SharePointで「誰がいつファイルを見たのか」「どのページが閲覧されているのか」を確認したいと思ったことはありませんか。
情報共有の効果測定やセキュリティ管理において、閲覧履歴の確認は非常に重要です。
この記事では、SharePointの閲覧履歴を確認する複数の方法から、具体的な手順、活用方法、制限事項まで詳しく解説します。
SharePointの閲覧履歴とは
SharePointの閲覧履歴とは、ファイル、ページ、サイトに対するユーザーのアクセス状況を記録したデータです。
確認できる情報
SharePointでは、以下のような情報を確認できます。
- 誰が閲覧したか: ファイルやページを見たユーザー
- いつ閲覧したか: アクセスした日時
- 何が閲覧されたか: ファイル、ページ、リストアイテム
- 閲覧数: 総閲覧数や一意の閲覧者数
- 滞在時間: ページに費やした平均時間
- デバイス: アクセスに使用したデバイスの種類
閲覧履歴確認の重要性
閲覧履歴を確認することで、以下のメリットがあります。
1. 情報共有の効果測定
- 重要な通知が読まれているか確認
- コンテンツの人気度を把握
- 情報の届き方を改善
2. セキュリティ管理
- 不正アクセスの検出
- 機密情報へのアクセス監視
- コンプライアンスの遵守
3. サイト運営の改善
- 人気コンテンツの把握
- ユーザー行動の分析
- サイト構造の最適化
4. 業務効率化
- 未読者への督促
- ドキュメントの利用状況把握
- 不要ファイルの特定
SharePointで閲覧履歴を確認する方法
SharePointには、閲覧履歴を確認する複数の方法があります。
方法1: ホバーカードで閲覧者を確認
最も簡単な方法は、ファイルやページのホバーカードを確認することです。
SharePoint閲覧者機能とは
SharePoint閲覧者(SharePoint Viewers)機能を有効にすると、ホバーカードに閲覧者の名前が表示されます。
表示される情報
- 閲覧数
- 最近の閲覧者(最大25名)
- いいね数
- コメント数
確認手順
- SharePointサイトでドキュメントライブラリまたはページを開く
- ファイル名またはページタイトルにカーソルを合わせる
- ホバーカード(情報カード)が表示される
- 「詳細」をクリック
- 閲覧者の名前と閲覧数が表示される
メリット
- 簡単かつ迅速に確認できる
- 特別な権限不要
- リアルタイムの情報
デメリット
- 直近25名までしか表示されない
- 古い閲覧履歴は自動的に削除される
- Excelへのエクスポート不可
- 詳細な分析には不向き
SharePoint閲覧者機能の有効化(管理者向け)
この機能を使用するには、SharePoint管理者が有効化する必要があります。
手順:
- SharePoint管理センターにサインイン
- 左側メニューから「ポリシー」を選択
- 「共有」をクリック
- 「SharePoint閲覧者」の項目を探す
- 「サイトのメンバーにサイトのファイルまたはページを閲覧したユーザーの名前を表示します」をオンにする
- 「保存」をクリック
方法2: サイトの利用状況レポート
サイト全体の利用状況を包括的に確認する方法です。
確認できる情報
- 一意の閲覧者数(ユニークビジター)
- サイト訪問数
- ユーザーあたりの平均滞在時間
- 人気のコンテンツ
- デバイス別の使用状況
- 時間帯別の使用状況
- 外部ユーザーとの共有状況
確認手順
- SharePointサイトを開く
- 設定アイコン(歯車マーク)をクリック
- 「サイトの利用状況」を選択
または
- サイトのコンテンツページを開く
- 上部ナビゲーションバーの「サイトの利用状況」をクリック
利用可能な期間
- 過去7日間
- 過去30日間
- 過去90日間
注意: サイトの利用状況ページでは、閲覧した日から過去90日間のデータのみ確認できます。
レポートの種類
1. 一意の閲覧者
訪問頻度に関係なく、サイトへの個別訪問者の合計数を表示します。
- 日別の傾向グラフ
- 期間内の総閲覧者数
- 前期間との比較
2. サイト訪問数
ページ、ドキュメント、ニュースへの訪問総数を表示します。
- 同じユーザーの複数回訪問もカウント
- リフレッシュやクリックも含む
3. ユーザーあたりの平均滞在時間
モダンSharePointサイトページとニュース投稿に費やされた実際の時間の傾向を表示します。
- ページがアクティブな時間のみ計測
- 最小化やバックグラウンド時間は除外
4. 人気のあるコンテンツ
