SharePoint Onlineメール機能完全ガイド!通知から送受信まで徹底解説

SharePoint Onlineには、様々な場面でメールを活用する機能があります。

ファイルが更新されたら通知を受け取る、リストにアイテムが追加されたらメールで知らせる、など、メールとSharePointを連携させることで、作業効率が大きく向上します。

主なメール機能:

通知機能(アラート) – ファイルやリストの変更をメールで通知
ルール機能 – リストの条件に基づいて自動メール送信
@メンション通知 – ページやニュースでメンションされた時の通知
共有通知 – ファイルやフォルダを共有した時の通知
Power Automateによるメール送信 – 高度なカスタマイズ
メール受信機能 – メールでドキュメントをライブラリに追加(代替方法)

この記事では、それぞれの機能の設定方法と実践的な使い方を解説します。

重要なお知らせ:SharePointアラート廃止について
1. 通知機能(アラート)の設定
2. リストのルール機能でメール通知
3. Power Automateによる高度なメール送信
4. @メンション通知
1. @メンション機能の使い方
2. @メンション通知の設定
5. 共有通知
1. 共有通知の内容
2. 共有時のメッセージ追加
6. ニュースとページのメール送信
1. ニュースのメール送信
2. ニュースの完全メール配信
7. メール受信機能(代替方法)
8. トラブルシューティング
ベストプラクティス
よくある質問
まとめ

重要なお知らせ:SharePointアラート廃止について

2026年7月以降、SharePoint Onlineの従来のアラート機能は完全に廃止されます。

現在アラート機能を使っている場合は、以下の代替方法への移行が必要です。

推奨される代替方法:

リストのルール機能
Power Automate
Microsoft Teams通知

Microsoftは、早めの移行を推奨しています。

1. 通知機能(アラート)の設定

従来のSharePointアラート機能は、2026年7月に廃止予定ですが、それまでは使用できます。

アラート機能でできること

ファイルやフォルダの変更を監視:

ファイルが追加された
ファイルが変更された
ファイルが削除された
フォルダが作成された

リストアイテムの変更を監視:

新しいアイテムが追加された
アイテムが変更された
アイテムが削除された

ドキュメントライブラリへのアラート設定

手順:

ステップ1: ライブラリ全体にアラートを設定

SharePointサイトを開く
対象のドキュメントライブラリに移動
画面右上の「…」(その他のアクション)をクリック
「通知」をクリック

ステップ2: アラート設定を構成

「アイテムが変更されたときに通知」画面が表示されます。

通知のタイトル:
メール件名に表示される名前を設定します。
デフォルトは「ドキュメント:ライブラリ名」です。

通知の送信先:
通知を受け取るメールアドレスを入力します。
複数のアドレスをセミコロン(;)で区切って指定できます。
自分以外のユーザーにも送信可能です。

配信方法:

電子メール(推奨)
テキストメッセージ(SMS) – 管理者が有効にしている場合のみ

変更のタイプ:
以下から選択します。

すべての変更
新しいアイテムの追加
既存のアイテムの変更
アイテムの削除

次の場合に通知する:

すべての変更(全ユーザーの変更を通知)
自分以外のユーザーが変更した場合
自分が作成したアイテムまたは最後に変更したアイテム
ビューに表示されるアイテム

通知を送信するタイミング:

すぐに通知する
1日1回のダイジェスト(午前9時に送信)
1週間1回のダイジェスト(月曜日の午前9時に送信)

ステップ3: 設定を保存

「OK」をクリックして設定を保存します。

特定のファイルやフォルダへのアラート設定

ライブラリ全体ではなく、特定のファイルやフォルダだけを監視することもできます。

手順:

対象のファイルまたはフォルダを選択
ファイル名/フォルダ名を右クリック
「通知」を選択
上記と同じ設定画面で構成

リストへのアラート設定

リストの場合も、ドキュメントライブラリと同じ手順で設定できます。

リストを開く
「…」→「通知」
設定を構成
「OK」

アラートの管理と削除

設定したアラートを確認・変更・削除する方法です。

手順:

