Outlook設定エクスポート完全ガイド！データ移行とバックアップの安全な方法

「新しいパソコンにOutlookの設定を移したいけど、また一から設定するのは面倒」そんな経験はありませんか？

メールアカウントの設定、仕分けルール、連絡先、予定表など、Outlookには長年かけて蓄積した大切なデータがたくさん入っています。これらを新しい環境に移行するとき、手作業で再設定するのはとても時間がかかりますし、設定ミスの心配もありますよね。

でも大丈夫です。Outlookには「エクスポート」という機能があり、これを使えば設定やデータを簡単にバックアップして、新しい環境に移すことができるんです。

この記事では、Outlookの設定とデータを安全にエクスポートする方法を、初心者の方でも迷わずできるよう、画面の操作手順とともに詳しく解説します。また、エクスポートしたデータを新しい環境にインポートする方法や、よくあるトラブルの対処法も紹介しています。

パソコンの買い替えや会社の移動など、Outlookの環境を変更する予定がある方は、ぜひ参考にしてくださいね。

Outlookエクスポート機能の基本知識
デスクトップ版Outlookでのエクスポート手順
Web版Outlookでのエクスポート方法
インポート（復元）の実践方法
よくあるトラブルと解決方法
組織での活用とセキュリティ配慮
まとめ

Outlookエクスポート機能の基本知識

エクスポートできるデータの種類

Outlookからエクスポートできる主なデータは以下の通りです：

メールデータ

受信トレイ、送信済みアイテム、下書きなどのメール
フォルダ構造（自分で作成したフォルダも含む）
メールの添付ファイル

連絡先情報

アドレス帳に登録された個人・企業の連絡先
連絡先のグループ分け情報
写真や詳細な個人情報

予定表データ

個人の予定とイベント
定期的な予定の設定
会議の招待状と返答状況

タスクとメモ

To-Doリストのタスク
付箋メモの内容
完了・未完了の状態

設定関連

仕分けルール
自動返信の設定
署名の設定

エクスポート形式の理解

PSTファイル（Personal Storage Table） Outlookの標準バックアップ形式で、すべてのデータを一つのファイルにまとめて保存できます。

CSV形式 連絡先やタスクなどの表形式データを、ExcelやGoogleスプレッドシートで開ける形式で保存します。

ICS形式 予定表データを、他のカレンダーアプリでも読み込める標準形式で保存します。

MSG形式 個別のメールを単体ファイルとして保存する形式です。

エクスポートが必要になるタイミング

パソコンの買い替え時 新しいパソコンにOutlookを設定する際、これまでのデータを移行したい場合。

会社の異動・転職時 個人的なメールや連絡先を新しい職場環境に移す場合。

定期的なバックアップ データ紛失に備えて、定期的にバックアップを取る場合。

Outlook のバージョンアップ時 古いバージョンから新しいバージョンへ移行する場合。

他のメールソフトへの移行 OutlookからGmail、Thunderbirdなど他のソフトに変更する場合。

これらの基本知識を理解したうえで、実際のエクスポート手順を見ていきましょう。次の章では、最も一般的なPSTファイルでのエクスポート方法を詳しく解説します。

デスクトップ版Outlookでのエクスポート手順

完全バックアップ（PSTファイル）の作成

ステップ1：エクスポートウィザードの開始

Outlookデスクトップアプリを起動
「ファイル」タブをクリック
「開く/エクスポート」を選択
「インポート/エクスポート」をクリック

ステップ2：エクスポート形式の選択

エクスポートウィザードが開いたら、以下を選択します：

「ファイルにエクスポート」を選択
「次へ」をクリック
「Outlookデータファイル（.pst）」を選択
「次へ」をクリック

ステップ3：エクスポート範囲の設定

全データをエクスポートする場合：

最上位のフォルダ（通常はメールアドレス）を選択
「サブフォルダーを含む」にチェックを入れる

特定のフォルダのみエクスポートする場合：

必要なフォルダ（例：受信トレイ、連絡先など）を選択
必要に応じて「サブフォルダーを含む」にチェック

ステップ4：保存場所とファイル名の設定

「参照」ボタンをクリック
保存先フォルダを選択（デスクトップやドキュメントフォルダなど）
ファイル名を入力（例：「outlook_backup_2025_08.pst」）
「OK」をクリック

