SharePointの容量がどれくらい残っているか、気になったことはありませんか。
突然「容量不足」の警告が表示されて、ファイルのアップロードができなくなる前に、定期的な容量確認が重要です。
この記事では、SharePointの容量上限の計算方法から、実際の容量確認手順、容量を節約する方法まで詳しく解説します。
SharePointの容量上限の計算方法
SharePoint Onlineで利用できる容量は、契約しているライセンス数によって決まります。
基本的な計算式
SharePointの総容量は、以下の計算式で求められます。
総容量 = 基本容量1TB + (ライセンス数 × 10GB)
例えば、ライセンス数が50人の組織の場合は以下のようになります。
1TB + (50 × 10GB) = 1.5TB
この容量が組織全体で利用可能なストレージの上限となります。
プランによる違い
一部のプランでは計算方法が異なります。
Microsoft 365 F1、F3、Office 365 F3を契約している場合、契約ユーザー数にかかわらず1TBが上限となります。
Microsoft 365 E3で5人以上のユーザーを契約している場合は、容量無制限の個人用クラウドストレージが利用可能です。
単一サイトの上限
各サイトコレクション(単一サイト)の最大容量は25TBです。
この上限は、組織全体の容量が25TB未満の場合でも変わりません。
サイト内のライブラリ、フォルダ、リスト、サブサイトなどには個別の容量上限はなく、すべてサイトコレクションの上限に依存します。
容量上限を超えるとどうなる
SharePointの容量上限に達すると、以下の制限が発生します。
ファイルのアップロード不可
新しいファイルをアップロードできなくなります。
ファイルの編集制限
既存のファイルが読み取り専用になり、編集ができなくなります。
業務の停止
これらの制限により、SharePointを利用した業務が停止する可能性があります。
そのため、日常的に容量を監視し、余裕を持った運用が重要です。
容量確認方法1:サイト設定から確認する
個別のサイトの容量を確認する最も簡単な方法は、サイト設定から確認することです。
確認できる権限
この方法は、以下の権限を持つユーザーが利用できます。
- サイトの所有者
- サイトの管理者
- サイトコレクション管理者
一般のサイトメンバーや閲覧のみのユーザーは確認できません。
確認手順
- SharePointサイトにサインインします
- 画面右上の歯車アイコン(設定)をクリックします
- 「サイト情報」をクリックします
- 「すべてのサイト設定を表示」をクリックします
- 「サイトコレクションの管理」セクションの「記憶域メトリックス」をクリックします
記憶域メトリックスの画面が表示されます。
画面右上に、現在の使用容量と空き容量が表示されます。
記憶域メトリックスで確認できる情報
記憶域メトリックスでは、以下の情報を確認できます。
全体の容量と空き容量
サイト全体で使用している容量と残りの容量が表示されます。
フォルダ・ファイル別の使用量
各フォルダやファイルがどれくらいの容量を使用しているか、階層表示で確認できます。
サイズ順の並べ替え
サイズ列を降順に並べ替えることで、大容量のファイルを簡単に発見できます。
大容量ファイルの見つけ方
記憶域メトリックスを活用すると、効率的に大容量ファイルを見つけられます。
- サイズ列をクリックして降順に並べ替えます
- 検索ボックスで拡張子やファイル名を絞り込みます
- 画像やZIPファイルなど、特定の種類のファイルを検索します
これにより、重複ファイルや不要なデータを発見できます。
容量確認方法2:SharePoint管理センターから確認する
組織全体のSharePoint容量を確認するには、SharePoint管理センターを使用します。
確認できる権限
この方法は、以下の権限を持つユーザーのみが利用できます。
- Microsoft 365管理者(グローバル管理者)
- SharePoint管理者
一般ユーザーはSharePoint管理センターにアクセスできません。
確認手順
- Microsoft 365のアプリ起動ツール(画面左上の9つの点のアイコン)をクリックします
- 「管理者」タイルを選択してMicrosoft 365管理センターを開きます
- 左側のナビゲーションメニューで「すべてを表示」をクリックします
- 「管理センター」セクションにある「SharePoint」を選択します
- SharePoint管理センターの左側メニューから「サイト」を展開します
- 「アクティブなサイト」をクリックします
