SharePointとは?【初心者向け完全ガイド】

「SharePointって何?」「会社で使うことになったけど、どう使えばいいの?」と疑問に思っていませんか?

SharePointは、Microsoftが提供する企業向けの情報共有ツールです。ファイル共有だけでなく、チーム内のコミュニケーションや業務の効率化に役立つ多くの機能を備えています。

この記事では、SharePoint初心者の方に向けて、基本的な概念から具体的な使い方まで、わかりやすく解説します。

SharePointとは?

SharePoint(シェアポイント)は、Microsoft社が提供する企業向けの情報共有・コラボレーションプラットフォームです。

簡単に言うと

SharePointは、会社やチーム内で情報を共有するための「オンライン共有スペース」です。

イメージ:

• 会社専用のWebサイト
• チーム全員がアクセスできるファイル保管庫
• 情報を一箇所にまとめて管理できる場所

SharePointでできること

主な機能:

• ファイル共有・保存:ドキュメントや画像を保存して共有
• 共同編集:複数人で同時にファイルを編集
• 社内ポータル作成:部署やプロジェクトごとのサイト作成
• 情報管理:お知らせやニュースの掲示
• ワークフロー自動化:承認申請などの業務プロセスを自動化
• 検索機能:必要な情報をすぐに見つけられる

SharePointの歴史

SharePointは2001年に登場し、20年以上の歴史を持つ製品です。当初は社内ポータルサイトの構築ツールとして始まりましたが、現在ではクラウドベースの総合的なコラボレーションツールへと進化しています。

SharePointとMicrosoft 365の関係

SharePointはMicrosoft 365(旧Office 365)に含まれるサービスの一つです。

Microsoft 365とは

Microsoft 365は、Microsoftが提供する月額制のクラウドサービスです。

含まれる主なサービス:

• Word、Excel、PowerPoint、Outlook(Officeアプリ)
• Teams(チャット・ビデオ会議)
• OneDrive(個人用オンラインストレージ)
• SharePoint(組織・チーム用情報共有)
• Exchange Online(メールサーバー)

SharePointが利用できるプラン

個人・小規模企業向け:

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard

大企業向け:

• Office 365 Enterprise E1/E3/E5
• Microsoft 365 E3/E5

単体プラン:

• SharePoint Online Plan 1
• SharePoint Online Plan 2

SharePointとOneDriveの違い

どちらもMicrosoftのオンラインストレージですが、用途が異なります。

OneDrive(個人用)

特徴:

• 個人が使うファイル保管場所
• 自分専用のクラウドストレージ
• 他人と共有する場合は個別に設定が必要

例:

• 自分の作業中のファイル
• 個人的なメモや資料

SharePoint(組織・チーム用)

特徴:

• チーム全体で使うファイル保管場所
• 最初からメンバー全員が アクセスできる
• 部署やプロジェクト単位で管理

例:

• プロジェクトの共有資料
• 部署全体の規定・マニュアル
• チームで作成する企画書

使い分けの基本

OneDrive:「個人で使うファイル」
SharePoint:「チームで共有・管理する正式なファイル」

実は、OneDriveはSharePointの技術をベースに作られているため、両者は密接に連携しています。

SharePointの2つのバージョン

SharePointには、利用形態の異なる2つのバージョンがあります。

SharePoint Online(クラウド版)

特徴:

• インターネット経由で利用
• Microsoftのサーバーで動作
• Microsoft 365に含まれる
• 自動アップデート
• メンテナンス不要

メリット:

• 初期費用が安い
• どこからでもアクセス可能
• 常に最新機能が使える
• サーバー管理不要

デメリット:

• インターネット接続が必須
• カスタマイズに制限がある

SharePoint Server(オンプレミス版)

特徴:

• 自社のサーバーにインストール
• 社内ネットワーク内で動作
• 買い切り型ライセンス
• 自社でメンテナンス

メリット:

• 自由にカスタマイズ可能
• 既存システムと深く統合できる
• オフライン環境でも使える

デメリット:

• 初期費用が高い
• サーバー管理が必要
• アップデートは手動

現在の主流:
クラウド化が進んでいるため、現在はSharePoint Onlineを使う企業が大多数です。

SharePointの主要機能

SharePointには多くの機能がありますが、ここでは特に重要なものを紹介します。

1. サイト(Site)

SharePointの基本単位が「サイト」です。

サイトとは:
チームや部署、プロジェクト専用のWebスペースです。

サイトの種類:

