SharePointのファイルを毎回ブラウザから開くのは面倒だと感じていませんか。
実は、WindowsのエクスプローラーからSharePointのファイルに直接アクセスできる方法があります。
本記事では、OneDriveを活用してSharePointをエクスプローラーで開く3つの方法と、それぞれのメリット・デメリット、設定手順を詳しく解説します。
SharePointをエクスプローラーで開く3つの方法
SharePointのファイルをエクスプローラーで操作する方法は、大きく分けて3つあります。
それぞれ特徴が異なるため、用途に応じて使い分けることが重要です。
方法1:「同期」機能を使う
SharePointライブラリ全体をパソコンと同期する方法です。
OneDrive同期クライアントを使用して、SharePointのファイルをローカルに保存します。
同期されたファイルは、エクスプローラーの「組織名」フォルダ配下に表示されます。
方法2:「OneDriveへのショートカットの追加」を使う
SharePointのフォルダやライブラリへのショートカットを、個人のOneDriveに作成する方法です。
ファイル本体はクラウドに残したまま、エクスプローラーからアクセスできます。
Microsoftが現在最も推奨している方法です。
方法3:「エクスプローラーで表示」を使う(非推奨)
WebDAVプロトコルを使って、一時的にエクスプローラーでSharePointを開く方法です。
この方法は現在非推奨とされており、安定性に問題があります。
Internet Explorerのサポート終了に伴い、将来的に使用できなくなる可能性が高い機能です。
方法1:「同期」機能の詳細と設定手順
同期機能の特徴
同期機能は、SharePointのファイルをパソコンにダウンロードして保存します。
オフライン環境でもファイルにアクセスでき、編集した内容は自動的にSharePointに反映されます。
ただし、同期は各デバイスごとに設定が必要です。
同期の設定手順
- ブラウザでSharePointサイトにアクセス
- 同期したいドキュメントライブラリを開く
- 上部メニューから「同期」ボタンをクリック
- 「このサイトは、Microsoft OneDriveを開こうとしています」と表示されたら「開く」をクリック
- OneDriveアプリが起動し、同期が開始される
- 「ファイルを同期しています」画面が表示されたら「閉じる」をクリック
同期が完了すると、エクスプローラーに「OneDrive – 組織名」というフォルダが作成されます。
このフォルダ内に、SharePointのドキュメントライブラリが表示されます。
同期されたファイルの確認方法
エクスプローラーを開いて、左側のナビゲーションペインを確認してください。
「OneDrive – 組織名」の下に、同期したSharePointライブラリが表示されます。
このフォルダ内のファイルは、通常のローカルファイルと同じように編集できます。
同期のメリット
完全なオフラインアクセスが可能になります。
ファイルはローカルに保存されるため、インターネット接続がなくても作業できます。
Officeアプリから直接ファイルを開いて編集できます。
エクスプローラーの検索機能で、同期したファイルを素早く見つけられます。
編集内容は自動的にSharePointに同期されます。
同期のデメリット
ローカルディスクの容量を消費します。
大量のファイルを同期すると、パソコンのストレージが圧迫されます。
同期できるファイル数は最大300,000個までです。
各デバイスで個別に設定が必要なため、複数のパソコンを使う場合は手間がかかります。
同期エラーが発生した場合、トラブルシューティングが必要になることがあります。
方法2:「OneDriveへのショートカットの追加」の詳細と設定手順
ショートカット機能の特徴
ショートカット機能は、SharePointのフォルダへのリンクを個人のOneDriveに作成します。
ファイル本体はクラウドに保存されたままなので、ローカルストレージを消費しません。
すべてのデバイスで同じショートカットにアクセスできるのが大きな特徴です。
ショートカットの設定手順
- ブラウザでSharePointサイトにアクセス
- ショートカットを作成したいフォルダまたはライブラリを開く
- 上部メニューから「OneDriveへのショートカットの追加」をクリック
- 「ショートカットの追加先」で個人のOneDriveを選択
- 「ショートカットの追加」をクリック
ショートカットが作成されると、個人のOneDrive内に該当フォルダへのリンクが表示されます。
OneDriveを同期している場合、エクスプローラーからもアクセスできます。
ショートカットされたフォルダの確認方法
エクスプローラーで「OneDrive – 個人名」フォルダを開いてください。
ショートカットとして追加したSharePointフォルダが表示されます。
フォルダ名の横に小さな矢印アイコンが表示されているのが特徴です。
ショートカットのメリット
すべてのデバイスでアクセス可能になります。
