SharePointの使い方完全ガイド!ファイルアップロードから共同編集まで徹底解説

「SharePointにファイルをアップロードする方法がわからない」
「チームでファイルを共有したいけど、どうすればいいの?」

SharePointを初めて使う方は、こんな疑問を持つことが多いのではないでしょうか。

SharePointは、Microsoft 365に含まれる企業向けの情報共有プラットフォームです。
ファイルをチームで共有したり、共同で編集したりと、業務効率を大幅に向上させることができます。

この記事では、SharePointの基本的な使い方から、ファイルアップロードの具体的な手順まで、わかりやすく解説します。

SharePointとは?

SharePointは、Microsoftが提供する企業向けの情報共有・ドキュメント管理システムです。

主な機能

• チームでのファイル共有
• 複数人での同時編集
• バージョン管理(編集履歴の保存)
• ポータルサイトの作成
• ワークフローの自動化

クラウド上にファイルを保存するため、いつでもどこからでもアクセスできます。
オフィスにいなくても、自宅やカフェから資料を確認・編集できるのが大きな特徴です。

SharePointにアクセスする方法

ファイルをアップロードする前に、まずSharePointにアクセスする必要があります。

手順1: Microsoft 365にサインイン

1. ブラウザでhttps://www.office.comを開く
2. 職場のメールアドレスとパスワードを入力してサインイン
3. Microsoft 365のホーム画面が表示されます

手順2: SharePointを開く

1. 画面左上の「アプリ起動ツール」(9つの点のアイコン)をクリック
2. アプリ一覧から「SharePoint」を選択
3. SharePointのホーム画面が開きます

手順3: チームサイトにアクセス

1. SharePointホーム画面に、自分が参加しているチームサイトの一覧が表示されます
2. ファイルをアップロードしたいチームサイト名をクリック
3. チームサイトのトップページが開きます

ポイント
チームサイトが表示されない場合は、まだサイトに招待されていない可能性があります。
サイト管理者に確認してください。

ドキュメントライブラリとは?

SharePointでファイルを保存する場所を「ドキュメントライブラリ」と呼びます。

ドキュメントライブラリは、パソコンのフォルダのようなものです。
ここにファイルをアップロードすることで、チームメンバーと共有できます。

ドキュメントライブラリを開く方法

1. チームサイトのトップページで、左側のメニューから「ドキュメント」をクリック
2. ドキュメントライブラリが開きます

フォルダを作成する

ファイルをアップロードする前に、整理用のフォルダを作成しましょう。

フォルダ作成の手順

1. ドキュメントライブラリで、上部メニューの「新規」をクリック
2. ドロップダウンメニューから「フォルダ」を選択
3. フォルダ名を入力 例: 「2026年1月プロジェクト」「企画書」など
4. 「作成」ボタンをクリック

フォルダが作成されました。
フォルダ名をクリックすると、フォルダの中に移動できます。

フォルダ命名のポイント

• わかりやすい名前を付ける
• 日付を入れる(例: 2026-01_企画書)
• プロジェクト名や部署名を含める

ファイルをアップロードする方法

SharePointにファイルをアップロードする方法は3つあります。
自分に合った方法を選んでください。

方法1: アップロードボタンを使う(基本的な方法)

最も確実な方法です。

手順

1. ドキュメントライブラリまたはフォルダを開く
2. 上部メニューの「アップロード」をクリック
3. ドロップダウンメニューから「ファイル」を選択 複数のファイルをまとめてアップロードする場合は「フォルダ」を選択
4. パソコンのファイル選択画面が開きます
5. アップロードしたいファイルを選択 複数選択する方法

• Ctrlキーを押しながらクリック(Windows)
• Commandキーを押しながらクリック(Mac)

1. 「開く」ボタンをクリック
2. アップロードが始まります

アップロード完了後、ファイルがドキュメントライブラリに表示されます。

アップロード時間の目安

• 小さいファイル(数MB): 数秒
• 大きいファイル(数十MB〜数百MB): 数分
• 非常に大きいファイル(1GB近く): 10分以上

方法2: ドラッグ&ドロップ(便利な方法)

マウスでファイルを引っ張ってアップロードする方法です。

手順

1. パソコンのエクスプローラー(Windowsの場合)またはFinder(Macの場合)を開く
2. アップロードしたいファイルを探す
3. ファイルをドラッグ(マウスでつかんだまま移動)する
4. ブラウザのSharePointドキュメントライブラリにドロップ(離す)
5. 「+ コピー」という表示が出たら、マウスボタンを離す
6. ファイルが自動的にアップロードされます

対応ブラウザ

• Microsoft Edge(最も推奨)
• Google Chrome
• Mozilla Firefox

ポイント
ドラッグ&ドロップは、数個のファイルを素早くアップロードしたい時に便利です。

方法3: OneDrive同期を使う(上級者向け)

