はじめてでもできる！Excelで見やすい表の作り方｜基本手順とコツを解説

「Excel（エクセル）で表を作ってみたいけど、どうやって作るの？」「なんとなく作ってるけど、もっと見やすく整えたい…」そう感じている方は多いです。

Excelはとても便利なツールですが、ただ数字や文字を並べるだけでは見やすい表にはなりません。この記事では、以下について詳しく解説します：

Excelで表を作る基本的な手順
見やすい表にするための装飾テクニック
効率的な表作成のコツ
よくある失敗例とその対処法
応用的な表作成テクニック

これを読めば、初心者でもプロが作ったような見やすい表を作れるようになりますよ。

見やすい表の基本原則

良い表の特徴

視覚的な特徴

明確な見出し：何のデータか一目で分かる
適切な間隔：文字が詰まりすぎていない
統一感のある書式：フォントサイズや色が統一されている
適切な罫線：データの区切りが明確

機能的な特徴

データの探しやすさ：必要な情報をすぐに見つけられる
更新のしやすさ：データの追加や修正が簡単
印刷への対応：用紙サイズに適した構成

悪い表の典型例

よくある問題

項目が不明確：何の数字か分からない
データが読みにくい：文字が小さすぎる・大きすぎる
統一感がない：色やフォントがばらばら
機能性がない：データを探すのに時間がかかる

