「Teamsはチャットや会議に使っているけど、プロジェクト管理もできるの？」そう思っている人は多いはずです。
実はTeamsは、Microsoft 365の各種ツールと組み合わせることで、タスクの割り当てから進捗の可視化、ガントチャートの表示まで、プロジェクト管理の主要な機能をほぼカバーできます。
この記事では、Teamsでのプロジェクト管理の全体像と各ツールの使い方、さらに2025年の最新アップデートまで網羅して解説します。
Teamsはプロジェクトをどこでどのくらいカバーできるか
まず知っておいてほしいのが、Teams単体ではプロジェクト管理はできないという点です。
TeamsはあくまでコミュニケーションのHubであり、タスク管理やガントチャートなどの機能は内蔵していません。
ただし、Microsoft 365に含まれる以下のツールと連携させることで、プロジェクト管理のほぼすべてをTeams内で完結できます。
- Microsoft Planner：チームのタスク管理・進捗可視化
- Microsoft To Do：個人タスクの管理
- Microsoft Lists：プロジェクト情報のデータベース管理
- Microsoft Project：大規模・複雑なプロジェクト向けの本格管理
- Power Automate：通知・承認などの業務自動化
2025年8月に大きなアップデートがあり、Project for the webがPlannerに統合されました。
これにより、有料プランではガントチャート（タイムラインビュー）やタスクの依存関係設定なども、Planner上で利用できるようになっています。
Microsoft Plannerを使ったタスク管理
Teams内でプロジェクト管理を始めるなら、まずPlannerから試すのがおすすめです。
Microsoft 365 Business Standardなどのサブスクリプションに含まれており、追加費用なしで使えます。
PlannerをTeamsに追加する方法
- Teamsでプロジェクト用のチームを開きます
- チャネルの上部にある 「＋（タブを追加）」 をクリックします
- アプリ一覧から 「Planner」 を選択します
- 「新しいプランを作成する」または「既存のプランを使用する」を選びます
- プラン名を入力して「保存」をクリックします
これでチャネル内にPlannerのタブが追加され、会議やチャットと同じ画面からタスク管理ができるようになります。
Plannerでできる主な機能
タスクの作成と割り当て
「タスクを追加」からタスクを作成し、担当者・期限・優先度を設定できます。
複数名を同一タスクに割り当てることも可能なので、大きなタスクを共同担当させる使い方もできます。
4つの表示形式
Plannerのタスク一覧は、状況に応じて表示形式を切り替えられます。
- ボード：カンバン形式。「未着手・進行中・完了」などのステータスでタスクをカード管理します。初期設定はこの形式です
- リスト：タスクを縦一覧で表示します。シンプルで見やすく、件数が多いときに便利です
- グラフ：タスクの完了状況・優先度・メンバー別の担当数などをグラフで自動表示します
- スケジュール：カレンダー形式で開始日と期限を一覧表示します
通知機能
タスクをメンバーにアサインしたとき、または期限が近づいたとき、Teamsの通知として自動的に知らせてくれます。
期限超過の見落としを防ぐうえで、この通知設定は必ず活用してください。
2025年のアップデートで追加された機能
Plannerは2025年8月にProject for the webと統合され、機能が大幅に拡張されました。
新たに加わった主な機能は次のとおりです。
My Day・My Tasks・My Plansの3ビュー統合
複数のプランにまたがる自分のタスクを、「今日やること（My Day）」「全タスク（My Tasks）」「参加中プラン一覧（My Plans）」の3つのビューで整理できるようになりました。
個人の日々のタスク管理とチームのプロジェクト管理をシームレスに切り替えられます。
タイムラインビュー（ガントチャート）
有料のプレミアムプランでは、タスクの時系列を視覚的に把握できるタイムラインビューが追加されました。
タスクの依存関係も設定でき、どのタスクが完了しないと次のタスクに進めないか、をわかりやすく示せます。
AI搭載のProject Managerエージェント
PDFドキュメントからタスクを自動生成したり、タスク間の依存関係を自動設定したりするAI機能が導入されました。
プロジェクト計画の初期設定にかかる時間を大幅に短縮できます。
Microsoft To Doを使った個人タスク管理
PlannerがチームのタスクをカバーするのならTo Doは個人のタスク管理専用ツールです。
シンプルなリスト形式で、タスク管理に不慣れなメンバーでも迷わず使えます。
TeamsとTo Doを連携させると、Plannerで自分に割り当てられたチームタスクとTo Doの個人タスクを、Tasks（タスクアプリ） として一元表示できます。
「Planner用のウィンドウ」「To Do用のウィンドウ」と行き来する手間がなくなるため、日常の作業効率が上がります。
My DayリストでAIの提案が届く
To Doには「My Day」リストがあり、今日やるべきタスクをそこに集約できます。
朝の確認作業に1分かけるだけで、その日の仕事の優先順位が把握できます。
