Outlookスケジュールアシスタント完全ガイド｜会議調整を劇的に楽にする使い方

複数人での会議を設定する時、こんな経験ありませんか？

「Aさんは火曜午前がダメ、Bさんは水曜午後がダメ…」
「全員の予定を確認するだけで1時間かかった」
「やっと決めた日程に、後から『その時間無理でした』」

メールで何往復もやり取りして、結局調整に数日かかってしまう…

実は、Outlookのスケジュールアシスタントを使えば、この手間が一瞬でなくなります。

全員の空き時間が視覚的に表示されて、最適な会議時間を即座に見つけられるんです。

この記事では、Outlookスケジュールアシスタントの使い方を、初心者にもわかりやすく徹底解説します。

スケジュールアシスタントとは？

Outlookに標準搭載されている会議調整機能です。

何ができるのか

主な機能：

1. 複数人の予定を一覧表示

• 参加者全員のカレンダーを重ね合わせる
• 空き時間が一目でわかる

1. 最適な時間を自動提案

• 全員が空いている時間帯を探してくれる
• ワンクリックで会議時間を設定

1. リアルタイムで確認

• 参加者を追加すると、即座に予定が反映される
• メールのやり取り不要

どんな時に便利？

こんな場面で活躍：

• 部門会議の日程調整
• プロジェクトミーティング
• 取引先との打ち合わせ
• 面接の日程調整
• 社内イベントの調整

複数人が関わる予定なら、すべてこの機能が使えます。

スケジュールアシスタントの開き方

まずは基本的な開き方から確認しましょう。

方法1：新しい会議から開く

Outlook デスクトップ版：

1. Outlookを開く
2. 画面上部の「ホーム」タブをクリック
3. 「新しいアイテム」→「会議」をクリック

または

ショートカット：Ctrl + Shift + Q

4. 会議の新規作成画面が開く
5. 上部タブの「スケジュールアシスタント」をクリック

方法2：カレンダーから開く

手順：

1. Outlookの「カレンダー」を開く
2. 会議を設定したい時間帯をダブルクリック
3. 会議作成画面が開く
4. 「スケジュールアシスタント」タブをクリック

方法3：既存の会議から開く

手順：

1. 既に作成した会議を開く
2. 「スケジュールアシスタント」タブをクリック
3. 参加者の追加や時間変更が可能

Outlook on the Web（ブラウザ版）

手順：

1. outlook.office.com にアクセス
2. カレンダーを開く
3. 「新しいイベント」をクリック
4. 右側パネルの「スケジュールアシスタント」をクリック

