SharePointの容量を徹底解説!確認方法から増やし方まで完全ガイド

SharePointの容量とは?
SharePointの容量はどう決まる?
サイトごとの容量制限
SharePointの容量を確認する方法
容量が不足した場合の影響
SharePointの容量を節約する方法
SharePointの容量を増やす方法
容量管理のベストプラクティス
よくある質問
まとめ

SharePointの容量とは?

SharePointの容量(ストレージ)とは、SharePoint上にファイルやデータを保存できる領域のことです。

クラウドストレージとして提供されるため、物理的なサーバーを用意する必要はありません。
Microsoft 365のプランに応じて、組織全体で使える容量が決まります。

SharePointは、組織全体で共有するストレージプールとして機能します。
各サイトが必要に応じてこのプールから容量を使用する仕組みです。

SharePointの容量はどう決まる?

SharePointで使える容量は、契約しているプランとユーザー数によって決まります。

基本的な計算式

SharePointの総容量は、以下の式で計算されます。

総容量 = 1TB + (対象ライセンスユーザー数 × 10GB)

例えば、50人の従業員がSharePointを使える環境の場合:
1TB + (50人 × 10GB) = 1TB + 500GB = 1.5TB

この容量が組織全体で共有され、すべてのSharePointサイトで使用できます。

対象となるライセンスプラン

以下のプランでは、上記の計算式が適用されます。

ビジネス向けプラン:

Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium

エンタープライズ向けプラン:

Office 365 E1
Office 365 E3
Office 365 E5
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E5

単体プラン:

SharePoint Plan 1
SharePoint Plan 2

対象外のライセンス

以下のライセンスは、SharePoint容量の追加に貢献しません。

フロントラインワーカー向けプラン:

Microsoft 365 F1
Microsoft 365 F3

これらのプランでは、OneDriveの容量も2GBに制限されます。

実際の計算例

例1: 中小企業(30人)

プラン: Microsoft 365 Business Standard
計算: 1TB + (30人 × 10GB) = 1.3TB
OneDrive: 各ユーザー1TB

例2: 大企業(500人)

プラン: Office 365 E3
計算: 1TB + (500人 × 10GB) = 6TB
OneDrive: 各ユーザー1TB(無制限にすることも可能)

例3: 混在環境(80人)

E3ライセンス: 50人
F3ライセンス: 30人
計算: 1TB + (50人 × 10GB) = 1.5TB
注: F3ユーザーは容量計算に含まれません

サイトごとの容量制限

組織全体の容量とは別に、個別のサイトにも容量制限があります。

最大容量

各SharePointサイトは、最大25TBまで使用できます。

これはサービス上の上限であり、組織全体の容量が25TB未満でも、個別サイトの設定上は25TBと表示されます。

ストレージ管理の方式

SharePointでは、2つのストレージ管理方式を選択できます。

自動モード(推奨):
すべてのサイトが組織全体のストレージプールを共有します。
各サイトは必要に応じて自動的に容量を使用できます。
管理者が容量を分配する必要がありません。

手動モード:
管理者が各サイトに個別に容量上限を設定します。
重要度に応じて容量を配分したい場合に便利です。
サイトごとに1GB〜25TBの範囲で設定できます。

自動モードから手動モードに切り替えると、すべてのサイトの上限が25TBにリセットされます。
その後、必要に応じて個別に調整できます。

容量制限に達した場合

サイトが容量上限に達すると、以下の制限が発生します。

新しいファイルをアップロードできない
既存のファイルを編集できない
ファイルのバージョンを保存できない
サイトが読み取り専用モードになる

ユーザーは既存のファイルを閲覧・ダウンロードできますが、新規作成や更新ができなくなります。
業務に大きな影響が出るため、事前の監視が重要です。

SharePointの容量を確認する方法

SharePointの容量使用状況を確認する方法は2つあります。

方法1: サイト設定から確認(サイト管理者向け)

個別のサイトの容量を確認する方法です。
サイトの所有者またはサイトコレクション管理者の権限が必要です。

手順:

容量を確認したいSharePointサイトを開く
画面右上の歯車アイコン(⚙)をクリック
「サイトの情報」を選択
「すべてのサイト設定を表示」をクリック
「サイトコレクションの管理」セクションから「記憶域メトリックス」を選択

表示される情報:

