Outlookでメールやカレンダーを印刷しようとして、「ページ設定ってどこにあるの？」と困ったことはありませんか？
実は、Outlookのページ設定ダイアログボックスは、他のOfficeアプリケーションとは少し違う場所にあるんです。
Wordなら「ファイル」→「ページ設定」ですぐ見つかるのに、Outlookだとなかなか見つからない…そんな経験をした方も多いはずです。
この記事では、Outlookのページ設定ダイアログボックスの場所と、その使い方を初心者の方にも分かりやすくご紹介します。
概要
Outlookの「ページ設定ダイアログボックス」とは、メールやカレンダーを印刷する時の用紙サイズ、余白、印刷の向きなどを設定する画面のことです。
他のOfficeアプリと違って、Outlookのページ設定は印刷プレビュー画面から開く必要があるんです。
なぜ見つけにくいの？
Outlookのページ設定が見つけにくい理由は、アクセス方法が独特だからです。
他のOfficeアプリとの違い
- Word/Excel：「ファイル」タブ→「ページ設定」で直接開ける
- Outlook：印刷プレビュー画面を経由しないと開けない
つまり、「印刷」という操作を開始しないと、ページ設定にたどり着けないんです。
ページ設定で何ができるの？
ページ設定ダイアログボックスでは、印刷に関する様々な調整ができます。
設定できる主な項目
- 用紙サイズ（A4、B5、レターなど）
- 印刷の向き（縦、横）
- 余白の大きさ
- ヘッダーとフッターの内容
- 印刷するフォントやサイズ
これらを調整することで、メールやカレンダーをきれいに印刷できるようになります。
どんな時に使うの？
ページ設定を変更するのは、こんな場面です。
ページ設定が必要な場面
- メールが用紙に収まりきらない時
- カレンダーを見やすく印刷したい時
- 印刷の向きを横にしたい時
- 余白を調整して情報を多く載せたい時
- 会社のロゴをヘッダーに入れたい時
デフォルト設定のままだと、うまく印刷できないことも多いんです。
ページ設定の開き方
それでは、Outlookのページ設定ダイアログボックスを開く具体的な方法を見ていきましょう。
【基本】メールのページ設定を開く
メールを印刷する時のページ設定の開き方です。
メールのページ設定手順
- 印刷したいメールを開く（または選択）
- 「ファイル」タブをクリック
- 「印刷」を選択
- 印刷プレビューが表示される
- 上部の「印刷オプション」をクリック
- 「印刷」ダイアログボックスが開く
- 「ページ設定」ボタンをクリック
- ページ設定ダイアログボックスが開く
少し手順が多いですが、これが基本的な流れなんです。
ショートカットを使う方法
- 印刷したいメールを開く
- Ctrl + P を押す（印刷画面が開く）
- 「印刷オプション」をクリック
- 「ページ設定」をクリック
ショートカットを使えば、少し早く開けますよ。
カレンダーのページ設定を開く
カレンダーを印刷する時のページ設定の開き方です。
カレンダーのページ設定手順
- カレンダー画面を表示する
- 「ファイル」→「印刷」をクリック
- 印刷プレビューが表示される
- 「印刷オプション」をクリック
- 「ページ設定」をクリック
カレンダーは印刷スタイル（日単位、週単位、月単位など）によって、設定項目が変わることがあります。
連絡先のページ設定を開く
連絡先を印刷する時のページ設定です。
連絡先のページ設定手順
- 連絡先（People）画面を表示
- 印刷したい連絡先を選択
- 「ファイル」→「印刷」をクリック
- 「印刷オプション」をクリック
- 「ページ設定」をクリック
連絡先も、カード形式や電話帳形式など、スタイルによって設定が変わります。
タスクのページ設定を開く
タスクリストを印刷する時のページ設定です。
タスクのページ設定手順
- タスク画面を表示
- 「ファイル」→「印刷」をクリック
- 印刷スタイルを選択（テーブル形式など）
- 「印刷オプション」をクリック
- 「ページ設定」をクリック
印刷プレビュー画面からの開き方
印刷プレビュー画面が表示されている状態なら、もっと簡単です。
プレビュー画面からの手順
- 印刷プレビュー画面の上部を確認
- 「印刷オプション」ボタンを探す
- クリックして印刷ダイアログを開く
- 「ページ設定」ボタンをクリック
印刷プレビュー画面では、実際の印刷イメージを確認しながら調整できるので便利です。
複数のメールをまとめて印刷する場合
複数のメールを選択して印刷する時も、同じ方法でページ設定を開けます。
複数メール印刷の手順
- 印刷したいメールを複数選択（Ctrlキーを押しながらクリック）
- 「ファイル」→「印刷」をクリック
- 「印刷オプション」→「ページ設定」をクリック
ただし、設定は選択したすべてのメールに適用されます。
ページ設定の主な項目
ページ設定ダイアログボックスで設定できる項目を詳しく見ていきましょう。
用紙タブ
用紙に関する基本的な設定ができます。
用紙タブの設定項目
- 用紙サイズ：A4、A3、B5、レターなど
- 用紙の種類：普通紙、写真用紙など
- 印刷の向き：縦または横
- 給紙方法：手差しまたは自動
日本で最も一般的なのはA4サイズ、縦向きですね。
