共有したGoogleドキュメントを相手が読んでくれたか確認したい、あるいは自分の閲覧履歴を見られたくない——そんな場面で役立つのが「アクティビティ ダッシュボード」機能です。
この記事では、閲覧履歴の確認方法・プライバシー設定の変更方法をまとめて解説します。
Googleドキュメントの閲覧履歴とは
Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドには、アクティビティ ダッシュボードという機能が備わっています。
共有ファイルを誰がいつ閲覧したかを、ファイルのオーナーが確認できる仕組みです。
ただし、この機能には利用できる条件があります。
条件を満たさない場合は、閲覧履歴の確認ができないため、まず確認してください。
閲覧履歴を確認できる条件
アクティビティ ダッシュボードで閲覧履歴を確認するには、以下の条件をすべて満たす必要があります。
- Google Workspace（旧G Suite）または Google Workspace for Education のアカウントであること
- ファイルのオーナーまたは管理者権限を持っていること
- 閲覧者が Google アカウントにログインした状態でファイルを開いていること
個人の @gmail.com アカウントでは、この機能は利用できません。
閲覧履歴の確認が必要な場合は、職場や学校のアカウントで操作してください。
閲覧履歴の確認方法（パソコン）
閲覧履歴は、以下の手順でアクティビティ ダッシュボードから確認できます。
- パソコンでGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドのいずれかを開く
- 上部メニューの「ツール」をクリック
- 「アクティビティ ダッシュボード」を選択
ダッシュボードの「閲覧者」タブに移動すると、共有相手のアカウント名と最終閲覧日が一覧で表示されます。
「全ての共有者を見る」を選択すると、誰がいつ閲覧したかをより詳細に確認できます。
なお、アクティビティ ダッシュボードやプライバシー設定が表示されない場合は、以下のいずれかが考えられます。
- 職場・学校のGoogle アカウントに関連付けられていないファイルである
- 対象ファイルをまだ閲覧したことがない
- 別のアカウントでログインしている
閲覧履歴のプライバシー設定
自分の閲覧履歴を他のユーザーに表示させたくない場合は、プライバシー設定で非表示にできます。
設定には「特定のファイルのみ」と「すべてのファイル」の2種類があります。
特定のファイルの閲覧履歴をオフにする
- パソコンでGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドのいずれかを開く
- 上部メニューの「ツール」→「アクティビティ ダッシュボードのプライバシー」の順にクリック
- 「このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示」をオフにする
すべてのファイルの閲覧履歴をオフにする
- パソコンでGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドのいずれかを開く
- 左上のメニューアイコン →「設定」をクリック
- 「アクティビティ ダッシュボード」の「閲覧履歴を表示」をオフにする
閲覧履歴をオフにした場合の注意点
閲覧履歴をオフにする前に、以下の点を把握しておきましょう。
- オフにすると、どのファイルを閲覧してもアクティビティ ダッシュボードに履歴が残らなくなる
- アクティビティ ダッシュボード以外の場所に表示されるログ（Google管理コンソールなど）には影響しない
- 閲覧履歴をオフにした期間中の閲覧アクティビティは、再度オンにしても表示されない（復元不可）
- 閲覧履歴をオフにしていても、自分のドキュメントの閲覧履歴は引き続き確認できる
- オーナー側には「最終閲覧日が—（ハイフン）」と表示されるため、非表示設定にしたこと自体はオーナーにわかる
まとめ
Googleドキュメントの閲覧履歴は、Google Workspaceアカウントのみ利用できる「アクティビティ ダッシュボード」から確認できます。
共有ファイルを誰がいつ見たかをツール→アクティビティ ダッシュボードで確認でき、プライバシー設定でオフにすることも可能です。
個人の @gmail.com アカウントでは閲覧履歴の機能が使えない点に注意が必要です。
スプレッドシートやスライドでも同じ手順で操作できるため、チームで資料を共有する際にぜひ活用してください。
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