「予定表を共有したいけど、プライベートな予定まで見られたくない…」
Outlookのカレンダーを同僚や上司と共有する時、全ての予定を見られてしまうのは困りますよね。
病院の予約や個人的な用事など、仕事には関係ない予定もカレンダーに入れている人は多いはず。でも安心してください。Outlookには「非公開」という便利な機能があるんです。
この記事では、Outlookで予定を非公開に設定する方法と、プライバシーを守りながらカレンダーを共有するコツを分かりやすく解説します。
ビジネスでもプライベートでも使える、スマートなカレンダー管理術をお届けします！
非公開の予定とは？
プライバシーを守る機能
非公開の予定とは、自分以外の人がカレンダーを見た時に、詳細が表示されない予定のことです。
通常の予定は、カレンダーを共有すると：
- 予定のタイトル
- 開始時刻と終了時刻
- 場所
- 詳細な内容
これら全てが相手に見えてしまいます。
しかし、非公開に設定した予定は、他の人から見ると「予定あり」という時間帯だけが表示され、内容は隠されるんです。
どんな時に使う？
非公開設定は、こんな場面で活躍します。
仕事での使用例：
- 転職活動の面接予定
- 個人的な医療機関の受診
- 家族の学校行事
- プライベートな記念日
プライベートでの使用例：
- 友人との待ち合わせ（カレンダーを家族と共有している場合）
- サプライズの準備
- 個人的な趣味の時間
予定の存在は知らせつつ、詳細は隠したい。そんな時に便利な機能です。
予定を非公開に設定する方法
それでは、実際に予定を非公開にする手順を見ていきましょう。
デスクトップ版Outlookでの設定方法
新しい予定を作成する時：
- Outlookのカレンダーを開く
- 予定を作成したい日時をダブルクリック
- 予定の詳細を入力する
- リボンメニューの「タグ」グループを探す
- 「非公開」ボタンをクリック（鍵のアイコン）
- ボタンがオレンジ色になれば設定完了
- 「保存して閉じる」をクリック
既存の予定を非公開にする時：
- カレンダーで非公開にしたい予定をダブルクリック
- 予定の編集画面が開く
- 「非公開」ボタンをクリック
- 「保存して閉じる」をクリック
たったこれだけで、予定が非公開になります。
Outlook on the web（ブラウザ版）での設定方法
ブラウザでOutlookを使っている場合も簡単です。
手順：
- Outlook.comにアクセスしてサインイン
- カレンダーを開く
- 予定を作成または編集
- 予定の詳細画面で「詳細を表示」をクリック
- 「非公開」のトグルスイッチをオンにする
- 「保存」をクリック
ブラウザ版でも、デスクトップ版と同じように非公開設定が可能です。
スマートフォンアプリでの設定方法
外出先でも予定を非公開に設定できます。
iPhoneまたはAndroidの場合：
- Outlookアプリを開く
- カレンダータブをタップ
- 予定を作成または既存の予定をタップ
- 編集画面で下にスクロール
- 「非公開」のスイッチをオンにする
- 右上の「保存」または「完了」をタップ
モバイルアプリでも、しっかりプライバシーを守れます。
非公開の予定は相手からどう見える？
設定したら、実際にどのように表示されるか確認しましょう。
自分から見た場合
非公開に設定した予定は、自分のカレンダーでは通常の予定と同じように表示されます。
違いは、予定の右下に小さな鍵のアイコンが表示されることだけです。
予定のタイトル、詳細、場所など、すべての情報を自分は確認できます。
他の人から見た場合
カレンダーを共有している相手が見ると、表示が大きく変わります。
相手に見える情報：
- 時間帯が「予定あり」になっている
- 「非公開の予定」または「プライベート」という表記のみ
相手に見えない情報：
- 予定のタイトル
- 場所
- 詳細な説明
- 添付ファイル
- 参加者
つまり、「この時間は予定が入っている」ということだけが伝わり、何をするのかは分からない状態です。
共有レベルによる違い
Outlookのカレンダー共有には、いくつかのレベルがあります。
主な共有レベル：
- 空き時間情報のみ： 予定の有無だけが見える
- タイトルと場所： 予定名と場所が見える
- すべての詳細： 内容まで全て見える
非公開設定は、どの共有レベルでも機能します。たとえ「すべての詳細」で共有していても、非公開の予定だけは詳細が隠されるんです。
カレンダーを共有する方法
非公開設定を活かすために、カレンダーの共有方法も確認しておきましょう。
社内の同僚と共有する
Microsoft 365やExchangeサーバーを使っている会社では、簡単に共有できます。
手順：
- Outlookのカレンダーを開く
- 「ホーム」タブの「予定表の共有」をクリック
- 共有したい相手のメールアドレスを入力
- 共有レベルを選択（「タイトルと場所」がおすすめ）
- 「送信」をクリック
相手に共有の招待メールが送られ、承認されると共有が開始されます。
外部の人と共有する（公開リンク）
社外の人とスケジュールを共有したい場合は、公開リンクを使います。