画面右上に、組織全体のストレージ使用量と合計容量がグラフと共に表示されます。
管理センターで確認できる情報
SharePoint管理センターでは、より詳細な情報を確認できます。
組織全体の使用量
すべてのサイトコレクションの合計使用量が表示されます。
各サイトの使用容量
各サイトコレクションがどれくらいの容量を使用しているか、一覧で確認できます。
使用済みストレージの列
サイト一覧の「使用済みストレージ」列で、各サイトの容量を確認できます。
この列をクリックすると、使用量の多い順に並べ替えることができます。
CSVエクスポート機能
管理センターでは、サイト一覧をCSV形式でエクスポートできます。
エクスポートしたデータを使用すると、Excelなどで詳細な分析が可能です。
容量の増加トレンドや、急激なスパイクを確認できます。
Microsoft 365管理センターでレポートを確認する
Microsoft 365管理センターでも、SharePointの容量に関するレポートを確認できます。
レポートの確認手順
- Microsoft 365管理センターにアクセスします
- 左側のメニューから「レポート」→「使用状況」を選択します
- 左側のナビゲーションペインで「SharePoint」を選択します
- 「ストレージ」タブを選択します
ストレージレポートが表示されます。
レポートで確認できる情報
テナント全体のストレージ使用量
組織全体で使用しているストレージの合計が表示されます。
ストレージクォータ
利用可能な総容量が表示されます。
利用可能なストレージ
残りの容量が表示されます。
過去180日間のトレンド
ストレージ消費量の推移がグラフで表示されます。
将来の予測
過去の使用状況に基づいた、将来のストレージ使用量の予測が表示されます。
レポートの更新頻度
このレポートは48〜72時間ごとに更新されます。
そのため、直近24〜48時間以内の変更は反映されていない可能性があります。
容量警告の通知
SharePointの使用量がクォータの80%を超えると、バナー通知が表示されます。
この通知により、容量不足になる前に対策を講じることができます。
ごみ箱の容量も確認する
SharePointで削除したデータは、ごみ箱に保管されます。
ごみ箱内のデータも容量にカウントされるため、定期的な確認が必要です。
ごみ箱の確認手順
- SharePointサイトで「設定」をクリックします
- 「サイトコンテンツ」を選択します
- 画面右上の「ごみ箱」をクリックします
ごみ箱内のデータが表示されます。
ごみ箱の削除方法
- ごみ箱内で削除したいデータを選択します
- 「選択したアイテムの削除」ボタンをクリックします
または、左上にある「ごみ箱を空にする」を選択すると、すべてのデータを一括削除できます。
ごみ箱を空にすることで、数GB〜数十GBの容量を確保できる場合があります。
定期的な削除のススメ
ごみ箱のデータは定期的に削除することをおすすめします。
1ヶ月に一度など、定期的なサイクルで実施すると、安定的に容量を確保できます。
これまで一度もごみ箱を削除していない場合、すぐに大きな容量を空けられる可能性があります。
容量を節約する3つの方法
容量不足に陥る前に、以下の方法で容量を節約しましょう。
1. 画像ファイルを最適化する
画像ファイルは容量を大きく消費します。
画像の圧縮
画質を保ちながらファイルサイズを小さくする圧縮ツールを使用します。
適切な解像度
Web表示のみの画像は、高解像度にする必要はありません。
適切なファイル形式
用途に応じて、JPEG、PNG、WebPなどの形式を使い分けます。
2. 不要なデータをこまめに削除する
定期的なデータ整理が重要です。
古いファイルの削除
プロジェクト終了後の一時ファイルやドラフトを削除します。
重複ファイルの削除
同じファイルが複数保存されていないか確認します。
大容量ZIPファイルの確認
記憶域メトリックスでZIPファイルを検索し、不要なものを削除します。
3. バージョン履歴の管理
SharePointはファイルのバージョン履歴を保存します。
バージョン数の制限
ライブラリの設定で、保存するバージョン数を制限します。
古いバージョンの削除
必要のない古いバージョンを手動で削除します。
バージョン履歴も容量を消費するため、適切な管理が必要です。
容量を増やす方法
節約しても容量が足りない場合は、追加購入を検討します。
追加ストレージの購入
SharePointの容量は、1GB単位で追加購入できます。
購入手順
- Microsoft 365管理センターにアクセスします
- 「請求」→「サービスを購入する」を選択します
