SharePointに保存したExcelやWordなどのOfficeファイルを開くと、ブラウザで開かれてしまうことに戸惑った経験はありませんか。
本記事では、SharePointのOfficeファイルをデフォルトでデスクトップアプリケーションで開くように設定する方法を解説します。
SharePointでファイルがブラウザで開く理由
SharePointやOneDriveなどのクラウドストレージは、デバイスに依存せずにファイルを閲覧・編集することを前提に設計されています。
そのため、Officeファイルもデフォルトではブラウザで開くように設定されています。
ブラウザ版のOfficeアプリケーション(Office for the web)は、インターネットに接続できる環境であればどのデバイスからでもアクセスできるという利点があります。
また、表示速度が比較的速く、自動保存機能が常に有効になっています。
しかし、以下のような場合にはデスクトップアプリケーションで開く必要があります。
- VBAマクロを実行したい
- 高度な関数や機能を使いたい
- ファイルサーバーへのリンクなど、ブラウザ版では機能しない要素がある
- 書式やレイアウトを正確に保ちたい
- オフライン環境で作業したい
デフォルト設定を変更する3つの方法
SharePointでファイルを開く際のデフォルト設定は、3つのレベルで変更できます。
ドキュメントライブラリ単位での設定
特定のドキュメントライブラリ内のファイルだけをデスクトップアプリで開くように設定します。
最も細かい粒度で設定できます。
サイトコレクション単位での設定
SharePointサイト全体(すべてのドキュメントライブラリ)で設定を一括変更します。
サイト全体で統一したい場合に便利です。
ユーザー個人の設定
各ユーザーがOfficeアプリケーションの設定から、自分だけの開き方を設定します。
管理者設定を上書きできます。
ドキュメントライブラリ単位での設定方法
特定のドキュメントライブラリでファイルをデスクトップアプリで開くように設定する手順を説明します。
設定手順
- 対象のSharePointサイトを開く
- 画面右上の歯車アイコンをクリック
- 表示されたメニューからライブラリの設定を選択
- 設定ページの「全般設定」から詳細設定をクリック
- 「ブラウザーで開くドキュメント」セクションを探す
- クライアント アプリケーションで開くのラジオボタンを選択
- ページ下部のOKボタンをクリック
この設定により、そのドキュメントライブラリ内のOfficeファイルをクリックすると、デスクトップアプリケーションで開くようになります。
別の設定方法
歯車アイコンから設定にアクセスできない場合は、以下の方法も利用できます。
- SharePointサイトで画面右上の歯車アイコンをクリック
- サイトコンテンツを選択
- 対象のドキュメントライブラリの横にある…(3点リーダー)をクリック
- 設定を選択
- 以降は上記の手順5以降と同じ
注意点
この設定を変更するには、対象のドキュメントライブラリに対する管理権限が必要です。
サイトの所有者でなくても、ライブラリに対する十分な権限があれば設定変更は可能です。
サイトコレクション単位での設定方法
SharePointサイト全体で一括設定したい場合は、サイトコレクション機能を有効化します。
設定手順
- SharePointサイトを開く
- 画面右上の歯車アイコンをクリック
- サイトの情報を選択
- すべてのサイト設定を表示をクリック
- 「サイトコレクションの管理」セクションからサイトコレクションの機能を選択
- 「Open Documents in Client Applications by Default」(クライアントアプリケーションで既定でドキュメントを開く)を探す
- その横にあるアクティブ化ボタンをクリック
この設定により、サイトコレクション内のすべてのドキュメントライブラリで、Officeファイルがデスクトップアプリケーションで開くようになります。
設定を無効化する方法
サイトコレクション機能を無効化して、元のブラウザで開く設定に戻す場合は、同じ画面で非アクティブ化ボタンをクリックします。
必要な権限
この設定を変更するには、サイトコレクション管理者の権限が必要です。
「サイトコレクションの機能」が表示されない場合は、管理者権限がないことを意味します。
ユーザー個人の設定方法(Officeアプリから)
各ユーザーがOfficeデスクトップアプリケーションから、自分だけの設定を変更できます。
Excelでの設定手順
- Excelアプリを開く
- ファイルタブをクリック
- オプションを選択
- 左側メニューから詳細設定を選択
- 「ファイルを開く設定」セクションまでスクロール
- デスクトップまたはブラウザーのいずれかを選択
- OKをクリック
重要な補足
この設定はExcel、Word、PowerPointすべてに反映されます。
個別のアプリケーションごとに設定を変える必要はありません。
管理者がSharePoint側で「ブラウザーで開く」設定をしていても、ユーザー側でこの設定を変更することで強制的に「アプリで開く」にできます。
この設定はSharePointとOneDriveの両方に適用されます。
OneDriveでの設定方法
OneDriveに保存されたファイルについても、同様にデフォルトの開き方を設定できます。
OneDrive設定画面からの変更手順
- https://www.office.com/にサインイン
- アプリ起動ツールを開く
- OneDriveを起動
- 設定を開く
