。
- メッセージ入力欄の横にあるクリップマーク（添付アイコン）をクリック
- 「Google Drive」を選択
- 最近使ったファイルが表示されるので、該当ファイルを選択（検索も可能）
- 「選択」をクリック
もし共有相手がそのファイルを見る権限を持っていない場合、Slackが自動で「アクセス権限がありません」と教えてくれます。その場でアクセス権限を調整できるので安心です。
コメント通知に返信する
誰かがあなたのGoogle Driveファイルにコメントすると、Slackに通知が届きます。
- Slackのツールタブ（またはサイドバー）から「Google Drive」を開く
- 「メッセージ」タブをクリック
- コメント通知にカーソルを合わせて「スレッドを開始」をクリック
- 返信を入力して送信
この返信は、Google Driveのファイルにも自動的に反映されます。便利ですよね。
通知のオン・オフを切り替える
便利な通知機能ですが、通知が多すぎると感じる場合もあるかもしれません。
- Google Driveアプリの「ホーム」タブを開く
- 「通知」セクションで「オンにする」または「オフにする」をクリック
ファイルごとに通知設定を変えたい場合は、Google Drive側で設定する必要があります。
連携を解除したい場合は？
何らかの理由で連携を解除したいときは、以下の手順で行います。
- Slackのツールタブから「Google Drive」アプリを開く
- 「ホーム」タブを開く
- 「Google Driveの連携を解除する」をクリック
ただし、会社でドメイン全体の認証を使っている場合、個人では完全に解除できないことがあります。その場合は管理者に相談しましょう。
よくある質問と答え
Q: 連携すると、自分のGoogle Drive内のファイルが全員に見えてしまいますか？
A: いいえ、見えません。連携しても、明示的に共有したファイルだけが相手に見えます。勝手に全ファイルが公開されることはないので安心してください。
Q: 無料版のSlackでも使えますか？
A: はい、使えます。ただし無料プランでは連携できるアプリの数に制限があるので、他のアプリをすでに複数連携している場合は注意が必要です。
Q: スマホからでも同じように使えますか？
A: はい、SlackとGoogle Driveの両方にスマホアプリがあるので、モバイルでも快適に使えます。外出先での確認や編集もスムーズですよ。
Q: Google Driveで作成したファイルは、Slackのストレージを消費しますか？
A: 消費しません。ファイルはGoogle Drive側に保存されるため、Slackのワークスペース容量には影響しないんです。
Q: チームメンバー全員が個別に設定する必要がありますか？
A: はい、各メンバーが自分のGoogleアカウントとSlackを連携させる必要があります。ワークスペースへのアプリ追加は1回だけですが、アカウント認証は個別に行います。
まとめ：導入するだけで日々の作業が楽になる
SlackとGoogle Driveの連携は、設定自体は数分で完了する簡単な作業です。
それなのに、導入後の作業効率の向上は目覚ましいものがあります。
- ファイル共有の手間が大幅に削減される
- コメント対応が迅速になる
- アプリ間の移動が不要になる
- Slackのストレージ容量を節約できる
特にチームでドキュメントを頻繁にやり取りする場合、この連携は必須と言っても過言ではありません。
まだ導入していない方は、ぜひ一度試してみてください。きっと「なんでもっと早く使わなかったんだろう」と思うはずですよ。
コメント