過去7日間で最も閲覧されたコンテンツを表示します。
- サイトページ
- ニュース投稿
- ドキュメント
5. デバイス別の使用状況
どのデバイスからアクセスされているか確認できます。
- デスクトップ
- モバイルWeb
- モバイルアプリ
- タブレット
- その他
6. 時間帯別の使用状況
時間帯ごとの訪問傾向を表示します。
- 過去7日間、30日間、90日間
- ローカルタイムゾーンで表示
- 濃い色は閲覧が多い時間帯
7. 外部ユーザーとの共有
組織外と共有されているファイルのリストを表示します。
- Excelファイルとしてエクスポート可能
- ファイルパス、権限、ユーザー情報を含む
アクセス権限
サイトの利用状況レポートは、以下のユーザーが閲覧できます。
- サイト管理者
- サイト所有者
- サイトメンバー
- サイト訪問者
つまり、ほとんどのユーザーが確認可能です。
利用状況レポートのExportエクスポート
過去90日間の利用状況レポートをExcelファイルとして保存できます。
手順:
- サイトの利用状況ページを開く
- 画面右上の「レポートの発行」または「Export report」をクリック
- Excelファイルがダウンロードされる
Excelファイルの内容:
- 全体的なトラフィック: 日別の閲覧者数と訪問数
- 人気のあるコンテンツ: 閲覧の多いページやファイル
- デバイス別の使用状況: デバイスごとの利用率
- 時間別の使用状況: 時間帯ごとのアクセス状況
活用方法:
- 90日を超えるデータの長期保管
- 詳細な分析やグラフ作成
- 他のデータとの組み合わせ
- レポート作成や共有
方法3: ページアナリティクス
個別のページやニュース投稿の詳細な分析データを確認できます。
確認できる情報
- ページビュー数
- 一意の閲覧者数
- ページ滞在時間
- リンククリック数(クリック率)
- 時間帯別のトラフィック
- 配信チャネル別の閲覧状況(Outlook、SharePoint、Teams、Viva Engage)
確認手順
- SharePointページまたはニュース投稿を開く
- ページ上部の「分析」または「Analytics」をクリック
- 詳細なアナリティクスダッシュボードが表示される
期間の選択
- 24時間(Viva Suiteライセンス必要)
- 7日間
- 30日間
- 90日間
- 365日間(Viva Suiteライセンス必要)
- 12ヶ月
- ページ作成からの全期間
データのエクスポート
ページアナリティクスのデータは、以下の形式でエクスポートできます。
1. 画像としてコピー
- 特定のグラフを画像として保存
- ドキュメントやメールに貼り付け可能
2. Excelにエクスポート
- すべてのデータをExcelファイルで取得
- 詳細な分析が可能
3. PowerPointにエクスポート
- プレゼンテーション用のスライドを生成
- グラフと表が含まれる
注意: 詳細な分析機能の一部は、Microsoft Viva SuiteまたはViva Communications and Communitiesライセンスが必要です。
Viva Suiteで利用可能な追加機能
- 時間別トレンド(24時間)
- 365日分の日別データ
- リアクション数
- プロモーション数
- リンククリック数
- チャネル別の詳細(Outlook、SharePoint、Teams、Viva Engage)
方法4: Microsoft Purview監査ログ
最も詳細なアクセス履歴を確認できる方法です。
Microsoft Purview監査ログとは
Microsoft 365全体のユーザーアクティビティを記録するシステムです。
SharePointだけでなく、Teams、OneDrive、Exchangeなどのサービスの操作も記録されます。
確認できる情報
- ユーザーの詳細な操作履歴
- ファイルの閲覧、編集、削除
- 権限変更
- 共有設定の変更
- ダウンロード
- タイムスタンプ
- IPアドレス
アクセス権限
監査ログを検索するには、以下のいずれかのロールが必要です。
- View-Only Audit Logs(監査ログの表示のみ)
- Audit Logs(監査ログ)
- Microsoft 365グローバル管理者
監査ログの有効化
監査ログを使用するには、事前に有効化が必要です。
手順:
- Microsoft Purview コンプライアンスポータルにサインイン
- 左側メニューから「ソリューション」→「監査」を選択