対象のライブラリまたはリストを開く
「…」→「個人通知の管理」
「このサイトの個人通知」ページが表示される
アラートを選択して「選択した通知の削除」または編集

アラートメールの内容

アラートメールには以下の情報が含まれます。

変更内容の説明
変更したユーザー名
変更日時
ファイル/アイテムへのリンク
ライブラリ/リストへのリンク

注意点:
通知が届くまで最大4時間かかる場合があります。

2. リストのルール機能でメール通知

リストのルール機能は、SharePointアラートの代替として推奨される方法です。

重要: ルール機能は現時点でリストのみ対応で、ドキュメントライブラリでは使用できません。

ルール機能の特徴

できること:

条件に基づいた通知
列の値が変更された時の通知
特定の値になった時の通知
複数の条件を組み合わせた通知

アラートとの違い:

より柔軟な条件設定
最大15個のルール作成可能
ルールのON/OFF切り替え可能
HTML形式のメール

ルールの設定方法

手順:

ステップ1: ルール作成画面を開く

SharePointリストを開く
画面上部の「統合」→「Power Automate」→「ルールを作成」
または
画面上部の「自動化」→「ルールを作成」

ステップ2: トリガーを選択

以下のトリガーから選択します。

新しいアイテムが作成されたとき
リストに新規アイテムが追加されたら通知
列の値が変更されたとき
特定の列の値が変更されたら通知
列の値が[特定の値]になったとき
列が指定した値になったら通知

ステップ3: 条件を設定

選択したトリガーに応じて、詳細な条件を設定します。

例:列の値が変更されたとき

監視する列を選択(例:ステータス、承認者)
条件を追加(オプション)

例:列の値が特定の値になったとき

監視する列を選択(例:進捗状況)
期待する値を入力(例:完了)

ステップ4: アクションを設定

「メールを送信」アクションが自動的に追加されます。

宛先: メールアドレスを入力(複数可)
件名: デフォルトまたはカスタマイズ
本文: アイテムの情報が自動的に挿入される

動的コンテンツの使用:
リストの列の値をメールに挿入できます。
例:「タイトル」「作成者」「変更日」など

ステップ5: 作成

「作成」ボタンをクリックして、ルールを保存します。

ルールの管理

ルール一覧の確認:

リストを開く
「自動化」→「ルールを管理」

ルールの編集:

ルール一覧で対象のルールを選択
「編集」をクリック
設定を変更して保存

ルールの有効/無効切り替え:

ルール一覧でトグルスイッチをクリック
一時的に停止したい場合に便利

ルールの削除:

ルール一覧で対象のルールを選択
「削除」をクリック

ルール機能の実例

例1:タスクが完了したら通知

トリガー:列の値が「完了」になったとき
監視列:ステータス
値:完了
宛先:プロジェクトマネージャー

例2:高優先度タスクが追加されたら通知

トリガー:新しいアイテムが作成されたとき
条件:優先度が「高」
宛先:チーム全体

例3:回答が記入されたら質問者に通知

トリガー:列の値が変更されたとき
監視列:回答
宛先:作成者(質問者)

3. Power Automateによる高度なメール送信

より複雑な要件には、Power Automateを使用します。

Power Automateのメリット

ルール機能との違い:

Power Automateでできること:

メール本文の完全なカスタマイズ
添付ファイルの追加
複雑な条件分岐
複数のアクションの組み合わせ
Teams通知との連携
外部サービスとの連携

ルール機能との使い分け:

シンプルな通知 → ルール機能
複雑なカスタマイズ → Power Automate

基本的なフローの作成

SharePointリスト更新時にメール送信する例

手順:

ステップ1: フローの作成開始

SharePointリストを開く
「自動化」→「Power Automate」→「フローの作成」
「自動化したクラウドフロー」を選択

ステップ2: トリガーの設定

「SharePoint」を検索
「項目が作成されたとき」を選択
サイトのアドレスとリスト名を指定

ステップ3: メール送信アクションの追加

「+新しいステップ」をクリック
「メール」を検索
「メールの送信(V2)」を選択

Office 365 Outlookの場合:

差出人:フロー作成者のアドレス
件名:自由に設定
本文:HTML対応

ステップ4: 動的コンテンツの挿入

「動的なコンテンツの追加」から、リストの列を挿入できます。

例:

