SharePoint Onlineとは?初心者でもわかる機能・メリット・使い方の完全ガイド

プログラミング・IT

「SharePoint Onlineって何?」
「Microsoft 365を契約したけど、SharePointをどう使えばいいかわからない」

SharePoint Onlineは、Microsoft 365に含まれる強力な情報共有ツールです。
しかし、多機能すぎて何から始めればいいか迷う人も多いでしょう。

この記事では、SharePoint Onlineとは何か、どんなことができるのか、どんなメリットがあるのかを、初心者にもわかりやすく解説します。
具体的な活用事例や、OneDrive・Teamsとの違いも紹介するので、自社での導入や活用の参考にしてください。

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  1. SharePoint Onlineとは?
    1. SharePointの歴史
  2. SharePoint OnlineとSharePoint Serverの違い
    1. SharePoint Online(クラウド型)
    2. SharePoint Server(オンプレミス型)
  3. SharePoint Onlineの主な機能
    1. 1. ポータルサイト作成
    2. 2. ドキュメントライブラリ(ファイル共有)
    3. 3. リスト機能
    4. 4. ページ機能
    5. 5. 検索機能
    6. 6. バージョン管理
    7. 7. ワークフロー機能
    8. 8. アンケート機能
    9. 9. アクセス権限の管理
    10. 10. モバイルアプリ
  4. SharePoint Onlineのメリット
    1. 1. 情報の一元管理
    2. 2. リモートワークに対応
    3. 3. リアルタイムでの共同編集
    4. 4. セキュリティの強化
    5. 5. 初期費用・運用コストの削減
    6. 6. Office製品との連携
    7. 7. 業務の効率化
    8. 8. スケーラビリティ
  5. OneDrive・Teamsとの違い
    1. SharePoint Online vs OneDrive for Business
    2. SharePoint Online vs Microsoft Teams
    3. 3つのツールの関係図
  6. SharePoint Onlineの料金プラン
    1. Microsoft 365に含まれる
    2. SharePoint Online単体プラン
  7. SharePoint Onlineの活用事例
    1. 1. 社内ポータルサイト
    2. 2. プロジェクト管理
    3. 3. ドキュメント管理
    4. 4. ナレッジ共有
    5. 5. 部門サイト
    6. 6. 外部との共有
    7. 7. イントラネット構築
  8. SharePoint Onlineを始める方法
    1. 1. Microsoft 365を契約
    2. 2. SharePointにアクセス
    3. 3. 最初のサイトを作成
    4. 4. コンテンツを追加
  9. よくある質問
    1. Q1: SharePoint OnlineとSharePoint Serverはどちらを選ぶべきですか?
    2. Q2: SharePointは難しくないですか?
    3. Q3: SharePointにはどれくらいのデータを保存できますか?
    4. Q4: モバイルからも使えますか?
    5. Q5: 社外の人とファイルを共有できますか?
    6. Q6: OneDriveとSharePointを併用する必要はありますか?
    7. Q7: Teamsがあれば、SharePointは不要では?
    8. Q8: SharePointにバックアップ機能はありますか?
    9. Q9: SharePointでワークフローを作成するには?
    10. Q10: SharePointの導入には何日かかりますか?
  10. まとめ
  11. 参考情報

SharePoint Onlineとは?

SharePoint Onlineは、Microsoft 365に含まれるクラウド型の情報共有・コラボレーションプラットフォームです。

簡単に言うと

  • ファイルを共有・管理できるクラウドストレージ
  • 社内ポータルサイトを作成できる
  • チームで情報を共有・管理できる
  • インターネットがあればどこからでもアクセスできる

Microsoft 365を契約していれば、追加料金なしで利用できます。

SharePointの歴史

SharePointは2001年に誕生し、20年以上の歴史を持つ製品です。
現在では、世界中の20万以上の組織で、1億9000万人以上が利用しています。

当初は文書管理やコラボレーションツールとして始まりましたが、現在では企業のデジタルワークプレイスの中核を担う総合プラットフォームに進化しています。

SharePoint OnlineとSharePoint Serverの違い

SharePointには、大きく分けて2種類があります。

SharePoint Online(クラウド型)