手順：
- カレンダーを右クリック
- 「共有とアクセス許可」を選択
- 「予定表を公開」タブをクリック
- 共有レベルを選択
- リンクをコピーして相手に送る
注意： 公開リンクは誰でもアクセスできるため、非公開設定をしっかり活用しましょう。
Googleカレンダーとの連携
OutlookとGoogleカレンダーを同期している場合も、非公開設定は引き継がれます。
ただし、同期の設定によっては正しく反映されないこともあるため、重要な予定は両方で確認すると安心です。
非公開設定を効果的に使うコツ
プライバシーを守りながら、効率的にカレンダーを活用するポイントをお伝えします。
共有レベルを適切に設定する
相手によって、見せる情報の範囲を変えましょう。
おすすめの設定：
- 直属の上司：「タイトルと場所」＋必要に応じて非公開
- チームメンバー：「タイトルと場所」＋個人的な予定は非公開
- 取引先など外部：「空き時間情報のみ」
共有レベルを細かく設定することで、非公開にする予定を減らせます。
カテゴリ分けと組み合わせる
予定を色分けして管理すると、さらに便利です。
活用例：
- 仕事の予定：青色
- プライベート（非公開）：緑色
- 重要な締め切り：赤色
自分では色で識別でき、他の人からは非公開部分が見えない。理想的な管理方法です。
定期的な予定も非公開にできる
毎週繰り返す予定も、まとめて非公開に設定できます。
手順：
- 定期的な予定を開く
- 「定期的なアイテム」のオプションを表示
- 「非公開」にチェック
- 「すべて保存」を選択
これで、今後作成されるすべての繰り返し予定が非公開になります。
会議の招待でも使える
自分が主催する会議にも、非公開設定は有効です。
使い方：
- 内部の機密会議
- 人事面談
- 個別の相談事項
会議の招待を送った相手には通知が届きますが、その他の人からは詳細が見えなくなります。
トラブルシューティング
非公開設定でよくある問題と解決方法です。
非公開ボタンが見つからない
Outlookのバージョンによって、ボタンの位置が異なります。
探す場所：
- リボンメニューの「タグ」グループ
- 予定の編集画面の上部
- 「詳細オプション」の中
見つからない場合は、検索ボックスに「非公開」と入力してみてください。
設定したのに相手から見える
いくつかの原因が考えられます。
確認ポイント：
- 予定に鍵のアイコンが表示されているか
- 保存ボタンをクリックしたか
- 共有設定が「すべての詳細」＋「代理人」権限になっていないか
「代理人」権限を与えると、非公開の予定も見えてしまうので注意が必要です。
一括で非公開に変更したい
残念ながら、Outlookには複数の予定をまとめて非公開にする標準機能はありません。
対処法：
- 一つずつ手動で変更する
- PowerShellスクリプトを使用する（上級者向け）
- 新しい予定からは非公開にする習慣をつける
よくある質問
Q1：非公開の予定に誰かを招待したらどうなる？
会議の招待を送った参加者には、予定の詳細が見えます。
ただし、その会議に招待されていない人があなたのカレンダーを見た場合は、「非公開の予定」としてしか表示されません。
つまり、関係者だけに情報を共有できる仕組みです。
Q2：上司に非公開の予定が多いと怪しまれない？
適切な範囲での使用であれば、問題ありません。
むしろ、プライバシー管理ができている証拠として評価されることもあります。
適切な使い方：
- 医療機関の受診
- 家族の行事
- 個人的な用事
ただし、就業時間中の予定が全て非公開だと、不自然に見えるかもしれません。バランスが大切です。
Q3：非公開設定を解除するには？
簡単に解除できます。
手順：
- 予定を開く
- 「非公開」ボタンをもう一度クリック
- 保存する
ボタンの色が元に戻れば、通常の予定になります。
Q4：会社のポリシーで非公開が禁止されている？
一部の企業では、透明性の観点から非公開設定の使用を制限している場合があります。
確認事項：
- 就業規則やITポリシーを確認
- 上司や人事部に相談
- 許可されている範囲内で使用
不明な場合は、事前に確認しておくと安心です。
まとめ
Outlookの非公開予定機能を使えば、プライバシーを守りながらカレンダーを共有できます。
この記事のポイント：
- 非公開設定は鍵アイコンのボタンから簡単に設定できる
- 相手には時間帯だけが見え、詳細は隠される
- デスクトップ版、Web版、モバイル版すべてで設定可能
- 共有レベルと組み合わせて柔軟に管理できる
- 会議の招待でも非公開設定は有効
プライベートと仕事のバランスを保ちながら、効率的にスケジュール管理をするために、非公開設定は欠かせない機能です。
まずは一つ試しに予定を非公開に設定してみてください。きっと、カレンダー共有がもっと快適になるはずです。
あなたのプライバシーをしっかり守りながら、チームとのコミュニケーションも円滑に。Outlookの非公開機能を上手に活用していきましょう！
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