OneNoteセクション階層化の完全ガイド【整理術から活用法まで】

OneNoteを使っていて、「セクションがたくさんできて整理できない」「プロジェクトが複雑になって管理しにくい」と困った経験はありませんか？

特に仕事で複数のプロジェクトを管理していたり、学習分野が多岐にわたる場合、フラットなセクション構造では情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。

実は、OneNoteにはセクションを階層化して整理する便利な機能があります。この記事では、セクショングループを活用した階層化から、効率的な情報管理術まで、初心者にも分かりやすく解説します。あなたのOneNoteが見違えるほど整理されるはずですよ。

OneNoteの階層構造の基本
セクショングループの作成方法
効果的な階層構造の設計
階層管理のテクニック
実践的な活用事例
よくある問題と解決法
階層化の維持とメンテナンス
まとめ

OneNoteの階層構造の基本

OneNoteの構造を理解する

OneNoteは4階層の構造で情報を整理します。

基本の4階層：

ノートブック（最上位）
セクション（大分類）
ページ（個別の記録）
サブページ（ページの下位項目）

この構造に加えて、「セクショングループ」という機能を使うことで、さらに細かい階層化が可能になります。

セクショングループとは

セクショングループは、複数のセクションをまとめるフォルダのような機能です。

セクショングループの特徴：

セクションをカテゴリ別にグループ化
視覚的にすっきりとした整理が可能
グループ内でさらにサブグループも作成可能
開閉でき、必要な時だけ展開して表示

例えば、「2024年プロジェクト」というセクショングループの中に、「営業案件」「開発案件」「管理業務」などのセクションを格納できます。

階層化のメリット

セクションを階層化することで得られる具体的な効果を説明します。

整理面でのメリット：

関連する情報がまとまり、見つけやすくなる
セクション数が多くても画面がすっきり
プロジェクト単位での管理が容易

作業効率面でのメリット：

必要な情報へのアクセス時間短縮
情報の重複や漏れを防げる
チーム共有時の理解が向上

この章では基本構造を説明しました。次に、実際の階層化方法を見ていきましょう。

セクショングループの作成方法

Windows版での作成手順

Windows版OneNoteでセクショングループを作成する方法を詳しく解説します。

基本的な作成手順：

ノートブック名の右側にある「+」ボタンをクリック
「セクショングループ」を選択
グループ名を入力（例：「2024年度業務」）
Enterキーで確定

既存セクションをグループに移動：

移動したいセクションを右クリック
「移動またはコピー」を選択
作成したセクショングループを指定
「移動」をクリック

Mac版での作成方法

Mac版OneNoteでの操作方法を説明します。

Mac版での手順：

サイドバーのノートブック名を右クリック
「新しいセクショングループ」を選択
グループ名を入力
必要に応じてセクションをドラッグ&ドロップで移動

Mac版での注意点： Mac版では一部の機能がWindows版と異なる場合があります。最新版への更新を定期的に行いましょう。

モバイルアプリでの操作

スマートフォンやタブレットでのセクショングループ操作について説明します。

モバイル版の制限事項：

セクショングループの新規作成は制限される場合がある
PC版で作成したグループの閲覧・編集は可能
簡単なセクション移動は可能

モバイルでの活用法： PC版で構造を作成し、モバイルでは情報の確認や簡単な編集に活用するのが効果的です。

Web版での操作

ブラウザ版OneNoteでの階層化操作について説明します。

Web版の特徴：

基本的な機能はPC版と同様
インターネット接続が必須
最新の機能をいち早く利用可能

Web版での操作手順：

ノートブック一覧で対象ノートブックを開く
「新しいセクショングループ」をクリック
名前を入力して作成
セクションをドラッグ&ドロップで移動

この章では作成方法を説明しました。次に、効果的な階層構造の設計について解説します。

効果的な階層構造の設計

プロジェクト別の階層化

仕事でOneNoteを使用する場合の、プロジェクト別階層化の設計例です。

推奨する階層構造：

ノートブック：「2024年度業務管理」
├── セクショングループ：「プロジェクトA」
│   ├── セクション：「企画・設計」
│   ├── セクション：「進捗管理」
│   └── セクション：「会議議事録」
├── セクショングループ：「プロジェクトB」
│   ├── セクション：「要件定義」
│   ├── セクション：「開発作業」
│   └── セクション：「テスト記録」
└── セクショングループ：「共通業務」
    ├── セクション：「日報」
    ├── セクション：「研修記録」
    └── セクション：「参考資料」

