「Excelのデータを大量にSharePointリストに登録したい」
「CSVファイルからSharePointリストを作成する方法がわからない」
SharePointリストを使い始めると、こんな悩みに直面することがあります。
SharePointリストは、データを整理・管理するための非常に便利な機能です。
しかし、データを1件ずつ手入力するのは非効率的ですよね。
この記事では、ExcelやCSVファイルからSharePointリストにデータをインポートする方法を、わかりやすく解説します。
新しいリストを作成する方法から、既存のリストにデータを追加する方法まで、複数の手順を紹介します。
SharePointリストとは?
SharePointリストは、SharePointの中でデータを整理・管理するための機能です。
Excelの表に似ていますが、より高度な機能を持っています。
SharePointリストの特徴
- 複数人で同時にデータを編集できる
- データの種類に応じた列の設定が可能(テキスト、日付、選択肢など)
- 並べ替え、フィルター、検索が簡単
- バージョン履歴が自動保存される
- 他のMicrosoft 365アプリと連携できる
使用例
- 顧客リスト
- タスク管理
- 在庫管理
- 問い合わせ管理
- プロジェクト進捗管理
インポート方法の種類
SharePointリストにデータをインポートする方法は、大きく分けて3つあります。
方法1: ExcelファイルからSharePointリストを新規作成
Excelファイルのデータを使って、新しいSharePointリストを作成します。
最も簡単で確実な方法です。
方法2: CSVファイルからSharePointリストを新規作成
CSVファイルから直接SharePointリストを作成できます。
Excelよりも簡単な手順で完了します。
方法3: 既存のSharePointリストにデータを追加
すでに作成したSharePointリストに、追加でデータをインポートします。
グリッドビューやMicrosoft Accessを使う方法があります。
それでは、それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。
方法1: ExcelファイルからSharePointリストを新規作成
Excelのデータから新しいSharePointリストを作成する方法です。
事前準備: Excelファイルをテーブル形式にする
SharePointにインポートする前に、Excelファイルをテーブル形式に変換する必要があります。
手順
- Excelファイルを開く
- インポートしたいデータ範囲を選択する ヘッダー行(列名)も含めて選択してください
- 「ホーム」タブから「テーブルとして書式設定」をクリック
- 好きなテーブルスタイルを選択
- 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れる
- 対象範囲を確認して「OK」をクリック
テーブル形式に変換されると、データに色がついて、フィルターボタンが表示されます。
重要なポイント
- 先頭行は必ず列名(見出し)にする
- データの型を統一する(日付は日付形式、数値は数値形式)
- 空白の行や列は削除する
- 特殊文字(半角スラッシュ、コロンなど)は列名に使わない
SharePointリストにエクスポート
Excelからデータをエクスポートします。
手順
- テーブルの中のセルをクリックして、テーブルを選択状態にする
- 「テーブルデザイン」タブをクリック
- 「エクスポート」グループの「テーブルをSharePointリストにエクスポート」をクリック
Excel 2021以降の場合
「エクスポート」→「テーブルをSharePointリストにエクスポート」
- 「テーブルをSharePointリストにエクスポート」ダイアログが開きます
- 「アドレス」欄にSharePointサイトのURLを入力
例: https://会社名.sharepoint.com/sites/サイト名
- 「名前」欄にリストの名前を入力
例: 「顧客リスト」「在庫管理」など
- (オプション)「新しいSharePointリストへの読み取り専用接続を作成する」にチェックを入れると、ExcelとSharePointが連携します
- 「次へ」をクリック
- 列の型(データ型)が自動的に判定されます 必要に応じて変更できます:
- 1行テキスト
- 数値
- 日付と時刻
- はい/いいえ
- 選択肢
- 「完了」をクリック
- 「テーブルが正しく発行されました」というメッセージが表示されたら成功です
