「プロジェクトのファイルがあちこちに散らばってしまう」
「メンバーが退職すると、そのファイルにアクセスできなくなった」
「誰がどのファイルを編集できるのかわからない」
…こんな悩みを抱えていませんか？
Google Drive の「共有ドライブ」（旧：チームドライブ）は、このようなチームでのファイル管理の問題を解決してくれる強力な機能です。
個人の Google Drive とは異なり、チーム全体でファイルを管理できるため、より安全で効率的な共同作業が可能になります。
共有ドライブとは何か
基本的な仕組み
共有ドライブは、チームや組織全体でファイルを管理するための専用スペースです。
従来の個人用 Google Drive（マイドライブ）とは異なり、ファイルの所有権が個人ではなく「共有ドライブ」自体にあるのが最大の特徴です。
これにより、メンバーが会社を退職したり、アカウントを削除したりしても、ファイルが失われることがありません。まさに「チーム共有の本棚」のような存在と考えることができます。
共有ドライブの特徴
- チーム所有のファイル管理 ファイルの所有者が「共有ドライブ」になるため、特定の個人に依存することなく、チーム全体でファイルを管理できます。
- きめ細かい権限設定 メンバーごとに異なる権限を設定できるため、必要な人だけが編集でき、情報セキュリティを保ちながら効率的な共同作業が可能です。
- ファイル整理の自動化 共有ドライブ内のファイルは、自動的にチーム全体で共有されるため、個別に共有設定を行う手間が省けます。
- バックアップとセキュリティ 企業アカウント（Google Workspace）では、共有ドライブのファイルも自動的にバックアップされ、高いセキュリティが確保されます。
個人ドライブと共有ドライブの違い
ファイル所有権の違い
マイドライブの場合
- ファイルの所有者は作成した個人
- 所有者がアカウントを削除すると、ファイルも消える可能性がある
- 共有するには、ファイルごとに個別設定が必要
共有ドライブの場合
- ファイルの所有者は共有ドライブ自体
- メンバーの変更があってもファイルは残る
- 共有ドライブのメンバーは自動的にすべてのファイルにアクセス可能
管理の違い
マイドライブ
- 個人が自由に管理
- 他の人との共有は後から設定
- ファイルの整理は個人の責任
共有ドライブ
- チーム全体で管理
- 最初からチーム共有が前提
- 統一されたファイル整理が可能
容量の扱い
マイドライブ
- 個人の Google アカウントの容量を消費
- 無料アカウントでは15GBまで
共有ドライブ
- 組織全体の容量を消費
- Google Workspace では大容量を利用可能
共有ドライブを作成できる条件
必要なアカウント
- Google Workspace アカウント 共有ドライブを作成するには、基本的に Google Workspace（旧 G Suite）のアカウントが必要です。
- 個人の Gmail アカウントでの制限 個人の無料 Gmail アカウントでは、共有ドライブの作成ができない場合があります。ただし、作成済みの共有ドライブには招待を受けて参加することは可能です。
管理者権限
組織内での権限 会社や学校の Google Workspace では、管理者が共有ドライブの作成を制限している場合があります。作成できない場合は、IT 管理者に相談してください。
共有ドライブの作成方法
基本的な作成手順
ステップ1：Google Drive にアクセス
ウェブブラウザで drive.google.com にアクセスし、Google Workspace アカウントでログインします。
ステップ2：共有ドライブ画面に移動
左側のメニューから「共有ドライブ」をクリックします。まだ共有ドライブがない場合は、空の状態で表示されます。
ステップ3：新しい共有ドライブを作成
画面上部にある「新規」ボタンをクリックし、「共有ドライブ」を選択します。
ステップ4：ドライブ名の設定
わかりやすいドライブ名を入力します。例：「マーケティング部」「2024年プロジェクト」「デザインチーム」など。
ステップ5：作成完了
「作成」ボタンをクリックすると、共有ドライブが作成されます。
名前付けのコツ
- 目的がわかる名前 プロジェクト名、部署名、期間など、目的が明確にわかる名前を付けましょう。
- 一貫したルール 組織内で命名規則を決めておくと、管理がしやすくなります。
- 将来性を考慮 プロジェクトが終了しても、アーカイブとして残すことを考えた名前にしましょう。
メンバーの追加と権限設定
権限の種類と内容
共有ドライブでは、メンバーに対して5段階の権限を設定できます。
管理者
- 共有ドライブの設定変更
- メンバーの追加・削除
- 権限の変更
- ファイルの追加・編集・削除・移動
- 共有ドライブ自体の削除
コンテンツ管理者
- ファイルの追加・編集・削除・移動
- フォルダの作成・削除
- 他のメンバーのファイル編集も可能
- メンバー管理はできない
投稿者
- ファイルの追加・編集
- 自分がアップロードしたファイルの削除
- 他のメンバーのファイル削除はできない
投稿者（コメント可）
- ファイルの閲覧・コメント
- ファイルのアップロード
- 編集はできない
閲覧者
- ファイルの閲覧のみ
- ダウンロードは可能（設定による）
- 編集・コメント・アップロードはできない
メンバー追加の手順
ステップ1：共有ドライブを開く
追加したい共有ドライブを選択して開きます。
ステップ2：メンバー管理画面にアクセス
共有ドライブの名前の横にある「メンバーを管理」アイコン（人型のアイコン）をクリックします。
ステップ3：メンバーの追加
「メンバーを追加」をクリックし、招待したい人のメールアドレスを入力します。
ステップ4：権限の設定
追加するメンバーに適切な権限を選択します。最初は「閲覧者」から始めて、必要に応じて権限を上げることをおすすめします。
ステップ5：メッセージの追加（任意）
招待メールに含める個人的なメッセージを追加できます。
ステップ6：送信
「送信」ボタンをクリックして、招待メールを送信します。
権限設定のベストプラクティス
