「SharePointとOneDriveって何が違うの?」
「どっちを使えばいいかわからない」
Microsoft 365を使っている人なら、一度はこんな疑問を持ったことがあるのではないでしょうか。
SharePointとOneDriveは、どちらもMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスです。
ファイルの保存や共有ができる点は共通していますが、実は用途や機能に大きな違いがあります。
この記事では、SharePointとOneDriveの違いを詳しく解説します。
それぞれの特徴や使い分けのポイントを理解すれば、業務効率を大幅に向上させることができます。
SharePointとOneDriveの基本的な違い
最も重要な違いは、利用対象の違いです。
OneDrive: 個人用のクラウドストレージ
ユーザー個人のファイルを保存・管理するための個人専用スペースです。
自分だけが使うファイルや、下書き段階の文書を保存するのに適しています。
SharePoint: チーム・組織用の情報共有プラットフォーム
複数の人が共同で作業するためのチームスペースです。
部署やプロジェクトチームで情報を共有し、共同編集するのに適しています。
例えるなら、OneDriveは「自分専用のロッカー」、SharePointは「チーム全員が使える共有スペース」のようなものです。
SharePointとは?
SharePointは、Microsoftが提供する企業向けの情報共有・管理プラットフォームです。
SharePointの主な機能
ポータルサイトの構築
部署やプロジェクトごとに専用のポータルサイトを作成できます。
社内イントラネットとして、お知らせや重要情報を掲載することも可能です。
ファイル共有とドキュメント管理
チーム全体でファイルを共有し、同時編集できます。
バージョン管理機能により、過去の編集履歴も追跡できます。
ワークフロー機能
承認プロセスなどの業務フローを自動化できます。
例えば、経費申請や休暇申請などをSharePoint上で完結させることができます。
リスト機能
スケジュール管理、タスク管理、連絡先管理などに使えるリスト機能があります。
簡易的なデータベースとしても活用できます。
検索機能
組織内のドキュメントを横断的に検索できます。
必要な情報を素早く見つけることができます。
SharePointの特徴
SharePointは、単なるファイル保管庫ではありません。
情報共有の基盤として、組織全体のコミュニケーションを促進するプラットフォームです。
Microsoft Teamsと深く連携しており、Teamsのチャネルで共有されるファイルは、実際にはSharePointに保存されています。
OneDriveとは?
OneDriveは、Microsoftが提供する個人向けクラウドストレージサービスです。
OneDriveの主な機能
ファイルの保存と同期
パソコン、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイス間でファイルを同期できます。
オフラインでもファイルにアクセスでき、オンラインになると自動的に同期されます。
ファイル共有
特定の人とファイルを共有できます。
共有相手に閲覧のみ許可するか、編集も許可するかを選択できます。
バージョン管理
ファイルの変更履歴が自動的に保存されます。
間違って上書きしてしまっても、以前のバージョンに戻せます。
ファイルオンデマンド
クラウド上のファイルをすべてローカルにダウンロードせず、必要な時だけダウンロードできます。
パソコンのストレージ容量を節約できます。
自動バックアップ
デスクトップやドキュメントフォルダを自動的にOneDriveにバックアップできます。
パソコンが壊れてもファイルは安全です。
OneDriveの特徴
OneDriveは、個人のファイル管理に特化したサービスです。
自分だけが使うファイルや、まだ共有する準備ができていないファイルを保存するのに最適です。
Microsoft 365のアプリケーション(Word、Excel、PowerPointなど)と緊密に統合されており、ブラウザ上でも編集できます。
SharePointとOneDriveの比較表
| 比較項目 | SharePoint | OneDrive |
|---|---|---|
| 主な用途 | チーム・組織での情報共有 | 個人のファイル管理 |
| 対象ユーザー | 複数人(部署、プロジェクトチームなど) | 個人 |
| ストレージ容量 | 組織全体で1TB + ユーザー数 × 10GB | 1ユーザーあたり1TB |
| アクセス権限 | サイト単位、リスト単位で設定 | ファイル・フォルダ単位で設定 |
| ポータルサイト作成 | 可能 | 不可 |
| ワークフロー機能 | あり | なし |
| 初期の共有設定 | チームメンバーに公開 | プライベート(共有しない限り自分だけ) |
| 料金 | Microsoft 365に含まれる | Microsoft 365に含まれる(無料版もあり) |