- 「OK」をクリック
SharePointサイトを開くと、新しいリストが作成されています。
SharePointでリストを確認
- SharePointサイトにアクセス
- 左メニューの「サイトコンテンツ」をクリック
- 作成したリスト名をクリック
リストが開き、Excelのデータがすべて登録されています。
初期表示について
Excelからエクスポートした場合、リストは「グリッドビュー」で表示されます。
通常のリスト表示に戻すには、「グリッドビューを終了」をクリックしてください。
方法2: CSVファイルからSharePointリストを新規作成
CSVファイルから直接SharePointリストを作成する方法です。
Excelより手順が簡単です。
手順
- SharePointサイトにアクセス
- 「新規」→「リスト」をクリック
- 「CSVから」を選択
- 「ファイルをアップロード」をクリック
- CSVファイルを選択して「開く」をクリック
- プレビュー画面が表示されます
- 各列のデータ型を確認・変更 列名の下にあるドロップダウンから選択できます:
- テキスト
- 数値
- 日付
- はい/いいえ
- ユーザー
- 選択肢
- リスト名を入力
- 「作成」をクリック
数秒〜数分でリストが作成され、CSVのデータがすべて登録されます。
CSV形式の注意点
文字コード
CSVファイルをExcelで開くと文字化けする場合があります。
これは文字コードの問題ですが、SharePointにインポートする際は問題ありません。
カンマの扱い
データの中にカンマ(,)が含まれている場合は、ダブルクォート(“)で囲む必要があります。
例:
名前,住所
山田太郎,"東京都千代田区丸の内1-1-1, 〇〇ビル"方法3: 既存のSharePointリストにデータを追加(グリッドビュー)
すでに作成済みのSharePointリストに、Excelのデータを追加する方法です。
グリッドビューを使った貼り付け
手順
- Excelで追加したいデータをコピー ヘッダー行は含めず、データ部分だけをコピーしてください
- SharePointリストを開く
- コマンドバーの「グリッドビューで編集」をクリック
- リストの最後の空白行をクリック
- Ctrl + V(Mac: Command + V)で貼り付け
- データが貼り付けられます
- 「グリッドビューを終了」をクリック
貼り付けのコツ
- 一度に大量のデータを貼り付けると、処理が重くなります
- 100行ずつなど、小分けにして貼り付けることをおすすめします
- 列の順番を、Excelとリストで一致させておくとスムーズです
注意点
列の型に注意
リストの列の型とExcelのデータの型が一致している必要があります。
例:
- SharePointの列が「日付」なのに、Excelで「文字列」になっている → エラー
- SharePointの列が「選択肢」なのに、Excelに選択肢にない値がある → エラー
必須列
SharePointリストに必須項目(*)がある場合、その列には必ずデータを入力する必要があります。
方法4: Microsoft Accessを使って既存リストにインポート(上級者向け)
大量のデータ(数千件以上)を既存のSharePointリストにインポートする場合、Microsoft Accessを使う方法が便利です。
手順
- Microsoft Accessを起動
- 「外部データ」タブをクリック
- 「新しいデータソース」→「オンラインサービスから」→「SharePointリスト」を選択
- SharePointサイトのURLを入力
- 「リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする」を選択
- 「OK」をクリック
- サイト内のリスト一覧が表示されます
- インポート先のリストをチェック
- 「OK」をクリック
- リンクテーブルが作成されます
- リンクテーブルをダブルクリックで開く
- Excelからデータをコピー&ペースト
Accessを使うことで、大量のデータを効率的にインポートできます。
利点
- 数千件のデータでもスムーズに処理できる
- データの更新や削除も簡単
- SQLクエリでデータを加工してからインポートできる
データインポート時の重要な注意点
1. タイトル列は必須
SharePointリストには、デフォルトで「タイトル」という列があります。
この列は必須項目なので、データが入っていないとエラーになります。
対処法
- Excel/CSVファイルに「タイトル」列を追加する
- または、SharePointリスト側でタイトル列を非必須に変更する
