SharePointやTeamsのファイルをWindowsのエクスプローラーで操作するには、2つの方法があります。
- OneDriveへのショートカットの追加
- 同期
どちらも「エクスプローラーでSharePointのファイルにアクセスできる」という点では同じですが、仕組みや使い勝手が大きく異なります。
この記事では、2つの方法の違いを詳しく解説し、どちらを選ぶべきかを明確にします。
一目でわかる比較表
まず、2つの方法の主な違いを表で確認しましょう。
| 項目 | ショートカット | 同期 |
|---|---|---|
| 作成場所 | OneDriveフォルダ内 | テナント名フォルダ内 |
| 表示アイコン | リンクアイコン付き | 建物アイコン |
| OneDrive Web | ○ 表示される | × 表示されない |
| フォルダ移動 | ○ 自由に移動可能 | × 移動不可 |
| フォルダ名変更 | ○ 変更可能 | △ 変更すると同期解除 |
| 複数デバイス | ○ すべてのデバイスで表示 | × デバイスごとに設定 |
| ディスク容量 | 少ない(ファイルオンデマンド対応) | 多い(すべて同期) |
| 削除方法 | 通常の削除でOK | 同期停止→削除が必要 |
| 削除時の影響 | ショートカットのみ削除 | 元のファイルも削除 |
| 併用 | × 不可(エラーになる) | × 不可(エラーになる) |
| 推奨度 | ★★★★★ | ★★★☆☆ |
Microsoftの推奨:
現在、Microsoftは「OneDriveへのショートカットの追加」を推奨しています。
「OneDriveへのショートカットの追加」の詳細
SharePointライブラリへのリンクをOneDrive内に作成する方法です。
仕組み
作成されるもの:
- OneDriveフォルダ内に「ショートカットフォルダ」が作成される
- ショートカットフォルダは、SharePointライブラリへのリンク
- 実際のファイルはSharePointに保存されたまま
イメージ:
OneDrive - 個人用
├─ マイファイル
├─ ドキュメント
└─ 🔗 営業部資料 (ショートカット)
└─ SharePointの営業部ライブラリにリンク設定方法
SharePointからの追加:
- SharePointサイトでドキュメントライブラリを開く
- ライブラリまたはフォルダの右上「…」(その他)をクリック
- 「OneDriveへのショートカットの追加」を選択
- 確認メッセージが表示される
Teamsからの追加:
- Teamsでチャネルの「ファイル」タブを開く
- 「…」(その他)→「SharePointで開く」
- SharePointで開いたら、上記と同じ手順
確認:
エクスプローラーで「OneDrive – 組織名」を開くと、ショートカットフォルダが表示されます。
アイコンの特徴:
- 通常のフォルダアイコンに「矢印マーク」が付いている
- リンクであることがわかる
特徴とメリット
メリット1: OneDrive Webにも表示
ブラウザでOneDriveを開いても、ショートカットが表示されます。
アクセス方法:
- https://onedrive.live.com にアクセス
- 組織アカウントでサインイン
- 「マイファイル」にショートカットが表示される
利点:
- どのデバイスからでもアクセス可能
- Webブラウザだけでファイルを確認できる
- スマートフォンのOneDriveアプリでも表示される
メリット2: 自由にフォルダを移動・整理
ショートカットフォルダは、OneDrive内で自由に移動・整理できます。
例:
OneDrive - 個人用
├─ よく使うフォルダ
│ ├─ 🔗 営業部資料
│ ├─ 🔗 プロジェクトA
│ └─ 🔗 経理資料
└─ ドキュメント「よく使うフォルダ」を作成して、頻繁にアクセスするショートカットをまとめることができます。
注意:
- 移動しても、元のSharePointライブラリには影響なし
- 名前を変更しても、元のライブラリ名は変わらない
メリット3: 複数デバイスで自動的に利用可能
1台のPCでショートカットを作成すると、同じアカウントでサインインしている他のデバイスでも自動的に表示されます。
例:
- 会社のデスクトップPCで作成
- 自宅のノートPCにも自動表示
- スマートフォンのOneDriveアプリにも表示
理由:
ショートカット情報がOneDrive(クラウド)に保存されるため。
メリット4: ディスク容量の節約
ショートカットは、ファイルオンデマンド機能と組み合わせることで、ディスク容量を大幅に節約できます。