クラウド上で動作するSharePointです。

特徴

  • インターネット経由でどこからでもアクセス可能
  • サーバーの管理やメンテナンスはMicrosoftが実施
  • 常に最新の機能が利用できる
  • 初期費用が不要
  • Microsoft 365に含まれている

向いている企業

  • 中小企業
  • リモートワークを推進している企業
  • IT部門のリソースが限られている企業
  • 素早く導入したい企業

SharePoint Server(オンプレミス型)

自社のサーバーにインストールして使うSharePointです。

特徴

  • 社内ネットワークで動作
  • サーバーの管理・メンテナンスは自社で実施
  • カスタマイズの自由度が高い
  • 初期投資とランニングコストが必要
  • 最新版はSharePoint Server Subscription Edition

向いている企業

  • 大企業
  • 高度なセキュリティが必要な企業
  • データを社内で管理したい企業
  • 既存システムと深く統合したい企業

現在、Microsoftの開発リソースの多くはSharePoint Onlineに向けられており、新機能の多くはOnlineが先行して提供されます。

SharePoint Onlineの主な機能

SharePoint Onlineには、さまざまな機能があります。
ここでは、代表的な機能を紹介します。

1. ポータルサイト作成

社内向けのWebサイト(ポータルサイト)を簡単に作成できます。

作成できるサイトの種類

チームサイト
特定のチームやプロジェクト向けのサイトです。
メンバー間でファイルや情報を共有します。

Microsoft Teamsでチームを作成すると、自動的にチームサイトも作成されます。

コミュニケーションサイト
全社や部門全体に情報を発信するサイトです。
ニュース、お知らせ、社内規定などを掲載します。

ハブサイト
複数のサイトをまとめて管理できるサイトです。
関連するサイトをグループ化して、ナビゲーションを統一できます。

作成方法

  • テンプレートを選んで作成
  • ドラッグ&ドロップで簡単に編集
  • プログラミング知識は不要

2. ドキュメントライブラリ(ファイル共有)

ファイルをクラウド上に保存し、チームで共有できます。

できること

  • ファイルのアップロード・ダウンロード
  • フォルダの作成・整理
  • アクセス権限の設定
  • バージョン履歴の管理
  • 複数人での同時編集
  • ファイルのチェックイン・チェックアウト

対応ファイル

  • Word、Excel、PowerPoint
  • PDF
  • 画像ファイル
  • 動画ファイル
  • その他、ほぼすべてのファイル形式

ストレージ容量

  • 組織全体で1TB
  • ユーザー1人あたり10GB追加
  • 合計: 1TB + (ユーザー数 × 10GB)

例: 100人の組織 → 1TB + 1TB = 2TB

3. リスト機能

Excelの表のようにデータを管理できます。

使用例

  • タスク管理
  • 問い合わせ管理
  • 顧客リスト
  • 在庫管理
  • イベント管理

Excelとの違い

  • 複数人で同時にアクセス・編集できる
  • データの種類に応じた列を設定できる(テキスト、数値、日付、選択肢、ユーザーなど)
  • ビュー(表示形式)を複数作成できる
  • 権限を細かく設定できる

4. ページ機能

Webページを作成できます。

できること

  • テキスト、画像、動画の配置
  • Webパーツの追加(カレンダー、ニュース、ドキュメントなど)
  • レイアウトのカスタマイズ
  • モバイル対応のレスポンシブデザイン

使用例

  • 部署のホームページ
  • プロジェクトの進捗報告ページ
  • 社内マニュアル
  • FAQ

5. 検索機能

SharePoint内のあらゆる情報を検索できます。

検索できる範囲

  • ドキュメント(ファイルの中身も検索)
  • リスト
  • サイト
  • ページ
  • OneDrive for Business
  • Microsoft Teams