スケジュールアシスタントの画面の見方

画面の構造を理解しましょう。

画面の構成要素

左側：参加者リスト

必須出席者
├ 自分
├ 田中太郎
└ 鈴木花子

任意出席者
└ 佐藤次郎

リソース（会議室など）
└ 第1会議室

中央：タイムテーブル

横軸が時間、縦軸が各参加者です。

色の意味：

• 白色 → 空き時間
• 青色（斜線） → 仮の予定
• 濃い青色 → 確定した予定
• 紫色 → 外出・不在
• 灰色 → 予定情報なし（プライベート設定）

右側：会議の詳細

• 会議の開始時刻
• 会議の終了時刻
• 会議の長さ（時間）

時間軸の操作

ズームイン/アウト：

画面上部のスライダーで、表示する時間の範囲を調整できます。

• 1時間単位 → 細かく見る
• 1日単位 → 広く見る

日付の移動：

画面上部の「<」「>」矢印で、前後の日付に移動できます。

基本的な使い方：会議を設定する

実際に会議を設定してみましょう。

ステップ1：参加者を追加

必須出席者を追加：

1. 「出席者を追加」欄に名前またはメールアドレスを入力
2. 候補が表示されるので選択
3. Enter キーを押す

複数人を一度に追加：

tanaka@example.com; suzuki@example.com; sato@example.com

セミコロン（;）で区切って入力すると、まとめて追加できます。

任意出席者の追加：

1. 名前を入力
2. 右側の「必須」をクリック
3. 「任意」に変更

ステップ2：空き時間を確認

参加者を追加すると、自動的に全員のカレンダーが表示されます。

確認のポイント：

• すべての参加者が白色（空き）になっている時間帯を探す
• 青色（予定あり）の時間帯は避ける

ステップ3：会議時間を設定

方法A：手動で設定

1. 空いている時間帯をクリック
2. そのままドラッグして会議の長さを調整

方法B：自動提案を使う

1. 画面下部の「次の時間を検索」をクリック
2. 全員が空いている次の時間帯に自動的に移動
3. 「前の時間を検索」で前の空き時間も探せる

方法C：時刻を直接入力

1. 右側の開始時刻・終了時刻の欄に入力
2. 自動的にタイムテーブル上に反映される

ステップ4：会議室を予約

会議室リソースの追加：

1. 「部屋を追加」をクリック
2. 会議室の名前で検索
3. 選択して追加

会議室の空き状況も、参加者と同じように表示されます。

ステップ5：会議の詳細を入力して送信

1. 「予定」タブに戻る
2. 件名を入力
3. 本文に議題や資料リンクを記載
4. 「送信」をクリック

参加者全員に会議出席依頼が送信されます。

便利な機能：時間帯の提案

複数の候補時間を提案できます。

使い方

Outlook デスクトップ版：

1. スケジュールアシスタントで複数の時間帯を確認
2. 候補を3つほど決める
3. 会議出席依頼の本文に記載

以下の時間帯で調整をお願いします：
① 12月20日（水）14:00-15:00
② 12月21日（木）10:00-11:00
③ 12月22日（金）15:00-16:00

Outlook on the Web（新機能）：

1. 「投票」機能を使う
2. 複数の時間帯を選択肢として追加
3. 参加者が投票で選ぶ

最も多くの人が選んだ時間で確定できます。

高度な使い方

さらに便利に使うテクニックです。

定期的な会議の設定

手順：

1. スケジュールアシスタントで最初の日程を設定
2. 「予定」タブに戻る
3. 「定期的なアイテム」をクリック
4. 繰り返しパターンを設定

例：

毎週月曜日 10:00-11:00
期間：2024年1月～3月

これで全ての日程が一度に設定されます。

会議室を優先的に探す

便利機能：

1. 「部屋を追加」をクリック
2. 「会議室の検索」をクリック
3. 条件を指定

検索条件：

• 場所（ビル、フロア）
• 収容人数
• 設備（プロジェクター、ホワイトボードなど）

条件に合う空いている会議室だけが表示されます。

グループスケジュール

チーム全体の予定を常に確認したい場合に便利です。

手順：

1. カレンダーの「ホーム」タブ
2. 「カレンダーグループ」→「新しいカレンダーグループを作成」
3. グループ名を入力（例：営業チーム）
4. メンバーを追加