設計のポイント：

プロジェクト単位でグループ化
各プロジェクト内は作業フェーズ別にセクション分け
共通で使用する情報は専用グループに分離

学習・研究用の階層化

学習や研究でOneNoteを活用する場合の構造設計です。

学習用階層構造例：

ノートブック：「2024年度学習記録」
├── セクショングループ：「プログラミング」
│   ├── セクション：「Python基礎」
│   ├── セクション：「Web開発」
│   └── セクション：「データサイエンス」
├── セクショングループ：「資格試験」
│   ├── セクション：「過去問題」
│   ├── セクション：「要点整理」
│   └── セクション：「模擬試験」
└── セクショングループ：「参考資料」
    ├── セクション：「書籍要約」
    ├── セクション：「Webサイト」
    └── セクション：「動画講座」

個人用の生活管理階層

日常生活の管理にOneNoteを使用する場合の構造例です。

生活管理用構造：

ノートブック：「ライフログ2024」
├── セクショングループ：「健康管理」
│   ├── セクション：「運動記録」
│   ├── セクション：「食事記録」
│   └── セクション：「健康診断」
├── セクショングループ：「家計管理」
│   ├── セクション：「収支記録」
│   ├── セクション：「投資管理」
│   └── セクション：「税務資料」
└── セクショングループ：「趣味・娯楽」
    ├── セクション：「読書記録」
    ├── セクション：「映画・ドラマ」
    └── セクション：「旅行計画」

階層の深さと最適化

効果的な階層設計のための指針を説明します。

階層設計の原則：

3階層以内に抑える（認知負荷を軽減）
各グループは5〜7個以内のセクションに制限
使用頻度の高いものを上位に配置
定期的な見直しと再構成

避けるべき構造：

過度に深い階層（4階層以上）
1つのグループに大量のセクション
論理的な関連性のないグループ分け
頻繁に変更される分類基準

この章では構造設計を説明しました。次に、階層管理のテクニックをご紹介します。

階層管理のテクニック

セクションの移動と整理

効率的なセクション移動と整理の方法を説明します。

ドラッグ&ドロップでの移動：

移動したいセクションをクリックして選択
そのままドラッグして目的のセクショングループにドロップ
グループ内での順序も同様にドラッグで調整可能

一括移動の方法： 複数のセクションを一度に移動したい場合：

Ctrlキーを押しながら複数のセクションを選択
右クリックで「移動またはコピー」を選択
移動先を指定して実行

色分けとアイコンの活用

視覚的な整理を行うための色分け方法です。

効果的な色分けルール：

プロジェクト別：各プロジェクトで統一色を使用
優先度別：重要度に応じた色設定
状態別：進行中、完了、保留などの状態を色で表現
種類別：会議、作業、資料などの種類を色分け

セクション名での工夫：

絵文字を使用：📊 売上分析、📝 会議記録
記号の活用：★重要、🔄進行中、✅完了
略語の統一：MTG（会議）、RPT（レポート）

テンプレート化と標準化

効率的な管理のためのテンプレート作成方法です。

プロジェクト用テンプレート： 新しいプロジェクトが始まる際に、標準的なセクション構造をテンプレートとして用意しておきます。

テンプレートに含める基本セクション：

プロジェクト概要
進捗管理
会議議事録
課題・リスク管理
資料・参考情報

標準化のメリット：

新規プロジェクト開始時の準備時間短縮
チームメンバーの理解促進
情報の漏れや重複防止

アーカイブと履歴管理

完了したプロジェクトや古い情報の管理方法です。

アーカイブ用セクショングループの作成：

├── セクショングループ：「2024年度（進行中）」
├── セクショングループ：「2023年度（アーカイブ）」
└── セクショングループ：「2022年度（アーカイブ）」