検索の特徴

  • 全文検索が可能
  • メタデータ(タグ)での絞り込み
  • ファイルの種類や日付での絞り込み
  • AI機能による関連性の高い結果の表示

6. バージョン管理

ファイルの変更履歴を自動保存します。

できること

  • 過去のバージョンを確認
  • 以前のバージョンに復元
  • 誰がいつ変更したかを確認
  • 変更内容の比較

メリット

  • 誤って上書きしても復元できる
  • ファイルの変更履歴を追跡できる
  • 監査証跡として利用できる

7. ワークフロー機能

業務プロセスを自動化できます。

標準のワークフロー

  • 承認ワークフロー(稟議、申請など)
  • フィードバック収集
  • 署名収集

Power Automateとの連携
より高度な自動化が可能です。

自動化できる例

  • ファイルがアップロードされたら通知
  • 承認フローの自動化
  • 他のシステムとのデータ連携
  • 定期的なレポート作成

8. アンケート機能

簡単にアンケートを作成・収集できます。

回答形式

  • 選択肢(単一選択・複数選択)
  • 数値入力
  • 自由記述
  • 日付選択

使用例

  • 社内意識調査
  • イベント出欠確認
  • 顧客満足度調査
  • プロジェクトフィードバック

9. アクセス権限の管理

情報へのアクセスを細かく制御できます。

権限レベル

  • フルコントロール: すべての操作が可能
  • デザイン: サイトのデザイン変更が可能
  • 編集: コンテンツの編集が可能
  • 投稿: コンテンツの追加・編集が可能
  • 読み取り: 閲覧のみ可能

設定できる単位

  • サイト全体
  • ドキュメントライブラリ
  • フォルダ
  • 個別ファイル
  • リスト
  • リストアイテム

10. モバイルアプリ

スマートフォン・タブレットからアクセスできます。

できること

  • ファイルの閲覧・編集
  • サイトの閲覧
  • 検索
  • 通知の受信
  • オフライン閲覧(一部)

対応OS

  • iOS
  • Android

SharePoint Onlineのメリット

SharePoint Onlineを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

1. 情報の一元管理

組織内の情報を1か所に集約できます。

メリット

  • 必要な情報がすぐに見つかる
  • 情報の散在を防げる
  • 情報の最新版を共有できる
  • ファイルサーバーの代替になる

従来の課題を解決

  • ファイルがどこにあるかわからない → 検索機能で素早く発見
  • バージョンがわからない → 常に最新版を共有
  • 誰が持っているかわからない → 中央で管理

2. リモートワークに対応

インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできます。

利用シーン

  • 自宅からのリモートワーク
  • 出張先・外出先
  • カフェなどのコワーキングスペース
  • 海外からのアクセス

対応デバイス

  • Windows PC
  • Mac
  • スマートフォン(iOS / Android)
  • タブレット(iPad / Androidタブレット)

3. リアルタイムでの共同編集

複数人が同時にファイルを編集できます。

できること

  • Word、Excel、PowerPointをブラウザ上で編集
  • 同時に複数人が編集
  • 変更内容がリアルタイムで反映
  • 誰が編集しているかが表示される

メリット

  • ファイルのやり取りが不要
  • 最新版の管理が楽
  • 作業効率が向上
  • メールでのファイル送信が減る

4. セキュリティの強化

エンタープライズレベルのセキュリティを利用できます。

セキュリティ機能

  • データの暗号化(転送時・保存時)
  • 多要素認証(MFA)
  • アクセス権限の細かい設定
  • データ損失防止(DLP)
  • 監査ログ
  • バックアップ機能

コンプライアンス対応

  • GDPR
  • ISO 27001
  • SOC 2
  • HIPAA

Microsoftがセキュリティ対策とアップデートを実施するため、常に最新のセキュリティを維持できます。

5. 初期費用・運用コストの削減

オンプレミス型と比較して、大幅にコストを削減できます。

削減できるコスト

  • サーバー購入費用
  • サーバー設置場所
  • 電気代
  • サーバー管理者の人件費
  • メンテナンス費用
  • バックアップ設備

月額料金のみ
Microsoft 365の月額料金に含まれているため、追加料金は不要です。

6. Office製品との連携

Word、Excel、PowerPointなどとシームレスに連携します。

連携例

  • SharePoint上でOfficeファイルを直接編集
  • Outlookでスケジュール管理
  • Teamsでファイル共有
  • OneDriveと同期