いつでもチーム全員の予定が一覧で見られます。

外部ユーザーとの調整

社外の人とも使えます。

条件：

外部ユーザーが：

• Microsoft 365（Office 365）を使っている
• Exchange Onlineを使っている

この場合、スケジュールアシスタントで空き情報が見られます。

それ以外の場合：

空き情報は表示されませんが、会議出席依頼の送信は可能です。

よくあるトラブルと解決法

うまく動かない時の対処法です。

トラブル1：参加者の予定が「情報なし」と表示される

原因：

• カレンダーの共有設定がされていない
• プライベート設定になっている
• 権限がない

解決策：

管理者に依頼：

Exchange管理者に、組織内でカレンダー共有を有効化してもらいます。

個別に共有：

1. カレンダーを右クリック
2. 「プロパティ」→「アクセス権」
3. 対象者に「空き時間情報」の権限を付与

トラブル2：スケジュールアシスタントのタブが表示されない

原因：

• 古いバージョンのOutlookを使っている
• アカウントがExchange Onlineに接続されていない

解決策：

• Outlookを最新版にアップデート
• Microsoft 365（Office 365）アカウントでサインイン

トラブル3：会議室が表示されない

原因：

会議室リソースが設定されていない。

解決策：

管理者にExchange管理センターで会議室リソースを作成してもらいます。

トラブル4：自動提案が機能しない

原因：

すべての参加者が同じ時間に空いていない。

解決策：

• 会議の長さを短くする
• 任意出席者を一時的に外す
• 日付範囲を広げて検索

トラブル5：過去の日付が選択できない

原因：

過去の日程では会議を設定できません。

解決策：

現在または未来の日付を選んでください。

スマホアプリでの使い方

モバイル版Outlookでも使えます。

Outlook モバイルアプリ

iOS / Android：

1. Outlookアプリを開く
2. 下部の「カレンダー」をタップ
3. 右下の「+」ボタン
4. 「新しいイベント」を選択
5. 参加者を追加
6. 「候補時刻を検索」をタップ

空き時間の候補が表示されます。

制限：

デスクトップ版ほど詳細な画面は見られませんが、基本的な機能は使えます。

チームでの活用例

実際の業務での使い方を紹介します。

例1：週次ミーティングの調整

シーン：

毎週の定例会議を、メンバー全員が参加できる時間に設定したい。

手順：

1. スケジュールアシスタントを開く
2. チームメンバー全員を必須出席者に追加
3. 「次の時間を検索」で毎週空いている時間を探す
4. 定期的な会議として設定

例2：急な打ち合わせ

シーン：

今日中に3人で30分の打ち合わせをしたい。

手順：

1. スケジュールアシスタントを開く
2. 3人を追加
3. 今日の日付で「次の時間を検索」
4. 空いている時間が見つかったらすぐ送信

メールのやり取りなしで、5分以内に調整完了します。

例3：大人数のイベント

シーン：

20人が参加する研修の日程を決めたい。

手順：

1. 全員を任意出席者として追加
2. 複数の候補日で、最も多くの人が空いている日を探す
3. 参加できない人には別途フォロー

全員が100%参加は難しいので、8割以上が空いている日を選びます。

Microsoft Teamsとの連携

Teams会議も簡単に設定できます。

Teams会議として設定

手順：

1. スケジュールアシスタントで日程を決める
2. 「予定」タブに戻る
3. 「Teamsミーティング」をクリック

自動的にTeamsのリンクが生成されます。

メリット：

• 会議室不要（オンライン開催）
• 録画・文字起こし可能
• チャット機能が使える

まとめ：スケジュールアシスタントで会議調整を効率化

Outlookのスケジュールアシスタントは、会議調整の時間を劇的に短縮します。

この記事の重要ポイント：

スケジュールアシスタントとは：

• 複数人の予定を一覧表示する機能
• 全員の空き時間が視覚的にわかる
• 最適な時間を自動提案

基本的な使い方：

1. 参加者を追加
2. 空き時間を確認
3. 会議時間を設定
4. 会議室を予約（必要なら）
5. 送信

便利な機能：

• 次の時間を検索（自動提案）
• 定期的な会議の設定
• 会議室検索
• グループスケジュール

色の意味：

• 白色 → 空き時間
• 青色 → 予定あり
• 紫色 → 外出・不在
• 灰色 → 情報なし

活用のコツ：

• 任意出席者を活用
• 会議時間は短めに設定
• 定期的な会議は一度に設定
• Teams会議を活用

よくあるトラブル：

• 予定が見えない → カレンダー共有設定
• タブがない → Outlookをアップデート
• 会議室がない → 管理者に依頼

従来のメールでの日程調整：

「○日はいかがですか？」
「その日はダメです」
「では△日は？」
（何往復も繰り返し、数日かかる）

スケジュールアシスタント：

全員の予定を見る → 空いている時間を選ぶ → 送信
（5分で完了）

この差は大きいですよね。

特に複数人での会議調整が多い方は、スケジュールアシスタントを使いこなすことで、業務効率が大きく向上します。

明日からの会議調整に、ぜひ活用してください！