SharePointの表（リスト）完全ガイド！作り方から活用法まで徹底解説

SharePointの表（リスト）とは

SharePointの「表」とは、正式には「リスト」と呼ばれる機能です。

リストは、Excelの表のような形式でデータを管理できるツールです。
行と列で構成され、情報を整理して保存・共有することができます。

SharePointのリストは単なる表ではありません。
複数人での同時編集、アクセス権限の設定、ワークフローとの連携など、多彩な機能を備えています。

リストとライブラリの違い

SharePointには「リスト」と「ライブラリ」という2つの主要機能があります。

リストとライブラリの比較:

項目	リスト	ライブラリ
主な用途	データの管理	ファイルの管理
管理対象	テキスト、数値、日付などのデータ	Word、Excel、PDFなどのファイル
例えるなら	Excelの表	WindowsエクスプローラーやMac Finder
格納内容	行ごとのデータレコード	フォルダとファイル

リストは「情報そのもの」を管理するのに対し、ライブラリは「ファイル」を管理します。

たとえば、社員名簿を作る場合、リストで氏名・部署・電話番号などを管理します。
一方、報告書のWordファイルを保存する場合は、ライブラリを使います。

リストとExcelの違い

見た目は似ていますが、用途と機能が大きく異なります。

Excelの得意分野

Excelは計算と分析に特化しています。

主な機能:

• 複雑な数式や関数
• グラフ作成
• ピボットテーブル
• データの集計・分析
• 自由なセルの結合や装飾

SharePointリストの得意分野

リストはデータの蓄積と共有に特化しています。

主な機能:

• 複数人での同時編集
• アクセス権限の細かい設定
• ワークフロー連携（承認プロセスなど）
• 大量データの管理（数万件以上）
• 入力形式の制限（ドロップダウン、日付選択など）

使い分けの例:

データを入力・蓄積する→SharePointリスト
蓄積したデータを分析・グラフ化する→Excel

リストからExcelへのエクスポートも可能なので、両方を組み合わせて使うのが効率的です。

Microsoft Listsとの関係

Microsoft Listsは2020年にリリースされた独立したアプリです。

しかし、実体はSharePointリストとまったく同じです。
SharePointで作成したリストはMicrosoft Listsでも表示され、逆も同様です。

主な違い:

SharePointのリスト機能を使うには、まずSharePointサイトを作成する必要があります。
Microsoft Listsは、サイトを作らずに単体でリストを作成できます。

つまり、Microsoft ListsはSharePointリストをより手軽に使えるようにした専用アプリです。

リストの基本構成要素

SharePointリストは4つの要素で構成されています。

行（アイテム）

表の横一列のデータです。

1つの行が1つのレコード（記録）を表します。
例えば、社員名簿なら1行が1人の社員情報です。

Excelと同じように、行番号が振られています。

列（フィールド）

表の縦一列のデータです。

列には「氏名」「部署」「入社日」など、データの項目（フィールド）を設定します。
SharePointでは、列ごとにデータの種類を指定できます。

列の種類の例:

• 1行テキスト（短い文章）
• 複数行テキスト（長い文章）
• 数値
• 通貨
• 日付と時刻
• 選択肢（ドロップダウンリスト）
• はい/いいえ（チェックボックス）
• ユーザー（人の選択）
• ハイパーリンク
• 画像
• 集計（計算式）

列の種類を指定することで、入力ミスを防げます。

ビュー

リストの表示方法をカスタマイズする機能です。

同じリストでも、見る人や目的によって必要な情報は異なります。
ビューを使えば、複数の表示パターンを保存できます。

ビューでできること:

• 特定の列だけ表示
• データの並び替え
• フィルタリング（条件に合うデータだけ表示）
• グループ化

ビューは名前を付けて保存でき、切り替えるだけで表示が変わります。

フォーム

個別のアイテムを表示・編集する画面です。

フォームの種類:

• 新規作成フォーム（新しいアイテムを追加）
• 編集フォーム（既存アイテムを変更）
• 詳細フォーム（アイテムの内容を表示）

モダンUI（新しいデザイン）では、詳細と編集が1つのフォームにまとまっています。

リストの作成方法

SharePointでリストを作る方法は3つあります。

方法1: ゼロから作成

まっさらな状態から自分でリストを設計します。

手順:

1. SharePointサイトのホームページを開く
2. 「+新規」→「リスト」をクリック
3. 「空白のリスト」を選択
4. リスト名と説明を入力
5. 「作成」をクリック

リストが作成されると、「タイトル」列だけが設定された状態になります。
ここから必要な列を追加していきます。

列の追加方法:

1. 「+列の追加」をクリック
2. データの種類を選択（1行テキスト、数値など）
3. 列名を入力
4. 必要に応じて詳細設定（必須項目、既定値など）
5. 「保存」をクリック

同じ手順を繰り返して、必要な列をすべて追加します。

方法2: Excelからインポート

既存のExcelデータをリストに変換します。

手順:

1. SharePointサイトの「サイトコンテンツ」を開く
2. 「+新規」→「リスト」をクリック
3. 「Excelから」を選択
4. Excelファイルをアップロード
5. インポートする範囲を選択
6. リスト名を入力
7. 「作成」をクリック

Excelの1行目が列名、2行目以降がデータとしてインポートされます。

注意点:

• Excelの書式（色、フォントなど）は引き継がれません
• 数式は値として変換されます
• 複雑な表構造（結合セルなど）は正しく変換されないことがあります

方法3: テンプレートから作成

Microsoftが用意したテンプレートを使います。

利用可能なテンプレート:

• イベントの予定表
• 問題追跡
• 従業員のオンボーディング
• 資産管理
• 出張依頼
• コンテンツスケジューラー

手順:

1. リスト作成画面で「テンプレートから」を選択
2. 使いたいテンプレートを選ぶ
3. リスト名を入力
4. 「テンプレートを使用」をクリック

テンプレートには、あらかじめ列が設定されています。
そのまま使っても良いですし、列を追加・削除してカスタマイズもできます。

データの入力と編集

リストにデータを追加する方法は2つあります。

新規アイテムの追加

1つずつ丁寧にデータを入力します。

手順:

1. 「+新規」または「+新しいアイテム」をクリック
2. フォームが開く
3. 各列に値を入力
4. 「保存」をクリック

フォーム形式なので、1つのアイテムに集中して入力できます。

グリッドビューでの編集

Excelのように一覧表示で素早く入力します。

手順:

1. 「グリッドビューで編集」をクリック
2. Excel風の表が表示される
3. セルを直接クリックして入力
4. Tabキーで次のセルに移動
5. 編集が終わったら「グリッドビューを終了」

大量のデータを連続して入力する場合に便利です。

できること:

• セルを直接編集
• コピー＆ペースト
• 複数セルを選択して一括削除
• キーボードだけで素早く操作

列の種類と設定

SharePointリストでは、列ごとに詳細な設定ができます。

1行テキスト

短い文字列を入力します。

用途:

• 名前
• 商品名
• タイトル

設定項目:

• 最大文字数（既定値: 255文字）
• 必須項目にするか
• 既定値（自動入力される値）
• 重複を許可しないか

複数行テキスト

長い文章を入力します。

用途:

• 説明
• コメント
• メモ

設定項目:

• 行数（表示する高さ）
• リッチテキストを使うか（太字、色、リンクなど）
• 追記のみにするか

追記のみを有効にすると、編集履歴が残ります。

数値

数字のみを入力します。

用途:

• 数量
• 金額
• スコア

設定項目:

• 最小値・最大値
• 小数点以下の桁数
• 既定値
• パーセント表示するか

数値列は並び替えが正確にできます（テキストだと「1, 10, 2」の順になってしまう）。

通貨

お金の金額を入力します。

用途:

• 価格
• 予算
• 売上

設定項目:

• 通貨の種類（円、ドル、ユーロなど）
• 最小値・最大値
• 小数点以下の桁数

自動的に通貨記号（¥、$など）が表示されます。

日付と時刻

カレンダーから日付を選択します。

用途:

• 期限
• 作成日
• イベント日

設定項目:

• 日付のみ、または日付と時刻
• 既定値（今日、特定の日付など）
• 必須項目にするか

カレンダーから選べるので、入力ミスが防げます。

選択肢

あらかじめ用意した選択肢から選びます。

用途:

• ステータス（未着手、進行中、完了）
• 部署名
• カテゴリ

設定項目:

• 選択肢の一覧（1行に1つずつ入力）
• ドロップダウンメニューかラジオボタンか
• 複数選択を許可するか
• 既定値

選択肢を限定することで、表記ゆれを防げます。

はい/いいえ

チェックボックスで2択を選びます。

用途:

• 完了フラグ
• 承認済みか
• 公開するか

設定項目:

• 既定値（はい、または、いいえ）

シンプルな2択の場合に最適です。

ユーザー

組織内のユーザーを選択します。

用途:

