「上司の予定を確認してから会議を設定したい」「チームメンバーの空き時間を知りたい」「プロジェクト全体のスケジュールを把握したい」
こんな時、Outlookで他人の予定表を自分のカレンダーに追加できれば、業務効率が大幅にアップします。
この記事では、Outlookで他人の予定表を追加する方法を、Windows版・Mac版・Web版すべてのプラットフォームで詳しく解説します。共有の仕組みから、アクセス許可レベル、実践的な活用方法まで、初心者の方にも分かりやすく説明します。
Outlookの予定表共有の基礎知識
予定表共有とは？
定義
- 自分のOutlookカレンダーに、他人のカレンダーを表示させる機能
- チームや組織内でスケジュールを共有できる
できること
- 他人の予定を閲覧
- 空き時間を確認して会議を設定
- 複数のカレンダーを並べて比較
- チーム全体のスケジュールを把握
共有の前提条件
必要なもの
- 同じ組織のMicrosoft 365アカウント（多くの場合）
- 相手が予定表を共有している（アクセス許可を与えている）
- インターネット接続
共有できる範囲
- 組織内：同じ会社・学校内のユーザー（最も一般的）
- 外部ユーザー：組織外の人（条件付き）
- パブリック：インターネット上の誰でも（限定的）
アクセス許可のレベル
他人の予定表を見る際、以下のレベルでアクセス権が設定されています。
1. 空き時間情報のみ表示可能
- 予定があるかどうかだけ分かる
- タイトルや場所は見えない
- 「予定あり」「空き時間」の状態のみ
2. 制限付き詳細
- 予定のタイトルと場所が見える
- 内容の詳細は見えない
3. すべての詳細
- 予定のすべての情報が見える
- タイトル、場所、説明、参加者など
4. 編集者
- 閲覧だけでなく、予定の作成・編集・削除が可能
- 秘書が上司の予定を管理する場合など
5. 代理人
- 編集者の権限に加え、会議出席依頼の送受信も可能
- 最も高い権限レベル
【Windows版】他人の予定表を追加する方法
Windows版Outlookでの具体的な手順です。
方法1：共有されている予定表を開く（最も簡単）
相手がすでに予定表を共有している場合の方法です。
手順
- カレンダービューを開く
- Outlookの左下にあるカレンダーアイコンをクリック
- 「予定表を開く」を選択
- 「ホーム」タブの「予定表を開く」をクリック
- ドロップダウンから「共有の予定表から」を選択
- 名前を入力
- 「名前」ボックスに相手の名前またはメールアドレスを入力
- または「名前」ボタンをクリックしてアドレス帳から選択
- 予定表が表示される
- 左側のナビゲーションウィンドウに予定表が追加される
- チェックを入れると表示、外すと非表示
方法2：アドレス帳から予定表を追加
手順
- カレンダービューを開く
- 「予定表を開く」→「アドレス帳から」
- 「ホーム」タブをクリック
- 「予定表を開く」→「アドレス帳から」を選択
- ユーザーを選択
- アドレス帳から相手の名前を選択
- 「予定表」ボタンをクリック
- 「OK」をクリック
方法3：メールの招待から追加
相手から「予定表の共有」招待メールが届いた場合の方法です。
手順
- 招待メールを開く
- 受信トレイで「予定表の共有」招待メールを探す
- 件名は通常「〇〇さんが予定表を共有しました」
- 「この予定表を追加」をクリック
- メール本文内のボタンをクリック
- 予定表が自動的に追加される
- 左側のナビゲーションに表示される
複数の予定表を同時に表示
並べて表示
- 表示したい予定表にチェック
- 左側のナビゲーションで複数の予定表にチェック
- 表示方法を選択
- 「ホーム」タブ→「配置」グループ
- 「重ねて表示」：1つの画面に重ねて表示
- 「並べて表示」：左右または上下に分割表示
色分けで見やすく
- 各予定表は異なる色で表示される
- 色は自動で割り当てられるが、変更も可能
【Mac版】他人の予定表を追加する方法
Mac版Outlookでの手順です。
基本的な追加方法
手順
- カレンダーを開く
- 画面下部のカレンダーアイコンをクリック
- 「予定表を開く」を選択
- メニューバー「ファイル」→「予定表を開く」
- または「ツール」→「予定表を開く」
- ユーザーを検索
- 「ユーザーまたはリソース」欄に名前またはメールアドレスを入力
- または「検索」ボタンでアドレス帳から選択
- 「開く」をクリック
- 予定表が追加される
- 左側のサイドバーに表示される
共有招待から追加
手順
- 招待メールを開く
- 「予定表を追加」ボタンをクリック
- 自動的に左側のサイドバーに追加される
予定表の表示・非表示
左側のサイドバーで：
- チェックボックスをオン：表示
- チェックボックスをオフ：非表示
【Web版】Outlook on the webでの追加方法
ブラウザ版Outlookでの手順です。
手順
- Outlook on the webにアクセス
- ブラウザで「outlook.office.com」または「outlook.live.com」を開く
