「プロジェクトのファイルをチーム全体で管理したいけど、誰かが退職したらファイルはどうなるの?」
そんな悩みを解決してくれるのが、Google Driveの「共有ドライブ」です。
この記事では、共有ドライブの作り方から、メンバーの追加方法、うまく作成できないときの対処法まで、わかりやすく解説していきます。チームでの作業効率を大きくアップさせるこの機能、ぜひマスターしましょう!
共有ドライブって何?マイドライブとの違い
共有ドライブは、チーム全体でファイルを共有・管理するためのGoogle Workspaceの機能です。
通常の「マイドライブ」との大きな違いは、ファイルの所有者にあります。
マイドライブでは、ファイルは個人が所有しています。そのため、ファイルを作った人が会社を辞めると、そのファイルにアクセスできなくなる可能性があるんです。
一方、共有ドライブでは、ファイルは組織（チーム）が所有します。メンバーが入れ替わっても、ファイルはそのまま残り続けるので、大切なデータが失われる心配がありません。
共有ドライブはこんなときに便利
- プロジェクトチームで資料を共有したい
- 部署全体で使う書類を一元管理したい
- メンバーの入れ替わりが多いチームでファイルを管理したい
- ファイルの権限設定を細かくコントロールしたい
共有ドライブが使えるプランは?
共有ドライブを使うには、Google Workspaceのアカウントが必要です。
2024年9月以降、以下のプランで利用できるようになりました。
- Business Starter（基本的な機能のみ）
- Business Standard（推奨）
- Business Plus
- Enterprise
- Education（設定により利用可能）
無料のGoogleアカウント（個人用Gmail）では、共有ドライブ機能は使えませんので注意しましょう。
共有ドライブの作り方【ステップ別に解説】
それでは、実際に共有ドライブを作る手順を見ていきましょう。
準備：管理者が作成権限を設定する（必要な場合）
まず最初に、あなたが共有ドライブを作成する権限を持っているか確認する必要があります。
Google Workspaceの管理者は、組織内のメンバーが共有ドライブを作れるかどうかをコントロールできます。もし作成できない場合は、管理者に権限を付与してもらいましょう。
管理者の設定手順
- Google Workspace管理コンソール（admin.google.com）にログイン
- 「アプリ」→「Google Workspace」→「ドライブとドキュメント」を選択
- 「共有設定」をクリック
- 左側メニューから「組織」または該当する組織部門を選択
- 「共有ドライブの作成」の設定を確認・変更
- 「グループ内のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックを外す
ステップ1：Google Driveにアクセス
パソコンのブラウザで drive.google.com を開きます。
スマートフォンやタブレットからも操作できますが、パソコンからの方がスムーズに設定できるのでおすすめです。
ステップ2：共有ドライブを選択
Google Driveの画面左側にあるメニューから「共有ドライブ」をクリックします。
まだ共有ドライブを作ったことがない場合は、空の状態が表示されます。
ステップ3：新しい共有ドライブを作成
画面左上にある「＋新規」ボタンをクリックしましょう。
すると、共有ドライブの名前を入力する小さなウィンドウが表示されます。
ステップ4：名前を入力して作成
共有ドライブにわかりやすい名前をつけます。
例えば、「マーケティング部資料」「〇〇プロジェクト」「営業チーム共有」など、何のための共有ドライブなのかがひと目でわかる名前がおすすめです。
名前を入力したら、「作成」ボタンをクリック。これで共有ドライブの作成は完了です!
メンバーの追加方法と権限設定
共有ドライブを作っただけでは、まだあなた一人しかアクセスできません。チームメンバーを追加していきましょう。
メンバーの追加手順
- 作成した共有ドライブを開く
- 画面右上の「メンバーを管理」ボタンをクリック
- 追加したいメンバーの名前、メールアドレス、またはGoogleグループを入力
- 権限レベルを選択（後述）
- 「送信」をクリック
メンバーには、共有ドライブに追加されたことを知らせる通知メールが届きます。
5つの権限レベルを理解しよう
共有ドライブでは、メンバーごとに5つの権限レベルを設定できます。
①管理者
- すべての操作が可能
- ファイルの追加・編集・削除
- メンバーの追加・削除
- 共有ドライブの設定変更
- 共有ドライブの削除
②コンテンツ管理者
- ファイルの追加・編集・移動・削除が可能
- メンバーの追加や共有ドライブ設定の変更はできない
- 新しく追加されるメンバーは、デフォルトでこの権限が設定されます
③投稿者
- ファイルの追加と編集が可能
- ただし、ファイルの移動や削除はできない
- 削除権限を持たせたくない場合に便利
④コメント投稿者
- ファイルの閲覧とコメントの追加が可能
- ファイルの編集や新規追加はできない
- フィードバックだけもらいたいメンバー向け
⑤閲覧者
- ファイルの閲覧のみ可能
- 編集もコメントもできない
- 読むだけでいいメンバー向け
権限設定のポイント
チーム内で積極的に作業するメンバーには、「コンテンツ管理者」または「管理者」の権限を付与するのがおすすめです。