2. 列の内部名に注意
SharePointリストの列には、「表示名」と「内部名」があります。
表示名: リストに表示される名前
内部名: システム内部で使われる名前
インポートする際、特にPowerShellやAPIを使う場合は、内部名を使う必要があります。
内部名の確認方法
- リストの「設定」→「リストの設定」をクリック
- 「列」セクションから確認したい列名をクリック
- ブラウザのアドレスバーに表示されるURLを確認
Field=列の内部名 と表示されています。
注意点
- 日本語の列名を使うと、内部名は「field_1」のような名前になる
- スペースを含む列名は、内部名では「x0020」に変換される
- Excelからインポートした場合も、内部名は自動採番される
3. データ型の自動判定
SharePointは、インポートするデータを見て、自動的に列の型を判定します。
よくある問題
- 郵便番号(7桁の数字)が「数値」として認識される
- 電話番号の先頭の「0」が消える
- 日付形式が正しく認識されない
対処法
インポート時に列の型を手動で確認・変更してください。
4. 選択肢列のインポート
リストに「選択肢」列がある場合、インポートするデータは、あらかじめ設定された選択肢と完全に一致する必要があります。
例:
SharePointの選択肢: 「完了」「進行中」「未着手」
Excelのデータ: 「完了」「進行中」「未着手」
→ OK
Excelのデータ: 「完了」「進行中」「未実施」
→ NG(「未実施」は選択肢にないのでエラー)
5. ユーザー列のインポート
「ユーザーまたはグループ」列にデータをインポートする場合、ユーザー名は組織のEntra ID(旧Azure AD)に登録されている必要があります。
正しい形式
- メールアドレス:
yamada@company.com - 表示名:
山田 太郎(完全一致が必要)
ユーザー名が正しく認識されないとエラーになります。
6. ファイルサイズと行数の制限
Excel/CSVファイル
- ファイルサイズ: 大きすぎると処理が重くなる
- 推奨: 1ファイルあたり1万行以内
大量データの場合
- ファイルを分割してインポート
- Accessやプログラミング(PowerShell、Power Automate)を使う
7. インポート中のエラー
インポート中にエラーが発生した場合、エラーメッセージを確認してください。
よくあるエラー
- 「必須列が空です」→ タイトル列など必須項目にデータがない
- 「データ型が一致しません」→ 列の型とデータの型が違う
- 「選択肢にない値です」→ 選択肢列に未登録の値がある
- 「ユーザーが見つかりません」→ ユーザー列のユーザー名が間違っている
インポート後の確認事項
データをインポートした後、以下を確認しましょう。
1. データ件数の確認
Excelの行数とSharePointリストの項目数が一致しているか確認します。
リストの右下に「1 – 30 / 500項目」のように表示されます。
2. データ内容の確認
いくつかの項目を開いて、データが正しくインポートされているか確認します。
特に:
- 日付が正しいか
- 選択肢が正しく設定されているか
- 数値に桁区切りが入っているか
- ユーザー名が正しく表示されているか
3. 列の表示順序の調整
インポート直後は、列の順序が意図したものと異なる場合があります。
順序変更方法
- 「ビュー」→「ビューの書式設定」をクリック
- 「列の編集」で順序を変更
- 「保存」をクリック
リストのエクスポート(バックアップ)
インポートの逆に、SharePointリストからExcelやCSVにエクスポートすることもできます。
ExcelにエクスポートExport to Excel)
- リストを開く
- 「エクスポート」→「Excelにエクスポート」をクリック
- query.iqyファイルがダウンロードされます
- ファイルを開くと、Excelにデータが表示されます
注意点
query.iqyファイルは、SharePointリストへのリンクです。
ファイル自体にはデータが含まれていません。
リストが削除されると、ファイルを開いてもデータは表示されません。
CSVにエクスポート
- リストを開く
- 「エクスポート」→「CSVにエクスポート」をクリック
- CSVファイルがダウンロードされます
利点
CSVファイルには実際のデータが含まれています。
リストを削除しても、ファイルにはデータが残ります。
制限
最大30,000行までエクスポートできます。
よくある質問
Q1: 新規リストを作成せず、既存リストにインポートできますか?