メリット

  • 使い慣れたツールで作業できる
  • 特別な設定やツールが不要
  • 学習コストが低い

7. 業務の効率化

さまざまな機能により、業務を効率化できます。

効率化の例

  • ワークフローで承認業務を自動化
  • 検索機能で情報をすぐに発見
  • テンプレートで素早くサイト作成
  • モバイルアプリで外出先から作業

削減できる時間

  • ファイルを探す時間
  • メールでのファイル送受信の時間
  • 承認待ちの時間
  • 会議の時間(情報共有の会議が減る)

8. スケーラビリティ

組織の成長に合わせて柔軟に拡張できます。

拡張できる要素

  • ユーザー数
  • ストレージ容量
  • サイト数
  • 機能

メリット

  • 小規模から始められる
  • 大規模になっても対応できる
  • インフラの再構築が不要

OneDrive・Teamsとの違い

SharePoint Onlineは、OneDriveやTeamsとどう違うのでしょうか。

SharePoint Online vs OneDrive for Business

OneDriveもSharePoint Onlineも、どちらもファイルを保存・共有できます。
しかし、用途が異なります。

項目SharePoint OnlineOneDrive for Business
用途組織・チーム向け個人向け
主な使い方チームでの情報共有個人ファイルの保存
ポータルサイト作成可能作成不可
アクセス権限細かく設定可能シンプル
ストレージ組織全体で共有個人ごとに割り当て
同期可能可能
ワークフロー利用可能利用不可

使い分けの例

  • OneDrive: 個人の作業ファイル、下書き、一時ファイル
  • SharePoint: チームの共有資料、正式文書、部門資料、プロジェクト資料

技術的な関係
実は、OneDrive for BusinessはSharePointの技術をベースに作られています。
OneDriveの各ユーザーには、SharePointの個人用サイトが割り当てられています。

SharePoint Online vs Microsoft Teams

TeamsとSharePoint Onlineも、どちらも情報共有やコラボレーションに使えます。

項目SharePoint OnlineMicrosoft Teams
主な用途情報管理・共有コミュニケーション
対象大規模・不特定多数個人・チーム
チャットなしあり
ビデオ会議なしあり
ファイル共有ありあり(実体はSharePoint)
ポータルサイト作成可能作成不可
掲示板ありなし
リアルタイム性低い高い

使い分けの例

  • SharePoint: 全社への告知、正式な情報共有、ドキュメント管理
  • Teams: 日常的なコミュニケーション、会議、カジュアルな情報共有

連携
SharePointとTeamsは深く連携しています。
Teamsでチームを作成すると、自動的にSharePointのチームサイトも作成されます。
Teamsでファイルを共有すると、実際にはSharePointに保存されます。

3つのツールの関係図

【個人の作業】
OneDrive for Business
↓
【チームのコラボレーション】
Microsoft Teams ← 連携 → SharePoint チームサイト
↓
【組織全体への情報発信】
SharePoint コミュニケーションサイト

ベストプラクティス

  1. 個人の作業ファイルはOneDriveに保存
  2. チームでの日常的なやり取りはTeamsで実施
  3. チームの重要文書はTeamsを通じてSharePointに保存
  4. 組織全体への情報発信はSharePointのコミュニケーションサイトで実施

SharePoint Onlineの料金プラン

SharePoint Onlineは、単体でも利用できますが、通常はMicrosoft 365の一部として利用します。

Microsoft 365に含まれる

以下のMicrosoft 365プランには、SharePoint Onlineが含まれています。

一般企業向け

  • Microsoft 365 Business Basic: 月額750円/ユーザー
  • Microsoft 365 Business Standard: 月額1,560円/ユーザー
  • Microsoft 365 Business Premium: 月額2,750円/ユーザー