推奨ファイル名の付け方：

日付を含める：outlook_backup_20250804
内容を明記：outlook_work_backup
バージョン管理：outlook_backup_v1

ステップ5：重複処理の設定

既存のPSTファイルがある場合の処理を選択します：

「重複してもインポートする」：すべてのデータを保持
「重複したらインポートしない」：新しいデータのみ追加
「重複したら置き換える」：新しいデータで上書き

ステップ6：パスワード設定（推奨）

セキュリティのため、PSTファイルにパスワードを設定しましょう：

パスワード入力欄に安全なパスワードを入力
確認用パスワード欄に同じパスワードを再入力
「OK」をクリック

パスワード設定のコツ：

8文字以上の複雑なパスワード
大文字・小文字・数字・記号を組み合わせる
忘れないよう安全な場所にメモ

個別データのエクスポート

連絡先のみをCSV形式でエクスポート

「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」
「ファイルにエクスポート」→「カンマ区切り値」を選択
「連絡先」フォルダを選択
保存先とファイル名を指定（例：contacts_backup.csv）
必要な項目を選択してエクスポート実行

予定表をICS形式でエクスポート

カレンダービューに切り替え
「ファイル」→「予定表の保存」を選択
保存形式で「iCalendar形式（*.ics）」を選択
日付範囲を指定（例：過去1年間）
ファイル名を付けて保存

メール仕分けルールのエクスポート

「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」
「オプション」ボタンをクリック
「ルールをエクスポート」を選択
保存先を指定してファイル名を付ける（例：mail_rules.rwz）

エクスポート完了後の確認作業

ファイルサイズと内容の確認

エクスポートされたPSTファイルのサイズを確認
予想されるデータ量と比較して妥当かチェック
テスト用のOutlookでファイルを開いて内容確認

バックアップファイルの安全な保管

外付けハードディスクにコピー
クラウドストレージにアップロード
複数の場所に分散保存

エクスポート作業の記録

次回の参考のため、以下を記録しておきましょう：

エクスポートした日時
含まれるデータの範囲
ファイルサイズ
保存場所

デスクトップ版でのエクスポートは多機能ですが、手順が複雑です。次の章では、より簡単なWeb版でのエクスポート方法を見ていきます。

Web版Outlookでのエクスポート方法

Web版の特徴とメリット

簡単な操作 Web版は設定項目が少なく、初心者の方でも迷わず操作できます。

どこからでもアクセス可能 インターネット接続があれば、どのパソコンからでもエクスポート作業ができます。

自動更新 常に最新バージョンが使用でき、新機能もすぐに利用できます。

制限事項の理解 ただし、デスクトップ版と比べて一部機能が制限されています：

PSTファイル形式での一括エクスポートは不可
詳細な設定オプションが少ない
大容量データの処理に時間がかかる場合あり

メールデータのエクスポート

基本的なエクスポート手順

Outlook.comまたはOffice.comでOutlookにアクセス
画面右上の設定アイコン（歯車マーク）をクリック
「Outlookのすべての設定を表示」を選択
「全般」→「データのエクスポート」を選択

エクスポート範囲の選択

Web版では、以下の選択肢から選べます：

すべてのメール：受信トレイ、送信済み、下書きなど全フォルダ
特定の期間：直近30日、3ヶ月、1年など
特定のフォルダ：指定したフォルダのみ

ファイル形式の選択

PST形式：Outlookデスクトップ版で読み込み可能
EML形式：個別メールファイルとしてエクスポート
MBOX形式：Thunderbirdなど他のメールソフト用

エクスポート実行と進捗確認

「エクスポート開始」ボタンをクリック
処理開始の確認メッセージが表示される
完了までの推定時間が表示される（データ量により数分〜数時間）

重要な注意点： 大量のデータがある場合、エクスポート処理に長時間かかることがあります。処理中はブラウザを閉じないよう注意してください。

連絡先のエクスポート

CSV形式での連絡先エクスポート

Outlookの「ユーザー」（連絡先）セクションに移動
「連絡先の管理」→「エクスポート」を選択
エクスポート形式で「CSV（カンマ区切り値）」を選択
エクスポートする連絡先の範囲を指定
「エクスポート」ボタンをクリック

