Outlookでメールを送信したのに、「配信できませんでした」というエラーが返ってきた。重要なメールなのに相手に届いていない。そんな経験はありませんか?
また、「以前送ったメールと同じ内容をもう一度送りたい」「定期的に同じメールを複数の人に送る必要がある」という場面も多いはずです。
実は、Outlookには送信済みメールを簡単に再送信する機能や、受信したメールを他の人に転送する機能が用意されています。エラーメールの再送も、数クリックで完了するんですよ。
この記事では、Outlookでメールを再送する様々な方法、送信エラーの対処法、定期送信の設定方法まで、詳しく解説していきます。
Outlookでメールを再送する3つのパターン
まずはどんな再送方法があるか理解しましょう。
パターン1：送信済みメールの再送信
自分が送ったメールと同じ内容を、もう一度送りたい場合です。
宛先を変えて送ることもできますし、同じ相手にもう一度送ることもできます。件名や本文を編集してから送ることも可能なんです。
パターン2：受信メールの再送信(転送)
誰かから受け取ったメールを、別の人に転送したい場合です。
「このメール、〇〇さんにも見せたい」という時に使います。転送と再送信は厳密には違いますが、受信メールを他の人に送るという意味では同じですね。
パターン3：エラーメールの再送信
送信に失敗したメールを、再度送信する場合です。
「配信できませんでした」というエラー通知が届いた時、元のメールを簡単に再送できます。エラーの原因を修正してから、すぐに再送信できるんですよ。
送信済みメールを再送信する方法(基本)
最もよく使う再送方法です。
Outlook デスクトップ版の手順
ステップ1：送信済みアイテムを開く
Outlookの左側フォルダーペインで「送信済みアイテム」をクリックします。
送信したメールの一覧が表示されるはずです。
ステップ2：再送したいメールを開く
再送信したいメールをダブルクリックして、別ウィンドウで開きます。
プレビューペインで見るだけでなく、必ず別ウィンドウで開いてください。
ステップ3：メッセージタブから再送信を選択
開いたメール画面の上部にある「メッセージ」タブをクリックします。
「移動」グループの中に「アクション」ボタンがあるので、それをクリックしてください。
ステップ4：「このメッセージを再送信」を選択
ドロップダウンメニューから「このメッセージを再送信」を選びます。
新しい作成ウィンドウが開き、元のメールの内容が複製されるんです。
ステップ5：宛先や内容を編集
必要に応じて、宛先、件名、本文を編集します。
そのまま同じ内容で送ることもできますし、一部を変更してから送ることもできますよ。
ステップ6：送信ボタンをクリック
編集が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。
メールが再送信されます。
Outlook Web版(Outlook on the web)の手順
ステップ1：送信済みアイテムを開く
左側のフォルダー一覧から「送信済みアイテム」をクリックします。
Web版でも基本的な操作は同じですね。
ステップ2：メールを開く
再送したいメールをクリックして開きます。
Web版では別ウィンドウではなく、プレビューペインで開く形式です。
ステップ3：「…」メニューから転送を選択
メール画面の右上にある「…」(その他のアクション)をクリックします。
「転送」を選択してください。Web版には「再送信」という直接的な機能はないのですが、転送機能で同じことができるんです。
ステップ4：宛先を入力
転送画面が開くので、「宛先」欄に送りたい相手のメールアドレスを入力します。
同じ相手に再送したい場合は、元の宛先をコピーして貼り付けましょう。
ステップ5：転送マークを削除(オプション)
件名に「FW:」(転送を示すマーク)が付いている場合、必要に応じて削除します。
本文の「差出人:」などの転送ヘッダーも削除すれば、元のメールと同じ見た目になりますよ。
ステップ6：送信
「送信」ボタンをクリックして、メールを送信します。
受信メールを他の人に再送信(転送)する方法
受け取ったメールを別の人に送る方法です。
通常の転送
ステップ1：転送したいメールを選択
受信トレイから、転送したいメールをクリックします。
メールが開いた状態にしてください。
ステップ2：転送ボタンをクリック
メール画面上部の「転送」ボタンをクリックします。
ショートカットキー Ctrl + F でも転送画面を開けるんです。
ステップ3：宛先を入力
「宛先」欄に、転送先のメールアドレスを入力します。