大企業向け

  • Microsoft 365 E3: 月額4,500円/ユーザー
  • Microsoft 365 E5: 月額7,130円/ユーザー

教育機関向け

  • Microsoft 365 A1: 無料
  • Microsoft 365 A3: 有料
  • Microsoft 365 A5: 有料

※価格は2025年1月時点のものです。最新の価格はMicrosoftの公式サイトでご確認ください。

SharePoint Online単体プラン

SharePoint Onlineだけを利用したい場合、単体プランもあります。

  • SharePoint Online (Plan 1): 月額650円/ユーザー
  • SharePoint Online (Plan 2): 月額1,310円/ユーザー

Plan 1とPlan 2の違い

  • Plan 2: より高度な機能が利用可能(コンプライアンス機能、高度な分析など)

おすすめ
通常はMicrosoft 365を契約する方がお得です。
Microsoft 365には、Office アプリ(Word、Excel、PowerPoint)、Teams、OneDriveなども含まれます。

SharePoint Onlineの活用事例

実際に、SharePoint Onlineはどのように活用されているのでしょうか。

1. 社内ポータルサイト

全社員がアクセスする情報のハブとして活用します。

掲載する情報

  • 社内ニュース
  • 経営メッセージ
  • 社内規定・マニュアル
  • 各部署へのリンク
  • 社内イベント情報
  • FAQ
  • 休暇申請フォーム

メリット

  • 情報が一か所に集約される
  • 最新情報がすぐに全社に届く
  • 社員が自分で情報を探せる
  • 問い合わせが減る

2. プロジェクト管理

プロジェクトごとにサイトを作成し、情報を管理します。

管理する情報

  • プロジェクト計画書
  • 議事録
  • タスクリスト
  • 進捗状況
  • 成果物
  • スケジュール

メリット

  • プロジェクトメンバーが常に最新情報を確認できる
  • 過去の情報を簡単に検索できる
  • 情報の引き継ぎがスムーズ

3. ドキュメント管理

契約書、提案書、マニュアルなどを管理します。

管理できる文書

  • 契約書
  • 提案書
  • 見積書
  • 設計書
  • 操作マニュアル
  • 社内規定

メリット

  • バージョン管理で変更履歴を追跡
  • 承認ワークフローで稟議を自動化
  • アクセス権限で機密情報を保護
  • 検索機能で素早く発見

4. ナレッジ共有

社内のノウハウや知識を蓄積・共有します。

共有する情報

  • 業務マニュアル
  • トラブルシューティング
  • ベストプラクティス
  • 顧客事例
  • 製品情報

メリット

  • 属人化を防げる
  • 新入社員の教育コストが下がる
  • 同じ質問が減る
  • 組織全体のスキルが向上

5. 部門サイト

各部門ごとにサイトを作成します。

営業部門

  • 営業資料
  • 顧客リスト
  • 売上データ
  • 競合分析

人事部門

  • 就業規則
  • 休暇申請フォーム
  • 社員名簿
  • 評価シート

IT部門

  • システムマニュアル
  • トラブルシューティング
  • ライセンス管理
  • IT資産管理

6. 外部との共有

社外のパートナーや顧客とも情報を共有できます。

共有する情報

  • プロジェクト資料
  • 納品物
  • 仕様書
  • 進捗報告

セキュリティ設定

  • 外部ユーザーごとにアクセス権限を設定
  • 有効期限を設定
  • パスワード保護
  • ダウンロード禁止

7. イントラネット構築

従来の社内イントラネットをSharePointで構築します。

機能

  • 社内ニュース配信
  • 部門ページ
  • 社員ディレクトリ
  • 社内検索
  • リンク集
  • カレンダー

メリット

  • サーバー構築が不要
  • HTMLの知識がなくても作成できる
  • モバイル対応
  • 常に最新の機能が使える

SharePoint Onlineを始める方法

SharePoint Onlineの利用を開始する手順を説明します。

1. Microsoft 365を契約

すでにMicrosoft 365を契約している場合は、この手順は不要です。

契約方法

  1. Microsoft公式サイトにアクセス
  2. プランを選択
  3. アカウント情報を入力
  4. 支払い方法を設定
  5. 契約完了

無料試用版
30日間の無料試用版もあります。

2. SharePointにアクセス

方法1: Microsoft 365ホームからアクセス

  1. office.comにアクセス
  2. サインイン
  3. アプリランチャー(9つの点)をクリック
  4. 「SharePoint」を選択

方法2: 直接アクセス
https://組織名.sharepoint.comにアクセス

3. 最初のサイトを作成

手順

  1. 「+ サイトの作成」をクリック
  2. サイトの種類を選択(チームサイトorコミュニケーションサイト)
  3. サイト名を入力
  4. メンバーを追加(チームサイトの場合)
  5. 「完了」をクリック