件名:

新しいタスク:[Title]が追加されました

本文:

<p>新しいタスクが追加されました。</p>
<ul>
  <li>タイトル:[Title]</li>
  <li>担当者:[AssignedTo DisplayName]</li>
  <li>期限:[DueDate]</li>
  <li>優先度:[Priority]</li>
</ul>
<p><a href="[リストへのリンク]">リストを開く</a></p>

ステップ5: 保存とテスト

「保存」をクリック
リストに新しいアイテムを追加してテスト

SharePointからのメール送信

Power Automateの「メールの送信」アクションでは、送信者が個人アドレスになります。

SharePointからのメール送信にする方法があります。

SharePoint OnlineのHTTP要求を使う方法:

トリガー:項目が作成されたとき
アクション:「SharePointにHTTP要求を送信します」を追加

設定:

サイトのアドレス:SharePointサイトURL
メソッド:POST
URI:_api/SP.Utilities.Utility.SendEmail
ヘッダー:

{
  "Accept": "application/json;odata=verbose",
  "Content-Type": "application/json;odata=verbose"
}

本文:

{
  "properties": {
    "__metadata": {
      "type": "SP.Utilities.EmailProperties"
    },
    "To": {
      "results": ["user@example.com"]
    },
    "Subject": "件名",
    "Body": "本文"
  }
}

このメールは「SharePoint Online」(no-reply@sharepointonline.com)から送信されます。

条件分岐を使った高度な例

例:優先度によって宛先を変える

トリガー:項目が作成されたとき
条件:優先度フィールドをチェック
「はいの場合」:マネージャーにメール送信
「いいえの場合」:チームメンバーにメール送信

フローの構成:

トリガー:項目が作成されたとき
  ↓
条件:優先度 が 「高」 に等しい
  ↓(はい)
  メール送信:宛先=マネージャー
  ↓(いいえ)
  メール送信:宛先=チーム

添付ファイル付きメールの送信

SharePointのファイルを添付してメール送信する例です。

トリガー:項目が作成されたとき
アクション:「ファイルコンテンツの取得」

サイトのアドレス:SharePointサイト
ファイル識別子:動的コンテンツから選択

アクション:「メールの送信(V2)」

添付ファイル名:ファイル名
添付ファイルのコンテンツ:ファイルコンテンツ

4. @メンション通知

SharePointのページやニュース投稿で@メンションを使うと、メンション先のユーザーに通知メールが送信されます。

@メンション機能の使い方

対応場所:

SharePointページ
ニュース投稿
コメント

使用方法:

テキストエリアで「@」を入力
ユーザー名を入力
候補から選択

メンションされたユーザーには、自動的にメール通知が送信されます。

@メンション通知の設定

ユーザーは@メンション通知の受信設定を変更できます。

手順:

SharePointサイトを開く
画面右上の自分のプロフィール画像をクリック
「アカウント設定」→「通知」
「@メンション」のON/OFF設定

5. 共有通知

ファイルやフォルダを共有すると、共有先のユーザーに通知メールが自動送信されます。

共有通知の内容

メールに含まれる情報:

共有したユーザー名
共有されたファイル/フォルダ名
アクセス権限レベル
ファイル/フォルダへのリンク

共有時のメッセージ追加

共有時に、メッセージを追加できます。

手順:

ファイルまたはフォルダを選択
「共有」をクリック
共有先のユーザーを入力
「メッセージを追加」欄にメッセージを入力
「送信」

メッセージは通知メールに含まれます。

6. ニュースとページのメール送信

SharePointのニュース投稿やページは、メールで送信できます。

ニュースのメール送信

従来の方法:
画面上部の「送信」ボタンからメールまたはViva Engageで送信できました。

新しい方法(2023年以降):
「送信」が「共有」に変更されました。

手順:

ニュース投稿を開く
「共有」ボタンをクリック
送信方法を選択:

メール
Teams
リンクのコピー

メールの場合、件名と本文が自動生成される
宛先を入力して送信

ニュースの完全メール配信

SharePointニュースの内容を丸ごとメールで送信する新機能があります(ロールアウト中)。

特徴:

リンクではなく、コンテンツ全体をメールに埋め込み
メーラーで直接内容を確認可能
SharePoint側にもニュースとして保存

利用シーン:

SharePointライセンスがない従業員への情報配信
メール中心の業務環境
外出先での情報確認

7. メール受信機能(代替方法)

SharePoint Onlineには、オンプレミス版にあった「メール受信機能」がありません。

しかし、Power Automateを使って同等の機能を実現できます。

メール受信機能とは

オンプレミス版の機能:
ドキュメントライブラリにメールアドレスを設定し、そのアドレスにメールを送ると、添付ファイルが自動的にライブラリに保存される機能でした。

SharePoint Onlineでの状況:
この機能は提供されていません。

代替方法:共有メールボックス + Power Automate

共有メールボックスとPower Automateを組み合わせて、メール受信機能を再現します。

必要なもの:

共有メールボックス(ライブラリごとに1つ)
Power Automateフロー

手順:

ステップ1: 共有メールボックスの作成

Microsoft 365管理センターを開く
「チームとグループ」→「共有メールボックス」
「共有メールボックスを追加」をクリック
表示名とメールアドレスを設定
例:表示名「契約書ライブラリ」、アドレス「contracts@会社名.com」
作成

共有メールボックスはライセンス不要です。

ステップ2: Power Automateフローの作成

Power Automateを開く
「作成」→「自動化したクラウドフロー」
フロー名を入力:「メールから契約書ライブラリへ保存」

トリガー:
「新しいメールが届いたとき(V3)」を選択

メールボックス:共有メールボックスのアドレス
フォルダー:受信トレイ
添付ファイルを含める:はい
添付ファイルのみ:はい(推奨)

アクション1: 添付ファイルの処理

「Apply to each」アクションが自動的に追加されます。

この中に「ファイルの作成」アクションを追加:

サイトのアドレス:SharePointサイト
フォルダーのパス:ドキュメントライブラリ
ファイル名:Attachments Name(動的コンテンツ)
ファイルのコンテンツ:Attachments Content(動的コンテンツ)

ステップ3: テスト

フローを保存
共有メールボックスにテストメールを送信
SharePointライブラリに添付ファイルが保存されるか確認

高度な設定例

差出人ドメインのフィルタリング:

条件アクションを追加して、特定のドメインからのメールのみ処理します。

「Apply to each」の前に「条件」を追加
条件:From contains @会社名.com
「はい」の場合のみファイルを保存

件名でフォルダ分け:

件名に応じて、異なるフォルダに保存します。

「条件」アクションで件名をチェック
件名に「見積」が含まれる → 見積フォルダ
件名に「契約」が含まれる → 契約フォルダ

メール本文の保存:

添付ファイルだけでなく、メール本文も保存できます。

「ファイルの作成」アクション
ファイル名:Subject.txt
ファイルのコンテンツ:Body

メール送信者のメタデータ保存:

SharePointリストの列に送信者情報を保存します。

ライブラリに「送信者」列を作成(1行テキスト)
フローに「ファイルプロパティの更新」アクションを追加
送信者:From(動的コンテンツ)

8. トラブルシューティング

よくある問題と解決方法を紹介します。

問題1: 通知メールが届かない

原因と解決方法:

原因1:迷惑メールフォルダに振り分けられている

SharePointからのメールは以下のアドレスから送信されます。

no-reply@sharepointonline.com

このアドレスを受信許可リストに追加してください。

原因2:通知が有効になっていない

アラート設定を確認してください。
「個人通知の管理」から設定を確認できます。

原因3:メールアドレスが間違っている

Microsoft 365のプロフィールで、正しいメールアドレスが設定されているか確認してください。

原因4:遅延

通知メールは最大4時間遅延する場合があります。
時間を置いて再確認してください。

問題2: Power Automateのメールが送信されない

原因と解決方法:

原因1:フローが無効

Power Automateでフローを開く
フローが「オン」になっているか確認
オフの場合、「オンにする」をクリック

原因2:接続エラー

フローの「編集」を開く
各アクションの「…」→「接続を削除」
再度接続を設定

原因3:権限不足

送信者に代理送信権限が必要な場合があります。
Exchange管理センターで権限を確認してください。

問題3: ルールが動作しない

原因と解決方法:

原因1:条件が間違っている

ルールを編集
条件を再確認
テストデータで動作確認

原因2:ルールが無効

「ルールを管理」を開く
ルールがオンになっているか確認

原因3:リストアイテムが条件に合わない

実際のアイテムが、設定した条件を満たしているか確認してください。

問題4: メール受信フローのエラー

原因と解決方法:

原因1:共有メールボックスのパスワードが設定されていない

サービスアカウントを使用する方法に切り替えてください。

原因2:添付ファイル名に特殊文字

ファイル名から特殊文字を削除する処理を追加してください。

replace(replace(items('Apply_to_each')?['name'], '/', '-'), '\', '-')

原因3:同じファイル名が存在

ファイル名に日時を追加して一意にします。

concat(items('Apply_to_each')?['name'], '_', formatDateTime(utcNow(), 'yyyyMMddHHmmss'))

問題5: メール本文が文字化けする

原因と解決方法:

Power Automateのメール本文はHTML形式で送信されます。

解決方法:

メール本文の最初に文字コードを指定します。

<meta charset="UTF-8">
<p>本文</p>

ベストプラクティス

SharePointのメール機能を効果的に使うためのヒントです。

1. 通知の使い分け

用途に応じた選択:

シンプルな更新通知 → リストのルール機能
複雑な条件・カスタマイズ → Power Automate
メンション通知 → @メンション機能
ファイル共有 → 共有通知

2. 通知の過剰配信を避ける

問題:
通知が多すぎると、重要なメールを見逃します。

対策:

条件を絞る:
本当に必要な変更だけを通知対象にします。

ダイジェスト配信:
1日1回または1週間1回のダイジェストを活用します。

自分の変更を除外:
「自分以外のユーザーが変更した場合」を選択します。

3. メール本文をわかりやすく

Power Automateでメールを作成する際のポイント:

件名を明確に:

[緊急]契約書承認依頼:[取引先名]

本文はHTML形式で:

<h2>承認依頼</h2>
<p>以下の契約書の承認をお願いします。</p>
<ul>
  <li>取引先:[取引先名]</li>
  <li>金額:[金額]</li>
  <li>担当者:[担当者]</li>
</ul>
<p><a href="[リンク]">詳細を確認</a></p>

アクションリンクを含める:
承認、確認、編集などの直接リンクを含めます。

4. エラーハンドリングを実装

Power Automateフローには、エラー処理を追加します。

例:メール送信失敗時の通知

メール送信アクションの「…」→「実行後の設定」
「エラー時にのみ実行」を選択
管理者にエラー通知メールを送信

5. テスト環境で確認

本番環境で実行する前に、必ずテストしてください。

テスト手順:

テスト用のリストまたはライブラリを作成
フローまたはルールを設定
テストデータで動作確認
メールの内容を確認
問題なければ本番環境に適用

6. ドキュメント化

設定した通知やフローは、ドキュメント化しておきます。

記録する内容:

目的
トリガー条件
宛先
作成日
作成者
メンテナンス方法

7. 定期的な見直し

通知設定は定期的に見直します。

チェックポイント:

不要な通知はないか
宛先は適切か
条件は最新か
フローは正常に動作しているか

よくある質問

Q1: SharePointアラートはいつまで使えますか?

A: 2026年7月まで使用できます。
それ以降は完全に廃止されるため、リストのルール機能またはPower Automateへの移行が必要です。

Q2: 1つのリストに何個までルールを作成できますか?

A: リスト1つあたり最大15個のルールを作成できます。

Q3: 共有メールボックスは何個まで作成できますか?

A: Microsoft 365のプランによって異なりますが、通常は制限なく作成できます。
共有メールボックスはライセンス不要です。

Q4: メール通知は無料ですか?

A: SharePointの標準機能として無料で使用できます。
ただし、Power Automateを使う場合、実行回数に制限があります(プランによる)。

Q5: 外部ユーザーにもメール通知を送れますか?

A: はい、外部ユーザーにもメール通知を送信できます。
ただし、外部ユーザーがSharePointサイトへのアクセス権を持っている必要があります。

Q6: メール送信者のアドレスを変更できますか?