複数の人に送る場合は、セミコロン(;)で区切って入力してください。
ステップ4：コメントを追加(オプション)
必要に応じて、本文の上部に自分のコメントを追加できます。
「参考までに転送します」「ご確認ください」などのメッセージを付けると、親切ですね。
ステップ5：送信
「送信」ボタンをクリックします。
元のメールの内容が、指定した相手に転送されるんです。
添付ファイルとして転送
メール全体を添付ファイルとして転送する方法もあります。
手順
- 転送したいメールを右クリック
- 「転送」→「添付ファイルとして」を選択
- 新しい作成画面が開き、元のメールが.msgファイルとして添付される
- 宛先を入力して送信
この方法だと、元のメールの形式がそのまま保持されるので、受信者が元のメールを別途開けるんですよ。
エラーメール(配信不能通知)の再送方法
送信に失敗したメールを再送する方法です。
配信不能通知とは
「Delivery Status Notification (Failure)」や「配信できませんでした」というタイトルのメールが届いた場合、元のメールが相手に届いていません。
エラーの原因は様々ですが、メールアドレスの入力ミス、受信者のメールボックスが満杯、サーバーの一時的な問題などが考えられます。
エラーメールから再送する手順
ステップ1：エラー通知メールを開く
受信トレイにある配信不能通知メールをダブルクリックして開きます。
エラーの詳細が記載されているはずです。
ステップ2：エラー原因を確認
メール本文で、なぜ送信に失敗したかを確認してください。
- 「User unknown」「Address not found」: メールアドレスが間違っている
- 「Mailbox full」「Over quota」: 相手のメールボックスが満杯
- 「Temporary failure」: 一時的なサーバーエラー
原因によって対処法が変わるんです。
ステップ3：元のメールを探す
エラー通知メールの下部に、元のメールの内容が含まれていることが多いです。
ただし、再送機能を使うには、「送信済みアイテム」または「下書き」から元のメールを開く必要があります。
ステップ4：元のメールを再送
前述の「送信済みメールの再送信」手順に従って、元のメールを開いて再送信します。
メールアドレスのミスがあった場合は、正しいアドレスに修正してから送ってくださいね。
送信済みアイテムに元のメールがない場合
送信に失敗した場合、「下書き」フォルダーに残っていることがあります。
「下書き」フォルダーを確認して、そこから送信し直してください。それでも見つからない場合は、エラー通知メールの内容をコピーして、新しいメールを作成するしかありません。
送信取り消しと再送信
送信直後に間違いに気づいた時の対処法です。
送信取り消し機能
Outlookには、送信直後にメールを取り消せる機能があります。
設定方法
- 「ファイル」→「オプション」→「メール」
- 「メッセージの送信」セクション
- 「送信トレイに指定した時間メッセージを保持する」にチェック
- 時間を設定(例: 30秒)
この設定をしておくと、送信ボタンを押してから指定した時間内は、送信トレイに残ります。その間に「送信トレイ」フォルダーを開いて、メールを開き、削除や編集ができるんです。
送信済みメールの取り消し(Exchange Server環境)
Exchange ServerやMicrosoft 365を使用している組織内では、送信済みメールを取り消せることがあります。
手順
- 「送信済みアイテム」から該当メールを開く
- 「メッセージ」タブ→「アクション」→「このメッセージを取り消す」
- オプションを選択
- 「未読のコピーを削除する」
- 「未読のコピーを削除して、新しいメッセージと置き換える」
- 「OK」をクリック
ただし、相手がすでにメールを開いている場合や、外部のメールアドレスに送信した場合は、取り消しできません。
定期的に同じメールを送る方法
毎週・毎月など、定期的に送るメールの効率化です。
クイックパーツ(定型文)の活用
頻繁に送る内容を、テンプレートとして保存できます。
クイックパーツの作成
- 新規メールを作成
- 件名と本文を入力
- 本文を選択
- 「挿入」タブ→「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」
- 名前を付けて保存
次回からは、「挿入」→「クイックパーツ」から選択するだけで、保存した内容が挿入されるんです。
テンプレートとして保存
メール全体をテンプレートファイルとして保存する方法もあります。