数秒でサイトが作成されます。

4. コンテンツを追加

ページの追加

  1. 「+ 新規」→「ページ」
  2. ページ名を入力
  3. コンテンツを追加(テキスト、画像、Webパーツなど)
  4. 「発行」をクリック

ファイルのアップロード

  1. 「ドキュメント」をクリック
  2. ドラッグ&ドロップでファイルをアップロード

リストの作成

  1. 「+ 新規」→「リスト」
  2. リスト名を入力
  3. 列を追加
  4. データを入力

よくある質問

Q1: SharePoint OnlineとSharePoint Serverはどちらを選ぶべきですか?

ほとんどの場合、SharePoint Onlineがおすすめです。

SharePoint Onlineを選ぶべき企業

  • 初期費用を抑えたい
  • 素早く導入したい
  • IT部門のリソースが限られている
  • リモートワークを推進している
  • 常に最新機能を使いたい

SharePoint Serverを選ぶべき企業

  • データを社外に出せない規制がある
  • 既存システムとの深い統合が必要
  • 非常に高度なカスタマイズが必要
  • インターネット接続が不安定な環境

Q2: SharePointは難しくないですか?

基本的な使い方は簡単です。

簡単にできること

  • ファイルのアップロード・ダウンロード
  • サイトの作成(テンプレート使用)
  • ページの作成(ドラッグ&ドロップ)
  • リストの作成(Excelに似た操作)

やや難しいこと

  • 複雑なワークフローの作成
  • 高度なカスタマイズ
  • 権限設計

最初は簡単な機能から始めて、徐々に高度な機能を学ぶことをおすすめします。

Q3: SharePointにはどれくらいのデータを保存できますか?

ストレージ容量

  • 組織全体: 1TB
  • ユーザー1人あたり: 10GB追加
  • 合計: 1TB + (ユーザー数 × 10GB)

  • 10人の組織: 1TB + 100GB = 1.1TB
  • 100人の組織: 1TB + 1TB = 2TB
  • 1000人の組織: 1TB + 10TB = 11TB

追加購入
容量が足りない場合、追加購入も可能です。

ファイルサイズの上限

  • 1ファイルあたり: 最大15GB(設定により250GB)

Q4: モバイルからも使えますか?

使えます。

対応デバイス

  • iPhone / iPad
  • Androidスマートフォン / タブレット

モバイルアプリでできること

  • ファイルの閲覧・編集
  • サイトの閲覧
  • 検索
  • 通知の受信
  • カメラで撮影した写真をアップロード

制限

  • サイトの作成・編集はできない(閲覧のみ)
  • 一部の高度な機能は使えない

Q5: 社外の人とファイルを共有できますか?

できます。

共有方法

  1. 共有したいファイルを選択
  2. 「共有」をクリック
  3. メールアドレスを入力
  4. アクセス権限を設定
  5. 「送信」をクリック

セキュリティ設定

  • 閲覧のみ / 編集可能
  • 有効期限の設定
  • パスワード保護
  • ダウンロード禁止

組織の設定
管理者が外部共有を無効にしている場合、共有できません。

Q6: OneDriveとSharePointを併用する必要はありますか?

併用することをおすすめします。

使い分けの例

  • OneDrive: 個人の作業ファイル、下書き
  • SharePoint: チームで共有するファイル、正式文書

メリット

  • 個人のファイルとチームのファイルが混ざらない
  • ファイルの管理がしやすい
  • 検索しやすい

OneDriveとSharePointは連携しているため、切り替えも簡単です。

Q7: Teamsがあれば、SharePointは不要では?