エクスポートされる項目

氏名、会社名、役職
電話番号（携帯、会社、自宅）
メールアドレス（複数対応）
住所情報
備考・メモ

予定表のエクスポート

ICS形式での予定表エクスポート

カレンダー画面を開く
左サイドバーの「マイカレンダー」から対象カレンダーを選択
カレンダー名の横にある「…」メニューをクリック
「設定と共有」を選択
「カレンダーをエクスポート」をクリック

エクスポート対象の選択

全期間の予定
指定期間の予定（開始日〜終了日）
公開予定のみ
プライベート予定も含める

エクスポート完了とダウンロード

ダウンロード通知の確認

エクスポート処理が完了すると、以下の方法で通知されます：

Outlook内の通知バナー表示
登録メールアドレスへの完了通知
ダウンロードリンクの生成

ファイルのダウンロード

完了通知内のダウンロードリンクをクリック
ブラウザのダウンロードフォルダに保存
ファイル名と保存場所を確認

ダウンロードリンクの有効期限

セキュリティの観点から、ダウンロードリンクには有効期限があります：

通常：72時間（3日間）
期限切れ後は再エクスポートが必要

安全な保存方法

ダウンロード後、すぐに安全な場所にバックアップ
外部記録媒体（USBメモリ、外付けHDD）にコピー
複数の場所に分散保存

Web版でのエクスポートは簡単ですが、大容量データの処理には時間がかかります。次の章では、エクスポートしたデータを新しい環境で復元する方法を見ていきます。

インポート（復元）の実践方法

新しい環境での事前準備

Outlookの初期設定完了

データをインポートする前に、新しい環境でOutlookの基本設定を完了させておきましょう。

必要な準備項目：

メールアカウントの設定
基本的なフォルダ構造の確認
Outlookのバージョン確認

互換性の確認

エクスポート元とインポート先のバージョン互換性を確認します：

Outlook 2019 → Outlook 2021：問題なし
古いバージョン → 新しいバージョン：通常は問題なし
新しいバージョン → 古いバージョン：一部機能が制限される可能性

PSTファイルのインポート手順

完全復元の場合

ステップ1：インポートウィザードの開始

新しいOutlookを起動
「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」
「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択
「Outlookデータファイル（.pst）」を選択

ステップ2：PSTファイルの指定

「参照」ボタンでエクスポートしたPSTファイルを選択
パスワードが設定されている場合は入力
重複処理の方法を選択

重複処理オプションの説明：

重複してもインポートする：同じメールも重複して取り込む
重複したらインポートしない：既存と同じものは除外
重複したら置き換える：既存のデータを新しいデータで上書き

ステップ3：インポート範囲の設定

インポートするフォルダを選択
「サブフォルダーを含む」にチェック（全データ復元の場合）
インポート先フォルダを指定

ステップ4：インポート実行

設定内容を最終確認
「完了」ボタンをクリック
進行状況を確認（大容量の場合は時間がかかります）

個別データのインポート

連絡先（CSV）のインポート

「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」
「他のプログラムまたはファイルからのインポート」
「カンマ区切り値」を選択
CSVファイルを指定
インポート先を「連絡先」に設定
項目の対応関係を確認・調整

項目マッピングの重要性

CSVインポート時は、各列がOutlookのどの項目に対応するかを確認します：

「姓」→「姓」
「名」→「名」
「会社名」→「会社」
「メールアドレス」→「電子メールアドレス」

間違った対応関係だと、データが正しく取り込まれないので注意が必要です。

予定表（ICS）のインポート

カレンダービューに切り替え
「ファイル」→「開く/エクスポート」→「予定表を開く」
ICSファイルを選択
既存の予定表に追加するか、新しい予定表を作成するか選択
インポート実行

仕分けルールのインポート

「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」
「オプション」ボタンをクリック
「ルールをインポート」を選択
エクスポートしたRWZファイルを指定
既存ルールとの重複処理を設定