- OneDriveの設定を選択
- 「通知」より従来のOneDriveに戻すを選択
- 設定からリボンを表示をクリック
- 上部にリボンが表示されたらライブラリタブを開く
- ライブラリの設定をクリック
- 詳細設定を開く
- 「ブラウザー対応ドキュメントを表示する既定の方法」から選択
- クライアント アプリケーションで開く
- ブラウザーで開く
- サーバーの既定値を使用する(ブラウザーで開く)
- OKをクリックして設定を保存
この設定はOneDriveで開くファイルに限定されます。
SharePointの設定とは独立しています。
Teamsから開くファイルの設定
Teamsのチャネルに保存されたファイルの開き方も設定できます。
設定手順
- Teamsのチャネルを開く
- ファイルタブをクリック
- 上部メニューからSharePointで開くをクリック
- SharePointの画面がブラウザで開く
- 画面右上の歯車アイコンをクリック
- ライブラリの設定を選択
- 以降はドキュメントライブラリ単位の設定手順と同じ
Teams設定からの変更
Teamsクライアントの設定からも変更できる場合があります。
具体的な設定項目は、Teamsのバージョンや組織の設定によって異なります。
設定の制限事項と注意点
SharePointの「アプリで開く」設定には、いくつかの制限があります。
共有リンクには適用されない
ドキュメントライブラリから直接ファイルを開く場合は設定が適用されますが、共有リンク経由でファイルを開く場合は常にブラウザで開きます。
これは共有リンクの仕様であり、現時点では回避できません。
共有リンクでもデスクトップアプリで開くには、URLを特殊な形式に変更する方法がありますが、やや複雑です。
Office以外のファイルには対応していない
この設定はMicrosoft Officeファイル(Word、Excel、PowerPoint、OneNote)にのみ適用されます。
PDFファイルやAutoCADファイル(.dwg)など、Office以外のファイル形式には適用されません。
これらのファイルは引き続きブラウザで表示されるか、ダウンロードが必要になります。
新規作成ファイルは常にブラウザで開く
ドキュメントライブラリの「新規」ボタンから作成したファイルは、上記の設定に関わらず常にブラウザで開きます。
これは新規作成時の動作仕様であり、変更できません。
デスクトップアプリがない環境では動作しない
デスクトップアプリケーションがインストールされていない環境では、「アプリで開く」設定をしても何も起こらない場合があります。
Microsoft 365 Business Basicプランでは、デスクトップアプリのインストール機能が含まれていません。
この場合、設定を「ブラウザーで開く」にしておく必要があります。
ライブラリごとに設定が必要
ドキュメントライブラリ単位で設定した場合、新しく作成したライブラリでは毎回設定が必要です。
テナント全体で一括設定する機能は標準では提供されていません。
PowerShellを使用すれば複数のライブラリに一括設定できますが、SharePoint管理者権限が必要です。
どちらの設定を選ぶべきか
ブラウザで開くかデスクトップアプリで開くか、どちらが適しているかは用途によって異なります。
ブラウザで開くのが適している場合
- 簡単な閲覧や軽微な編集のみ行う
- 外出先や自宅など、デスクトップアプリがインストールされていない環境からアクセスする
- 複数人で同時編集を頻繁に行う
- ファイルを素早く開きたい
ブラウザ版は起動が速く、自動保存が常に有効なため、データ損失のリスクが低いという利点があります。
デスクトップアプリで開くのが適している場合
- VBAマクロや高度な関数を使用する
- 複雑な書式やレイアウトを扱う
- 大量のデータを処理する
- オフライン環境で作業する必要がある
- ファイル内のハイパーリンクやマクロを正常に動作させたい
デスクトップアプリは全機能が利用でき、動作も安定しています。
推奨設定
組織内でMicrosoft 365 Business Basicユーザーとそれ以外のユーザーが混在している場合は、デフォルトを「ブラウザーで開く」に設定しておくことを推奨します。
デスクトップアプリで開きたいユーザーは、個別に設定を変更するか、右クリックから「アプリで開く」を選択できます。
まとめ
SharePointのOfficeファイルをデスクトップアプリケーションで開くためのデフォルト設定は、3つのレベルで変更できます。
ドキュメントライブラリ単位
ライブラリの設定から「詳細設定」→「クライアント アプリケーションで開く」を選択します。
特定のライブラリだけを変更したい場合に適しています。
サイトコレクション単位
サイトコレクション機能から「Open Documents in Client Applications by Default」を有効化します。
サイト全体で統一したい場合に便利です。
ユーザー個人単位
Officeアプリの「オプション」→「詳細設定」から変更します。
個人の好みに合わせてカスタマイズできます。
ただし、共有リンク経由でのアクセスやOffice以外のファイルには設定が適用されないなど、いくつかの制限があります。
組織の業務内容やユーザーの環境に応じて、最適な設定を選択してください。
ブラウザ版とデスクトップアプリ版のそれぞれの特性を理解し、使い分けることで、SharePointをより効率的に活用できます。
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