SharePointをパソコンのフォルダと同期する方法です。

メリット

• エクスプローラーから直接ファイルを追加できる
• オフラインでも作業可能
• 自動的に同期される

設定方法

1. ドキュメントライブラリを開く
2. 上部メニューの「同期」ボタンをクリック
3. OneDriveアプリが起動します
4. 「サインイン」をクリックして、職場アカウントでログイン
5. 同期設定を確認して「OK」をクリック
6. パソコンのエクスプローラーに「組織名 – サイト名」というフォルダが追加されます

同期後は、このフォルダにファイルをコピーするだけで、自動的にSharePointにアップロードされます。

新しいファイルをSharePointで直接作成する

SharePointでは、新しいファイルを直接作成することもできます。

新規ファイル作成の手順

1. ドキュメントライブラリを開く
2. 上部メニューの「新規」をクリック
3. 作成したいファイルの種類を選択

• Word文書
• Excel ブック
• PowerPoint プレゼンテーション
• OneNote ノートブック

1. 選択したアプリがブラウザで開きます
2. ファイル名を変更する場合は、上部のファイル名をクリックして変更
3. 内容を入力・編集
4. ファイルは自動保存されます(「自動保存 オン」と表示されます)

ファイルは自動的にSharePointのドキュメントライブラリに保存されます。

ファイルをアップロードできない時の対処法

アップロードがうまくいかない場合、以下を確認してください。

問題1: ファイルサイズが大きすぎる

制限
SharePointには、1ファイルあたり最大15GB(一部設定により250GB)という制限があります。

対処法

• ファイルを圧縮する
• ファイルを分割する
• 不要な画像や動画を削除して軽量化する

問題2: ファイル名が長すぎる

制限
ファイルのパス(保存場所とファイル名を含めた全体)は、400文字までです。

対処法

• ファイル名を短くする
• フォルダの階層を浅くする

問題3: ファイル名に使えない文字が含まれている

使用できない文字
以下の文字はファイル名に使えません。

• / \ : * ? " < > | #

対処法
ファイル名から上記の文字を削除または別の文字に置き換えてください。

問題4: アクセス権限がない

「アクセスが拒否されました」というエラーが出る場合、ドキュメントライブラリへのアップロード権限がありません。

対処法
サイト管理者に連絡して、編集権限を付与してもらってください。

問題5: インターネット接続が不安定

対処法

• Wi-Fi接続を確認する
• 有線LANに切り替える
• 別のネットワークで試す

問題6: ブラウザの問題

対処法

• ブラウザのキャッシュをクリアする
• 別のブラウザで試す(EdgeまたはChromeを推奨)
• ブラウザを最新版に更新する

アップロードしたファイルを共有する

ファイルをアップロードしたら、他の人と共有しましょう。

チームメンバーとの共有

チームサイトにアップロードしたファイルは、そのサイトのメンバー全員が自動的に閲覧できます。
特別な操作は必要ありません。

特定の人とだけ共有する

1. 共有したいファイルの右側にある「…」(三点リーダー)をクリック
2. 「共有」を選択
3. 共有したい人のメールアドレスを入力
4. 権限を選択

• 編集可能: ファイルを編集できる
• 表示可能: 閲覧のみ

1. 必要に応じてメッセージを入力
2. 「送信」をクリック

相手にメール通知が届き、ファイルにアクセスできるようになります。

共有リンクを作成する

1. ファイルの右側にある「…」をクリック
2. 「共有」を選択
3. 「リンクをコピー」をクリック
4. リンクの設定を選択

• 組織内のすべてのユーザー
• 特定のユーザー
• リンクを知っている全員(外部共有が許可されている場合)

1. 「コピー」をクリック
2. コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送る

ファイルを編集する

アップロードしたファイルは、SharePoint上で直接編集できます。

ブラウザで編集する

1. 編集したいファイル名をクリック
2. ファイルがブラウザで開きます
3. 内容を編集
4. 変更は自動的に保存されます

同時編集
複数の人が同じファイルを同時に編集できます。
他の人の変更もリアルタイムで表示されます。

デスクトップアプリで編集する

より高度な編集を行う場合は、デスクトップアプリを使います。

1. ファイルを開く
2. 上部の「デスクトップアプリで編集」をクリック
3. Word、Excel、PowerPointなどのアプリが起動します
4. 編集後、ファイルを保存すると自動的にSharePointに反映されます

バージョン履歴を確認する

SharePointは、ファイルの編集履歴を自動的に保存します。

バージョン履歴の確認方法

1. ファイルの右側にある「…」をクリック
2. 「バージョン履歴」を選択
3. 過去のバージョン一覧が表示されます 各バージョンには以下の情報が記録されています:

• 編集日時
• 編集者
• サイズ
• コメント(任意)

過去のバージョンに戻す

1. バージョン履歴を開く
2. 戻したいバージョンの右側にある「…」をクリック
3. 「復元」を選択

ファイルが選択したバージョンに戻ります。

ファイルをダウンロードする

SharePointのファイルをパソコンにダウンロードすることもできます。

ダウンロード方法

1. ダウンロードしたいファイルの左側にあるチェックボックスをクリック
2. 上部メニューの「ダウンロード」をクリック
3. ファイルがパソコンにダウンロードされます