アーカイブ化の基準：

プロジェクト完了から3ヶ月経過
年度や期間の終了
参照頻度の大幅な減少
ストレージ容量の制約

この章では管理テクニックを説明しました。次に、実際の活用事例を見ていきましょう。

実践的な活用事例

営業部門での活用事例

営業チームでの階層化活用の具体例です。

営業部門の構造例：

ノートブック：「営業部2024」
├── セクショングループ：「顧客管理」
│   ├── セクション：「既存顧客A社」
│   ├── セクション：「既存顧客B社」
│   └── セクション：「新規見込み客」
├── セクショングループ：「商品・サービス」
│   ├── セクション：「製品A資料」
│   ├── セクション：「製品B資料」
│   └── セクション：「価格・条件」
└── セクショングループ：「営業活動」
    ├── セクション：「日次報告」
    ├── セクション：「月次分析」
    └── セクション：「競合情報」

活用のポイント：

顧客別に専用セクションを作成
商品情報を体系的に整理
営業活動の記録を時系列で管理

開発チームでの活用事例

ソフトウェア開発チームでの構造設計例です。

開発チーム構造例：

ノートブック：「開発プロジェクト2024」
├── セクショングループ：「要件・設計」
│   ├── セクション：「機能要件」
│   ├── セクション：「技術設計」
│   └── セクション：「UI/UX設計」
├── セクショングループ：「開発作業」
│   ├── セクション：「スプリント計画」
│   ├── セクション：「進捗管理」
│   └── セクション：「技術調査」
└── セクショングループ：「品質管理」
    ├── セクション：「テスト計画」
    ├── セクション：「バグ管理」
    └── セクション：「リリース記録」

教育機関での活用事例

学校や研修機関での階層化活用例です。

教育機関構造例：

ノートブック：「2024年度授業管理」
├── セクショングループ：「前期科目」
│   ├── セクション：「数学I」
│   ├── セクション：「物理学」
│   └── セクション：「化学」
├── セクショングループ：「後期科目」
│   ├── セクション：「数学II」
│   ├── セクション：「応用物理」
│   └── セクション：「有機化学」
└── セクショングループ：「教務管理」
    ├── セクション：「成績管理」
    ├── セクション：「出席記録」
    └── セクション：「保護者連絡」

フリーランスでの活用事例

個人事業主やフリーランスでの管理方法です。

フリーランス構造例：

ノートブック：「フリーランス業務2024」
├── セクショングループ：「案件A（株式会社○○）」
│   ├── セクション：「プロジェクト資料」
│   ├── セクション：「作業記録」
│   └── セクション：「請求・契約」
├── セクショングループ：「案件B（△△商事）」
│   ├── セクション：「要件定義」
│   ├── セクション：「制作作業」
│   └── セクション：「納品資料」
└── セクショングループ：「事業管理」
    ├── セクション：「収支管理」
    ├── セクション：「税務資料」
    └── セクション：「営業活動」

この章では具体的な活用事例を紹介しました。次に、よくある問題とその解決法をお伝えします。

よくある問題と解決法

セクショングループが作れない場合

セクショングループの作成でつまずくことがある問題と解決法です。

よくある原因と対策：

アプリのバージョンが古い → 最新版に更新
権限が不足している → 管理者権限で実行
ノートブックが共有設定になっている → 個人用ノートブックで試行
Web版の制限 → デスクトップ版を使用