- 「Microsoft 365 Extra File Storage」を検索します
- 必要な容量を選択して購入します
ライセンスの追加
ユーザーライセンスを追加することでも、容量を増やせます。
1ライセンス追加ごとに、10GBの容量が追加されます。
ただし、ライセンスの追加はコストが高いため、まずは容量の節約を試してください。
購入前に確認すべきこと
追加購入する前に、以下を確認しましょう。
現在の容量配分
各サイトの容量配分を見直し、最適化できないか確認します。
不要データの削除
ごみ箱や古いファイルを削除して、容量を確保できないか確認します。
将来の予測
今後どれくらいの容量が必要になるか、予測を立てます。
容量制限の設定方法
SharePoint管理者は、各サイトに容量制限を設定できます。
ストレージ管理オプション
SharePointには2つのストレージ管理オプションがあります。
自動(推奨)
すべてのサイトが中央プールから自動的に必要な容量を使用します。
管理者が個別に容量を割り当てる必要はありません。
手動
各サイトに個別の容量制限を設定できます。
特定のサイトが容量を使いすぎないように制御したい場合に使用します。
手動で容量制限を設定する手順
- SharePoint管理センターの「設定」に移動します
- 「サイトのストレージ制限」を選択します
- 「手動」を選択し、「保存」をクリックします
- 「アクティブなサイト」でサイトを選択します
- 「全般」タブの「記憶域の制限」で「編集」をクリックします
- サイトの最大容量をGB単位で入力します(最大25600GB)
- 通知設定を有効にし、警告を送信する容量のパーセンテージを入力します
- 「保存」をクリックします
通知設定
容量制限に近づいたときに、サイト所有者にメールを送信できます。
例えば、容量の80%に達したら通知を送信するように設定できます。
これにより、容量不足になる前に対策を講じることができます。
Power Automateで自動化する
Power Automateを使用すると、容量監視を自動化できます。
自動通知の設定例
SharePoint管理センターで容量情報を取得し、一定の閾値を超えたらメールやTeamsに通知を送信するフローを作成できます。
例えば、以下のような自動化が可能です。
- 毎週月曜日に容量を確認
- 使用量が80%を超えたらIT部門にメール通知
- 使用量が90%を超えたらTeamsチャネルに緊急通知
このような自動化により、容量不足を未然に防ぐことができます。
トラブルシューティング
容量確認でよくある問題と対処法を紹介します。
記憶域メトリックスが表示されない
記憶域メトリックスが表示されない場合、以下を確認してください。
権限の確認
サイトの所有者または管理者権限があるか確認します。
権限がない場合は、管理者に問い合わせてください。
サイト設定へのアクセス
モダンUIとクラシックUIで表示方法が異なります。
「サイト情報」→「すべてのサイト設定を表示」から確認してください。
表示される容量が予想より少ない
表示される空き容量が予想より少ない場合は、ごみ箱を確認してください。
ごみ箱内のデータも容量にカウントされるため、ごみ箱を空にすることで容量が増えます。
SharePoint管理センターにアクセスできない
SharePoint管理センターにアクセスできない場合は、以下を確認してください。
管理者権限の確認
Microsoft 365管理者またはSharePoint管理者の権限が必要です。
メニューの表示
左側のメニューに「SharePoint」が表示されない場合は、「すべてを表示」をクリックしてください。
権限がない場合は、組織のIT管理者に確認を依頼してください。
まとめ
SharePointの容量確認方法について解説しました。
容量の計算
総容量は、基本容量1TB + (ライセンス数 × 10GB)で計算されます。
2つの確認方法
サイト設定から個別サイトの容量を確認できます。
SharePoint管理センターから組織全体の容量を確認できます。
記憶域メトリックスの活用
フォルダやファイル単位で容量を確認し、大容量ファイルを発見できます。
定期的な管理
ごみ箱の削除や不要ファイルの整理を定期的に実施しましょう。
容量の80%を超えたら、追加購入や節約策を検討してください。
自動化の活用
Power Automateで容量監視を自動化すると、効率的に管理できます。
容量不足で業務が停止する前に、定期的な容量確認と適切な管理を心がけましょう。
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