既存リストにインポートする方法は限られています。
方法1: グリッドビューでコピー&ペースト(100行程度まで推奨)
方法2: Microsoft Accessを使う(大量データ向け)
方法3: Power Automateで自動化する
方法4: PowerShellスクリプトを使う(上級者向け)
SharePointの標準機能では、既存リストへの一括インポートは簡単ではありません。
Q2: インポートに失敗します。なぜですか?
よくある原因
- Excelファイルがテーブル形式になっていない
- 列名に特殊文字が含まれている
- データ型が統一されていない
- ファイルサイズが大きすぎる
- 必須列にデータが入っていない
まずはシンプルなデータ(数行のみ)でテストしてみてください。
Q3: 日付が正しくインポートされません
Excelの日付形式とSharePointの日付形式が異なる場合があります。
対処法
- Excelで日付列を選択
- セルの書式設定を開く
- 「日付」形式を選択(例: yyyy/mm/dd)
- 再度インポートを試す
Q4: 先頭の「0」が消えてしまいます
郵便番号や電話番号など、先頭に「0」がある数字は、Excelで数値として認識され、「0」が消えることがあります。
対処法
- Excelで該当列を選択
- セルの書式設定を「文字列」に変更
- データを入力し直す
- SharePointにインポート時、列の型を「1行テキスト」に設定
Q5: 大量のデータ(1万行以上)をインポートできますか?
可能ですが、方法を選ぶ必要があります。
推奨方法
- Excelからエクスポート: 数万行まで可能(時間はかかる)
- Microsoft Access: 数千〜数万行に適している
- PowerShell: 数万〜数十万行に適している
- Power Automate: 継続的なインポートに適している
処理時間は、データ量やネットワーク速度によって大きく変わります。
5万行で20〜30分程度かかることもあります。
Q6: CSVとExcel、どちらが良いですか?
CSVのメリット
- インポートが簡単
- ファイルサイズが小さい
- どんなアプリでも開ける
Excelのメリット
- データ型を明確に設定できる
- Excelから直接エクスポートできる
- SharePointとの連携が可能
シンプルなデータならCSV、複雑なデータならExcelがおすすめです。
Q7: インポート後に列の型を変更できますか?
一部の列の型は、インポート後でも変更できます。
変更可能な例
- 「1行テキスト」→「複数行テキスト」
- 「数値」→「1行テキスト」
変更できない例
- 「1行テキスト」→「選択肢」(既存データが選択肢にない場合)
- 「1行テキスト」→「ユーザー」
列の型を変更する場合は、リストの設定から行います。
Q8: インポートしたリストを削除したらどうなりますか?
リストを削除すると、データもすべて削除されます。
復元方法
- サイトの「ゴミ箱」を開く
- 削除したリストを選択
- 「復元」をクリック
ゴミ箱には93日間保持されます。
それを過ぎると完全に削除され、復元できなくなります。
まとめ
SharePointリストへのデータインポート方法をまとめます。
新しいリストを作成する場合
- Excelから: テーブル形式にして「テーブルをSharePointリストにエクスポート」
- CSVから: SharePointで「新規」→「リスト」→「CSVから」
既存のリストにデータを追加する場合
- 少量データ: グリッドビューでコピー&ペースト
- 大量データ: Microsoft Accessを使う
- 継続的: Power Automateで自動化
重要なポイント
- Excelはテーブル形式に変換してから使う
- 列の型(データ型)を正しく設定する
- タイトル列は必須
- 大量データは小分けにするか、専用ツールを使う
- インポート後は必ずデータを確認する
よくあるエラーへの対処
- 「必須列が空」→ タイトル列にデータを入れる
- 「データ型が一致しない」→ Excel/リストの列の型を確認
- 「インポートが完了しない」→ データ量を減らして再試行
- 「先頭の0が消える」→ 文字列形式に変更
SharePointリストは、大量のデータを整理・管理するのに非常に便利です。
最初は戸惑うかもしれませんが、一度覚えてしまえば、データ管理が格段に効率化されます。
まずは小さなデータでテストして、操作に慣れることから始めましょう。
コメント