テンプレート作成
- 新規メールを作成
- 件名、宛先、本文を入力
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」
- 「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート (*.oft)」に変更
- 分かりやすい名前を付けて保存
テンプレートの使用
- 保存したテンプレートファイルをダブルクリック
- 新しい作成画面が開く
- 必要に応じて内容を編集
- 送信
定期報告書や会議の招待メールなど、繰り返し送るメールに便利ですね。
VBAマクロでの自動化(上級者向け)
Visual Basic for Applications(VBA)を使えば、メールの自動送信もできます。
ただし、これは高度な技術が必要で、セキュリティリスクもあるため、一般ユーザーにはおすすめしません。組織のIT部門に相談してください。
複数の人に同じメールを再送する方法
一斉送信のコツです。
BCCの活用
複数の人に同じメールを送る場合、「BCC」(ブラインドカーボンコピー)を使いましょう。
BCCのメリット
- 受信者同士のメールアドレスが見えない
- プライバシーが保護される
- 誤返信を防げる
使い方
- 新規メール作成画面で「BCC」ボタンをクリック
- 表示されない場合は、「オプション」タブ→「BCCを表示」
- BCC欄に複数のアドレスを入力(セミコロンで区切る)
- 宛先には自分のアドレスを入力
- 送信
全員に同じメールが届きますが、他の受信者のアドレスは表示されないんです。
連絡先グループの活用
頻繁に同じメンバーにメールを送る場合、連絡先グループを作成すると便利です。
グループ作成
- 「ホーム」タブ→「新しい連絡先グループ」
- グループ名を入力(例: 「プロジェクトチーム」)
- 「メンバーの追加」でメンバーを追加
- 「保存して閉じる」
次回からは、宛先に「プロジェクトチーム」と入力するだけで、全メンバーにメールが送れます。
再送時の注意点とマナー
メールを再送する際に気を付けることです。
件名に「再送」を付ける
同じ相手に再度送る場合、件名に「【再送】」を付けると親切です。
例: 「【再送】〇月〇日の会議資料について」
受信者が「前に受け取ったメールだ」とすぐに分かるので、混乱を避けられますね。
再送の理由を説明する
本文の冒頭で、なぜ再送するのか簡単に説明しましょう。
例文
「先ほど送信したメールですが、添付ファイルが正しく添付されていなかったため、再度送信いたします。」
「念のため再送させていただきます。既に受信済みの場合は、本メールは破棄してください。」
理由が明確だと、受信者も安心できるんです。
短時間での連続送信は避ける
何度も続けて同じメールを送ると、迷惑メールと判定されたり、相手に不快感を与えたりします。
前のメールから最低でも数時間、できれば半日以上空けてから再送してください。
添付ファイルのサイズに注意
再送時にも、添付ファイルのサイズ制限は同じです。
多くのメールサーバーは、10〜25MB程度が上限なんです。大きなファイルは、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドストレージでリンク共有しましょう。
再送メールのトラブルシューティング
うまく送れない時の対処法です。
「再送信」ボタンが表示されない
原因1：メールをプレビューで見ている
プレビューペインではなく、メールを別ウィンドウで開く必要があります。
ダブルクリックして、新しいウィンドウで開いてください。
原因2：Outlookのバージョンが古い
古いバージョンでは、再送信機能がない場合があります。
Outlookを最新版に更新するか、転送機能を使って対応しましょう。
原因3：Web版を使っている
Outlook on the webには、直接的な「再送信」機能がありません。
転送機能を使って、実質的に再送してください。
再送したメールが相手に届かない
原因1：スパムフィルターに引っかかっている
同じ内容のメールを短時間に複数回送ると、スパムと判定されることがあります。
件名や本文を少し変更してから送ってみてください。
原因2：メールアドレスが間違っている
エラー通知を確認して、正しいアドレスかチェックします。
スペースや全角文字が混じっていないか、特に注意してくださいね。
原因3：サーバーの問題
送信側または受信側のメールサーバーに問題がある可能性もあります。
しばらく時間を置いてから、再度送信してみましょう。
添付ファイルが消える