- サインイン
- カレンダーを開く
- 左下のカレンダーアイコンをクリック
- 「予定表の追加」をクリック
- 左側のナビゲーションペインで「予定表の追加」を探す
- または上部の「追加」→「予定表の追加」
- 「ディレクトリから」を選択
- 「ディレクトリから」オプションを選択
- 名前を入力
- 相手の名前またはメールアドレスを入力
- 検索結果から選択
- 「追加」をクリック
- 予定表が表示される
- 左側の「他のユーザーの予定表」セクションに追加される
共有招待からの追加
手順
- メール内の「承諾」または「予定表を追加」をクリック
- 自動的に追加される
相手に予定表の共有を依頼する方法
相手が予定表を共有していない場合、共有をお願いする必要があります。
共有をリクエストする（礼儀正しい方法）
メールで依頼
件名例：
予定表の共有のお願い本文例：
お疲れ様です。
会議日程の調整をスムーズに行うため、
〇〇さんの予定表を共有していただけますでしょうか。
お手数ですが、ご対応いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。相手が予定表を共有する手順
参考までに、相手側の操作を説明します。
Windows版での共有手順
- カレンダーを開く
- 「予定表を共有」をクリック
- 「ホーム」タブ→「予定表の共有」
- 共有相手を選択
- 「宛先」欄に相手のメールアドレスを入力
- アクセス許可レベルを選択
- 「空き時間情報のみ表示可能」
- 「制限付き詳細」
- 「すべての詳細」
- など
- 「送信」をクリック
相手に招待メールが送信されます。
よくあるトラブルと解決方法
問題1：「予定表が見つかりません」と表示される
原因
- 相手が予定表を共有していない
- メールアドレスが間違っている
- 組織外のユーザーで共有設定がされていない
解決方法
- メールアドレスを確認
- 正確なアドレスを再入力
- 相手に共有を依頼
- まだ共有されていない可能性
- メールで依頼
- IT部門に確認
- 組織のポリシーで制限されていないか
問題2：予定表は追加できたが、予定が表示されない
原因
- アクセス許可が「空き時間情報のみ」になっている
- 相手の予定がプライベート（非公開）に設定されている
解決方法
- アクセス許可レベルを確認
- 相手に「すべての詳細」レベルでの共有を依頼
- 予定表を更新
- F5キーを押して更新
- または「送受信」→「すべてのフォルダーを送受信」
問題3：組織外の人の予定表を追加できない
原因
- Microsoft 365では、基本的に組織内のみ共有可能
- 組織外との共有は管理者の設定が必要
解決方法
- IT管理者に確認
- 外部共有が許可されているか
- 代替案を検討
- Google カレンダーなどの別サービスを使用
- 会議出席依頼で空き時間を確認
問題4：予定表が削除できない
原因
- 削除方法が分からない
- または権限の問題
解決方法
削除手順（Windows版）
- 左側のナビゲーションで予定表名を右クリック
- 「削除」または「リストから削除」を選択
削除手順（Web版）
- 予定表名の横の「…」（その他のオプション）をクリック
- 「削除」を選択
問題5：予定表の色を変更したい
手順（Windows版）
- 予定表名を右クリック
- 「色」を選択
- 好きな色を選ぶ
各予定表を色分けすると、一目で誰の予定か分かります。
実践的な活用方法
活用シーン1：上司の予定を確認して会議を設定
手順
- 上司の予定表を追加
- 前述の方法で追加
- スケジュールアシスタントを使用
- 新しい会議を作成
- 「スケジュールアシスタント」タブをクリック
- 参加者の空き時間が一覧で表示される
- 全員が空いている時間を選択
- 緑色（空き時間）の時間帯を選ぶ
- 会議時間を設定
- 会議出席依頼を送信
活用シーン2：チームメンバー全員の予定を並べて表示
手順
- チームメンバー全員の予定表を追加
- 1人ずつ追加していく
- 予定表グループを作成
- 「ホーム」タブ→「予定表グループ」→「新しい予定表グループを作成」
- グループ名を入力（例：開発チーム）
- メンバーを追加
- グループ全体を一括表示
- グループ名をクリックするだけで全員の予定が表示される
活用シーン3：会議室の予定表を追加
会議室もリソースとして予定表を持っています。
手順
- 会議室の予定表を追加
- 「予定表を開く」→「アドレス帳から」
- 会議室名を検索（例：会議室A、Meeting Room 1）
- 空き状況を確認
- 会議室が使われているか一目で分かる
- 会議を設定
- 空いている時間に会議を設定
- 会議室を出席者に追加
活用シーン4：プロジェクトカレンダーを共有
手順
- プロジェクト専用のカレンダーを作成
- 「マイカレンダー」→右クリック→「新しい予定表」
- 名前を入力（例：〇〇プロジェクト）
- チームメンバーと共有
- 作成した予定表を右クリック
- 「共有」→「予定表の共有」
- メンバーを追加