Microsoft Listsを使ったプロジェクト情報の管理
Listsは、Teamsチャネルに埋め込めるデータベース型の管理ツールです。
Excelに近い操作感で、誰でも直感的に使えます。
Plannerがタスクの進捗を管理するためのツールなら、Listsはプロジェクトに関する「情報」を蓄積・共有するためのツールです。
案件情報の一覧管理、採用候補者のリスト、申請状況のトラッキングなど、用途は幅広く使えます。
TeamsにListsを追加する方法
- チャネルの「＋」タブから「Lists」を選びます
- 新しいリストを作成するか、既存のリストを追加します
- カラム（列）を自由に設定して、管理したい項目を追加します
過去のデータも参照できるため、引き継ぎのときに役立つドキュメントとしても機能します。
Microsoft Projectを使った大規模プロジェクト管理
より複雑なプロジェクト（タスク間の依存関係が多い・コスト管理が必要・リソースの最適化が必要）には、Microsoft Projectが適しています。
Project Plan 3やProject Plan 5などのライセンスが別途必要になりますが、Teamsのタブとして埋め込めるため、Teams内から直接操作できます。
主な機能は次のとおりです。
- グリッドビュー・ボードビュー・タイムラインビュー（ガントチャート）の切り替え
- タスクの依存関係をドラッグ＆ドロップで設定
- 複数ユーザーによる同時編集とリアルタイム反映
- クリティカルパス分析（プロジェクトの遅延に直結するタスクの特定）
「Plannerで管理しきれなくなってきた」という規模のプロジェクトに移行するタイミングの目安になります。
Power Automateで通知・承認を自動化する
Power Automateは、定型業務を自動化できるツールです。
Teamsと組み合わせることで、次のような自動化が実現できます。
よく使われる自動化の例
- タスクの期限が近づいたら担当者にTeams通知を自動送信する
- ファイルが更新されたら関係者にチャネル通知を送る
- 申請フォームが送信されたら承認者にメッセージを送り、承認結果を記録する
- Plannerでタスクが完了済みになったら次の担当者にアサインを自動で移す
Power Automateに用意されたテンプレートを使えば、プログラミングの知識がなくてもフローを作成できます。
繰り返し作業が多いプロジェクト運営では、かなりの工数削減になります。
ツール選びのポイント：自分のプロジェクトに何が必要か
| 用途 | おすすめツール | 費用目安 |
|---|---|---|
| チームのタスク管理・進捗把握 | Microsoft Planner | Microsoft 365に含まれる |
| 個人タスクの管理 | Microsoft To Do | 無料 |
| プロジェクト情報のデータベース管理 | Microsoft Lists | Microsoft 365に含まれる |
| ガントチャート・依存関係管理（中規模） | Planner（プレミアム） | 有料プランが必要 |
| 大規模・高度なプロジェクト管理 | Microsoft Project | Project Plan 3以上が必要 |
| 業務フローの自動化 | Power Automate | Microsoft 365に含まれる（制限あり） |
まずはPlannerを試してみて、物足りなくなったら段階的に上位ツールへ移行するのが、コストを抑えながら効率化を進める現実的なアプローチです。
Teamsでプロジェクト管理を成功させるための運用ポイント
ツールを導入しても、使い方のルールが整っていないと機能しません。
実際の運用で意識しておきたいポイントを3つ挙げます。
チャネル設計を最初に考える
プロジェクトの種類・フェーズ・部署ごとにチャネルを分けることで、情報の流れが整理されます。
「全体連絡」「タスク管理」「ファイル共有」「議事録」のようにチャネルの役割を明確にしておくと、メンバーが情報を探す手間が減ります。
タスクは必ず担当者と期限を設定する
Plannerでタスクを作るとき、担当者と期限を省略してしまうと誰も動かないタスクになります。
「タスク=担当者+期限+優先度がセット」を運用ルールとして定着させましょう。
週次で進捗を確認するサイクルを作る
どんなに優れたツールを使っても、定期的に確認・更新する習慣がないとタスクの状態が古いままになります。
週に一度、Plannerのグラフやスケジュールビューをミーティングのアジェンダに組み込むのがシンプルで効果的です。
まとめ
Microsoft Teamsのプロジェクト管理は、Planner・To Do・Lists・Projectなどのツールを組み合わせることで実現します。
2025年のアップデートで、PlannerにProject for the webが統合されたため、有料プランでは以前よりも本格的なプロジェクト管理がTeams内だけで完結できるようになりました。
まずはPlannerをチャネルのタブに追加して、タスクの作成・割り当て・進捗確認の流れを試してみてください。
チームのワークフローが見えてきたら、Power Automateでの自動化や上位ツールへの移行を検討するという順番が、無理なく使いこなすための近道です。
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