一方、誤ってファイルが削除されることを防ぎたい場合は、「投稿者」「コメント投稿者」「閲覧者」の権限を使い分けましょう。
共有ドライブにファイルを追加する方法
メンバーの設定が終わったら、実際にファイルを追加していきます。
新しいファイルを作成する
共有ドライブ内で「＋新規」ボタンをクリックすると、以下のファイルを直接作成できます。
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
- Googleスライド
- Googleフォーム
- フォルダ
既存のファイルをアップロードする
パソコンに保存されているファイルをアップロードするには、以下の2つの方法があります。
方法1：ドラッグ&ドロップ
ファイルを共有ドライブの画面にドラッグして離すだけ
方法2：新規ボタンから選択
「＋新規」→「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」を選択
マイドライブからファイルを移動する
すでにマイドライブにあるファイルを共有ドライブに移動することもできます。
ただし、ファイルを移動すると、そのファイルの所有者が「組織」に変わります。また、以前の共有設定は引き継がれないので注意が必要です。
自分が所有者のファイル、または編集権限があるファイルのみ移動できます。
共有ドライブが作成できないときの対処法
「共有ドライブを作ろうとしたけどできない!」そんなときは、以下をチェックしてみましょう。
チェック1：Google Workspaceアカウントか確認
個人用の無料Gmailアカウントでは共有ドライブは使えません。
会社や学校から発行されたGoogle Workspaceアカウントでログインしているか確認しましょう。
チェック2：プランを確認
Business Starter以上のプランでないと、共有ドライブは使えません。
どのプランを使っているかわからない場合は、管理者に確認してください。
チェック3：管理者の設定を確認
管理者が共有ドライブの作成を制限している可能性があります。
「共有ドライブ」メニューが表示されるのに作成ボタンが押せない場合は、管理者に権限の付与を依頼しましょう。
チェック4：ブラウザの問題
古いブラウザや、キャッシュの問題で正常に動作しないこともあります。
- ブラウザを最新版にアップデート
- キャッシュとCookieをクリア
- シークレットモード（プライベートブラウジング）で試す
- 別のブラウザで試す
チェック5：反映待ち
管理者が設定を変更しても、反映されるまで最大24時間かかることがあります。
少し時間を置いてから再度試してみましょう。
共有ドライブの便利な使い方
基本的な作り方がわかったら、さらに便利に使うためのテクニックも覚えておきましょう。
フォルダで整理する
共有ドライブ内にフォルダを作って、ファイルを整理しましょう。
プロジェクトごと、資料の種類ごとなど、わかりやすい分類を心がけると、メンバー全員が必要なファイルをすぐに見つけられます。
スターをつける
頻繁に使うファイルやフォルダには「スター」をつけておくと便利です。
ファイルを右クリックして「スターを追加」を選ぶと、左側メニューの「スター付き」から素早くアクセスできます。
共有ドライブ内を検索
共有ドライブ内のファイルを探すときは、共有ドライブを右クリックして「〇〇内を検索」を選びましょう。
その共有ドライブ内だけを対象に検索できるので、目的のファイルが見つけやすくなります。
外部ユーザーとの共有
組織外の人（取引先や外部パートナーなど）を共有ドライブのメンバーに追加することもできます。
ただし、管理者がこの機能を許可している必要があります。外部ユーザーが追加したファイルは、自動的に組織の所有になります。
共有ドライブの制限と注意点
便利な共有ドライブですが、いくつか制限があるので知っておきましょう。
保存できるアイテム数
1つの共有ドライブには、最大50万個のファイルとフォルダを保存できます。
非常に大きな数ですが、長期間使い続ける場合は頭に入れておきましょう。
アップロード容量
1日あたり750GBまでのファイルをアップロードできます。
大量の動画ファイルなどをアップロードする場合は、この制限に注意が必要です。
フォルダの階層
共有ドライブ内のフォルダは、最大100階層までしかネストできません。
「フォルダの中のフォルダの中のフォルダの…」を99段階より深く作ることはできないということです。通常の使い方では問題ありませんが、複雑な構造を作る場合は注意しましょう。
共有できるグループ数
1つのファイルを共有できるGoogleグループの数は、最大100までです。
まとめ
共有ドライブは、チームでファイルを管理する際に非常に便利な機能です。
この記事のポイントをおさらいしましょう
- 共有ドライブはGoogle Workspace Business Starter以上で利用可能
- ファイルは組織が所有するので、メンバーが退職してもファイルは残る
- 作り方は簡単：左メニューの「共有ドライブ」→「新規」→名前入力→「作成」
- メンバーには5段階の権限レベルを設定できる
- 作成できない場合は、プラン・権限・ブラウザを確認
チームでの作業効率を上げるために、ぜひ共有ドライブを活用してみてください。
最初は設定が少し面倒に感じるかもしれませんが、一度セットアップしてしまえば、ファイル管理がぐっと楽になりますよ!
コメント