Googleドキュメントの共有を削除したい場面は、大きく2つに分かれます。
ひとつは「特定の相手にもう見せたくない」という共有相手のアクセス権を削除したいケース、もうひとつはファイルそのものを削除したいケースです。
どちらの操作も手順は似ていますが、オーナーかどうかによって挙動が大きく変わります。
この記事では、それぞれのケースごとに正確な手順と注意点を解説します。
「共有を削除する」には2つの意味がある
まず、操作の前に「何を削除したいのか」を整理しておきましょう。
| やりたいこと | 操作の種類 |
|---|---|
| 特定のユーザーのアクセス権を外したい | 共有の停止（アクセス権の削除） |
| リンクを知っている全員のアクセスを止めたい | リンク共有の停止 |
| ファイル自体を削除したい | ファイルの削除 |
目的によって操作が異なるため、それぞれ別のセクションで解説します。
特定のユーザーへの共有を削除する
メールアドレスを指定して共有した相手のアクセス権を取り消す方法です。
パソコンでの手順
- GoogleドライブまたはGoogleドキュメントで対象のファイルを開く（または選択する）
- 右上の「共有」ボタンをクリックする
- 「アクセス権を持つユーザー」の一覧から、削除したいユーザー名を見つける
- ユーザー名の右側にある下矢印アイコンをクリックする
- 「アクセス権を削除」を選択する
- 「保存」をクリックする
この操作を行うと、対象のユーザーはファイルにアクセスできなくなります。
なお、編集者権限のあるユーザーは、オーナーに許可されている場合に限り、他のユーザーの権限も変更できます。
編集者に権限変更を許可しないようにするには、共有ダイアログ下部の「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外してください（Google公式ヘルプ「共有を停止、制限、変更する」）。
スマートフォン（Android・iPhone）での手順
- Googleドライブアプリでファイルの横にある「︙（3点メニュー）」をタップする
- 「共有」をタップする
- 削除したいユーザーの権限をタップする
- 「アクセス権を削除」を選択する
リンク共有を停止する
「リンクを知っている全員が閲覧可能」のような設定を解除して、アクセスできるユーザーを制限する方法です。
パソコンでの手順
- ファイルを開くか選択した状態で「共有」をクリックする
- 共有ダイアログの「一般的なアクセス」セクションにある下矢印をクリックする
- 「制限付き」を選択する
- 「完了」をクリックする
「制限付き」に設定すると、個別にアクセス権を付与されたユーザーのみがファイルを開けるようになります。
リンクを知っているだけの第三者はアクセスできなくなります。
共有ファイルを削除する
ファイルを削除したい場合、自分がオーナーかどうかで挙動が大きく異なります。
操作前に必ず確認してください。
自分がオーナーの場合
自分がオーナーの共有ファイルを削除するときの動作は以下のとおりです（Google公式ヘルプ「ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、動画を削除する」）。
- ファイルをゴミ箱に移動した段階では、共有相手は引き続きファイルを閲覧・編集できます
- ゴミ箱から完全に削除して初めて、全員のドライブからファイルが消えます
- 完全削除後は、共有相手もファイルにアクセスできなくなります
ゴミ箱に移動する手順（ファイルを開いた状態）：
- 上部メニューの「ファイル」をクリックする
- 「ゴミ箱に移動」を選択する
ゴミ箱から完全に削除する手順：
- Googleドライブの左メニューから「ゴミ箱」を開く
- 削除したいファイルを右クリックする
- 「完全に削除」をクリックする
- 確認ダイアログで「完全に削除」をクリックする
共有相手が引き続きアクセスできるようにしたい場合は、削除前にオーナー権限を他のユーザーに譲渡してください。
オーナー権限の譲渡は、共有ダイアログで相手の権限を「オーナー」に変更することで行えます。
自分がオーナーでない場合
自分がオーナーでない共有ファイルを削除したときの動作は以下のとおりです。
- 自分のドライブからのみファイルが削除されます
- 他の共同編集者は引き続きファイルにアクセスできます
- ゴミ箱から完全に削除しても、他のユーザーへの影響はありません
つまり、自分のドライブの「共有アイテム」一覧から見えなくしたいだけであれば、通常の削除操作で問題ありません。
共有を削除できない場合の確認ポイント
共有の削除や停止がうまくいかない場合は、以下の点を確認してください。
アクセス権を削除できない場合：
自分がオーナーでない場合、または編集者権限があってもオーナーが「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにしている場合、他のユーザーの権限変更はできません。
ファイルが削除できない場合：
閲覧者やコメント権限しかないユーザーはファイルを削除できません。
また、オーナーがファイルを完全に削除しない限り、ゴミ箱に移動しただけでは他のユーザーのアクセスは維持されます。
まとめ
Googleドキュメントの共有を削除する操作は、目的によって3つに分かれます。
特定のユーザーのアクセスを止めたい場合は共有ダイアログから「アクセス権を削除」、リンク共有を止めたい場合は「一般的なアクセス」を「制限付き」に変更、ファイルを完全に削除したい場合はゴミ箱への移動後に「完全に削除」が必要です。
特に重要なのがオーナーかどうかによる挙動の違いです。
自分がオーナーの場合はゴミ箱からの完全削除まで行わないと共有相手のアクセスが残り続けるため、誤って情報が残ることのないよう手順を正確に確認してください。
参考情報源：
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