ファイルオンデマンド:
- ファイルの一覧は表示される
- 実際のファイルは、開く時だけダウンロードされる
- 使用後は、ローカルから削除してディスク容量を解放
設定方法:
- OneDriveアイコンを右クリック→「設定」
- 「設定」タブ→「ファイルオンデマンド」を有効化
削除方法
手順:
- エクスプローラーでショートカットフォルダを右クリック
- 「削除」を選択
- 完了
重要:
- ショートカットのみが削除される
- 元のSharePointライブラリは削除されない
- ファイルも削除されない
または、OneDrive Webから:
- OneDrive Webにアクセス
- ショートカットを右クリック→「削除」
- 完了
「同期」の詳細
SharePointライブラリをローカルPCに直接同期する方法です。
仕組み
作成されるもの:
- PC上に「同期フォルダ」が作成される
- 同期フォルダ内に、SharePointのファイルがダウンロードされる
- OneDrive同期アプリが常に同期を管理
保存場所:
C:\Users\ユーザー名\組織名 - サイト名\ライブラリ名イメージ:
エクスプローラー
├─ OneDrive - 個人用
└─ 🏢 Contoso (組織名)
├─ 営業部 - ドキュメント
├─ プロジェクトA - ドキュメント
└─ 経理部 - ドキュメント建物アイコンのフォルダ内に作成されます。
設定方法
SharePointからの同期:
- SharePointサイトでドキュメントライブラリを開く
- 上部メニューの「同期」ボタンをクリック
- 「Microsoft OneDriveを開く」をクリック
- OneDrive同期アプリが起動し、同期が開始される
Teamsからの同期:
- Teamsでチャネルの「ファイル」タブを開く
- 「同期」ボタンをクリック
- OneDrive同期アプリが起動
確認:
タスクバーのOneDriveアイコンをクリックすると、同期状態が表示されます。
特徴とメリット
メリット1: 完全なローカルコピー
すべてのファイルがPC上にダウンロードされます。
利点:
- オフラインでもファイルにアクセス可能
- ネットワーク接続なしで作業できる
- 大量のファイルを扱う場合、アクセスが高速
欠点:
- ディスク容量を大量に消費
- 初回同期に時間がかかる
メリット2: デバイスごとに設定をカスタマイズ
デバイスごとに、同期するライブラリを選択できます。
例:
- 会社のデスクトップPC: すべてのライブラリを同期
- ノートPC: よく使うライブラリのみ同期
- 自宅PC: 同期しない
設定場所:
それぞれのデバイスで個別に「同期」を実行します。
削除方法(重要)
間違った削除方法:
エクスプローラーで同期フォルダをそのまま削除すると、SharePoint側のファイルも削除されます。
正しい削除方法:
ステップ1: 同期を停止
- タスクバーのOneDriveアイコンを右クリック
- 「設定」をクリック
- 「アカウント」タブを開く
- 削除したいフォルダを選択
- 「同期の停止」をクリック
- 確認メッセージで「同期の停止」を再度クリック
ステップ2: フォルダを削除
- エクスプローラーで同期フォルダを確認
- 同期マーク(雲アイコン)が消えていることを確認
- フォルダを右クリック→「削除」
- 完了
重要:
必ず「同期の停止」を先に実行してください。
2つの方法を併用できない理由
同じライブラリに対して、「ショートカット」と「同期」を同時に使用することはできません。
エラーメッセージ
ショートカット作成時のエラー:
すでに同期しているライブラリに対してショートカットを追加しようとすると、以下のエラーが表示されます:
申し訳ございません。このフォルダーは同期できません。
この共有ライブラリからフォルダーへのショートカットを
既に同期しています。同期開始時のエラー:
すでにショートカットを追加しているライブラリを同期しようとすると、同じようなエラーが表示されます。
理由
技術的な理由:
- ショートカットを追加すると、OneDrive同期アプリがそのライブラリを自動的に同期する
- さらに「同期」を実行すると、二重の同期になる
- 二重の同期は、ファイルの競合や同期エラーを引き起こす
仕組み:
ショートカット追加
↓
OneDrive内にショートカット作成
↓
OneDrive同期アプリがショートカット先を自動同期
↓
さらに「同期」を実行すると二重同期になる対処方法
既存のショートカットまたは同期を削除:
ショートカットを使いたい場合:
- OneDrive設定で同期を停止