Teamsだけでは足りない場合があります。

Teamsが得意なこと

  • リアルタイムコミュニケーション
  • ビデオ会議
  • チャット
  • 小規模なファイル共有

SharePointが得意なこと

  • 大規模な情報の管理・整理
  • ポータルサイトの構築
  • 全社への情報発信
  • 高度なドキュメント管理

実際は
TeamsとSharePointは裏で連携しています。
Teamsでファイルを共有すると、実際にはSharePointに保存されます。

おすすめ

  • 日常的なコミュニケーションはTeams
  • 組織的な情報管理はSharePoint

Q8: SharePointにバックアップ機能はありますか?

基本的なバックアップ機能があります。

標準機能

  • バージョン履歴: 過去のバージョンに復元可能
  • ごみ箱: 削除したファイルを93日間保持
  • サイトの復元: 削除したサイトを30日間保持

注意点
完全なバックアップではないため、重要なデータは以下の対策も検討してください。

追加対策

  • 定期的にエクスポート
  • サードパーティのバックアップサービスを利用
  • 重要ファイルのローカルコピー保持

Q9: SharePointでワークフローを作成するには?

2つの方法があります。

方法1: 標準のワークフロー
SharePointに組み込まれている簡単なワークフローです。

利用できるワークフロー:

  • 承認ワークフロー
  • フィードバック収集
  • 署名収集

方法2: Power Automateを使う
より高度で柔軟なワークフローを作成できます。

Power Automateの例

  • ファイルがアップロードされたら通知
  • 承認が完了したら別のシステムに登録
  • 毎月自動でレポートを作成

どちらを使うべきか

  • 簡単なワークフロー → 標準のワークフロー
  • 複雑なワークフロー → Power Automate

Q10: SharePointの導入には何日かかりますか?

環境により異なりますが、最短で即日可能です。

スピード導入(1日〜1週間)

  • テンプレートを使ってサイト作成
  • 基本的なファイル共有から開始
  • 段階的に機能を追加

標準導入(1〜3か月)

  • 要件定義
  • サイト設計
  • コンテンツ移行
  • ユーザートレーニング
  • 本稼働

大規模導入(3か月〜)

  • 詳細な設計
  • カスタマイズ開発
  • 既存システムとの統合
  • 段階的ロールアウト

おすすめ
小さく始めて、徐々に拡大することをおすすめします。

まとめ

SharePoint Onlineは、Microsoft 365に含まれる強力な情報共有・コラボレーションプラットフォームです。

SharePoint Onlineでできること

  • ポータルサイトの作成
  • ファイルの共有・管理
  • リストでのデータ管理
  • ワークフローの自動化
  • 検索機能で情報を素早く発見

主なメリット

  • 情報の一元管理
  • リモートワークに対応
  • リアルタイムでの共同編集
  • エンタープライズレベルのセキュリティ
  • 初期費用・運用コストの削減
  • Office製品との連携

他ツールとの違い

  • OneDrive: 個人向けファイルストレージ
  • Teams: コミュニケーションツール
  • SharePoint: 組織的な情報管理プラットフォーム

料金
Microsoft 365に含まれているため、追加料金なしで利用できます。

活用事例

  • 社内ポータルサイト
  • プロジェクト管理
  • ドキュメント管理
  • ナレッジ共有
  • 部門サイト

始め方

  1. Microsoft 365を契約
  2. SharePointにアクセス
  3. サイトを作成
  4. コンテンツを追加

ポイント

  • 最初は小さく始める
  • テンプレートを活用する
  • 段階的に機能を追加する
  • ユーザーのトレーニングを実施する

SharePoint Onlineは多機能すぎて、最初は戸惑うかもしれません。
しかし、基本的な機能から始めれば、誰でも使えるようになります。

まずは、ファイル共有や簡単なサイト作成から始めてみましょう。
使っていくうちに、徐々に高度な機能も理解できるようになります。

SharePoint Onlineを活用して、組織の情報共有とコラボレーションを効率化しましょう。

参考情報

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