複数ファイルのダウンロード
複数のファイルやフォルダを選択してダウンロードすると、ZIP形式で圧縮されてダウンロードされます。

注意点
ダウンロードしたファイルは、SharePointとは独立したコピーです。
ダウンロードしたファイルを編集しても、SharePoint上のファイルには反映されません。

ファイルを削除する

不要になったファイルは削除できます。

削除手順

1. 削除したいファイルの左側にあるチェックボックスをクリック
2. 上部メニューの「削除」をクリック
3. 確認メッセージが表示されたら「削除」をクリック

削除されたファイルは、ゴミ箱に移動します。

ゴミ箱から復元する

1. SharePointサイトの左メニューから「ゴミ箱」をクリック
2. 復元したいファイルを選択
3. 上部メニューの「復元」をクリック

ファイルが元の場所に復元されます。

保持期間
ゴミ箱のファイルは93日間保持されます。
それを過ぎると完全に削除され、復元できなくなります。

SharePoint活用のベストプラクティス

効率的にSharePointを使うためのコツを紹介します。

1. フォルダ構造を整理する

推奨される構造

ドキュメント/
├── 2026年/
│   ├── 01月/
│   └── 02月/
├── プロジェクトA/
│   ├── 企画書/
│   ├── 議事録/
│   └── 成果物/
└── 部署共有資料/

部署やプロジェクトごとにフォルダを分けると、ファイルが探しやすくなります。

2. ファイル命名規則を統一する

推奨される命名例

• 20260123_企画書_v1.0.docx
• プロジェクト名_文書種類_バージョン.拡張子

日付、内容、バージョンを含めると、後から見てもわかりやすくなります。

3. 古いファイルは定期的に整理する

不要になったファイルは削除またはアーカイブフォルダに移動しましょう。
ストレージ容量の節約にもなります。

4. 通知設定を活用する

重要なフォルダやファイルに通知を設定すると、変更があった時にメールで知らせてくれます。

通知設定方法

1. フォルダまたはファイルの「…」をクリック
2. 「通知」を選択
3. 通知条件を設定

5. メタデータを活用する

ファイルに追加情報(メタデータ)を設定すると、検索や分類が簡単になります。

例:

• プロジェクト名
• 文書種類
• ステータス(作成中/承認待ち/完成)
• 担当者

よくある質問

Q1: SharePointとOneDriveの違いは?

OneDrive: 個人用のファイル保存スペース
SharePoint: チームや組織でファイルを共有するスペース

個人で使うファイルはOneDrive、チームで共有するファイルはSharePointに保存します。

Q2: オフラインでも使える?

OneDrive同期を設定すれば、オフラインでもファイルにアクセスできます。
オンラインになると、自動的に変更が同期されます。

Q3: 外部の人とも共有できる?

管理者が許可している場合、外部ユーザーにもファイルを共有できます。
共有設定で「リンクを知っている全員」を選択してください。

Q4: ファイルが多すぎて見つからない

SharePointの検索機能を使いましょう。
画面上部の検索ボックスにキーワードを入力すると、ファイル内容も含めて検索できます。

Q5: スマートフォンからも使える?

SharePointモバイルアプリをインストールすれば、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

アプリダウンロード

• iOS: App Store
• Android: Google Play Store

Q6: 誰がファイルを見たか確認できる?

ファイルの詳細情報から、最終更新者や更新日時を確認できます。
詳細なアクセスログは、管理者のみ確認可能です。

Q7: ファイルにパスワードをかけられる?

SharePointのファイルには、個別にパスワードをかけることはできません。
代わりに、アクセス権限を設定して特定の人だけに公開します。

まとめ

SharePointへのファイルアップロードは、以下の3つの方法があります。

1. アップロードボタン: 最も確実な基本的な方法
2. ドラッグ&ドロップ: 素早く簡単にアップロード
3. OneDrive同期: 継続的に使う場合に便利

アップロード時の重要なポイント

• ファイル名は400文字以内に
• 特殊文字(/ \ : * ? ” < > | #)は使わない
• ファイルサイズの上限に注意
• わかりやすいフォルダ構造を作る
• 定期的に不要なファイルを整理する

SharePointを活用すれば、チームでのファイル共有や共同編集がスムーズになります。
リモートワークでも、全員が最新のファイルにアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。

最初は戸惑うかもしれませんが、この記事の手順に沿って操作すれば、誰でもすぐにSharePointを使いこなせるようになります。

まずは小さなファイルをアップロードして、基本操作に慣れることから始めてみましょう。

参考情報

• Microsoft サポート – ファイルとフォルダーをライブラリにアップロードする
• Microsoft サポート – ドキュメント ライブラリのファイルを作成、アップロードおよび共有する