- ショートカットを追加
同期を使いたい場合:
- ショートカットを削除(OneDriveまたはエクスプローラーから)
- 同期を開始
OneDrive同期アプリの制限事項
両方の方法とも、OneDrive同期アプリを使用します。
そのため、以下の制限に注意が必要です。
ファイル数の上限
推奨される上限:
- 合計30万ファイルまで
含まれるもの:
- 個人用OneDrive
- OneDrive for Business
- すべてのショートカット
- すべての同期フォルダ
例:
個人用OneDrive: 10万ファイル
ショートカット1: 5万ファイル
ショートカット2: 8万ファイル
同期フォルダ1: 5万ファイル
合計: 28万ファイル (上限内)超過すると:
- 同期が遅くなる
- エラーが頻発する
- OneDrive同期アプリが不安定になる
対処法:
- 必要なライブラリのみショートカット/同期する
- 古いファイルをアーカイブする
- ファイル数の多いライブラリは、Webブラウザでアクセス
パスの長さ制限
上限:
- 合計400文字まで
含まれるもの:
C:\Users\ユーザー名\OneDrive - 組織名\フォルダ1\フォルダ2\...\ファイル名.xlsx超過すると:
- 同期エラーが発生
- ファイルを開けなくなる
対処法:
- フォルダの階層を浅くする
- フォルダ名・ファイル名を短くする
- ライブラリの構造を見直す
使い分けのガイドライン
どちらの方法を選ぶべきか、状況別に解説します。
「ショートカット」を使うべき場合
推奨される状況:
状況1: 複数のデバイスから同じファイルにアクセスしたい
- 会社のPC、自宅のPC、スマートフォンなど
- 一度ショートカットを作成すれば、すべてのデバイスで利用可能
状況2: ディスク容量を節約したい
- ノートPCなど、ディスク容量が限られている
- ファイルオンデマンドと組み合わせて使用
状況3: 多くのライブラリにアクセスしたい
- 営業部、企画部、経理部など、複数の部署のライブラリ
- ショートカットなら、30万ファイルの上限を意識しやすい
状況4: 頻繁にアクセスするライブラリを整理したい
- 「よく使うフォルダ」にショートカットをまとめる
- OneDrive内で自由に整理できる
状況5: 通常の業務で使用
- ほとんどの場合、ショートカットで十分
- Microsoftも推奨している
「同期」を使うべき場合
推奨される状況:
状況1: オフラインで作業したい
- 出張先や移動中など、インターネット接続がない場所
- すべてのファイルがローカルにあるため、オフラインでも作業可能
状況2: 大量のファイルを高速に処理したい
- 数百〜数千のファイルを一度に処理
- ローカルにあるため、ネットワーク遅延がない
状況3: 特定のPCでのみ使用するライブラリ
- 会社のデスクトップPCでのみ使用
- 他のデバイスでは不要
状況4: 容量が大きいファイルを頻繁に編集
- 動画ファイル、大容量のデザインファイルなど
- 毎回ダウンロードするより、ローカルにある方が効率的
注意:
ただし、ディスク容量を大量に消費するため、PC環境を確認してください。
併用のパターン
推奨パターン:
パターン1: ショートカット中心
- 基本的にすべてショートカット
- 特別な理由がある場合のみ同期
パターン2: デバイスごとに使い分け
- 会社のデスクトップPC: 同期(オフライン作業用)
- ノートPC: ショートカット(容量節約)
- スマートフォン: ショートカット(OneDriveアプリ)
パターン3: ライブラリごとに使い分け
- 頻繁に使うライブラリ: 同期(高速アクセス)
- たまに使うライブラリ: ショートカット(容量節約)
重要:
同じライブラリに対しては、どちらか1つだけを使用してください。
よくあるトラブルと対処法
トラブル1: ショートカットを削除したら、元のファイルも消えた
症状:
エクスプローラーでショートカットを削除したら、SharePoint側のファイルも削除された。
原因:
ショートカット内のファイルを削除したため。
詳細:
- ショートカット「フォルダ」の削除: ショートカットのみ削除
- ショートカット「内のファイル」の削除: 元のファイルも削除
対処法:
予防:
- ショートカットフォルダ自体を削除する(中のファイルは削除しない)
復元:
- SharePointサイトにアクセス
- 「ごみ箱」を開く(サイトの設定またはクイック起動から)
- 削除されたファイルを選択
- 「復元」をクリック
または、
- ローカルPCのごみ箱を開く
- ファイルを右クリック→「元に戻す」