- 「監査の記録を開始する」をクリック
監査ログは、有効化後24時間以内にアクティビティの記録を開始します。
監査ログの検索手順
- Microsoft Purview コンプライアンスポータルにアクセス
- 「監査」を選択
- 検索条件を設定
- 日付範囲
- ユーザー
- アクティビティ(例: ファイルのアクセス、ファイルのダウンロード)
- サイトまたはファイルのURL
- 「検索」をクリック
- 検索結果を確認
- 必要に応じてCSV形式でエクスポート
主なSharePointアクティビティ
- ファイルのアクセス: ファイルが開かれた
- ファイルのダウンロード: ファイルがダウンロードされた
- ファイルの変更: ファイルが編集された
- ファイルの削除: ファイルが削除された
- ファイルのアップロード: ファイルがアップロードされた
- フォルダーの作成: フォルダーが作成された
- 共有の作成: 共有リンクが作成された
- 権限の変更: アクセス許可が変更された
監査ログの保持期間
- E3/E5ライセンス: 90日間(標準)
- E5アドオンライセンス: 最大10年間(長期保持)
重要: 必要に応じて定期的にエクスポートして保管してください。
方法5: SharePointサイトコレクションの監査ログ
SharePoint自体にも独自の監査機能があります。
特徴
- サイトコレクション単位でのログ記録
- サイトコレクション所有者が実行可能
- Excelブックとしてレポート出力
Microsoft Purview監査ログとの違い
| 項目 | Microsoft Purview | SharePoint監査 |
|---|---|---|
| 範囲 | Microsoft 365全体 | 単一サイトコレクション |
| 実行権限 | 監査ログロール必要 | サイトコレクション所有者 |
| 出力形式 | CSV | Excelブック |
| 検索機能 | 高度な検索 | 基本的なレポート |
監査ログの有効化
- サイトコレクションのルートサイトを開く
- 設定アイコン→「サイトの設定」を選択
- 「サイトコレクションの管理」セクションの「サイトコレクションの監査ログ設定」をクリック
- 「監査ログ記録を有効化する」にチェック
- 記録するイベントを選択
- 「OK」をクリック
監査ログレポートの種類
- コンテンツの変更: ドキュメントの変更、削除、チェックアウト
- 削除: 削除されたコンテンツ
- コンテンツタイプとリストの変更: コンテンツタイプの追加、編集、削除
- ポリシーの変更: 情報管理ポリシーの変更
- 有効期限と廃棄: 期限切れコンテンツの削除
- 監査設定: 監査設定の変更
注意: SharePoint Onlineの監査ログでは、「コンテンツの表示」イベントはキャプチャされません。
レポートの表示手順
- サイトの設定→「サイトの設定」を開く
- 「サイトコレクションの管理」から「監査ログレポート」を選択
- 表示したいレポートを選択
- 保存先ライブラリを指定
- レポートが生成される
- Excelファイルとして開いて確認
方法6: Microsoft 365管理センター
組織全体のSharePoint利用状況を確認する方法です。
確認できる情報
- すべてのSharePointサイトの活動状況
- アクティブユーザー数
- ファイルの総数
- ストレージ使用量
- サイトごとの詳細情報
アクセス権限
Microsoft 365管理者権限が必要です。
確認手順
- Microsoft 365管理センターにサインイン
- 左側メニューから「レポート」→「使用状況」を選択
- 「SharePoint」タブを選択
- 期間を選択(7日、30日、90日、180日)
- レポートを確認
サイト使用状況レポート
「サイト使用状況」タブでは、以下の情報を確認できます。
- サイトURL
- サイト所有者
- 最終アクティビティ日
- ファイル数
- アクティブファイル数
- ストレージ使用量(MB)
- ストレージ割り当て(MB)
- ページビュー
- 訪問ページ数
データのエクスポート
「エクスポート」をクリックすると、CSVファイルでダウンロードできます。
方法7: Power BIでの可視化
より高度な分析とビジュアル化を実現する方法です。
Microsoft 365 Usage Analytics Power BIアプリ
Microsoft 365の利用状況データをPower BIのインタラクティブなツールで可視化します。
有効化手順