インポート後の確認作業

データ整合性の確認

メールデータの確認項目：

フォルダ構造が正しく復元されているか
メール件数が期待値と一致しているか
添付ファイルが正常に表示されるか
送受信日時が正確か

連絡先データの確認項目：

連絡先の総数確認
重要な連絡先の詳細情報確認
グループ分けが正しく復元されているか
写真やメモが正常に表示されるか

予定表データの確認項目：

過去・未来の予定が正確に表示されるか
定期的な予定の繰り返し設定
会議招集者・参加者情報
アラーム設定の動作確認

設定の確認と調整

インポート後、以下の設定を確認・調整しましょう：

アカウント設定
- 送受信の動作確認
- 署名の設定
- 自動返信の設定
表示設定
- フォルダの表示順序
- メール一覧の表示項目
- カレンダーの表示形式
通知設定
- 新着メール通知
- 予定のアラーム
- タスクのリマインダー

トラブル時の対処法

インポートが失敗する場合

原因1：ファイル破損

別の場所に保存したバックアップを試す
ファイルサイズが異常に小さくないか確認

原因2：パスワード問題

パスワードの入力ミス
大文字・小文字の区別
特殊文字の認識問題

原因3：容量不足

ハードディスクの空き容量確認
一時的にファイルを移動して容量確保

部分的なデータ欠損の対処

段階的なインポート フォルダごとに分けてインポートを実行
形式を変えて再エクスポート 元の環境で別の形式でエクスポートし直す
手動での部分修正 重要なデータのみ手動で移行

