SharePointをエクスプローラーで開くとは?
SharePointをエクスプローラーで開くとは、ブラウザ上ではなく、Windowsの「エクスプローラー」(ファイルエクスプローラー)からSharePointのファイルやフォルダを直接操作できるようにする機能です。
普段使い慣れたWindowsのフォルダ操作と同じ感覚で、SharePoint上のファイルを管理できるようになります。
ドラッグ&ドロップでファイルを移動したり、右クリックメニューからファイルを開いたり、ローカルドライブと同じように扱えます。
ブラウザで何度もクリックする手間が省け、作業効率が大幅に向上します。
SharePointをエクスプローラーで開く方法の種類
SharePointをエクスプローラーで開くには、いくつかの方法があります。
それぞれ特徴が異なるため、状況に応じて使い分けることが重要です。
推奨される方法
OneDrive同期を使う方法:
SharePointのドキュメントライブラリをOneDrive同期アプリで同期します。
これがMicrosoftが最も推奨している方法です。
OneDriveへのショートカット追加:
SharePointのフォルダへのショートカットをOneDriveに作成します。
同期と似ていますが、より軽量な方法です。
非推奨だが利用可能な方法
エクスプローラーで表示:
ライブラリを一時的にエクスプローラーで開きます。
以前はInternet Explorerでのみ使えましたが、現在は設定によりMicrosoft Edgeでも利用可能です。
ただし、Microsoftはこの方法を非推奨としており、OneDrive同期の利用を強く推奨しています。
方法1:OneDrive同期を使う(推奨)
OneDrive同期は、SharePointのファイルをローカルPCと自動的に同期させる方法です。
最も確実で便利な方法として、Microsoftが推奨しています。
OneDrive同期のメリット
オフライン作業が可能:
インターネットに接続していない状態でもファイルにアクセスできます。
編集した内容は、オンラインに戻ったときに自動的にSharePointに反映されます。
自動同期:
ローカルで変更したファイルは、自動的にSharePointに同期されます。
SharePoint側で変更があった場合も、ローカルに自動反映されます。
複数デバイスで利用可能:
同じアカウントでサインインすれば、別のPCでも同じファイルにアクセスできます。
デスクトップアプリで直接開ける:
ファイルをクリックするだけで、WordやExcelなどのデスクトップアプリで開けます。
ブラウザ版かデスクトップ版かを選ぶ必要がありません。
OneDrive同期の設定手順
- ブラウザでSharePointサイトを開く
- 同期したいドキュメントライブラリに移動
- 画面上部の「同期」ボタンをクリック
- 「このサイトは、Microsoft OneDriveを開こうとしています」というメッセージが表示されたら、「開く」をクリック
- OneDriveが起動し、同期が開始される
- 「ファイルを同期しています」という通知が表示される
- 同期が完了すると、エクスプローラーの左側に組織名のフォルダが表示される
- そのフォルダを展開すると、同期したSharePointライブラリが表示される
ファイルオンデマンド機能
OneDrive同期では、「ファイルオンデマンド」機能を有効にすることを強く推奨します。
ファイルオンデマンドとは:
すべてのファイルをPCにダウンロードせず、必要なときだけダウンロードする機能です。
設定方法:
- タスクバーのOneDriveアイコンを右クリック
- 「設定」を選択
- 「設定」タブを開く
- 「容量を節約し、ファイルを使用するときにダウンロード」にチェック
- 「OK」をクリック
これにより、PCのストレージ容量を節約できます。
ファイルは青いクラウドアイコンで表示され、開くときに自動的にダウンロードされます。
同期の解除方法
同期を停止したい場合は、以下の手順で解除できます。
- エクスプローラーで同期中のフォルダを右クリック
- 「OneDriveの設定」を選択
- 「アカウント」タブを開く
- 同期を停止したいフォルダの横にある「同期を停止」をクリック
- 確認メッセージが表示されたら「リンク解除」をクリック
方法2:OneDriveへのショートカット追加
SharePointのフォルダへのショートカットをOneDriveに作成する方法です。
同期よりも軽量で、素早くアクセスできます。
ショートカット追加のメリット
設定が簡単:
数クリックで完了します。
複数デバイスで自動的に利用可能:
OneDriveを使用しているすべてのデバイスで、ショートカットが表示されます。
ストレージ容量を節約:
ファイルは基本的にクラウド上に保存され、必要なときだけダウンロードされます。
ショートカット追加のデメリット
完全なオフライン対応ではない:
ファイルを開くにはインターネット接続が必要です。
同期フォルダとの混在:
同じライブラリを同期とショートカットの両方で追加すると、エラーが発生する可能性があります。
ショートカット追加の手順
- ブラウザでSharePointサイトを開く
- ショートカットを作成したいフォルダまたはライブラリに移動
- 画面上部の「OneDriveへのショートカットの追加」ボタンをクリック
- 「ショートカットの追加」という確認メッセージが表示される
- エクスプローラーを開く
- 左側の「OneDrive – (組織名)」を展開
- 追加したフォルダのショートカットが表示される
ショートカットには専用のアイコンが付き、通常のフォルダと区別できます。
方法3:エクスプローラーで表示(非推奨)