チームサイト(Team Site):

• プロジェクトチームなど少人数向け
• メンバー間でファイル共有・共同作業
• プライベートな情報共有に適している

コミュニケーションサイト(Communication Site):

• 全社向けのお知らせや情報発信
• 一方向の情報伝達に適している
• 社内ポータルや部門ページに使用

2. ドキュメントライブラリ(Document Library)

ファイルを保存・管理する場所です。

できること:

• ファイルのアップロード
• フォルダでの整理
• バージョン管理(変更履歴の保存)
• 同時編集
• アクセス権限の設定

特徴:
パソコンのフォルダと似ていますが、以下の点で優れています:

• 複数人での同時編集が可能
• 変更履歴が自動保存される
• 誰がいつ編集したか記録される
• 強力な検索機能

3. リスト(List)

データベースのような機能です。

できること:

• 表形式でのデータ管理
• タスク管理
• 問い合わせ管理
• 顧客情報管理
• 在庫管理

Excelとの違い:

• 複数人で同時に編集可能
• 通知機能がある
• ワークフローと連携できる
• より大規模なデータに対応

4. ページ(Page)

情報を掲載するWebページを作成できます。

ページの種類:

サイトページ:

• モダンで見やすいデザイン
• ドラッグ&ドロップで簡単作成
• ニュース記事やお知らせに最適

Wikiページ:

• テキスト中心のシンプルなページ
• 議事録やマニュアルに適している

Webパーツページ:

• ダッシュボード的な画面を作成
• 各種情報を一画面に集約

5. ワークフロー機能

業務プロセスを自動化できます。

例:

承認ワークフロー:

1. 担当者が申請書を提出
2. 自動で上司に通知
3. 上司がオンラインで承認
4. 承認されたら担当者に自動通知

従来の方法との比較:

従来(紙ベース):

• 印刷して提出
• 上司の席まで持って行く
• 承認印をもらう
• 担当者に返却
• 紛失リスクあり

SharePoint:

• オンラインで提出
• 自動で上司に通知
• いつでもどこでも承認可能
• 進捗状況が見える
• 記録が残る

6. 検索機能

SharePoint内の情報を素早く見つけられます。

検索できるもの:

• ファイル名
• ファイル内の文字
• 作成者・更新者の名前
• ファイルの種類
• タグ(メタデータ)

便利なポイント:
目的のファイルを探すのに、フォルダを何階層も辿る必要がありません。キーワードで検索すればすぐに見つかります。

7. アクセス権限管理

誰が何を見られるか細かく設定できます。

設定レベル:

• サイト全体
• ドキュメントライブラリ単位
• フォルダ単位
• ファイル単位

権限の種類:

• 閲覧のみ:見ることだけ可能
• 編集:ファイルの追加・変更が可能
• フルコントロール:削除や権限設定も可能

8. バージョン管理

ファイルの変更履歴を自動保存します。

メリット:

• 過去のバージョンに戻せる
• 誰がいつ何を変更したか分かる
• 誤って削除しても復元できる

例:
昨日まで正常だったExcelファイルが今日壊れていても、昨日のバージョンに戻せます。

SharePointと他のツールの連携

SharePointは他のMicrosoft 365ツールと連携して使えます。

Microsoft Teamsとの連携

Teams:チャットやビデオ会議のツール

連携のメリット:

• Teamsで共有したファイルは自動的にSharePointに保存される
• Teamsのチャンネルごとに専用のSharePointフォルダが作成される
• TeamsからSharePointのファイルに直接アクセス可能

Outlookとの連携

Outlook:メールソフト

連携のメリット:

• SharePointのファイルをメールで簡単に共有
• SharePointのリストから自動でメール通知
• 予定表の同期

Word、Excel、PowerPointとの連携

連携のメリット:

• SharePoint上でOfficeファイルを直接編集
• 複数人で同時編集
• 自動保存
• バージョン管理

OneDriveとの連携

連携のメリット:

• SharePointのファイルをOneDrive同期フォルダに表示
• オフラインでも作業可能
• 自動でSharePointに同期

Power Automateとの連携

Power Automate:業務自動化ツール

連携のメリット:

• SharePointで特定の操作をした時に自動でアクションを実行
• 他のサービスとの連携自動化

例:

• SharePointにファイルがアップロードされたら自動でTeamsに通知
• SharePointのリストに項目が追加されたら承認メールを送信

SharePointの基本的な使い方

初心者向けに、基本操作を解説します。

SharePointへのアクセス方法

方法1:Microsoft 365ポータルから

1. ブラウザで「office.com」にアクセス
2. Microsoft 365アカウントでサインイン
3. 左上のアプリランチャー(9つの点)をクリック
4. 「SharePoint」を選択

方法2:直接URLにアクセス

会社のSharePointサイトのURLを直接入力
例:https://会社名.sharepoint.com

使えるブラウザ:

• Microsoft Edge(推奨)
• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Safari

サイトの作成方法

手順:

1. SharePointホームページで「+サイトの作成」をクリック
2. サイトの種類を選択(チームサイトまたはコミュニケーションサイト)
3. サイト名を入力
4. 説明を入力(任意)
5. プライバシー設定を選択(公開/プライベート)
6. 「次へ」をクリック
7. メンバーを追加(後から追加も可能)
8. 「完了」をクリック

テンプレートの活用:
SharePointには業務に応じたテンプレートが用意されています。

• プロジェクト管理
• イベント計画
• チームコラボレーション
• 危機管理

ファイルのアップロード方法

方法1:ドラッグ&ドロップ

1. ドキュメントライブラリを開く
2. パソコンからファイルをドラッグして画面にドロップ

方法2:アップロードボタンから

1. ドキュメントライブラリを開く
2. 上部の「アップロード」ボタンをクリック
3. 「ファイル」または「フォルダー」を選択
4. アップロードするファイル/フォルダーを選択
5. 「開く」をクリック

ファイルの共同編集方法

手順:

1. SharePoint上のWordやExcelファイルをクリック
2. ブラウザ上でファイルが開く
3. 編集を開始
4. 他のメンバーも同時に編集可能
5. 変更は自動保存される

同時編集中の表示:

• 現在編集している人のアイコンが画面右上に表示
• 他の人が編集している箇所がリアルタイムで見える

ファイルの共有方法

手順:

1. 共有したいファイルを選択
2. 上部の「共有」ボタンをクリック
3. 共有したい人のメールアドレスを入力
4. 権限を選択(編集可能/閲覧のみ)
5. メッセージを追加(任意)
6. 「送信」をクリック

リンクでの共有:

• 「リンクのコピー」を選択
• 生成されたリンクを相手に送信
• リンクの権限設定も可能(社内のみ/特定の人のみなど)

SharePointを導入するメリット

SharePointを使うことで得られる具体的なメリットを紹介します。

1. 情報の一元管理

従来の問題:

• ファイルが各自のパソコンに分散
• 最新版がどれか分からない
• 同じファイルが複数存在

SharePointを使うと:

• すべての情報が一箇所に集約
• 常に最新版にアクセス可能
• 重複ファイルの削減

2. どこからでもアクセス可能

メリット:

• オフィス、自宅、外出先から同じファイルにアクセス
• リモートワークに最適
• スマホやタブレットからも利用可能

3. セキュリティの向上

SharePointのセキュリティ:

• Microsoftの強固なセキュリティで保護
• 細かいアクセス権限設定
• 変更履歴の記録
• 削除したファイルの復元機能
• 多要素認証対応

従来の方法との比較:
メールで添付ファイルを送ると:

• 受信者のパソコンにコピーが残る
• 制御不能になる
• 最新版の管理が困難

SharePointでリンク共有すると:

• ファイルは一箇所だけ
• いつでも権限を変更・取り消し可能
• アクセス状況を把握できる

4. コラボレーションの効率化

メリット:

• 複数人での同時編集
• リアルタイムでの情報共有
• コメント機能での意思疎通
• 通知機能で情報の見逃し防止

5. 業務プロセスの自動化

メリット:

• 承認フローの電子化
• 定型作業の自動化
• ペーパーレス化
• 処理速度の向上

6. 検索性の向上

メリット:

• 膨大なファイルから目的の情報をすぐに発見
• タグ(メタデータ)での分類
• 高度な検索フィルター

7. コスト削減

削減できるコスト:

• 紙・印刷代
• ファイルサーバーの維持費
• IT管理コスト(クラウド版の場合)
• 物理的な保管スペース

8. Microsoft製品との親和性

メリット:

• すでに使っているOfficeアプリとシームレスに連携
• 新しい操作を覚える負担が少ない
• Teamsなど他のツールとも統合

SharePoint導入時の注意点

SharePointを導入する際に気をつけるべきポイントです。

1. 明確な目的設定

重要性:
「何のためにSharePointを使うのか」を明確にする

良い例:

• プロジェクトファイルの共有と管理
• 社内マニュアルの一元管理
• 承認プロセスの電子化

悪い例:

• とりあえず使ってみる
• 流行っているから導入

2. 適切な構造設計

重要なポイント:

サイト構造:

• 部署ごと?プロジェクトごと?
• 階層はどうする?
• 命名規則を統一

フォルダ構造:

• 深い階層は避ける(3階層まで推奨)
• メタデータ(タグ)の活用
• 一貫性のある命名

3. アクセス権限の管理

注意点:

• 誰に何を見せるか明確に
• 必要最小限の権限を付与
• 定期的な見直し

よくある失敗:

• 全員にフルコントロール権限を付与してしまう
• 権限が複雑すぎて管理不能になる

4. ユーザー教育

重要性:
社員がSharePointを使いこなせないと意味がない

教育内容:

• 基本操作(アップロード、共有など)
• ルールとガイドライン
• よくある質問とその回答

教育方法:

• ハンズオン研修
• マニュアルの作成
• 社内サポート体制の整備

5. 段階的な導入

推奨アプローチ:

1. パイロット導入:小さなチームで試験運用
2. 改善:問題点を洗い出して修正
3. 段階的展開:部署ごとに徐々に拡大
4. 全社展開:全社員に展開

避けるべき:
いきなり全社展開→混乱を招く

6. ガバナンス(管理方針)の策定

決めておくべきこと:

• サイト作成ルール(誰が作れるか)
• 命名規則
• 保存期間のルール
• 削除の基準
• データ移行のルール

7. 既存システムとの統合

確認事項:

• 既存のファイルサーバーからの移行計画
• 他の業務システムとの連携
• データ移行の方法とタイミング

8. モバイル対応の考慮

注意点:

• スマホ・タブレットでの使い勝手を確認
• モバイルアプリの導入を検討
• 画面サイズに応じた設計

SharePointの料金プラン

SharePointの利用にかかる費用を紹介します。

SharePoint Online単体プラン

SharePoint Online Plan 1:

• 月額料金:約¥630/ユーザー
• ストレージ:1TB + 10GB/ユーザー
• 基本機能のみ

SharePoint Online Plan 2:

• 月額料金:約¥1,260/ユーザー
• ストレージ:無制限
• 高度な機能を含む

Microsoft 365に含まれる場合(推奨)

Microsoft 365 Business Basic:

• 月額料金:約¥750/ユーザー
• SharePoint + Teams + Outlook + OneDrive

Microsoft 365 Business Standard:

• 月額料金:約¥1,560/ユーザー
• 上記 + Word/Excel/PowerPointのデスクトップ版

Microsoft 365 E3(大企業向け):

• 月額料金:約¥4,500/ユーザー
• すべての機能 + 高度なセキュリティ

オンプレミス版

SharePoint Server:

• 買い切り型ライセンス
• サーバーライセンス + CAL(クライアントアクセスライセンス)
• 初期費用:数百万円〜
• 保守費用が別途必要

注意:
価格は変更される可能性があるため、最新の情報はMicrosoftの公式サイトで確認してください。

SharePointの活用事例

実際にSharePointがどのように使われているか紹介します。

事例1:社内ポータルサイト

課題:
全社員への情報伝達が非効率

SharePointでの解決:

• コミュニケーションサイトで社内ポータルを構築
• 経営方針、ニュース、イベント情報を一箇所に集約
• 社員は毎朝ポータルをチェックする習慣が定着

効果:

• 情報伝達の漏れが減少
• メールの削減
• 社員のエンゲージメント向上

事例2:プロジェクト管理

課題:
プロジェクトファイルが分散、最新版が不明

SharePointでの解決:

• プロジェクトごとにチームサイトを作成
• ドキュメントライブラリでファイル一元管理
• リストでタスク管理
• Teamsと連携してコミュニケーション

効果:

• ファイル探しの時間削減
• バージョン管理で混乱解消
• プロジェクトの進捗可視化

事例3:営業資料の共有

課題:
営業資料が個人のパソコンに分散、共有されない

SharePointでの解決:

• 営業部門のサイトを作成
• 提案書テンプレート、製品資料を一元管理
• 成功事例を共有
• バージョン管理で常に最新版にアクセス

効果:

• 資料作成時間の短縮
• 提案の質の標準化
• ナレッジの蓄積

事例4:規定・マニュアル管理

課題:
社内規定やマニュアルがPDFで配布、更新時に再配布が必要

SharePointでの解決:

• 規定・マニュアル専用サイトを作成
• カテゴリ別に整理
• 検索機能で必要な情報をすぐに発見
• 更新時は自動で全員に通知

効果:

• 常に最新の規定を参照可能
• 印刷コストの削減
• 検索性の向上

事例5:ワークフロー自動化

課題:
経費精算の承認に時間がかかる

SharePointでの解決:

• 経費申請フォームをSharePointリストで作成
• Power Automateで承認ワークフローを設定
• 申請→上司承認→経理確認→完了を自動化
• 各段階で自動メール通知

効果:

• 承認時間の大幅短縮
• 処理状況の可視化
• 紙の削減

よくある質問

Q1: SharePointは難しくないですか?

A: 基本的な使い方(ファイルのアップロードや共有)は簡単です。Word やExcelが使える方なら、すぐに使い始められます。高度な機能(ワークフロー作成など)は少し学習が必要ですが、段階的に覚えていけば大丈夫です。

Q2: SharePointとGoogleドライブ、どちらが良いですか?

A:
SharePointが向いている場合:

• すでにMicrosoft 365を使っている
• 高度なワークフロー機能が必要
• 厳格なアクセス管理が必要

Googleドライブが向いている場合:

• シンプルなファイル共有だけで十分
• Googleワークスペースを使っている
• コストを抑えたい

Q3: SharePointを使うにはプログラミング知識が必要ですか?

A: いいえ、必要ありません。基本機能はすべてブラウザ上のクリック操作で利用できます。カスタマイズや高度な機能を使いたい場合のみ、技術的な知識が必要になります。

Q4: スマートフォンからも使えますか?

A: はい、使えます。ブラウザからアクセスできるほか、「SharePoint」専用のモバイルアプリもあります。外出先からファイルの閲覧・編集が可能です。

Q5: オフラインでも使えますか?

A: OneDrive同期機能を使えば、SharePointのファイルをパソコンに同期してオフラインで作業できます。オンラインに戻ると自動的に同期されます。

Q6: ファイルの容量制限はありますか?

A:

• 1ファイルの最大サイズ:250GB(ブラウザアップロード:100GB)
• サイト全体の容量:プランによって異なる(基本:1TB + 10GB/ユーザー)

Q7: 既存のファイルサーバーから移行できますか?

A: はい、可能です。Microsoftが提供する移行ツールや、サードパーティのツールを使って移行できます。ただし、大規模な移行の場合は専門家のサポートを受けることをおすすめします。

Q8: SharePointのデータはバックアップされますか?

A: Microsoftが自動でバックアップしています。ただし、誤って削除したファイルの復元期間には限りがあるため(通常93日)、重要なデータは別途バックアップを取ることをおすすめします。

Q9: 社外の人とも共有できますか?

A: はい、外部共有機能を有効にすれば可能です。ただし、組織によってはセキュリティ上の理由で制限されている場合があります。管理者に確認してください。

Q10: SharePointとTeamsの違いは何ですか?

A:
Teams:日常的なコミュニケーション(チャット・会議)がメイン
SharePoint:ファイル管理・情報整理がメイン

実は、Teamsで共有されたファイルはSharePointに保存されています。両者は連携して使うことで最大の効果を発揮します。

まとめ

SharePointについて解説しました。

この記事の重要ポイント:

• SharePointとは:Microsoftが提供する企業向け情報共有プラットフォーム
• 主な機能:ファイル共有、共同編集、ワークフロー自動化、検索、権限管理
• Microsoft 365に含まれる:TeamsやOneDriveと連携して使える
• OneDriveとの違い:SharePointは組織・チーム向け、OneDriveは個人向け
• 2つのバージョン:クラウド版(SharePoint Online)とオンプレミス版
• 導入メリット:情報一元管理、どこからでもアクセス、セキュリティ向上、業務効率化
• 基本操作は簡単:ファイルのアップロード・共有はドラッグ&ドロップで可能
• 段階的な導入が重要:いきなり全社展開せず、小さく始めて徐々に拡大
• 教育とサポートが成功の鍵:ユーザーが使いこなせる環境を整える
• 料金:Microsoft 365のプランに含まれるのが一般的(月額¥750〜)

SharePointは、適切に使えば組織の情報共有と業務効率を大きく改善できる強力なツールです。

まずは小さなチームで基本機能から使い始めて、徐々に活用範囲を広げていくことをおすすめします!