1. Microsoft 365管理センターで使用状況分析を有効化
- Microsoft 365管理センターにサインイン
- 「設定」→「組織の設定」を選択
- 「サービス」タブから「レポート」を選択
- 「Microsoft 365使用状況分析」のチェックボックスをオンにする
- 「保存」をクリック
2. Power BIでアプリを接続
- Power BIにサインイン
- 「アプリ」→「アプリを取得」をクリック
- 「Microsoft 365 Usage Analytics」を検索
- アプリをインストール
- テナントIDを入力して接続
- 認証方法はOAuth2を選択
- サインインして接続
3. SharePoint使用状況を確認
- Power BIアプリで「Product Usage」を選択
- 「SharePoint」タブを開く
- サイト、ユーザー、ファイルの使用状況サマリーが表示される
メリット
- インタラクティブなグラフとチャート
- カスタムダッシュボードの作成
- 複数サービスの統合分析
- 詳細なフィルタリングとドリルダウン
- データのエクスポートと共有
閲覧履歴の制限事項
SharePointの閲覧履歴には、いくつかの制限があります。
1. ホバーカードの制限
- 表示人数: 直近25名まで
- 保持期間: 古い履歴は自動的に削除される
- エクスポート不可: データの抽出ができない
2. リストアイテムの閲覧履歴
重要な制限: SharePoint Onlineでは、リストアイテムの閲覧履歴は確認できません。
- ホバーカードではリストアイテムの閲覧者は表示されない
- 監査ログでも「アイテムの表示」イベントは記録されない
回避策:
- ページにリストを埋め込んで、ページの閲覧者を確認
- 「いいね」列を追加して、閲覧後にユーザーに押してもらう
3. データ更新のタイムラグ
- 利用状況データは過去60分以内の活動を含まない
- レポートは24時間ごとに更新される
- リアルタイムではない
4. ゲストユーザー
- ゲストユーザーでサイト所有者権限を持つ場合、サイト分析や利用状況データにアクセスできない
- ゲストと匿名ユーザーの閲覧は、2019年3月以降のサイトでは含まれる
5. PDFのレンダリング
サードパーティツールを使用してSharePoint Onlineライブラリから PDFファイルをレンダリングする場合、これらの閲覧は記録されません。
6. 除外されるファイル拡張子
一部のレポートでは、以下のような特定のファイル拡張子が除外されます。
- .jpg、.gif、.jpeg、.png、.svg
閲覧履歴の活用方法
閲覧履歴データを効果的に活用する方法を紹介します。
1. コンテンツの効果測定
人気コンテンツの特定
- 閲覧数の多いページやファイルを把握
- 人気の理由を分析
- 成功パターンを他のコンテンツに適用
未読コンテンツの特定
- 重要な通知が読まれているか確認
- 未読者リストを作成
- フォローアップや督促
2. サイト構成の最適化
ユーザー行動の分析
- よく閲覧されるページへのアクセス経路を確認
- 使われていないページを特定
- ナビゲーションの改善
デバイス別の最適化
- モバイルからのアクセスが多い場合は、モバイル最適化を強化
- デスクトップ中心の場合は、詳細なコンテンツを充実
3. セキュリティとコンプライアンス
異常なアクセスの検出
- 深夜や休日の不審なアクセス
- 予想外のユーザーからのアクセス
- 大量ダウンロードの監視
外部共有の管理
- 外部ユーザーとの共有ファイルを定期的に確認
- 不要な共有を削除
- 共有ポリシーの見直し
監査証跡の確保
- 定期的に監査ログをエクスポートして保管
- コンプライアンス要件への対応
- インシデント発生時の調査
4. 情報発信のタイミング最適化
時間帯別分析の活用
- アクセスが多い時間帯を把握
- ニュース投稿のタイミングを最適化
- 重要な通知の配信時間を調整
5. ユーザートレーニングの改善
利用状況の把握
- どの機能が使われているか確認
- 使われていない機能を特定
- トレーニング内容の見直し
6. サイトのライフサイクル管理
不要サイトの特定
- 90日以上アクセスがないサイトを特定
- プロジェクト終了後の整理
- ストレージの最適化
閲覧履歴確認のベストプラクティス
効果的な閲覧履歴管理のためのベストプラクティスを紹介します。
1. 目的を明確にする
閲覧履歴を確認する目的を明確にしましょう。
- セキュリティ監視
- コンテンツ効果測定