長いメールやカレンダーの週表示は、横向きにすると見やすくなることがあります。
余白タブ
印刷時の余白を調整できます。
余白の設定項目
- 上余白：用紙の上端からの空白
- 下余白：用紙の下端からの空白
- 左余白：用紙の左端からの空白
- 右余白：用紙の右端からの空白
余白を小さくすれば、より多くの内容を1ページに収めることができます。
ただし、プリンターには印刷できない領域があるので、小さくしすぎると端が切れることがあります。
一般的な余白サイズ
- 標準：上下左右すべて25mm程度
- 狭い：上下左右すべて10mm程度
- 広い：上下左右すべて30mm以上
ファイリングする場合は、左余白を広めにとると穴あけがしやすくなります。
ヘッダー/フッターの設定
ページの上下に情報を印刷できます。
ヘッダー/フッターに設定できる情報
- ページ番号
- 印刷日時
- 文書名（メールの件名など）
- ユーザー名
- 任意のテキスト
たとえば、ヘッダーに「社外秘」や会社名を入れたり、フッターにページ番号を入れたりできます。
設定方法
- ページ設定ダイアログで「ヘッダー/フッター」タブを開く
- ヘッダー欄に任意のテキストを入力
- ボタンを使って自動的な情報を挿入
- ページ番号ボタン
- 日付ボタン
- 時刻ボタン
書式タブ
印刷する文字のフォントや色を調整できます。
書式タブの設定項目
- フォントの種類
- フォントサイズ
- 太字、斜体などのスタイル
- 色（白黒かカラーか）
メールの文字が小さすぎて読みにくい場合は、ここでフォントサイズを大きくできます。
カレンダー特有の設定
カレンダーを印刷する場合は、さらに細かい設定ができます。
カレンダー印刷の設定項目
- 印刷するスタイル（日、週、月、年など）
- 時間の表示範囲
- タスクリストを含めるかどうか
- メモ欄の有無
- 土日の表示色
週単位で印刷する場合、業務時間（9時～18時など）だけを印刷することもできます。
よくある問題と解決方法
ページ設定を使う時によくある問題と、その解決方法をご紹介します。
メールが複数ページになってしまう
長いメールが何ページにも分かれてしまう場合の対処法です。
解決方法
- 余白を小さくする
- フォントサイズを小さくする
- 用紙の向きを横にする
- 用紙サイズを大きくする（A3など）
ただし、小さくしすぎると読みにくくなるので、バランスが大切です。
画像が印刷されない
メール内の画像が印刷されない時の対処法です。
解決方法
- 「ファイル」→「オプション」を開く
- 「メール」を選択
- 下にスクロールして「印刷」セクションを探す
- 「画像を印刷」にチェックを入れる
- 「OK」で保存
また、印刷ダイアログで「すべての画像を印刷」オプションがあるか確認してください。
ページ設定ボタンがグレーアウトしている
「ページ設定」ボタンが押せない（グレーアウトしている）場合です。
考えられる原因と対処法
- プリンターが選択されていない→プリンターを選択する
- 印刷スタイルが選択されていない→スタイルを選ぶ
- Outlookのバージョンが古い→更新を確認
設定が保存されない
毎回同じ設定をしなければならない場合の対処法です。
デフォルト設定として保存する方法
- ページ設定で希望の設定を行う
- 「OK」で設定を確定
- 次回以降、同じ印刷スタイルではこの設定が使われる
ただし、印刷スタイルごとに設定が保存されるので、違うスタイルを選ぶと別の設定になります。
カレンダーの週末が表示されない
週末（土日）が印刷されない場合の対処法です。
解決方法
- 印刷プレビュー画面で「印刷オプション」をクリック
- カレンダーの詳細設定を開く
- 「週末を含める」にチェックを入れる
- ページ設定で曜日の設定を確認
文字が小さすぎる/大きすぎる
印刷した文字のサイズが適切でない場合です。
解決方法
- ページ設定の「書式」タブを開く
- フォントサイズを変更
- プレビューで確認しながら調整
読みやすいのは、本文が10～12ポイント程度です。
まとめ
Outlookのページ設定ダイアログボックスは、印刷プレビュー画面を経由してアクセスする必要があります。
重要なポイント
- ページ設定は「ファイル」→「印刷」→「印刷オプション」→「ページ設定」の順で開く
- 他のOfficeアプリとはアクセス方法が異なる
- 用紙サイズ、余白、印刷の向きなどを調整できる
- ヘッダーやフッターに情報を追加できる
- カレンダーや連絡先では、それぞれ特有の設定がある
- 設定は印刷スタイルごとに保存される
基本的な手順のおさらい
- 印刷したいアイテムを選択
- Ctrl + P または「ファイル」→「印刷」
- 「印刷オプション」をクリック
- 「ページ設定」をクリック
- 必要な設定を行う
- 「OK」で確定
最初は見つけにくいかもしれませんが、一度覚えてしまえば簡単です。
印刷プレビューを見ながら調整できるので、実際にどう印刷されるかを確認しながら設定を変更できるのが便利ですね。
きれいに印刷できるように、いろいろな設定を試してみてください！
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