OneNoteを使っていて、サイドバーに表示される「その他のノートブック」という項目が気になったことはありませんか？「これって何だろう？」「どうやって使えばいいの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。
実は、この「その他のノートブック」は、OneNoteをより効率的に使うための重要な機能なんです。複数のノートブックを上手に管理したり、必要に応じてアクセスしたりするために、とても便利な仕組みになっています。
この記事では、「その他のノートブック」の基本的な概念から、実際の活用方法、管理のコツまで、わかりやすく解説していきます。きっと今日からOneNoteがもっと使いやすくなりますよ。
「その他のノートブック」とは？基本概念を理解しよう
OneNoteのノートブック構造
OneNoteでは、情報を「ノートブック」という単位で管理します。一つのノートブックの中に複数の「セクション」があり、各セクションの中に「ページ」が含まれる階層構造になっています。
通常、OneNoteを起動すると、よく使うノートブックがメイン画面に表示されます。しかし、実際には他にもたくさんのノートブックにアクセスできる場合があるんです。それらのノートブックが「その他のノートブック」として分類されています。
この仕組みにより、画面をすっきりと保ちながら、必要なときには様々なノートブックにアクセスできるようになっています。
「その他のノートブック」に含まれるもの
「その他のノートブック」には、以下のようなノートブックが含まれます：
共有されているノートブック：他の人から共有を受けているが、普段あまり使わないもの 古いノートブック：以前作成したが、現在は使用頻度の低いもの アーカイブされたノートブック：意図的に「その他」に移動したもの 職場や学校のノートブック：組織アカウントで管理されているもの
これらのノートブックは、データとしては完全に利用可能ですが、メイン画面では非表示になっているため、画面の整理整頓に役立っています。
表示される場所と見つけ方
「その他のノートブック」は、OneNoteの左側のナビゲーションペインに表示されます。通常のノートブック一覧の下に、「その他のノートブック」という項目があり、クリックすることで一覧を確認できます。
Web版では「すべてのノートブック」という名称で表示される場合もあります。また、デスクトップ版とWeb版で、若干表示方法が異なることがあるので、使用している環境に応じて確認してみてください。
「その他のノートブック」へのアクセス方法
Windows版OneNoteでのアクセス
Windows版のOneNoteでは、左側のナビゲーションペインを確認してください。通常のノートブック一覧の下部に「その他のノートブック」という項目があります。
この項目をクリックすると、現在メイン画面に表示されていないノートブックの一覧が表示されます。目的のノートブックをクリックすることで、すぐにアクセスできます。
もし「その他のノートブック」が表示されていない場合は、ナビゲーションペインの幅を広げてみてください。画面が狭いと、この項目が隠れてしまうことがあります。
Web版OneNoteでのアクセス
ブラウザ版のOneNoteでは、画面左上の「OneNote」ロゴの横にある「ノートブック」ドロップダウンメニューから、すべてのノートブックにアクセスできます。
ここに表示される一覧には、メインで使用しているノートブックだけでなく、共有されているノートブックや以前作成したノートブックなども含まれています。
また、「最近使ったノートブック」と「すべてのノートブック」で表示を切り替えることもできるので、用途に応じて使い分けてください。
スマートフォンアプリでのアクセス
スマートフォン版のOneNoteでは、アプリを起動するとノートブック一覧が表示されます。この一覧には、メインで使用しているノートブックと、その他のアクセス可能なノートブックがすべて表示されます。
画面上部の検索ボックスを使って、特定のノートブック名で検索することも可能です。ノートブック数が多い場合は、この方法が効率的でしょう。
また、最近使用したノートブックは上位に表示されるため、よく使うノートブックは見つけやすくなっています。
ノートブックの移動と整理方法
メインエリアへの移動
「その他のノートブック」にあるノートブックを、よく使うノートブックとしてメインエリアに移動させることができます。