- ユーザー行動分析
- コンプライアンス対応
2. 適切な方法を選択する
目的に応じて最適な方法を選びましょう。
| 目的 | 推奨方法 |
|---|---|
| 簡易的な閲覧者確認 | ホバーカード |
| サイト全体の傾向把握 | サイトの利用状況 |
| 詳細な操作履歴 | Microsoft Purview監査ログ |
| 組織全体の分析 | Microsoft 365管理センター |
| 高度な可視化 | Power BI |
3. 定期的なモニタリング
- 週次または月次でレポートを確認
- 傾向の変化を把握
- 異常の早期発見
4. データの保管
- 監査ログは90日間のため、定期的にエクスポート
- 利用状況レポートを月次で保存
- 長期的なトレンド分析のためのデータ蓄積
5. プライバシーへの配慮
- 閲覧履歴の確認は正当な目的のみに使用
- ユーザーのプライバシーを尊重
- 過度な監視は避ける
6. ユーザーへの周知
- 閲覧履歴が記録されることを周知
- 組織のポリシーを明確化
- 透明性のある運用
7. 権限管理
- 閲覧履歴へのアクセス権限を適切に管理
- 必要最小限のユーザーに制限
- 定期的な権限の見直し
8. アクションプランの作成
- データを見るだけでなく、改善につなげる
- 課題を特定し、具体的な対策を実施
- PDCAサイクルを回す
トラブルシューティング
閲覧履歴の確認で問題が発生した場合の対処法です。
Q1. ホバーカードに閲覧者が表示されない
原因:
- SharePoint閲覧者機能が有効化されていない
- 表示する権限がない
解決策:
- SharePoint管理者にSharePoint閲覧者機能の有効化を依頼
- サイトメンバー以上の権限があることを確認
Q2. サイトの利用状況が表示されない
原因:
- 権限が不足している
- サイトが新しすぎてデータがない
解決策:
- サイトメンバー以上の権限があることを確認
- サイト作成後、数日待ってから確認
- ブラウザのキャッシュをクリア
Q3. 監査ログに目的のイベントが表示されない
原因:
- 監査ログが有効化されていない
- 検索条件が適切でない
- データ収集に時間がかかっている
解決策:
- 監査ログが有効化されているか確認
- 日付範囲を広げて検索
- アクティビティの種類を「すべてのアクティビティ」に変更
- 有効化後24時間以上経過してから確認
Q4. リストアイテムの閲覧者が確認できない
原因:
- SharePoint Onlineの仕様上の制限
解決策:
- ページにリストを埋め込んで、ページの閲覧者として確認
- 「いいね」列を追加して、閲覧確認を依頼
- サードパーティツールの利用を検討
Q5. 古いデータが消えてしまった
原因:
- 保持期間を超えた
- ホバーカードは直近25名のみ
解決策:
- 定期的にレポートをエクスポートして保管
- 監査ログを90日ごとにダウンロード
- 長期保持が必要な場合はE5アドオンライセンスを検討
まとめ
SharePointの閲覧履歴を確認する方法は複数あり、目的に応じて使い分けることが重要です。
重要なポイント:
- 複数の確認方法を理解する
- ホバーカード: 簡易的な確認
- サイトの利用状況: サイト全体の傾向
- ページアナリティクス: ページごとの詳細
- Microsoft Purview監査ログ: 詳細な操作履歴
- Microsoft 365管理センター: 組織全体の分析
- Power BI: 高度な可視化
- 制限事項を把握する
- ホバーカードは直近25名まで
- リストアイテムの閲覧履歴は確認不可
- データ更新に最大60分のタイムラグ
- 目的に応じた活用
- コンテンツ効果測定
- セキュリティ監視
- サイト運営改善
- コンプライアンス対応
- 定期的なモニタリング
- 週次または月次でレポート確認
- データの定期的なエクスポート
- 傾向分析と改善実施
- プライバシーへの配慮
- 正当な目的での使用
- ユーザーへの周知
- 適切な権限管理
SharePointの閲覧履歴機能を適切に活用することで、情報共有の効果を最大化し、セキュリティを強化できます。
まずは簡単なホバーカードやサイトの利用状況から始めて、必要に応じて監査ログやPower BIなどの高度な機能を活用していくことをお勧めします。
定期的なモニタリングと分析を通じて、より効果的なSharePoint運用を実現しましょう。
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