デスクトップ、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからでも同じショートカットが使えます。
ローカルストレージをほとんど消費しません。
同期機能よりもパフォーマンスが向上します。
設定が簡単で、技術的な知識が不要です。
複数のSharePointライブラリにアクセスする場合でも、OneDrive内で一元管理できます。
ショートカットのデメリット
OneDriveアプリに依存します。
OneDrive同期クライアントがインストールされていないと、エクスプローラーからアクセスできません。
完全なオフラインアクセスには制限があります。
ファイルオンデマンド機能を使用している場合、オフラインで利用するファイルを個別に設定する必要があります。
ショートカット削除時の注意が必要です(後述)。
方法3:「エクスプローラーで表示」(非推奨)
なぜ非推奨なのか
この方法は古いWebDAVプロトコルを使用しており、以下の問題があります。
認証トークンの期限切れにより、頻繁に接続が切れます。
ファイルの表示が不安定で、消えたり表示されたりすることがあります。
Internet Explorerのサポート終了により、Microsoft Edgeでは限定的にしか動作しません。
Microsoftは現在、この機能の使用を推奨していません。
代替案
「エクスプローラーで表示」を使用している場合は、「同期」または「OneDriveへのショートカットの追加」への移行を検討してください。
どちらも安定性が高く、長期的にサポートされる機能です。
「同期」と「ショートカット」の違いと使い分け
保存場所の違い
同期機能の場合
ファイルはローカルディスクに実際にダウンロードされます。
エクスプローラーで「OneDrive – 組織名」フォルダを確認すると、実ファイルが保存されています。
ショートカット機能の場合
ファイル本体はクラウドに保存されたままです。
エクスプローラーには、OneDrive経由でアクセスするためのリンクが表示されます。
オフライン利用の違い
同期機能の場合
インターネット接続がなくても、すべてのファイルにアクセスできます。
オフラインで編集した内容は、オンラインに戻った時点で自動的に同期されます。
ショートカット機能の場合
基本的にはオンライン環境が必要です。
ただし、OneDriveの「ファイルオンデマンド」機能で「このデバイス上で常に保持する」を設定すれば、オフラインでもアクセスできます。
推奨される使い分け
同期機能が適している場合
オフラインで頻繁に作業する必要がある
大容量のストレージがあり、ローカルに保存しても問題ない
特定のデバイスでのみSharePointファイルを扱う
ショートカット機能が適している場合
複数のデバイスから同じファイルにアクセスしたい
ローカルストレージの容量を節約したい
主にオンライン環境で作業する
軽量で高速なアクセスを重視する
Microsoftは、利用可能な場合は「OneDriveへのショートカットの追加」を推奨しています。
ファイルオンデマンド機能の活用
ファイルオンデマンドとは
ファイルオンデマンドは、OneDriveの便利な機能です。
ファイルのリストはエクスプローラーに表示されますが、実際のファイル内容は必要になるまでダウンロードされません。
これにより、ローカルストレージを大幅に節約できます。
ファイルオンデマンドの設定方法
- タスクバーの通知領域にあるOneDriveアイコンをクリック
- 右上の歯車アイコンから「設定」を選択
- 「設定」タブを開く
- 「ファイルオンデマンド」にチェックを入れる
- 「OK」をクリック
設定が完了すると、エクスプローラーでファイルの横に状態アイコンが表示されます。
ファイル状態アイコンの意味
青い雲アイコン
ファイルはオンラインのみで利用可能です。
ローカルには保存されていません。
緑のチェックマークアイコン
ファイルはこのデバイスで常に利用可能です。
ローカルにダウンロード済みです。
白い雲アイコン
ファイルは最近開かれました。
一時的にローカルに保存されています。
特定のファイルをオフラインで利用可能にする方法
- エクスプローラーで対象のファイルまたはフォルダを右クリック
- 「このデバイス上で常に保持する」を選択
これにより、選択したファイルはオフラインでも利用できるようになります。
逆に、ローカルストレージを解放したい場合は「空き領域を増やす」を選択してください。
SharePointとOneDriveの連携時の注意点
ショートカット削除の危険性
OneDriveに追加したSharePointショートカットを削除する際は、十分な注意が必要です。
デスクトップにショートカットを作成した場合
デスクトップ上のショートカットを削除しても、SharePoint本体のデータは削除されません。
安全に削除できます。
OneDrive内のショートカットを削除する場合
OneDrive内のショートカットを直接削除すると、SharePoint本体のファイルも削除される可能性があります。
必ず「ショートカットの削除」オプションを選択してください。
通常の「削除」を実行すると、SharePointライブラリ全体が削除されるリスクがあります。