最小権限の原則 各メンバーには、業務に必要な最小限の権限のみを与えるようにしましょう。
定期的な権限見直し プロジェクトの進行や組織の変更に応じて、定期的に権限を見直しましょう。
管理者の複数設定 管理者が1人だけだと、その人が休暇の際に問題が発生する可能性があります。信頼できる複数のメンバーを管理者に設定しておきましょう。
効果的な活用方法
プロジェクト管理での活用
プロジェクトごとの共有ドライブ作成 大きなプロジェクトでは、専用の共有ドライブを作成して、関連ファイルをすべて一箇所に集約しましょう。
フォルダ構造の統一 プロジェクト内でのフォルダ構造を統一することで、メンバー全員がファイルを見つけやすくなります。
例：
- 01_企画書
- 02_デザイン素材
- 03_開発資料
- 04_テスト結果
- 05_完成物
部署単位での活用
部署の共有リソース管理 テンプレートファイル、マニュアル、参考資料など、部署で共通して使用するファイルを管理できます。
新入社員のオンボーディング 新しいメンバーが加入した際、共有ドライブに追加するだけで、必要な資料にすぐアクセスできるようになります。
外部パートナーとの協業
限定的な共有 外部のパートナーやクライアントと協業する際、特定のプロジェクトの共有ドライブに招待することで、安全にファイルを共有できます。
権限の適切な設定 外部パートナーには、必要最小限の権限（通常は「投稿者」や「閲覧者」）を設定しましょう。
Google Workspace との連携
他の Google サービスとの統合
- Google ドキュメント・スプレッドシート・スライド 共有ドライブ内で直接 Google の Office ツールを使用でき、リアルタイムでの共同編集が可能です。
- Google Meet ビデオ会議中に、共有ドライブのファイルを画面共有して議論できます。
- Google カレンダー 会議の予定に共有ドライブのファイルを添付して、事前に資料を共有できます。
管理機能の活用
アクティビティ監視 管理者は、誰がいつファイルを編集したかを確認できます。
バージョン履歴 ファイルの変更履歴を確認し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
セキュリティとプライバシー
セキュリティ機能
- 2段階認証 Google アカウントの2段階認証を有効にすることで、不正アクセスを防げます。
- アクセス制限 特定のIPアドレスからのみアクセスを許可するなど、企業レベルのセキュリティ設定が可能です。
- DLP（データ損失防止） Google Workspace では、機密情報の外部流出を防ぐ DLP 機能を利用できます。
プライバシー保護
ファイルの外部共有制限 組織外への共有を制限することで、機密情報の漏洩を防げます。
ダウンロード制限 閲覧のみ許可し、ダウンロードを禁止することで、ファイルの拡散を防げます。
よくある問題と解決方法
ファイルが見つからない
検索機能の活用 共有ドライブ内でキーワード検索を行い、ファイルを素早く見つけられます。
フォルダ構造の見直し 定期的にフォルダ構造を見直し、整理することで、ファイルの発見性を向上させましょう。
権限エラー
権限の確認 ファイルにアクセスできない場合は、管理者に権限の確認を依頼しましょう。
キャッシュのクリア ブラウザのキャッシュをクリアすることで、権限の変更が反映される場合があります。
同期の問題
インターネット接続の確認 ファイルが同期されない場合は、インターネット接続を確認してください。
Google Drive アプリの再起動 デスクトップアプリを使用している場合は、アプリを再起動してみてください。
容量管理と最適化
ストレージ使用量の確認
容量の監視 定期的に共有ドライブの使用容量を確認し、上限に近づいていないかチェックしましょう。
不要ファイルの削除 古いプロジェクトファイルや重複ファイルを定期的に削除して、容量を節約しましょう。
ファイル整理のコツ
命名規則の統一 ファイル名に日付やバージョン番号を含めるなど、一貫した命名規則を設けましょう。
アーカイブの活用 完了したプロジェクトのファイルは、アーカイブフォルダに移動して整理しましょう。
料金と制限事項
Google Workspace の料金体系
Business Starter 月額680円（1ユーザー）、30GB のストレージ
Business Standard
月額1,360円（1ユーザー）、2TB のストレージ
Business Plus 月額2,040円（1ユーザー）、5TB のストレージ
制限事項
- メンバー数の上限 1つの共有ドライブには最大600人まで追加できます。
- ファイルサイズの上限 1つのファイルの最大サイズは5TBです。
- フォルダの階層 フォルダの階層は最大20階層まで作成できます。
移行とバックアップ
既存ファイルの移行
マイドライブからの移行 個人のマイドライブにあるファイルを共有ドライブに移動する際は、所有権の変更に注意が必要です。
外部サービスからの移行 Dropbox や OneDrive からファイルを移行する場合は、Google の移行ツールを活用できます。
バックアップ戦略
Google Takeout Google Takeout を使用して、共有ドライブのデータをダウンロードし、外部にバックアップできます。
サードパーティツール 企業向けには、専用のバックアップサービスを利用することをおすすめします。
まとめ
Google Drive の共有ドライブは、チームでのファイル管理を革新的に改善できる強力な機能です。適切に設定し活用することで、以下のようなメリットを得られます：
効率性の向上
- ファイルの一元管理による作業効率の向上
- リアルタイムでの共同編集
- 自動同期による常に最新の情報共有
セキュリティの強化
- きめ細かい権限設定による情報保護
- ファイル所有権の明確化
- アクセス履歴の追跡
継続性の確保
- メンバー変更によるファイル消失の防止
- 組織知識の蓄積と継承
- 長期的なプロジェクト管理
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