SharePointとOneDriveのストレージ容量の違い
ストレージ容量の計算方法も異なります。
OneDriveの容量
ビジネスプラン
1ユーザーあたり1TBのストレージが割り当てられます。
ユーザーごとに独立しており、他のユーザーのストレージとは共有されません。
個人向け無料プラン
5GBまで無料で利用できます。
個人向け有料プラン
100GBプランや1TBプランなど、容量に応じたプランがあります。
SharePointの容量
基本容量
組織全体で1TB + ライセンス数 × 10GB
例えば、50ユーザーの組織なら:
1TB + (50 × 10GB) = 1.5TB
この容量を組織全体で共有します。
追加購入
必要に応じて追加のストレージを購入できます。
SharePointとOneDriveの使い分け
どちらを使うべきか迷った時は、以下の基準で判断してください。
OneDriveを使うべき場面
個人の作業ファイル
自分だけが使う作業ファイルや、下書き段階の文書はOneDriveに保存します。
一時的なファイル
まだ他の人に見せる準備ができていないファイルもOneDriveが適しています。
個人的な資料
研修資料や参考資料など、個人で保管したい情報もOneDriveに保存できます。
少人数での一時的な共有
1〜2人と一時的にファイルを共有する場合も、OneDriveで十分です。
例
- 会議用のメモ
- 自分用のアイデア帳
- 個人の業務マニュアル
- プライベートな写真や動画
SharePointを使うべき場面
チームでの共同作業
複数人で同じファイルを編集する場合は、SharePointを使います。
部署やプロジェクトの共有資料
チーム全員がアクセスする必要がある資料はSharePointに保存します。
長期的に保管する文書
組織として保管する必要がある重要文書はSharePointが適しています。
ポータルサイトが必要な場合
社内イントラネットや部署のポータルサイトを作る場合は、SharePointを選びます。
例
- プロジェクトの企画書
- 部署の共有資料
- 業務マニュアル
- 議事録
- 顧客情報データベース
OneDriveとSharePointの連携
OneDriveとSharePointは、独立したサービスではなく、連携して使うことができます。
OneDriveからSharePointへの移動
個人で作成したファイルが、プロジェクトで必要になった場合、OneDriveからSharePointに移動できます。
- OneDriveでファイルを選択
- 「移動先」または「コピー先」をクリック
- SharePointのライブラリを選択
SharePointファイルをOneDriveに同期
SharePointのファイルをOneDriveに同期すると、オフラインでもアクセスできます。
- SharePointライブラリを開く
- 「同期」ボタンをクリック
- ローカルのOneDriveフォルダにファイルが同期されます
Microsoft Teamsとの関係
Microsoft Teamsを使っている場合、以下のように連携しています。
チャネルのファイル → SharePoint
Teamsのチャネルで共有されたファイルは、自動的にSharePointに保存されます。
チャットのファイル → OneDrive
Teamsのチャット(1対1や小グループ)で共有したファイルは、送信者のOneDriveに保存されます。
SharePointとOneDriveのセキュリティ
どちらもMicrosoft 365のセキュリティ機能で保護されています。
共通のセキュリティ機能
暗号化
保存時と転送時の両方でデータが暗号化されます。
二段階認証
アカウントのセキュリティを強化できます。
バージョン履歴
誤って削除・変更したファイルを復元できます。
アクセスログ
誰がいつファイルにアクセスしたか記録されます。
アクセス権限の違い
OneDrive
ファイルやフォルダ単位で、個別に共有相手と権限を設定します。
デフォルトではプライベート(自分だけがアクセス可能)です。
SharePoint
サイト、ライブラリ、フォルダ、ファイルの各レベルで権限を設定できます。
チームサイトでは、サイトメンバー全員が最初からアクセスできます。
アカウント削除時の注意点
従業員が退職する場合など、アカウントを削除する際は注意が必要です。
OneDriveの場合
アカウント削除後、OneDriveのファイルは通常30日間保持されます。
その後、完全に削除されます。
対処法
- 退職前に重要なファイルをSharePointに移動する
- 管理者が削除前に他のユーザーにアクセス権を付与する
- 管理者がファイルをエクスポートする
SharePointの場合
SharePointのファイルは、個人のアカウントに紐付いていません。
従業員が退職してもファイルは残り続けます。
これが、組織として保管すべきファイルはSharePointに保存すべき理由です。
よくある質問
両方とも使わないといけないの?