確認すべき項目：

OneNoteのバージョン情報
ノートブックの所有者権限
インターネット接続状況
同期エラーの有無

階層が深くなりすぎる問題

階層が複雑になってしまった場合の整理方法です。

階層簡素化の手順：

現在の構造を図式化して可視化
使用頻度の低いセクションを特定
関連性の薄いものは統合または削除
3階層以内に収まるよう再設計

整理の判断基準：

過去3ヶ月のアクセス頻度
情報の重要度と緊急度
他のセクションとの関連性
将来的な利用予定

移動時のデータ消失

セクション移動時にデータが見つからなくなる問題の対処法です。

予防策：

移動前に重要なページをバックアップ
一度に大量の移動を避ける
移動後は必ず内容を確認
定期的な全体バックアップ

データが見つからない場合：

OneNoteの検索機能でキーワード検索
「最近使用したページ」から確認
ノートブック全体の「すべてのページ」で探索
OneDriveのごみ箱を確認

同期の遅延問題

階層化により同期が遅くなる場合の対処法です。

同期速度改善の方法：

不要な大きなファイルを削除
セクション数を適正範囲に調整
定期的なキャッシュクリア
ネットワーク環境の改善

同期確認の方法： 各デバイスで同じ構造が表示されているか定期的に確認し、必要に応じて手動同期を実行します。

この章では問題解決法を説明しました。最後に、階層化の維持とメンテナンスについてお伝えします。

階層化の維持とメンテナンス

定期的な見直しプロセス

効果的な階層構造を維持するための定期メンテナンス方法です。

月次メンテナンス項目：

使用していないセクションの特定
情報の重複チェック
アクセス頻度の分析
構造の最適化検討

四半期メンテナンス項目：

全体構造の見直し
アーカイブ化の実施
新しい分類ルールの検討
チームでの運用ルール再確認

命名規則の統一

長期的な管理を可能にする命名ルールの設定です。

推奨命名規則：

日付の統一形式：「2024-07-30」
プロジェクト略語の統一：「PJ-A」「PJ-B」
状態表示の統一：「進行中」「完了」「保留」
重要度の表示：「★重要」「☆通常」

命名規則文書化： チームで使用する場合は、命名規則をドキュメント化して共有することが重要です。

権限管理と引き継ぎ

組織での使用時の管理体制について説明します。

権限管理のポイント：

階層構造の変更権限を管理者に限定
セクション別の編集権限設定
定期的な権限見直し
退職時の引き継ぎプロセス

引き継ぎ時の注意点：

構造の設計思想を文書化
重要なページの場所を明記
定期作業の手順書作成
後任者への教育時間確保

拡張性の確保

将来の変化に対応できる柔軟な構造設計です。

拡張を考慮した設計：

予備のセクショングループ枠を確保
汎用的な分類基準の採用
将来の組織変更を見越した構造
外部ツールとの連携可能性

変更時の影響最小化： 構造変更が必要になった場合に、影響を最小限に抑える設計を心がけます。

まとめ

OneNoteのセクション階層化は、情報を効率的に整理し、作業効率を劇的に向上させる強力な機能です。

今回ご紹介した主要なポイント：

セクショングループを活用した3階層以内の効果的な構造設計
プロジェクト別、学習用、生活管理など用途に応じた具体的な階層化方法
色分けやテンプレート化による視覚的で使いやすい管理テクニック
定期的なメンテナンスと柔軟な構造変更による長期的な運用方法

特に重要なのは、自分の用途に合った適切な階層構造を設計し、それを継続的に維持・改善していくことです。複雑すぎる構造は逆効果になるため、シンプルで直感的な分類を心がけることが成功のカギとなります。

また、チームで使用する場合は、全員が理解しやすい統一ルールの策定と、定期的な見直しプロセスの確立が不可欠です。

今日学んだ階層化テクニックを実践して、あなたのOneNoteをより整理された、使いやすいツールに変身させてください。きっと情報管理の効率が格段に向上し、重要な情報を素早く見つけられるようになるはずです。整理されたOneNoteで、より生産的な毎日を実現してくださいね。