再送時に添付ファイルが消えてしまうことがあります。
対処法
元のメールを開く時、添付ファイルが表示されているか確認してください。
表示されていない場合、別のメールと間違えている可能性があります。正しいメールを開いてから、再送してくださいね。
Outlookモバイルアプリでの再送方法
スマートフォンでの操作方法です。
iOS版Outlookアプリ
送信済みメールの転送
- 「送信済み」フォルダーを開く
- 再送したいメールをタップ
- 下部の「転送」アイコンをタップ
- 宛先を入力して送信
iOS版には再送信機能がないため、転送機能を使います。
Android版Outlookアプリ
基本的にiOS版と同じ操作です。
「送信済み」から該当メールを開いて、転送ボタンをタップし、宛先を入力して送信してください。
モバイル版では、PC版のような細かい設定はできませんが、基本的な再送は可能なんですよ。
再送とアーカイブの違い
混同しやすい機能を整理しましょう。
再送信
既存のメールの内容を、もう一度送信することです。
新しい送信操作として記録され、相手の受信トレイに再度届きます。
アーカイブ
メールを「アーカイブ」フォルダーに移動して、受信トレイを整理する機能です。
メールを送信する機能ではなく、単に保管場所を変えるだけなんです。
リマインダー
特定の日時にメールを再表示する機能です。
これも送信機能ではなく、自分宛ての通知を設定する機能ですね。
企業環境での再送に関する注意
組織でOutlookを使う場合の配慮です。
情報セキュリティポリシーの確認
社外へのメール再送は、情報漏洩のリスクがあります。
会社のセキュリティポリシーで、メールの転送や再送に制限がないか確認してください。機密情報を含むメールは、再送前に上司の承認が必要なこともあるんです。
誤送信防止の仕組み
多くの企業では、誤送信を防ぐツールを導入しています。
送信ボタンを押してから実際に送信されるまでに、確認画面が表示されたり、一定時間の猶予が設けられたりします。再送時も同様の確認が必要になることを覚えておいてくださいね。
監査ログ
企業のExchange Server環境では、すべてのメール送受信がログに記録されています。
不適切な再送や情報漏洩があると、後から追跡される可能性もあるので、慎重に扱いましょう。
よくある質問
疑問を解消しましょう。
Q1: 再送したメールは、元のメールとは別の扱いになりますか?
A: はい、完全に新しいメールとして送信されます。
受信者側では、元のメールと再送メールが別々に表示されます。同じ内容が2通届くことになるので、件名に「再送」と付けるのがマナーですね。
Q2: 相手が読んだかどうか確認できますか?
A: 「開封確認」を要求することはできますが、相手が承認しないと通知は届きません。
確実に確認したい場合は、電話やチャットで「メールを確認してください」と伝えるのが確実です。
Q3: 再送したメールの送信日時は?
A: 再送した時点の日時になります。
元のメールの送信日時ではありません。受信者から見ると、新しく送られてきたメールとして表示されるんです。
Q4: 削除してしまったメールを再送できますか?
A: 削除済みアイテムフォルダーにあれば可能です。
「削除済みアイテム」から該当メールを開いて、再送信してください。完全に削除してしまった場合は、復元が必要です。
Q5: 送信予約したメールを再送できますか?
A: 送信予約中のメールは「送信トレイ」にあります。
送信前なので、「再送」ではなく、開いて編集してから送信し直してください。
まとめ：状況に応じた再送方法を使い分けよう
Outlookでメールを再送する方法は、目的に応じていくつかあります。
送信済みメールの再送、受信メールの転送、エラーメールの再送信など、それぞれの状況に合った方法を選びましょう。
この記事のポイント
- 送信済みメールは「アクション」→「このメッセージを再送信」で再送できる
- エラーメールは原因を確認してから再送する
- 受信メールの転送は「転送」ボタンを使う
- 定期的に送るメールはテンプレート化すると効率的
- 再送時は件名に「再送」を付けるのがマナー
- 複数人への送信はBCCを活用する
- Web版は転送機能で再送を代用する
- 企業環境ではセキュリティポリシーに注意
メールの再送は日常的に発生する作業です。この記事の方法を覚えておけば、スムーズに対応できるようになりますよ。適切なマナーを守って、効率的なメールコミュニケーションを実現してくださいね!
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