これらの手順を踏むことで、Outlookデータの安全な移行が完了します。次の章では、よくあるトラブルとその解決方法について詳しく見ていきます。

よくあるトラブルと解決方法

エクスポート時のトラブル

問題1：エクスポートが途中で止まる

考えられる原因：

ハードディスクの容量不足
ネットワーク接続の不安定
破損したメールデータの存在

解決方法：

容量不足の対処

不要なファイルを削除して空き容量を確保
外付けハードディスクを接続
一時的にクラウドストレージを利用

ネットワーク問題の対処

有線LAN接続に切り替え
他のネットワーク利用を一時停止
オフピーク時間帯に実行

データ破損の対処

Outlookの修復機能を実行
「scanpst.exe」ツールでPSTファイルを修復
フォルダごとに分割してエクスポート

問題2：エクスポートファイルが異常に小さい

原因分析：

エクスポート範囲の設定ミス
フィルター条件が厳しすぎる
アクセス権限の問題

確認手順：

エクスポート設定を再確認
「サブフォルダーを含む」のチェック状況
日付範囲の指定ミス
管理者権限でのOutlook起動

問題3：パスワード設定ができない

一部の環境では、組織のセキュリティポリシーによりパスワード設定が制限される場合があります。

代替セキュリティ対策：

エクスポートファイルを暗号化フォルダに保存
パスワード付きZIPファイルに圧縮
BitLockerなどの暗号化機能を利用

インポート時のトラブル

問題1：「ファイルが見つかりません」エラー

確認ポイント：

ファイルパスに日本語や特殊文字が含まれていないか
ファイル名が長すぎないか
ネットワーク上のフォルダではなく、ローカルに保存されているか

解決手順：

ファイルをデスクトップなど分かりやすい場所にコピー
ファイル名を短い英数字に変更
パスに日本語が含まれていないフォルダに移動

問題2：インポート後にメールが表示されない

原因と対策：

フォルダ構造の問題

インポート先フォルダの指定ミス
既存フォルダとの名前重複

対処法：

フォルダ一覧を展開して全フォルダを確認
検索機能で特定のメールを探す
インポート設定を見直して再実行

表示フィルターの問題

未読メールのみ表示設定
特定の日付範囲でのフィルタリング

対処法：

表示フィルターを「すべてのメール」に変更
日付範囲を最大に設定
詳細検索でデータの存在確認

問題3：文字化けが発生する

日本語文字化けの対処

原因：

文字コードの不一致（UTF-8、Shift-JIS、EUCなど）
異なるOS間でのデータ移行

解決方法：

CSVファイルをExcelで開いて文字コードを変更
メモ帳で開いて「名前を付けて保存」で文字コードを指定
専用の文字コード変換ツールを使用

パフォーマンス問題の対処

問題1：処理時間が異常に長い

最適化のポイント：

データサイズの最適化

不要な添付ファイルを事前に削除
古いメールをアーカイブ
大容量メールを個別処理

システムリソースの最適化

他のアプリケーションを終了
一時的にウイルススキャンを無効化
高速なSSDを使用

問題2：メモリ不足エラー

対処方法：

Outlookを再起動してメモリ使用量をリセット
仮想メモリのサイズを増やす
分割してエクスポート/インポートを実行

セキュリティ関連のトラブル

問題1：エクスポートが管理者により制限されている

企業環境では、情報漏洩防止のためエクスポート機能が制限される場合があります。

対応方針：

IT管理者に相談して許可を取得
業務上必要な理由を明確に説明
代替手段（OneDriveでの同期など）を検討

問題2：パスワード付きPSTファイルが開けない

パスワード回復の手順：

設定時に使用した可能性のあるパスワードを試す
パスワード管理ツールの履歴を確認
最終手段としてパスワード解析ツールを検討（合法的利用に限る）

予防策：

パスワード管理ツールでの安全な保管
複数の場所へのパスワード記録
パスワードなしのバックアップも併用

予防とメンテナンス

定期的なテストエクスポート

問題が発生してから慌てないよう、定期的にテストエクスポートを実行しましょう。

推奨スケジュール：

月次：小規模テストエクスポート
四半期：完全バックアップ
年次：異なる環境での復元テスト

ドキュメント化の重要性

エクスポート/インポートの手順と注意点を文書化しておくと、緊急時に役立ちます。

記録すべき項目：

使用したOutlookバージョン
エクスポート設定の詳細
発生した問題と解決方法
処理時間の目安

これらのトラブルシューティング情報を参考に、安全で確実なデータ移行を実現してください。次の章では、組織での活用やセキュリティ配慮について詳しく見ていきます。

組織での活用とセキュリティ配慮

企業環境での計画的なデータ移行

大規模移行プロジェクトの進め方

フェーズ1：事前調査と計画策定

現状把握の項目：

全社員のOutlookデータ量調査
使用しているOutlookバージョンの確認
ネットワーク環境と処理能力の評価
業務への影響度分析

移行計画の策定：

部署別・段階別の移行スケジュール
作業時間の見積もり（1人あたり2-4時間程度）
バックアップ作業の人員配置
緊急時の復旧手順

フェーズ2：パイロット運用

本格導入前に、小規模なグループで試験的に実施します。

パイロット対象の選定：

ITリテラシーの高い部署
データ量が平均的なユーザー
業務への影響が限定的な時期

フェーズ3：段階的な全社展開

推奨展開順序：

IT部門・システム管理者
各部署のキーパーソン
一般スタッフ（部署単位）
外勤・リモートワーカー

セキュリティポリシーの策定

データ保護の基本原則

機密情報の分類

企業のメールデータには、様々な機密レベルの情報が含まれています。

分類例：

機密レベル1：個人情報、財務データ、顧客情報
機密レベル2：社内プロジェクト情報、人事データ