正しいショートカット削除方法
- OneDrive内のショートカットフォルダを右クリック
- 「ショートカットの削除」を選択
- 確認メッセージが表示されたら「削除」をクリック
この手順で削除すれば、SharePoint本体のデータは保護されます。
同期の制限事項
SharePointとOneDriveの同期には、いくつかの制限があります。
同期できるファイルの総数は最大300,000個です。
単一のドキュメントライブラリで5,000個以上のアイテムがある場合、パフォーマンスが低下します。
ファイルパスの長さは400文字以内に制限されています。
ファイル名に使用できない特殊文字があります(*, :, <, >, ?, /, \, |)。
単一ファイルのサイズは250GBまでです。
これらの制限を超える場合は、フォルダ構成の見直しや、複数のライブラリへの分割を検討してください。
複数のライブラリを同期する場合の注意
多数のSharePointライブラリを同期すると、パフォーマンスが低下する可能性があります。
OneDrive同期クライアントへの負荷が大きくなり、動作が遅くなることがあります。
必要最小限のライブラリのみを同期し、それ以外はショートカットを使うことをお勧めします。
トラブルシューティング
同期が開始されない場合
OneDriveアプリが起動しているか確認
タスクバーの通知領域にOneDriveアイコンがあるか確認してください。
ない場合は、スタートメニューから「OneDrive」を検索して起動してください。
ブラウザの許可設定を確認
「OneDriveを開く」許可を求められた場合は、「開く」または「許可」をクリックしてください。
ブラウザの設定で、OneDriveアプリの起動を許可する必要があります。
サインイン状態を確認
OneDriveアプリに正しいアカウントでサインインしているか確認してください。
組織アカウントと個人アカウントを間違えていないか注意が必要です。
同期エラーが発生する場合
ファイル名とパスを確認
ファイル名に使用できない特殊文字が含まれていないか確認してください。
ファイルパスが400文字を超えていないか確認してください。
OneDriveアプリをリセット
- Windowsの検索バーに「cmd」と入力
- コマンドプロンプトを管理者として実行
- 以下のコマンドを入力
%localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /resetリセット後、OneDriveを再起動して再度同期を試してください。
エクスプローラーにフォルダが表示されない場合
OneDriveの同期設定を確認
- タスクバーのOneDriveアイコンをクリック
- 「設定」→「アカウント」タブを開く
- 「フォルダーの選択」をクリック
- 表示したいフォルダにチェックが入っているか確認
エクスプローラーを再起動
タスクマネージャーでエクスプローラーを再起動すると、表示が更新されることがあります。
- Ctrl + Shift + Escでタスクマネージャーを起動
- 「エクスプローラー」を選択
- 「再起動」をクリック
SharePointとOneDriveの使い分け
個人用ファイルはOneDrive
個人的な作業ファイルや、自分だけがアクセスするドキュメントはOneDriveに保存します。
OneDriveは個人用ストレージとして設計されています。
チーム共有ファイルはSharePoint
複数人で共有・編集するファイルはSharePointに保存します。
SharePointはチームコラボレーションに最適化されています。
権限管理やバージョン管理などの機能が充実しています。
両方を組み合わせた運用
SharePointで共有ファイルを管理しつつ、必要なライブラリだけをOneDrive経由でエクスプローラーからアクセスする。
この運用方法が、多くの組織で推奨されています。
まとめ
SharePointをエクスプローラーで開く方法は、主に以下の2つが推奨されます。
OneDriveへのショートカットの追加(最推奨)
すべてのデバイスでアクセス可能
ローカルストレージを節約
パフォーマンスが良好
設定が簡単
同期機能
完全なオフラインアクセスが可能
大容量ストレージがある場合に適している
特定デバイスでの作業に最適
選択のポイント
複数デバイスを使う、またはストレージ容量が限られている場合は「ショートカット」を選びましょう。
オフライン作業が多い、または十分なストレージがある場合は「同期」が適しています。
多くの場合、Microsoftが推奨する「OneDriveへのショートカットの追加」が最適な選択肢となります。
注意事項
ショートカット削除時は「ショートカットの削除」オプションを使用
同期の制限(300,000ファイル、400文字パス制限)を理解
ファイルオンデマンドを活用してストレージを節約
これらの方法を活用して、SharePointとエクスプローラーをスムーズに連携させましょう。
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