A: Power Automateの標準「メールの送信」アクションでは、フロー作成者のアドレスが送信者になります。
SharePoint OnlineのHTTP要求を使う方法なら、「SharePoint Online」から送信できます。
共有メールボックスを送信者にすることも可能ですが、代理送信権限の設定が必要です。

Q7: 添付ファイルのサイズ制限はありますか?

A: Power Automateのメール送信では、添付ファイルは合計25MBまでです。
SharePointへのファイル保存には、この制限は適用されません。

Q8: 通知メールの送信元アドレスは?

A: SharePointの通知は、no-reply@sharepointonline.com から送信されます。
このアドレスは変更できません。

Q9: HTML形式のメールを送れますか?

A: はい、Power Automateの「メールの送信(V2)」アクションを使えば、HTML形式のメールを送信できます。

Q10: ルール機能とPower Automateの違いは?

A: ルール機能はシンプルで設定が簡単ですが、リストのみ対応です。
Power Automateは複雑な処理が可能で、ドキュメントライブラリにも対応していますが、設定に技術的知識が必要です。

まとめ

SharePoint Onlineのメール機能を活用すれば、情報共有と業務効率が大きく向上します。

主な機能:

通知機能(アラート) – 2026年7月まで使用可能
リストのルール機能 – アラートの代替として推奨
Power Automate – 高度なカスタマイズが可能
@メンション通知 – ページやニュースでのメンション
共有通知 – ファイル共有時の自動通知
メール受信機能 – Power Automateで代替実装

移行が必要な機能:
SharePointアラートは2026年7月に廃止されます。
早めにリストのルール機能またはPower Automateへの移行を計画してください。

推奨される使い方:

シンプルな通知 → リストのルール機能
複雑なカスタマイズ → Power Automate
メール受信 → 共有メールボックス + Power Automate

重要なポイント:

通知の過剰配信を避ける
条件を適切に設定する
HTML形式でわかりやすいメールを作成
エラーハンドリングを実装
定期的に設定を見直す

SharePointのメール機能を効果的に活用して、チームのコミュニケーションと生産性を向上させましょう!

重要なお知らせ:SharePointアラート廃止について

1. 通知機能(アラート)の設定

アラート機能でできること

ドキュメントライブラリへのアラート設定

特定のファイルやフォルダへのアラート設定

リストへのアラート設定

アラートの管理と削除

アラートメールの内容

2. リストのルール機能でメール通知

ルール機能の特徴

ルールの設定方法

ルールの管理

ルール機能の実例

3. Power Automateによる高度なメール送信

Power Automateのメリット

基本的なフローの作成

SharePointからのメール送信

条件分岐を使った高度な例

添付ファイル付きメールの送信

4. @メンション通知

@メンション機能の使い方

@メンション通知の設定

5. 共有通知

共有通知の内容

共有時のメッセージ追加

6. ニュースとページのメール送信

ニュースのメール送信

ニュースの完全メール配信

7. メール受信機能(代替方法)

メール受信機能とは

代替方法:共有メールボックス + Power Automate

高度な設定例

8. トラブルシューティング

問題1: 通知メールが届かない

問題2: Power Automateのメールが送信されない

問題3: ルールが動作しない

問題4: メール受信フローのエラー

問題5: メール本文が文字化けする

ベストプラクティス

1. 通知の使い分け

2. 通知の過剰配信を避ける

3. メール本文をわかりやすく

4. エラーハンドリングを実装

5. テスト環境で確認

6. ドキュメント化

7. 定期的な見直し

よくある質問

Q1: SharePointアラートはいつまで使えますか?

Q2: 1つのリストに何個までルールを作成できますか?

Q3: 共有メールボックスは何個まで作成できますか?

Q4: メール通知は無料ですか?

Q5: 外部ユーザーにもメール通知を送れますか?

Q6: メール送信者のアドレスを変更できますか?

Q7: 添付ファイルのサイズ制限はありますか?

Q8: 通知メールの送信元アドレスは?

Q9: HTML形式のメールを送れますか?

Q10: ルール機能とPower Automateの違いは?

まとめ

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