Excelで表を作る基本手順

ステップ1：表の設計を考える

作成前の準備

表を作る前に、以下を明確にしましょう：

目的の明確化

何のために作るか：売上管理、顧客リスト、在庫管理など
誰が使うか：自分だけ、チーム、お客様など
どう使うか：データ入力、分析、印刷など

必要な項目の洗い出し

必須項目：絶対に必要な情報
参考項目：あると便利な情報
計算項目：他のデータから計算できる情報

設計例：社員リストの場合

基本項目

氏名：従業員の名前
部署：所属部署
入社日：入社年月日
電話番号：連絡先

追加項目

社員番号：管理用の番号
役職：職位
メールアドレス：連絡先
住所：緊急時の連絡先

ステップ2：見出し（項目）を設定する

見出しの配置

どんな表を作るにも「見出し（項目）」を決めることが最初です。

推奨する配置

2行目または3行目：タイトル用のスペースを確保
横一列に配置：縦の項目は避ける
適切な幅を確保：項目名が見切れないように

見出しの例

| 氏名 | 部署 | 入社日 | 電話番号 | メールアドレス |

見出し作成のコツ

分かりやすい名前を付ける

具体的に：「日付」ではなく「入社日」
短く：長すぎる項目名は避ける
統一性：命名規則を統一

並び順を考える

重要度順：重要な項目を左に
入力順：データ入力の順番に合わせる
関連性：関連する項目を近くに配置

ステップ3：データを入力する

データ入力の基本ルール

1つのセルに1つのデータ

良い例：
氏名：鈴木一郎
部署：営業部

悪い例：
氏名・部署：鈴木一郎（営業部）

1行に1件のデータ

良い例：
行1：鈴木一郎｜営業部｜2020/4/1｜090-xxxx-xxxx
行2：田中花子｜総務部｜2019/6/1｜080-xxxx-xxxx

悪い例：
行1：鈴木一郎、田中花子｜営業部、総務部

データ入力のコツ

一貫性を保つ

日付形式：「2024/1/1」か「2024-01-01」に統一
文字種：全角・半角を使い分ける
略語：「株式会社」か「(株)」に統一

空白セルを避ける

未入力：「-」や「未定」を入力
該当なし：「なし」や「N/A」を入力
0の場合：「0」を明確に入力

ステップ4：罫線を設定する

基本的な罫線の設定

データを入力しただけでは、ただの数字のかたまり。罫線を付けると一気に表らしくなります。

手順

表全体をドラッグで選択
「ホーム」タブ → 「罫線」アイコンをクリック
「格子」を選択

罫線の種類と使い分け

基本的な罫線

格子：全体に均等な線
外枠：表全体を囲む線
内側：セル間の区切り線

用途別の罫線

見出し：太い線で区切る
小計行：上に太い線
合計行：上下に太い線

効果的な罫線の使い方

階層を表現

見出し：二重線
小計：太線
データ：細線

色を使った区分

重要な境界：濃い色
一般的な境界：薄い色
参考線：点線

ステップ5：見出しを装飾する

基本的な装飾

見出し行を選択し、以下の装飾を適用します：

文字の装飾

太字：見出しを強調
中央揃え：項目名を中央に配置
適切なフォントサイズ：本文より少し大きく

背景色の設定

薄いグレー：最も一般的
薄い青：業務系の表に適している
薄い緑：データ入力用の表に適している

装飾の手順

見出し行を選択
「ホーム」タブで「太字」をクリック
「塗りつぶしの色」で薄いグレーを選択
「中央揃え」を選択

さらに見やすくするテクニック

列幅の調整

自動調整機能

文字が見切れて「####」と表示されるのはよくあるミス。

自動調整の方法

列見出し（A、B、C）の境界線をダブルクリック
自動で最適な幅に調整される

複数列の一括調整

調整したい列を選択
境界線をダブルクリック
選択した列がすべて調整される

手動調整のコツ

適切な幅の目安

氏名列：最も長い名前+2文字分
日付列：「2024/12/31」が表示できる幅
数値列：最大桁数+1桁分

統一感のある調整

関連する列：同じ幅にする
重要度：重要な項目を広く
印刷：用紙幅に収まるように調整

タイトルの設定

効果的なタイトル

表の上に「社員リスト」などのタイトルを入れると、何の表か一目で分かります。

タイトル設定の手順

表の上の行にタイトルを入力
タイトルの範囲を選択
「ホーム」→「セルを結合して中央揃え」
フォントサイズを大きく設定

タイトルデザインのコツ

階層構造

メインタイトル：大きなフォント
サブタイトル：中くらいのフォント
作成日：小さなフォント

色の使い分け

タイトル：濃い色で強調
サブタイトル：中間色
補足情報：薄い色

フィルター機能の追加

フィルターの設定

後でデータを探したいときに便利なのが「フィルター」機能です。

設定手順

見出し行を選択
「データ」タブ → 「フィルター」
各列に▼マークが表示される

フィルターの活用方法

基本的な使い方

並び替え：昇順・降順で並び替え
絞り込み：特定の条件でデータを抽出
検索：特定の値を持つデータを検索

応用的な使い方

複数条件：複数の列で同時に絞り込み
数値範囲：「1000以上」「100以下」など
日付範囲：「先月」「今四半期」など

効率的な表作成テクニック

テーブル機能の活用

自動テーブル化

Excelの「テーブル」機能を使えば、一瞬で整った表が作れます。

手順

表内のどこかをクリック
「挿入」タブ → 「テーブル」
範囲を確認して「OK」をクリック

テーブル機能のメリット

自動で適用される機能

統一されたデザイン：色とフォントが自動調整
フィルター機能：自動で設定される
並び替え機能：簡単に利用できる
新しい行の自動書式：書式が自動適用

高度な機能

自動拡張：データを追加すると表が自動で拡張
数式の自動入力：計算式が自動でコピー
スライサー：視覚的なフィルター操作

条件付き書式の活用

基本的な条件付き書式

特定の条件を満たすセルを自動で色分けできます。

設定例

売上が100万円以上：緑色
売上が50万円未満：赤色

設定手順

対象範囲を選択
「ホーム」→「条件付き書式」
「セルの強調表示ルール」→「指定の値より大きい」
条件と書式を設定

実用的な条件付き書式例

期限管理

期限切れ：赤色
期限3日前：黄色
期限1週間前：オレンジ色

数値管理

目標達成：青色
目標未達：グレー
要注意レベル：赤色

データ検証機能

入力規則の設定

データの入力ミスを防ぐため、入力できる値を制限できます。

設定例

日付：2024年1月1日以降のみ
数値：0以上1000以下のみ
リスト：「営業部」「総務部」「開発部」から選択

設定手順

対象セルを選択
「データ」タブ → 「データの入力規則」
条件を設定
エラーメッセージを設定

よくある問題と解決法

レイアウトの問題

文字が見切れる

問題：列幅が狭くて「####」と表示される

解決法：

自動調整：列境界をダブルクリック
手動調整：ドラッグで適切な幅に調整

印刷時にはみ出る

問題：画面では見えるが印刷すると切れる

解決法：

印刷プレビュー：事前に確認
ページ設定：余白やサイズを調整
拡大縮小：印刷範囲に合わせて調整

データ入力の問題

日付が数字になる

問題：「2024/1/1」が「45292」と表示される

解決法：

表示形式：「セルの書式設定」で「日付」を選択
入力方法：「’2024/1/1」のように先頭に’を付ける

数値が文字列になる

問題：計算ができない数値データ

解決法：

データ型変換：「値の貼り付け」で変換
関数使用：VALUE関数で数値に変換

書式の問題

書式が統一されない

問題：フォントや色がバラバラ

解決法：

書式のコピー：「書式のコピー」ボタンを活用
スタイル設定：「セルのスタイル」で統一
テーブル機能：自動で統一される

応用的な表作成テクニック

複雑な表の構造

階層構造のある表

部署 → 課 → 個人のような階層構造を表現する方法：

手法

インデント：階層に応じて字下げ
罫線：階層ごとに線の種類を変える
色分け：階層ごとに背景色を変える

複数の集計レベル

小計、中計、合計を含む表の作成：

構造例

部署計
├ 課計
│ ├ 個人データ
│ └ 個人データ
└ 課計
  ├ 個人データ
  └ 個人データ

動的な表の作成

数式による自動計算

合計：SUM関数
平均：AVERAGE関数
件数：COUNT関数

条件による自動分類

IF関数：条件による分岐
VLOOKUP：マスターデータからの参照
条件付き書式：視覚的な分類

印刷に最適化した表

用紙サイズに合わせた調整

列幅：用紙幅に収まるように調整
行の高さ：適切な行間を確保
余白：印刷時の余白を考慮

印刷時の見栄え

改ページ：適切な位置で改ページ
ヘッダー・フッター：ページ番号や日付を追加
繰り返し印刷：見出し行を各ページに印刷

まとめ

Excelで見やすい表を作るには、以下の手順とコツを押さえることが重要です。