機密レベル3：一般的な業務連絡、公開可能な情報

レベル別の取り扱い方針：

レベル1：エクスポート禁止またはIT部門管理下でのみ実施
レベル2：管理者承認後に限定的エクスポート
レベル3：個人での適切な管理下でエクスポート可能

暗号化とアクセス制御

必須のセキュリティ対策：

1. エクスポートファイルの暗号化

PSTファイルのパスワード保護
BitLockerによるディスク暗号化
7-Zipなどによる圧縮暗号化

2. アクセス権限の管理

エクスポート機能の利用者制限
管理者による実行ログの監視
定期的なアクセス権限の見直し

3. データの保存期間管理

バックアップファイルの保存期間設定
自動削除スケジュールの実装
長期保存が必要なデータの特別管理

コンプライアンス対応

法的要件への対応

個人情報保護法への対応

メールデータには顧客や従業員の個人情報が含まれるため、適切な管理が必要です。

対応ポイント：

エクスポート理由の明確化と記録
データの利用目的と範囲の限定
不要になったデータの確実な削除

GDPR（EU一般データ保護規則）への対応

EU顧客とのメールが含まれる場合、GDPR の要件を満たす必要があります。

主要な要件：

データ主体の同意確認
データの国外移転時の適切な保護措置
データ漏洩時の迅速な報告体制

監査対応の準備

監査で確認される項目：

データエクスポートの承認プロセス
セキュリティ対策の実装状況
アクセスログと操作履歴
インシデント発生時の対応記録

文書化すべき内容：

データ取り扱いポリシー
エクスポート手順書
セキュリティ対策一覧
教育・研修記録

組織レベルでの効率化

自動化ツールの活用

PowerShellスクリプトによる自動化

大量のユーザーのデータを効率的にエクスポートするため、PowerShellスクリプトが活用できます。

基本スクリプト例：

# 複数ユーザーのPSTエクスポートを自動実行
$users = @("user1@company.com", "user2@company.com")
foreach ($user in $users) {
    New-MailboxExportRequest -Mailbox $user -FilePath "\\server\backup\$user.pst"
}

注意事項：

Exchange管理者権限が必要
事前のテスト実行必須
セキュリティポリシーとの整合性確認

集中管理システムの構築

バックアップ管理システムの要件：

スケジュール実行機能
進捗状況の可視化
エラー発生時の自動通知
ログの一元管理

教育と支援体制

ユーザー教育プログラム

基礎研修の内容：

Outlookエクスポート機能の基本操作
セキュリティ意識の向上
トラブル発生時の対応手順
社内サポート窓口の利用方法

継続的なサポート

ヘルプデスクの準備：

よくある質問のFAQ整備
リモートサポートツールの準備
エスカレーション手順の明確化
定期的なサポート品質の改善

社内情報共有

ナレッジベースの構築：

成功事例の共有
トラブル事例と解決方法
バージョンアップ時の注意点
他部署での工夫・改善例

これらの組織レベルでの取り組みにより、個人作業では実現できない規模での効率化と安全性を両立できます。最後の章では、将来に向けた発展的な活用方法を見ていきます。

まとめ

Outlookの設定エクスポートについて、基本的な操作方法から組織での活用まで詳しく解説してきました。重要なポイントを振り返ってみましょう。

エクスポート成功のための重要ポイント：

事前準備の徹底

データ量と処理時間の見積もり
十分な保存容量の確保
ネットワーク環境の安定性確認
バックアップ保存場所の準備

適切な形式選択

完全移行：PSTファイル形式
個別データ：CSV、ICS、MSG形式
他システム連携：標準形式の活用

セキュリティ対策

パスワード保護の必須設定
複数箇所でのバックアップ保管
適切なアクセス権限管理
定期的なセキュリティ見直し

段階的なアプローチ推奨：

第1段階：個人での基本マスター（1週間）

小規模なテストエクスポート
インポート手順の習得
トラブル対応方法の理解

第2段階：完全バックアップの実施（1ヶ月目）

全データのPSTエクスポート
個別データの形式別エクスポート
復元テストによる動作確認

第3段階：定期運用の確立（3ヶ月目以降）

月次・四半期バックアップの自動化
組織での標準化と共有
継続的な改善と最適化

よくあるトラブルへの備え：

エクスポート中断時の復旧手順
ファイル破損時の代替策準備
パスワード紛失時の対応方法
文字化け問題の解決手段

組織での活用メリット：

人事異動時のスムーズなデータ移行
システム更新時の安全なデータ保護
法的要件への適切な対応
業務継続性の確保

今後の発展的活用に向けて：

クラウド連携の強化

Microsoft 365 環境での自動バックアップ
OneDriveとの同期機能活用
Teams連携でのデータ共有

AI機能との組み合わせ

重要メールの自動分類
バックアップ対象の最適化
復元時の効率的な再分類

今すぐ始められる最初の一歩：

現在のOutlookデータ量を確認
テスト用の小さなフォルダでエクスポートを試す
バックアップ保存場所を決めて整理
パスワード管理方法を確立

長期的な成功のために：

定期的なバックアップ習慣の確立
セキュリティ意識の継続的向上
新機能・新技術への積極的対応
組織内での知識共有と改善

Outlookのデータは、長年にわたって蓄積された貴重な情報資産です。適切なエクスポート・バックアップにより、この資産を安全に保護し、必要な時に確実に活用できる環境を整えることができます。

小さな一歩から始めて、徐々にあなたや組織にとって最適なデータ管理システムを構築していきましょう。この記事が、安全で効率的なOutlook運用の実現に役立てば幸いです。