Windows版では、「その他のノートブック」から目的のノートブックを右クリックし、「お気に入りに追加」または「固定」を選択します。これにより、そのノートブックが常にメイン画面に表示されるようになります。
Web版の場合は、ノートブックを開いてから、「お気に入り」アイコンをクリックすることで、メインエリアに移動できます。
使用頻度による整理
ノートブックの整理は、使用頻度を基準に行うのが効果的です。
毎日使うもの：メインエリアに配置 週に数回使うもの：メインエリアまたは「その他」の上位に配置 月に数回程度：「その他のノートブック」に配置 アーカイブ用：「その他のノートブック」の下位に配置
この基準で整理することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
ノートブックの名前変更
ノートブックが多くなると、名前で整理することも重要になります。用途や時期がわかりやすい名前に変更することで、後から見つけやすくなります。
例えば：
- 「会議資料_2025年」
- 「プロジェクトA_企画段階」
- 「個人メモ_日常」
- 「学習ノート_英語」
このように、内容と時期が一目でわかる名前にすることをおすすめします。
色分けとアイコンの活用
OneNoteでは、ノートブックに色やアイコンを設定できます。この機能を活用することで、視覚的に整理しやすくなります。
仕事関連：青色 個人用：緑色
学習用：オレンジ色 アーカイブ：グレー色
といったように、用途別に色分けすることで、直感的にノートブックを識別できるようになります。
共有ノートブックの管理
他のユーザーから共有されたノートブック
職場や学校、家族などから共有を受けたノートブックは、自動的に「その他のノートブック」に分類される場合があります。これらのノートブックも、通常のノートブックと同様に利用できます。
共有ノートブックの場合、自分の権限レベル（所有者、編集者、閲覧者など）によって、できることが変わります。権限は、ノートブックの共有設定から確認できます。
共有ノートブックの表示制御
すべての共有ノートブックを常に表示しておく必要はありません。使用頻度の低い共有ノートブックは「その他のノートブック」に置いておき、必要なときだけアクセスするという使い方が効率的です。
ただし、重要な共有ノートブック（チームの議事録や共同プロジェクトなど）は、メインエリアに固定しておくことをおすすめします。
共有の解除と削除
不要になった共有ノートブックは、共有を解除することができます。ただし、これは「自分から見えなくする」だけで、ノートブック自体が削除されるわけではありません。
共有を解除したい場合は、ノートブックの共有設定から「共有を停止」を選択してください。所有者の場合は、他のユーザーの共有権限も管理できます。
組織アカウントでの特別な管理
職場や学校の組織アカウントを使用している場合、管理者によって特別な設定がされている場合があります。
組織のポリシーにより、特定のノートブックが強制的に共有されていたり、削除が制限されていたりすることがあります。これらの設定について疑問がある場合は、組織の管理者に確認してください。
検索とフィルタリング機能の活用
全ノートブック横断検索
OneNoteの検索機能は、「その他のノートブック」も含めて、すべてのノートブックを対象に検索できます。
検索ボックスにキーワードを入力すると、メインのノートブックだけでなく、「その他のノートブック」に分類されているノートブックからも該当する内容が表示されます。
この機能により、どのノートブックに情報があるかわからない場合でも、効率的に目的の情報を見つけることができます。
検索フィルターの使用
検索結果を絞り込むために、様々なフィルター機能を活用できます。
作成者によるフィルタ：特定の人が作成したページのみを表示 日付によるフィルタ：特定の期間に作成・更新されたページのみを表示 ノートブックによるフィルタ：特定のノートブックのみを検索対象にする
これらのフィルターを組み合わせることで、より精密な検索が可能になります。
タグを使った整理
OneNoteのタグ機能を活用することで、ノートブック横断での情報整理が可能になります。
重要な情報には「重要」タグ、未完了のタスクには「To Do」タグなど、統一されたタグルールを設定しておけば、後から一括で検索できます。
タグは「その他のノートブック」に分類されているページでも有効なので、アーカイブされた情報でも素早く見つけることができます。
最近使用したアイテム
OneNoteには「最近使用したアイテム」という機能があり、最近開いたページやセクションを時系列で表示してくれます。