サイト全体の使用容量と空き容量
フォルダごとの使用容量
ファイルごとの使用容量
容量使用率のグラフ

記憶域メトリックスでは、どのフォルダやファイルが大きな容量を使っているか一目で分かります。
容量を節約したい場合の判断材料になります。

方法2: SharePoint管理センターから確認(組織管理者向け)

組織全体の容量を確認する方法です。
Microsoft 365の全体管理者またはSharePoint管理者の権限が必要です。

手順:

Microsoft 365にサインイン
画面左上のアプリ起動ツール(9つの点のアイコン)をクリック
「管理」を選択してMicrosoft 365管理センターを開く
左側メニューから「すべてを表示」をクリック
「管理センター」セクションの「SharePoint」を選択
SharePoint管理センターが開く
左側メニューから「サイト」→「アクティブなサイト」をクリック

表示される情報:

画面右上に組織全体の使用容量と総容量
各サイトの一覧と使用容量
サイトごとのストレージ設定
容量の使用傾向

個別のサイトをクリックすると、そのサイトの詳細な容量情報も確認できます。

PowerShellで確認する方法

大量のサイトの容量を一括確認したい場合は、PowerShellが便利です。

SharePoint Online Management Shellをインストールし、以下のコマンドを実行します。

Connect-SPOService -Url https://組織名-admin.sharepoint.com
Get-SPOSite | Select-Object Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota

このコマンドで、すべてのサイトのURLと使用容量、容量上限が一覧表示されます。

容量が不足した場合の影響

SharePointの容量が不足すると、以下のような問題が発生します。

ユーザーへの影響

ファイルのアップロードができない:
容量上限に達すると、新しいファイルをアップロードできなくなります。
エラーメッセージが表示され、業務が停止します。

ファイルの編集ができない:
既存のファイルを編集して保存しようとしても、容量不足でエラーになります。
編集内容が失われる可能性があります。

共同編集ができない:
複数人で同時編集している場合、変更内容を保存できなくなります。
作業効率が大幅に低下します。

組織への影響

業務の停止:
ファイルの保存ができないため、業務が完全に止まります。
緊急対応が必要になります。

データ損失のリスク:
保存できなかった編集内容が失われる可能性があります。
重要なドキュメントの最新版が保存されないリスクがあります。

顧客対応の遅延:
ファイルを共有できないため、顧客への納品や提案が遅れます。
ビジネスの信頼性に影響します。

警告通知の設定

容量不足を事前に防ぐため、警告通知を設定できます。

管理者は、サイトの容量使用率が一定の割合(例:90%)に達したときに、サイト所有者に自動メールを送信するよう設定できます。

これにより、容量上限に達する前に対策を取れます。

SharePointの容量を節約する方法

容量不足を解消するため、以下の方法で使用容量を削減できます。

1. ごみ箱を空にする

SharePointでファイルを削除しても、すぐには容量が解放されません。
削除されたファイルは「ごみ箱」に保存されます。

第1段階のごみ箱:
ユーザーがファイルを削除すると、まず第1段階のごみ箱に移動します。
93日間保持され、その後自動的に第2段階のごみ箱に移動します。

第2段階のごみ箱:
第1段階のごみ箱から削除されたファイル、または第1段階のごみ箱の保持期間が過ぎたファイルが保存されます。
管理者のみがアクセスできます。

ごみ箱を空にする手順:

SharePointサイトを開く
左側メニューから「ごみ箱」を選択
「ごみ箱を空にする」をクリック
確認メッセージで「削除」をクリック

第2段階のごみ箱も空にする場合は、サイトの設定から「サイトコレクションのごみ箱」を選択します。

定期的(例:月1回)にごみ箱を空にすることで、安定的に容量を確保できます。

2. バージョン履歴を制限する

SharePointでは、ファイルが更新されるたびに古いバージョンが保存されます。
この機能は便利ですが、容量を大きく消費します。

バージョン制限の設定:

ドキュメントライブラリを開く
画面右上の歯車アイコン→「ライブラリの設定」をクリック
「バージョン設定」をクリック
「メジャーバージョンの数を制限する」にチェック
保持するバージョン数を入力(例:10)
「OK」をクリック

重要なファイルは多めに、一時的なファイルは少なめに設定するなど、ライブラリごとに調整しましょう。

3. 不要なファイルを削除する

長期間使用されていないファイルや、古いプロジェクトのファイルを削除します。

大容量ファイルを見つける方法:

記憶域メトリックスを使用すると、容量の大きいファイルを簡単に見つけられます。
サイズの大きい順にソートされるため、削除候補を選びやすくなります。

削除前の確認事項:

ファイルの最終更新日
ファイルの所有者
ファイルの閲覧回数
業務での必要性

重要なファイルを誤って削除しないよう、所有者に確認してから削除しましょう。

4. 画像や動画を最適化する

画像ファイルや動画ファイルは、大きな容量を消費します。

画像の最適化:

解像度を下げる(Webで表示する程度で十分)
ファイル形式を変更する(JPEG、PNGなど圧縮形式を使用)
画像圧縮ツールを使用する

動画の最適化:

必要な画質に圧縮する
長い動画は分割する
SharePoint以外のサービス(Microsoft Streamなど)を検討

プレゼン資料に埋め込まれた高解像度画像も、容量を圧迫する原因になります。

5. アーカイブを活用する

使用頻度の低いファイルは、アーカイブサイトに移動します。

別のSharePointサイトを「アーカイブ用」として作成し、古いプロジェクトのファイルをまとめて移動します。
アーカイブサイトは、手動モードで最小限の容量を割り当てることもできます。

または、Microsoft 365 Archiveなどの低コストストレージに移動する方法もあります。

6. 外部ストレージを検討する

大容量のメディアファイルや、あまり変更されないファイルは、SharePoint以外のサービスを検討しましょう。

代替サービスの例:

Microsoft Stream(動画)
Azure Blob Storage(大容量ファイル)
OneDrive(個人用ファイル)

SharePointはチームでの共同作業に特化し、その他のファイルは適切なサービスに分散させます。

SharePointの容量を増やす方法

容量を節約しても不足する場合は、容量を追加購入する必要があります。

1. ストレージアドオンを購入

「Office 365 Extra File Storage」アドオンを購入すると、1GB単位で容量を追加できます。

購入手順:

Microsoft 365管理センターにサインイン
左側メニューから「課金」→「サービスを購入する」を選択
「アドオン」カテゴリから「Office 365 Extra File Storage」を検索
必要な容量(GB)を入力
「今すぐ購入」をクリック

購入後、数時間以内に容量が反映されます。

注意点:

1GB単位で購入可能
月額料金が発生
ライセンス数に関係なく購入可能

2. ユーザーライセンスを追加

SharePointを使えるライセンスを追加すると、1ライセンスあたり10GBの容量が追加されます。

例えば、Microsoft 365 Business Standardライセンスを10人分追加すると、100GBの容量が増えます。

メリット:

ストレージだけでなく、他のMicrosoft 365サービスも使える
ユーザー数も増やせる

デメリット:

実際にユーザーが増えない場合、コストが高くなる
アドオンより割高になる場合がある

3. プランをアップグレード

より高いプランに変更することで、容量やその他の機能を利用できます。

例えば、Business BasicからBusiness Standardに変更すると、Officeアプリも使えるようになります。

アップグレードの検討ポイント:

容量だけでなく、他の機能も必要か
コストパフォーマンス
長期的な計画

4. 容量配分を見直す

手動モードを使用している場合、容量配分を見直すことで対応できる場合があります。

使用率の低いサイトの容量上限を下げ、必要なサイトに再配分します。
組織全体の容量は変わりませんが、重要なサイトに十分な容量を確保できます。

容量管理のベストプラクティス

効率的に容量を管理するための推奨事項を紹介します。

定期的な監視

月1回程度、組織全体とサイトごとの容量使用状況を確認しましょう。

監視のポイント:

容量使用率の推移
急激に増えているサイト
容量上限に近づいているサイト
長期間更新されていないサイト

PowerShellスクリプトを定期実行して、自動的にレポートを生成することもできます。

ガバナンスポリシーの策定

組織としてのストレージ管理ポリシーを策定しましょう。

ポリシーの例:

新規サイト作成時の容量上限
バージョン履歴の保持期間
ごみ箱の削除サイクル
アーカイブの基準
大容量ファイルのガイドライン

ポリシーをドキュメント化し、全ユーザーに周知します。

サイト作成時の計画

新しいサイトを作成する際は、必要な容量を事前に見積もりましょう。

見積もりのポイント:

予想されるユーザー数
扱うファイルの種類と量
プロジェクトの期間
成長見込み

手動モードを使用する場合は、適切な容量上限を設定します。

通知の設定

サイト所有者が容量不足に早く気づけるよう、通知を設定します。

SharePoint管理センターから、サイトの容量使用率が一定の割合(例:85%)に達したときに、自動メール通知を送信するよう設定できます。

ユーザー教育

ユーザーに対して、容量を意識した利用方法を教育しましょう。

教育内容の例:

不要なファイルの削除方法
ごみ箱の仕組み
バージョン履歴の影響
大容量ファイルの扱い方
適切な保存場所の選択

定期的な研修やガイドラインの提供が効果的です。

自動削除の検討

長期間使用されていないファイルを自動的に削除または移動する仕組みを検討します。

Microsoft 365のリテンションポリシーを使用すると、特定の条件でファイルを自動削除できます。

注意点:

重要なファイルが誤って削除されないよう、慎重に設定
ユーザーへの事前通知
削除前のレビュープロセス

よくある質問

Q1: OneDriveの容量とSharePointの容量は別ですか?

A: はい、別々にカウントされます。
SharePointは組織全体の共有ストレージ、OneDriveは各ユーザーの個人ストレージです。
OneDriveの容量は通常、1ユーザーあたり1TBです。

Q2: 25TBの上限は組織全体ですか?それともサイトごとですか?

A: 25TBは個別のサイトごとの上限です。
組織全体の容量は、契約しているライセンス数によって決まります。
例えば、100人のユーザーがいる場合、組織全体では2TB(1TB + 100人×10GB)ですが、各サイトは最大25TBまで設定できます(ただし、組織全体の容量を超えることはできません)。

Q3: ごみ箱のファイルも容量を消費しますか?

A: はい、ごみ箱内のファイルも組織の容量を消費します。
第1段階と第2段階のごみ箱の両方が容量に含まれます。
定期的にごみ箱を空にすることで、容量を解放できます。

Q4: 容量を追加購入した場合、すぐに反映されますか?

A: 通常、数時間以内に反映されます。
ただし、SharePoint管理センターに表示されるまで最大24〜48時間かかる場合があります。
購入後すぐに確認できない場合は、しばらく待ってから再確認してください。

Q5: ユーザーを削除すると容量はどうなりますか?

A: ユーザーのライセンスを削除すると、そのユーザー分の容量(10GB)も組織から減ります。
例えば、50人から40人に減らすと、組織全体の容量が100GB減少します。
削除前に、現在の容量使用状況を確認し、削減後も十分な容量が残るか確認しましょう。

Q6: サイトを削除すると容量は解放されますか?

A: はい、サイトを完全に削除すると容量が解放されます。
ただし、削除されたサイトは93日間「削除済みサイト」として保持されます。
この間も容量を消費するため、すぐには解放されません。
完全に削除するには、SharePoint管理センターの「削除済みサイト」から永久削除する必要があります。

Q7: バージョン履歴はどのくらい容量を消費しますか?

A: ファイルの種類や更新頻度によって大きく異なります。
例えば、10MBのファイルを50回更新し、すべてのバージョンを保持している場合、最大500MBの容量を消費します。
大きなファイルを頻繁に更新する場合は、バージョン数を制限することを検討しましょう。

Q8: 容量不足でサイトが読み取り専用になった場合、どう対処すればよいですか?

A: 以下の手順で対処します。

ごみ箱を空にして容量を解放
不要なファイルを削除
バージョン履歴を削減
必要に応じて容量を追加購入
サイトの容量上限を増やす(手動モードの場合)

対処後、数時間以内にサイトが通常モードに戻ります。

まとめ

SharePointの容量は、組織の規模と契約プランによって決まります。

基本的な計算式は「1TB + (ユーザー数 × 10GB)」で、この容量が組織全体で共有されます。
各サイトは最大25TBまで使用でき、自動または手動でストレージを管理できます。

容量の確認は、サイト設定からの「記憶域メトリックス」、またはSharePoint管理センターの「アクティブなサイト」から行えます。
定期的な監視により、容量不足を事前に防ぐことが重要です。

容量が不足した場合は、まずごみ箱の削除やバージョン履歴の制限などで節約を試みましょう。
それでも不足する場合は、ストレージアドオンの購入やライセンスの追加を検討します。

効率的な容量管理には、定期的な監視、ガバナンスポリシーの策定、ユーザー教育が不可欠です。
適切に管理することで、容量不足による業務停止を防ぎ、SharePointを快適に利用できます。