「エクスプローラーで表示」は、SharePointライブラリを一時的にエクスプローラーで開く機能です。
重要な注意点:
この機能は非推奨とされており、Microsoftは使用を推奨していません。
OneDrive同期の利用を検討してください。
エクスプローラーで表示の特徴
一時的なアクセス:
開いたフォルダは一時的なもので、エクスプローラーを閉じると消えます。
内容はSharePointに保存されますが、永続的なフォルダではありません。
即座のアクセス:
同期設定なしで、すぐにエクスプローラーからアクセスできます。
制限事項:
- バージョン履歴はコピーされません(最新版のみ)
- ブラウザや設定に制約があります
- 接続が不安定になることがあります
従来の方法(Internet Explorer)
以前は、Internet Explorerでのみ「エクスプローラーで開く」機能が利用できました。
しかし、Internet Explorer 11のサポートは2022年6月15日に終了しました。
それ以降、IEを起動しようとしてもMicrosoft Edgeが起動するようになっています。
Microsoft Edgeでの有効化(管理者向け)
Microsoft Edge バージョン93以降では、設定により「エクスプローラーで表示」を有効化できます。
前提条件:
- Microsoft Edge 93以降
- Windows 10 ProまたはEnterpriseでドメイン参加済み、または
- デバイス管理に登録済み
有効化の手順:
1. Edgeのポリシー設定:
- グループポリシーエディターまたはIntuneを使用
ConfigureViewInFileExplorerポリシーを有効化- 対象ドメインを設定(例: sharepoint.com)
2. SharePointテナント設定:
SharePoint Online Management Shellで以下のコマンドを実行します。
Connect-SPOService -Url https://(組織名)-admin.sharepoint.com
Set-SPOTenant -ViewInFileExplorerEnabled $True
Set-SPOTenant -UsePersistentCookiesForExplorerView $True3. 信頼済みサイトへの追加:
- Internet Explorerのセキュリティ設定を開く
- SharePointのURLを「信頼済みサイト」に追加
4. ブラウザの再起動:
設定後、Microsoft Edgeを再起動します。
エクスプローラーで表示の使い方
設定が完了していれば、以下の手順で使用できます。
- SharePointのドキュメントライブラリを開く
- 画面右上の「表示」メニューをクリック
- 「エクスプローラーで表示」を選択
- Internet Explorerセキュリティの警告が表示されたら「許可」をクリック
- エクスプローラーが開き、SharePointのファイルが表示される
クラシックUIの場合は、「ライブラリ」タブから「エクスプローラーで開く」を選択します。
3つの方法の比較
それぞれの方法の違いを表にまとめました。
機能比較
| 項目 | OneDrive同期 | ショートカット追加 | エクスプローラーで表示 |
|---|---|---|---|
| 推奨度 | ★★★ | ★★☆ | ☆☆☆(非推奨) |
| オフライン作業 | ○ | △(制限あり) | × |
| 自動同期 | ○ | ○ | × |
| 永続性 | ○ | ○ | ×(一時的) |
| 設定の簡単さ | △ | ○ | △(要設定) |
| ストレージ消費 | △(調整可) | 少ない | なし |
| 複数デバイス | ○ | ○ | × |
使い分けの目安
OneDrive同期を選ぶべき場合:
- オフラインでも作業したい
- 頻繁にアクセスするファイルがある
- 大量のファイルを編集する
- 確実な同期が必要
ショートカット追加を選ぶべき場合:
- たまにアクセスする程度
- PCのストレージ容量が限られている
- 多数のライブラリにアクセスしたい
- 複数デバイスで使いたい
エクスプローラーで表示を選ぶべき場合:
- 一時的に大量のファイルを移動したい
- 同期設定ができない環境
- すぐにアクセスする必要がある
ただし、エクスプローラーで表示は非推奨のため、可能な限り他の方法を使用してください。
トラブルシューティング
SharePointをエクスプローラーで開く際によくある問題と解決方法を紹介します。
「同期」ボタンが表示されない
原因:
- OneDrive同期アプリがインストールされていない
- ブラウザの互換性の問題
解決方法:
- OneDrive同期アプリをインストール
- 最新版のOneDriveにアップデート
- ブラウザを再起動
「エクスプローラーで表示」が表示されない
原因:
- モダンUIでは既定で非表示
- ブラウザがEdge以外
- 必要な設定が有効化されていない
解決方法:
- Microsoft Edgeを使用
- 管理者に設定の有効化を依頼
- OneDrive同期を使用(推奨)
同期エラーが発生する
原因:
- ファイルパスが長すぎる
- ファイル名に使えない文字が含まれている
- 同じ名前のファイルがローカルに存在
解決方法:
- ファイル名を短くする
- 使えない文字(\ / : * ? ” < > |)を削除
- 既存ファイルの名前を変更
- OneDriveアイコンから「問題の表示」を確認
「このフォルダは既に同期されています」エラー
原因:
同じフォルダに対してショートカットと同期の両方を設定しようとした
解決方法:
- どちらか一方だけを使用
- 既存の同期またはショートカットを削除
- 改めて必要な方を設定
エクスプローラーで開けない
原因:
- WebClientサービスが停止している
- 信頼済みサイトに追加されていない
- ブラウザの設定の問題
解決方法:
- Windowsサービスで「WebClient」を開始
- SharePointのURLを信頼済みサイトに追加
- サインイン時に「サインインしたままにする」を選択
- Windowsを最新の状態にアップデート
ファイルを開けない
原因:
- Office製品がインストールされていない
- ファイルが破損している
- アクセス権限がない
解決方法:
- 必要なOffice製品をインストール
- ブラウザから直接ファイルを開いてみる
- ファイルの所有者に権限を確認
注意点とベストプラクティス
SharePointをエクスプローラーで開く際の注意点と推奨事項を紹介します。
セキュリティに関する注意
物理的なデバイスのセキュリティ:
ファイルをローカルに同期すると、PCが盗難にあった場合のリスクが高まります。
PCにパスワードを設定し、自動ロックを有効にしましょう。
共有リンクの適切な管理:
エクスプローラーから簡単にファイルを共有できますが、アクセス権限には注意が必要です。
「すべてのユーザー」への共有は避け、必要な人だけに共有しましょう。
パフォーマンスに関する注意
大量ファイルの同期:
数千のファイルを同期すると、初回同期に時間がかかります。
ファイルオンデマンドを有効にして、必要なファイルだけをダウンロードしましょう。
ネットワーク帯域幅:
同期は常にバックグラウンドで実行されます。
モバイル回線使用時は、同期を一時停止することも検討しましょう。
データ管理のベストプラクティス
フォルダ構造の統一:
SharePointとローカルで異なるフォルダ構造にすると混乱します。
一貫した命名規則とフォルダ構造を維持しましょう。
バージョン履歴の活用:
エクスプローラーからの操作でも、SharePointのバージョン履歴は保持されます。
誤って上書きした場合は、ブラウザからバージョン履歴を確認しましょう。
定期的な同期状態の確認:
OneDriveアイコンから同期状態を定期的に確認しましょう。
エラーが発生している場合は、早めに対処することが重要です。
組織での運用
ユーザー教育:
新しいツールを導入する際は、使い方の研修を実施しましょう。
特に、同期とショートカットの違いを理解してもらうことが重要です。
IT部門との連携:
「エクスプローラーで表示」を有効化する場合は、IT部門と相談しましょう。
セキュリティポリシーとの整合性を確認する必要があります。
標準の推奨方法を決定:
組織として、どの方法を標準とするか決めておきましょう。
OneDrive同期を推奨することをおすすめします。
よくある質問
Q1: Macでも同じように使えますか?
A: はい、MacでもOneDrive同期アプリを使用できます。
ただし、「エクスプローラーで表示」機能はWindows専用です。
Macでは「Finderで開く」という類似機能がありますが、制限があります。
Q2: 同期したファイルはどこに保存されますか?
A: デフォルトでは以下の場所に保存されます。C:\Users\(ユーザー名)\(組織名)
保存場所は、OneDrive設定から変更できます。
Q3: 同期を停止すると、ファイルはどうなりますか?
A: ローカルのファイルは削除されますが、SharePoint上のファイルは残ります。
重要なファイルがある場合は、同期停止前にバックアップを取りましょう。
Q4: 同時に何人まで編集できますか?
A: SharePointでは、複数人が同時に編集できます。
ただし、エクスプローラー経由での編集でも、Word、Excelなどの共同編集機能が使えます。
Q5: オフラインで編集したファイルが同期されません
A: 以下を確認してください。
- インターネットに接続しているか
- OneDrive同期アプリが起動しているか
- 同期が一時停止されていないか
- ファイルにエラーがないか
Q6: 同期したフォルダを他の人と共有できますか?
A: いいえ、同期したローカルフォルダは個人用です。
他の人と共有する場合は、SharePoint上で共有設定を行ってください。
Q7: ファイルのバージョン履歴はどうなりますか?
A: OneDrive同期を使用した場合でも、SharePoint上のバージョン履歴は保持されます。
ブラウザからSharePointにアクセスすれば、バージョン履歴を確認できます。
まとめ
SharePointをエクスプローラーで開くことで、使い慣れたWindows環境からSharePointのファイルを操作できるようになります。
現在、最も推奨される方法は「OneDrive同期」です。
オフライン作業が可能で、自動同期により常に最新の状態が保たれます。
ファイルオンデマンド機能を有効にすれば、ストレージ容量も節約できます。
「OneDriveへのショートカット追加」は、より軽量な方法です。
たまにアクセスする程度のライブラリに適しています。
複数デバイスで自動的に利用できる点も便利です。
「エクスプローラーで表示」機能は非推奨です。
一時的なアクセスには便利ですが、Microsoftは使用を推奨していません。
可能な限り、OneDrive同期またはショートカット追加を使用しましょう。
どの方法を選ぶにせよ、セキュリティとデータ管理のベストプラクティスを守ることが重要です。
適切に設定・運用することで、SharePointをより効率的に活用できます。
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