この機能は、どのノートブックにあるかに関係なく、最近の作業履歴を表示するため、「その他のノートブック」にある情報でも簡単にアクセスできます。
トラブルシューティング：よくある問題と解決法
「その他のノートブック」が表示されない
「その他のノートブック」の項目が見当たらない場合は、以下の点を確認してください。
まず、そもそも「その他」に分類されるノートブックが存在するかを確認しましょう。すべてのノートブックがメインエリアに表示されている場合、この項目は表示されません。
また、画面の表示倍率や解像度によって、項目が隠れてしまう場合があります。ナビゲーションペインを広げたり、画面をスクロールしたりして確認してみてください。
見つからないノートブック
以前作成したはずのノートブックが見つからない場合は、複数の可能性があります。
まず、異なるMicrosoftアカウントでサインインしていないかを確認してください。職場用と個人用のアカウントを使い分けている場合、間違ったアカウントでサインインしている可能性があります。
また、ノートブックが削除されていないかも確認が必要です。OneNoteのごみ箱機能から、削除されたノートブックを復元できる場合があります。
同期の問題
「その他のノートブック」の内容が最新でない場合は、同期の問題が考えられます。
まず、インターネット接続を確認してください。その後、OneNoteを再起動して、手動で同期を実行してみましょう。
デスクトップ版では「ファイル」メニューから「今すぐ同期」を、Web版では画面の再読み込みを行ってください。
アクセス権限のエラー
共有ノートブックにアクセスできない場合は、権限の問題が考えられます。
ノートブックの所有者に連絡して、適切なアクセス権限が付与されているかを確認してもらいましょう。また、組織のアカウントを使用している場合は、管理者のポリシー変更により、アクセスが制限されている可能性もあります。
効率的な活用のベストプラクティス
定期的な整理の習慣
「その他のノートブック」を効果的に活用するには、定期的な整理が重要です。月に一度程度、以下の作業を行うことをおすすめします：
- 使用頻度の変化に応じたノートブックの移動
- 不要になったノートブックの削除またはアーカイブ
- ノートブック名の見直しと統一
- 共有設定の確認と調整
この習慣により、常に最適な状態でOneNoteを活用できるようになります。
プロジェクトライフサイクルに応じた管理
仕事や学習のプロジェクトには、それぞれライフサイクルがあります。このサイクルに応じてノートブックを管理することで、より効率的な運用が可能になります。
企画段階：メインエリアで活発に使用 実行段階：メインエリアで継続使用 完了段階：「その他のノートブック」に移動 アーカイブ段階：長期保存用として整理
このように段階的に管理することで、現在の作業に集中しながら、過去の情報も適切に保持できます。
チームでの運用ルール
チームでOneNoteを使用する場合は、共通の運用ルールを決めておくことが重要です。
- ノートブックの命名規則
- 共有範囲の基準
- アーカイブのタイミング
- 重要度による分類方法
これらのルールを事前に決めておくことで、チーム全体で一貫した管理ができるようになります。
バックアップとアーカイブ戦略
「その他のノートブック」には、古い情報が蓄積されがちです。これらの情報を長期保存するためのバックアップ戦略も考えておきましょう。
重要な情報は定期的にエクスポートしてローカルに保存したり、別のクラウドサービスにもバックアップを取ったりすることで、データの安全性を高めることができます。
まとめ
OneNoteの「その他のノートブック」は、多くのノートブックを効率的に管理するための重要な機能です。適切に活用することで、必要な情報に素早くアクセスしながら、画面をすっきりと保つことができます。
日々の使用頻度や重要度に応じてノートブックを分類し、定期的に整理する習慣をつけることで、OneNoteをより効果的に活用できるようになるでしょう。検索機能やタグ機能と組み合わせることで、さらに強力な情報管理システムとして機能します。
この記事で紹介した方法を参考に、ぜひ「その他のノートブック」を上手に活用して、より快適なOneNoteライフを実現してくださいね。きっと情報の整理整頓が楽になり、必要な情報をもっと素早く見つけられるようになりますよ。
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