• 担当者
• 承認者
• 作成者

設定項目:

• 複数人の選択を許可するか
• グループも選択できるか

選択したユーザー名がクリック可能なリンクになります。

集計（計算列）

他の列の値を使って自動計算します。

用途:

• 合計金額（単価×数量）
• 日数計算（終了日-開始日）
• 文字列の結合

設定項目:

• 数式（Excelに似た関数を使用）
• 表示形式（数値、通貨、日付など）

計算列は自動更新されるので、手動で計算する必要がありません。

ビューの種類と活用

リストには4種類のビューがあります。

リストビュー（標準）

最も基本的な表形式の表示です。

特徴:

• Excelのような行と列の表
• すべての列を横に並べて表示
• 並び替え、フィルタリングが可能

作成方法:

1. 右上の「表示オプション」をクリック
2. 「新しいビューを作成する」を選択
3. 表示方法で「リスト」を選択
4. ビュー名を入力
5. 表示する列を選択
6. 並び順を設定
7. フィルター条件を設定（任意）
8. 「作成」をクリック

カスタマイズ例:

• 「進行中タスク」ビュー: ステータスが「進行中」だけ表示
• 「今週の予定」ビュー: 開始日が今週のアイテムだけ表示
• 「担当者別」ビュー: 担当者でグループ化

予定表ビュー

カレンダー形式で表示します。

特徴:

• 月、週、日単位で切り替え可能
• イベントやタスクの日程を視覚的に把握
• 日付列が必要

作成方法:

1. 新しいビューを作成
2. 表示方法で「予定表」を選択
3. 開始日の列を選択
4. 終了日の列を選択（任意）
5. カレンダーに表示するタイトルの列を選択

用途:

• プロジェクトスケジュール
• 休暇申請カレンダー
• イベント管理

予定が開始日から終了日まで帯状に表示されます。

ギャラリービュー

カード形式で視覚的に表示します。

特徴:

• 画像付きで表示
• 視覚的に分かりやすい
• 商品カタログなどに最適

作成方法:

1. 新しいビューを作成
2. 表示方法で「ギャラリー」を選択
3. 表示する列を選択
4. カードのレイアウトをカスタマイズ

用途:

• 製品カタログ
• 社員ディレクトリ（顔写真付き）
• 物件リスト

画像列を追加すると、より魅力的な表示になります。

ボードビュー

かんばん方式で表示します。

特徴:

• 列ごとにカードを並べる
• ドラッグ＆ドロップで移動可能
• ステータス管理に最適

作成方法:

1. 新しいビューを作成
2. 表示方法で「ボード」を選択
3. 「ボードの整理」で基準となる列を選択（例: ステータス）

用途:

• タスク管理（未着手/進行中/完了）
• 営業案件管理（見込み/商談中/成約）
• バグ追跡（新規/調査中/修正済み）

各列（ステータス）の下にカードが並び、進捗が一目で分かります。

データの並び替えとフィルタリング

リストのデータを効率的に探す方法です。

並び替え

列のデータを昇順または降順に並べます。

手順:

1. 並べたい列の列名をクリック
2. 「AからZ」（昇順）または「ZからA」（降順）を選択

並び替えの基準:

• テキスト: アルファベット順、あいうえお順
• 数値: 小さい順、大きい順
• 日付: 古い順、新しい順

複数の列で並び替えることもできます（第1キー、第2キーなど）。

フィルタリング

条件に合うデータだけを表示します。

手順:

1. フィルターしたい列の列名をクリック
2. 「フィルター」を選択
3. 条件を設定
4. 「適用」をクリック

フィルターの種類:

テキスト列:

• 次と等しい
• 次を含む
• 次で始まる

数値列:

• 次と等しい
• 次より大きい
• 次より小さい
• 範囲指定

日付列:

• 今日
• 今週
• 今月
• カスタム範囲

複数の列に同時にフィルターを適用できます。

グループ化

同じ値を持つアイテムをまとめて表示します。

手順:

1. 列の設定メニューを開く
2. 「グループ化」を選択

例:
部署でグループ化すると、営業部、総務部などの見出しの下にアイテムが表示されます。

グループは折りたたみ可能で、必要な部分だけ展開できます。

リストの活用例

実際の業務でどう使うか、具体例を紹介します。

顧客管理リスト

列の構成:

• 会社名（1行テキスト）
• 担当者名（1行テキスト）
• 業種（選択肢）
• 電話番号（1行テキスト）
• メールアドレス（1行テキスト）
• 営業担当（ユーザー）
• ステータス（選択肢: 見込み、商談中、成約、失注）
• 最終接触日（日付）