- 全員が同じカレンダーを使用
- プロジェクトのマイルストーンや重要な日程を入力
- チーム全員が同じ情報を共有
予定表共有のマナーとベストプラクティス
やって良いこと・悪いこと
良いこと
- 空き時間を確認してから会議を設定
- 緊急でない限り、勤務時間内に会議を設定
- 相手の予定を尊重する
悪いこと
- 相手に断りなく勝手に予定を入れる（編集権限がある場合）
- プライベートの予定を詮索する
- 予定表を見たことを過度にアピールする
プライバシーへの配慮
重要な予定を非公開にする方法
Windows版
- 予定をダブルクリックして開く
- 「分類」グループで「非公開」をクリック
- 保存
他人から見ると「予定あり」とだけ表示され、詳細は見えません。
個人的な予定の扱い
- 病院、面接など：非公開に設定
- 「私用」とだけ書いて詳細は記載しない
効率的な予定表管理
色分けのコツ
- 自分：青
- 上司：赤
- チームメンバー：緑系
- 会議室：グレー
統一ルールを決めると、チーム全体で見やすくなります。
通知設定
- 重要な人の予定には通知を設定
- 予定表の設定→「通知」
セキュリティとプライバシーの注意点
アクセス許可の見直し
定期的に、誰に自分の予定表を共有しているか確認しましょう。
確認方法（Windows版）
- 「予定表のアクセス権」を開く
- 「ホーム」タブ→「予定表のアクセス権」
- 共有しているユーザーを確認
- リストを確認
- 不要なユーザーは削除または権限を変更
組織外との共有リスク
注意点
- 組織外の人と共有する場合、情報漏洩のリスク
- 機密性の高い予定は共有しない
- IT部門のポリシーに従う
退職者の予定表
対処
- 退職したメンバーの予定表は削除
- 古い情報が残り続けることを避ける
よくある質問（FAQ）
Q1. 予定表を追加しても、自分の予定は相手に見られませんか？
A. いいえ、見られません。一方向の閲覧です。
あなたが相手の予定表を追加しても、相手があなたの予定を見られるわけではありません。あなたが明示的に共有しない限り、あなたの予定は非公開のままです。
Q2. スマホのOutlookアプリでも他人の予定表を追加できますか？
A. はい、可能です。
iPhone/iPad/Androidでの手順
- Outlookアプリを開く
- 左上のメニュー（≡）をタップ
- カレンダーアイコンをタップ
- 「+」または「カレンダーを追加」をタップ
- 「連絡先のカレンダーを追加」を選択
- 名前を検索して追加
Q3. 相手が予定を削除したら、自分の画面からも消えますか？
A. はい、リアルタイムで反映されます。
共有予定表は、相手の予定表と同期しています。相手が予定を追加・変更・削除すると、あなたの画面にもすぐに反映されます。
Q4. 何人分の予定表を追加できますか？
A. 技術的には制限はありませんが、実用的には10〜20人程度が限界です。
あまり多くの予定表を追加すると、画面が見づらくなります。予定表グループ機能を使って整理することをおすすめします。
Q5. 自分の予定表を誰にも見られないようにするには？
A. 共有設定をすべて解除してください。
手順
- 「ホーム」タブ→「予定表のアクセス権」
- すべてのユーザーを削除
- または、既定の権限を「なし」に設定
Q6. Googleカレンダーの予定をOutlookに表示できますか？
A. はい、ICS形式のURLを使えば可能です。
手順
- Googleカレンダーで「設定」を開く
- 共有したいカレンダーを選択
- 「カレンダーの統合」で「秘密のアドレス（iCal形式）」をコピー
- Outlookで「予定表を開く」→「インターネットから」
- URLを貼り付け
ただし、双方向の同期はできません（Outlookからは閲覧のみ）。
まとめ｜予定表共有で業務効率アップ
Outlookの予定表共有機能を活用すれば、チーム全体のスケジュール管理が劇的に改善します。
この記事の重要ポイント
追加方法
- Windows版：「予定表を開く」→「共有の予定表から」
- Mac版：「ファイル」→「予定表を開く」
- Web版：「予定表の追加」→「ディレクトリから」
アクセス許可レベル
- 空き時間情報のみ
- 制限付き詳細
- すべての詳細
- 編集者
- 代理人
活用シーン
- 会議の日程調整
- チーム全体のスケジュール把握
- 会議室の空き確認
- プロジェクトカレンダーの共有
注意点
- プライバシーへの配慮
- 非公開設定の活用
- 定期的なアクセス権の見直し
- 組織のポリシーに従う
効率化のコツ
- 色分けで見やすく
- 予定表グループで整理
- スケジュールアシスタントを活用
予定表共有は、最初は難しく感じるかもしれませんが、一度設定すれば日々の業務が格段に楽になります。
チームメンバーの予定を把握し、スムーズなコミュニケーションと効率的な会議設定を実現してください。きっと、あなたの仕事がもっとスムーズに進むはずです！
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