注意:
完全削除する前に、93日以内に復元してください。
トラブル2: 同期フォルダを削除したら、SharePointのファイルも消えた
症状:
エクスプローラーで同期フォルダを削除したら、SharePoint側のファイルも削除された。
原因:
同期を停止せずに、フォルダをそのまま削除したため。
対処法:
復元:
- SharePointサイトの「ごみ箱」から復元
- 93日以内であれば復元可能
今後の予防:
- 必ず「同期の停止」を先に実行
- 同期マークが消えたことを確認
- その後、フォルダを削除
トラブル3: 「このフォルダーは同期できません」エラー
症状:
ショートカットと同期の両方を使おうとすると、エラーが表示される。
エラーメッセージ:
申し訳ございません。このフォルダーは同期できません。
この共有ライブラリからフォルダーへのショートカットを
既に同期しています。原因:
同じライブラリに対して、ショートカットと同期を同時に使用しようとしている。
対処法:
どちらかを削除:
ショートカットを使いたい場合:
- OneDrive設定→「アカウント」
- 該当するフォルダの「同期の停止」
- エラーが解消される
同期を使いたい場合:
- エクスプローラーまたはOneDrive Webでショートカットを削除
- 「同期」ボタンをクリック
- 同期が開始される
トラブル4: OneDrive Webにショートカットが表示されない
症状:
エクスプローラーにはショートカットが表示されるが、OneDrive Webには表示されない。
原因:
- 同期の遅延
- ブラウザのキャッシュ
対処法:
対処1: ページを更新
- ブラウザでOneDriveを開く
- F5キーまたは更新ボタンをクリック
対処2: サインアウト→サインイン
- OneDrive Webでサインアウト
- 再度サインイン
- ショートカットが表示されるか確認
対処3: しばらく待つ
同期に時間がかかる場合があります(数分〜数時間)。
トラブル5: ファイル数が30万を超えた
症状:
同期が遅くなる、エラーが頻発する。
原因:
OneDrive同期アプリの推奨上限(30万ファイル)を超えている。
対処法:
確認:
- OneDriveアイコン→「設定」→「アカウント」
- 各フォルダのファイル数を確認
削減方法:
方法1: 不要なショートカット/同期を削除
- 使用頻度の低いライブラリのショートカットを削除
- 同期を停止
方法2: ファイルオンデマンドを活用
- OneDrive設定→「設定」→「ファイルオンデマンド」を有効化
- 「空き領域を増やす」を実行
方法3: ライブラリを分割
- 大規模なライブラリを複数の小さなライブラリに分割
- 年度別、部署別などで分ける
ベストプラクティス
効果的に使うためのヒントです。
1. 基本はショートカット
理由:
- Microsoftの推奨
- ディスク容量を節約
- 複数デバイスで自動的に利用可能
- 管理が簡単
例外:
- オフライン作業が必要な場合のみ同期
2. ショートカットを整理
「よく使うフォルダ」を作成:
OneDrive内に「よく使うフォルダ」を作成し、頻繁にアクセスするショートカットをまとめます。
手順:
- エクスプローラーで「OneDrive – 組織名」を開く
- 「新しいフォルダ」を作成→「よく使うフォルダ」
- ショートカットをこのフォルダにドラッグ&ドロップ
メリット:
- アクセスが簡単
- エクスプローラーのクイックアクセスにピン留めできる
3. ファイルオンデマンドを有効化
設定:
- OneDriveアイコン→「設定」
- 「設定」タブ→「ファイルオンデマンド」をオン
効果:
- ディスク容量を大幅に節約
- 必要なファイルのみダウンロード
- 使用後は自動的に削除
4. 定期的な見直し
月1回の確認:
- 使っていないショートカットを削除
- 同期フォルダのファイル数を確認
- ディスク容量を確認
手順:
- OneDrive設定→「アカウント」
- 各フォルダの同期状態を確認
- 不要なものを削除
5. 命名規則を統一
ショートカットフォルダの名前を変更できるため、わかりやすい名前を付けます。
例:
- 元の名前: 「ドキュメント」
- 変更後: 「[営業部] 提案書」
メリット:
- どのライブラリか一目でわかる
- フォルダが多くても管理しやすい
6. チームで方針を統一
組織レベルでの推奨:
- 全社員に「ショートカット」を推奨
- マニュアルを作成
- 研修を実施
効果:
- トラブルが減る
- サポート負担が減る
- 統一された運用
よくある質問
Q1: どちらを使うべきですか?