ビュー例:

• 自分の担当顧客（営業担当でフィルター）
• 商談中の案件（ステータスでフィルター）
• 業種別（業種でグループ化）

タスク管理リスト

列の構成:

• タスク名（1行テキスト）
• 担当者（ユーザー）
• 優先度（選択肢: 高、中、低）
• ステータス（選択肢: 未着手、進行中、完了）
• 開始日（日付）
• 期限（日付）
• 説明（複数行テキスト）

ビュー例:

• ボードビュー（ステータスで整理）
• 自分のタスク（担当者でフィルター）
• 今週のタスク（期限でフィルター）
• 優先度順（優先度で並び替え）

在庫管理リスト

列の構成:

• 商品名（1行テキスト）
• カテゴリ（選択肢）
• 在庫数（数値）
• 単価（通貨）
• 在庫金額（集計: 在庫数×単価）
• 発注点（数値）
• 要発注（集計: 在庫数<発注点）
• 最終入庫日（日付）

ビュー例:

• 発注が必要な商品（要発注でフィルター）
• カテゴリ別在庫（カテゴリでグループ化）
• 在庫金額順（在庫金額で降順並び替え）

休暇申請リスト

列の構成:

• 申請者（ユーザー）
• 休暇種類（選択肢: 有給、特別休暇など）
• 開始日（日付）
• 終了日（日付）
• 日数（集計）
• 承認者（ユーザー）
• 承認状況（選択肢: 未承認、承認済み、却下）
• 理由（複数行テキスト）

ビュー例:

• 予定表ビュー（開始日～終了日で表示）
• 承認待ち（承認状況でフィルター）
• 今月の休暇（開始日でフィルター）

リストの共有とアクセス権限

SharePointリストは柔軟な権限設定ができます。

サイトレベルの権限

リストはSharePointサイトに属しています。

サイトへのアクセス権限があれば、基本的にそのサイト内のリストにもアクセスできます。

主な権限レベル:

• 閲覧のみ: リストを見ることだけできる
• 投稿: リストにアイテムを追加できる
• 編集: すべてのアイテムを編集・削除できる
• フルコントロール: リストの設定変更もできる

リスト固有の権限

特定のリストだけに異なる権限を設定できます。

手順:

1. リストの設定を開く
2. 「このリストの権限」をクリック
3. 「権限の継承を中止」を選択
4. 必要なユーザーやグループに権限を付与

活用例:
人事情報リストは人事部のみアクセス可能にする。

アイテムレベルの権限

個別のアイテムに権限を設定することもできます。

設定方法:

1. アイテムのメニュー（…）を開く
2. 「詳細設定」→「権限の管理」
3. 権限を設定

活用例:
自分が作成したアイテムのみ編集可能にする。

リストとワークフローの連携

Power Automateと組み合わせて業務を自動化できます。

よくある自動化の例

承認プロセス:
リストに新しいアイテムが追加されたら、承認者にメールで通知し、承認されたらステータスを更新する。

リマインダー:
期限が近づいたタスクの担当者に、3日前に通知メールを送る。

データ連携:
リストに追加されたデータを、自動的に別のシステムに送信する。

定期レポート:
毎週月曜日に、未完了タスクの一覧をチーム全員にメール送信する。

Power Automateは、SharePointと深く統合されているので、簡単に設定できます。

リストからExcelへのエクスポート

リストのデータをExcelで分析したい場合があります。

エクスポート手順:

1. リストの「エクスポート」をクリック
2. 「Excelにエクスポート」を選択
3. ダウンロードされたファイルを開く
4. 「有効にする」をクリック（セキュリティ警告）

エクスポートされたExcelファイルは、SharePointリストとの接続を保持しています。
「データ」タブの「すべて更新」で、最新のデータを取得できます。

注意点:

• エクスポートは一方向（SharePoint→Excel）
• Excelで編集してもSharePointには反映されない
• 分析用にエクスポートし、データ入力はSharePointで行うのが基本

リストのベストプラクティス

効果的にリストを活用するためのコツです。

適切な列名を付ける

良い例:

• 納期
• 顧客名
• 承認状況

悪い例:

• 列1
• データ
• その他

誰が見ても分かる名前にしましょう。

必須項目を設定する

重要な列は必須項目にすることで、入力漏れを防げます。

ただし、必須項目が多すぎるとユーザーの負担になるので、本当に必要なものだけに限定します。

選択肢を活用する

自由入力ではなく、選択肢を用意することで表記ゆれを防ぎます。

例:
ステータスを自由入力にすると、「完了」「済」「終わり」「Done」などバラバラになります。
選択肢にすれば、全員が同じ表記を使います。

既定値を設定する

よく使う値は既定値として設定しておくと、入力の手間が省けます。

例:

• ステータスの既定値を「未着手」に設定
• 作成日の既定値を「今日」に設定

ビューを複数用意する

用途別にビューを作成しておくと、必要な情報にすぐアクセスできます。

例:

• 全体ビュー（全データ）
• 自分の担当分（担当者でフィルター）
• 今週の作業（日付でフィルター）
• 優先度順（優先度で並び替え）

説明欄を充実させる

リストに説明を追加すると、初めて見る人でも用途が分かります。

リストの設定から「名前と説明」で編集できます。

定期的にメンテナンスする

やるべきこと:

• 完了したアイテムをアーカイブまたは削除
• 不要になった列を削除
• 権限設定の見直し
• 使われていないビューの削除

放置すると、データが膨大になり動作が遅くなります。

リストの制限事項

SharePointリストには技術的な制限があります。

リスト表示しきい値

1つのビューで表示できるアイテム数は5,000個までです。

5,000個を超えると、エラーが表示されます。

対処法:

• フィルターやインデックスを使って表示数を減らす
• 複数のリストに分割する
• アーカイブ用リストを作る

1サイトあたりのリスト数

1つのサイトコレクションに作成できるリストとライブラリの合計は2,000個までです。

通常の使い方では、この制限に達することはまずありません。

列数の制限

リストに追加できる列は、合計で276列までです。

ただし、実用上は20～30列程度に抑えるのが望ましいです。
列が多すぎると、見づらく使いにくくなります。

ファイル添付の制限

リストのアイテムには、ファイルを添付できます。

ただし、大量のファイルを添付する場合は、ライブラリの使用を検討しましょう。

よくある質問

リストとライブラリはどう使い分けますか？

データそのものを管理するならリスト、ファイルを管理するならライブラリです。

たとえば、契約情報（会社名、金額、期間など）を管理するならリストです。
契約書のPDFファイルを保存するならライブラリです。

Microsoft ListsとSharePointリストの違いは何ですか？

機能は同じです。

Microsoft Listsは、SharePointサイトを作らずに単体で使えます。
SharePointリストは、SharePointサイト内でのみ作成できます。

どちらで作成しても、相互に表示・編集できます。

Excelの代わりにリストを使うべきですか？

目的によります。

データの入力・蓄積・共有が目的ならリストが適しています。
複雑な計算やグラフ作成が必要ならExcelが適しています。

両方を組み合わせるのが最も効果的です。

削除したリストは復元できますか？

はい、ごみ箱から復元できます。

手順:

1. サイトの設定を開く
2. 「サイトのごみ箱」をクリック
3. リストを選択
4. 「復元」をクリック

ごみ箱からも削除した場合は、管理者が「サイトコレクションのごみ箱」から復元できます（93日間保持）。

外部の人とリストを共有できますか？

はい、可能です。

SharePointの外部共有機能を使えば、組織外のユーザーともリストを共有できます。

ただし、組織のセキュリティポリシーによっては制限されている場合があります。
IT管理者に確認してください。

まとめ

SharePointのリストは強力なデータ管理ツールです。

重要なポイント:

• リストは表形式でデータを管理する機能
• Excelと似ているが、共有・権限管理・ワークフロー連携に優れている
• 行と列、ビュー、フォームで構成される
• ゼロから、Excelから、テンプレートから作成可能
• 列の種類を指定することで入力ミスを防げる
• リスト、予定表、ギャラリー、ボードの4種類のビューがある
• 並び替え、フィルタリング、グループ化で効率的にデータを探せる
• Power Automateと連携して業務を自動化できる
• 5,000アイテムのビュー表示制限に注意

活用のコツ:

1. 目的に合った列構成を設計する
2. 必須項目と選択肢で入力品質を確保する
3. 用途別にビューを複数用意する
4. 定期的にメンテナンスして整理する
5. ExcelやPower Automateと組み合わせる

SharePointリストは、チームでのデータ管理を効率化する優れたツールです。
基本を理解して、自分のチームに合った使い方を見つけましょう。

リストを活用することで、情報の可視化、作業の効率化、コラボレーションの向上が実現できます。