Microsoft 365を契約すると、両方が使えるようになります。
用途に応じて使い分けることで、より効率的に業務を進められます。
OneDriveだけで十分じゃない?
小規模な組織や少人数のチームなら、OneDriveだけでも機能します。
ただし、組織が成長するにつれて、SharePointの必要性が高まります。
SharePointのファイルはどこに保存されるの?
SharePointのファイルは、Microsoftのクラウドサーバーに保存されます。
物理的な場所は、契約時に選択したデータセンターの場所によります。
外部の人とも共有できる?
どちらも外部ユーザー(ゲストユーザー)との共有が可能です。
ただし、組織の管理者が外部共有を許可している必要があります。
モバイルアプリはある?
OneDriveとSharePointのそれぞれに専用のモバイルアプリがあります。
スマートフォンやタブレットから、いつでもファイルにアクセスできます。
無料で使える?
個人向け
OneDriveは5GBまで無料で使えます。
ビジネス向け
Microsoft 365のビジネスプランに含まれており、別途料金はかかりません。
効果的な活用方法
SharePointとOneDriveを効果的に活用するためのヒントを紹介します。
ファイルの整理ルールを決める
個人の作業ファイル → OneDrive
下書きや個人的なメモはOneDriveに保存します。
チームの共有ファイル → SharePoint
完成した文書や共有が必要な資料はSharePointに移動します。
フォルダ構造を統一する
チーム全体で同じフォルダ構造を使うと、ファイルが探しやすくなります。
SharePointのテンプレート機能を活用しましょう。
命名規則を決める
ファイル名やフォルダ名のルールを決めておくと、検索しやすくなります。
例:
20260123_企画書_最終版.docxプロジェクトX/議事録/2026年1月/
定期的なクリーンアップ
不要になったファイルは削除し、ストレージ容量を最適化しましょう。
OneDriveとSharePointの両方に、ゴミ箱機能があり、一定期間は復元可能です。
ショートカット機能を活用
SharePointのファイルやフォルダのショートカットをOneDriveに作成できます。
頻繁にアクセスするSharePointファイルへ、OneDriveから直接アクセスできて便利です。
まとめ
SharePointとOneDriveの違いを理解することは、Microsoft 365を効果的に活用する第一歩です。
基本的な違い
- OneDrive: 個人用のクラウドストレージ
- SharePoint: チーム・組織用の情報共有プラットフォーム
使い分けのポイント
- 個人で使うファイル → OneDrive
- チームで共有するファイル → SharePoint
- 下書き段階 → OneDrive
- 完成版・公開用 → SharePoint
- 一時的な共有 → OneDrive
- 継続的な共同作業 → SharePoint
重要な注意点
アカウント削除時、OneDriveのファイルは失われますが、SharePointのファイルは残ります。
組織として保管すべき重要なファイルは、必ずSharePointに保存してください。
両方のツールを適切に使い分けることで、ファイル管理が効率化され、チームの生産性が向上します。
自分の業務スタイルや組織のニーズに合わせて、最適な使い方を見つけましょう。
コメント