A: 基本的に「ショートカット」を推奨します。
理由:
- Microsoftの公式推奨
- ディスク容量を節約
- 複数デバイスで利用可能
- 管理が簡単
例外:
オフラインで作業する必要がある場合のみ「同期」を使用してください。
Q2: 両方を同時に使えますか?
A: いいえ、同じライブラリには使えません。
理由:
二重の同期になり、エラーが発生します。
エラーメッセージ:
「このフォルダーは同期できません」
対処:
どちらか1つを選んでください。
Q3: ショートカットを削除すると、元のファイルも削除されますか?
A: ショートカット「フォルダ」の削除は、ショートカットのみが削除されます。
安全:
- ショートカットフォルダ自体を削除→ショートカットのみ削除
危険:
- ショートカット内のファイルを削除→元のファイルも削除
Q4: 同期フォルダを削除する方法は?
A: 必ず「同期の停止」を先に実行してください。
手順:
- OneDrive設定→「アカウント」
- フォルダを選択→「同期の停止」
- 同期マークが消えたことを確認
- エクスプローラーでフォルダを削除
注意:
同期を停止せずに削除すると、SharePoint側のファイルも削除されます。
Q5: ショートカットはOneDrive Webに表示されますか?
A: はい、表示されます。
確認方法:
- https://onedrive.live.com にアクセス
- 組織アカウントでサインイン
- 「マイファイル」にショートカットが表示される
同期フォルダ:
OneDrive Webには表示されません。
Q6: スマートフォンでも使えますか?
A: ショートカットは使えます。
手順:
- OneDriveアプリをインストール
- 組織アカウントでサインイン
- ショートカットが自動的に表示される
同期フォルダ:
スマートフォンには表示されません。
Q7: ディスク容量はどちらが節約できますか?
A: ショートカット + ファイルオンデマンドが最も節約できます。
ショートカット:
- ファイルオンデマンドと組み合わせる
- 必要なファイルのみダウンロード
- 使用後は自動削除
同期:
- すべてのファイルをダウンロード
- 大量のディスク容量を消費
Q8: 30万ファイルの制限に達したらどうなりますか?
A: 同期が遅くなり、エラーが頻発します。
対処法:
- 不要なショートカット/同期を削除
- ファイルオンデマンドを有効化
- ライブラリを分割
Q9: ショートカットの名前を変更できますか?
A: はい、自由に変更できます。
手順:
- エクスプローラーでショートカットフォルダを右クリック
- 「名前の変更」を選択
- 新しい名前を入力
影響:
元のSharePointライブラリ名は変更されません。
Q10: 既存の同期をショートカットに切り替える方法は?
A: 以下の手順で切り替えます。
手順:
ステップ1: 同期を停止
- OneDrive設定→「アカウント」
- フォルダを選択→「同期の停止」
ステップ2: ローカルフォルダを削除(任意)
- 同期マークが消えたことを確認
- フォルダを削除
ステップ3: ショートカットを追加
- SharePointサイトにアクセス
- ライブラリで「OneDriveへのショートカットの追加」をクリック
完了:
エクスプローラーにショートカットが表示されます。
まとめ
SharePointの「ショートカット」と「同期」の違いについて解説しました。
主な違い:
| 項目 | ショートカット | 同期 |
|---|---|---|
| 作成場所 | OneDrive内 | テナント名フォルダ |
| 複数デバイス | ○ | × |
| ディスク容量 | 少ない | 多い |
| オフライン | × | ○ |
| 削除 | 簡単 | 同期停止が必要 |
推奨:
- 基本: ショートカット
- 例外: オフライン作業が必要な場合のみ同期
重要なポイント:
- 同じライブラリに両方は使えない
- ショートカットフォルダの削除は安全
- 同期フォルダの削除は「同期の停止」が必須
- 30万ファイルの上限に注意
- ファイルオンデマンドを活用
ベストプラクティス:
- ショートカットを中心に使う
- 「よく使うフォルダ」で整理
- ファイルオンデマンドを有効化
- 定期的に見直す
- チームで方針を統一
適切な方法を選んで、SharePointを効率的に活用しましょう!
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