SharePointのアラート機能を使えば、ファイルやリストアイテムの変更を自動で通知してもらえます。
しかし、この便利なアラート機能が2026年7月に完全廃止されることをご存知ですか。
この記事では、SharePointアラートの基本的な使い方から、廃止スケジュール、代替機能への移行方法まで詳しく解説します。
SharePointアラートとは
SharePointアラートは、リストやライブラリの変更を自動的に通知してくれる機能です。
アラート機能の概要
SharePointアラートを設定すると、以下のイベントが発生したときにメール通知を受け取れます。
通知対象のイベント
- 新しいアイテムが追加されたとき
- 既存のアイテムが変更されたとき
- アイテムが削除されたとき
- ファイルがアップロードされたとき
- フォルダが作成されたとき
複数人で共同作業する際、他のメンバーの更新をリアルタイムで把握できるため非常に便利です。
アラートを設定できる対象
アラートは以下の対象に設定できます。
- ライブラリ全体
- リスト全体
- 特定のフォルダ
- 特定のファイル
- 特定のリストアイテム
例えば、ライブラリ全体ではなく、特定のフォルダだけにアラートを設定することも可能です。
通知の配信方法
SharePointアラートの通知は、主に以下の方法で受け取れます。
電子メール
最も一般的な配信方法です。
指定したメールアドレスに通知が届きます。
テキストメッセージ(SMS)
管理者がSMS/MMSサービスを有効にしている場合に利用できます。
携帯電話のショートメッセージとして受信します。
ただし、テキストメッセージは管理者側の設定が必要なため、多くの組織では電子メールを使用しています。
【重要】SharePointアラート廃止のお知らせ
Microsoftは、SharePointアラート機能を段階的に廃止することを発表しました。
廃止スケジュール
SharePointアラートの廃止は、以下のスケジュールで実施されます。
2025年7月〜
新規テナント向けに、新しいアラート作成機能が段階的に停止されます。
2025年9月〜
全テナント向けに、新しいアラート作成機能が段階的に停止されます。
2025年10月〜
既存のアラートに30日間の有効期限が段階的に付与されます。
最初の通知実行から30日後に期限切れとなります。
期限切れのアラートを再度有効にすることで、さらに30日間延長できます。
2026年1月〜
全テナントで新しいアラートの作成が完全に停止されます。
2026年7月
SharePointアラート機能が完全に廃止されます。
すべてのアラートが使用不可・延長不可となります。
廃止の理由
Microsoftがアラート機能を廃止する理由は以下の通りです。
モダン化
アラート機能は古いインフラ上に構築されており、モダンなSharePoint体験と統合しにくいためです。
機能の制限
アラートは基本的な通知機能しかなく、高度なトリガーやアクションに対応していません。
重複機能の整理
Power AutomateやSharePointルールなど、より優れた通知システムが存在するため、機能の重複を解消します。
セキュリティとコンプライアンス
モダンなソリューションの方が、セキュリティと規制要件に適切に対応できます。
廃止に伴う通知
ユーザーには、以下の方法でアラート廃止が通知されます。
SharePointページでのバナー表示
アラート設定ページにアクセスすると、廃止を知らせるバナーが表示されます。
アラートメールでの通知
2025年10月以降、アラートメールにも廃止の案内と有効期限が表示されます。
表示される日付はUTC(協定世界時)です。
これらの通知により、ユーザーは事前に代替機能への移行を準備できます。
アラートの設定方法(廃止前)
廃止前のアラート設定方法を説明します。
ファイルまたはフォルダ単位での設定
特定のファイルやフォルダにアラートを設定する手順です。
- リストまたはライブラリに移動します
- 通知を受け取りたいファイル、リンク、またはフォルダを選択します
- 「…」(その他のアクション)をクリックします
- 「通知」を選択します
- 「アイテムが変更されたときに通知」ダイアログが表示されます
- 必要なオプションを選択して設定します
- 「OK」をクリックして保存します
この方法で、特定のファイルやフォルダだけを監視できます。
ライブラリまたはリスト全体での設定
ライブラリやリスト全体にアラートを設定する手順です。
- リストまたはライブラリに移動します
- アイテムが選択されていないことを確認します
- ライブラリまたはリストのメニューから「…」を選択します
- 「通知」をクリックします
- 設定画面で詳細を指定します
- 「OK」をクリックして保存します
ライブラリ全体を監視したい場合は、この方法を使用します。
アラート設定の詳細項目
アラート設定画面では、以下の項目を指定できます。
通知先(送信先)
通知を受け取るメールアドレスを入力します。
複数のアドレスを追加して、チームメンバーに一斉通知することも可能です。
配信方法
電子メールまたはテキストメッセージ(SMS)を選択します。
基本的には電子メールを推奨します。
変更の種類
以下から選択できます。
- すべての変更
- 新しいアイテムが追加されたとき
- 既存のアイテムが変更されたとき
- アイテムが削除されたとき
必要な通知だけに絞ることで、通知過多を防げます。
アイテムの送信対象
以下から選択できます。
- このリストのすべてのもの
- 自分が作成したアイテムのみ
- 自分が最後に変更したアイテムのみ
- 他のユーザーが変更したとき(自分の変更は除外)
「他のユーザーが変更したとき」を選択すると、自分が編集したファイルについては通知が来ないため便利です。
通知を送信するタイミング
以下から選択できます。
- すぐに通知する
- 毎日のまとめを送信する
- 毎週のまとめを送信する
頻繁に更新されるファイルの場合、「毎日のまとめ」に設定すると通知の数を減らせます。
アラート設定のベストプラクティス
効果的にアラートを活用するためのポイントを紹介します。
必要な通知だけに絞る
すべての変更を通知すると、メールが増えすぎて重要な通知を見逃す可能性があります。
本当に必要な通知だけを設定しましょう。
自分の変更を除外する
自分が編集したファイルについて通知を受け取る必要はありません。
「他のユーザーが変更したとき」の設定を活用しましょう。
頻繁に更新されるファイルはまとめ通知
毎日何度も更新されるファイルは、「毎日のまとめ」に設定すると便利です。
わかりやすいタイトルを付ける
アラートのタイトルには、監視対象がわかりやすい名前を付けましょう。
例:「営業資料フォルダの更新通知」
アラートの管理・削除方法
設定したアラートの確認や削除方法を説明します。
自分のアラートを確認・削除する
自分が設定したアラートは、以下の手順で確認・削除できます。
- アラートを設定したリストまたはライブラリを開きます
- 「…」→「個人用通知の管理」をクリックします
- 「このサイトの個人用通知」画面が表示されます
- 削除したいアラートの横のチェックボックスを選択します
- 「選択した通知の削除」をクリックします
- 「OK」をクリックして確認します
これにより、不要になったアラートを削除できます。
アラート設定の変更
一度設定したアラートを編集することはできません。
設定を変更したい場合は、以下の手順で対応します。
- 既存のアラートを削除します
- 新しい設定でアラートを再作成します
変更が必要な場合は、削除→再作成という手順を踏む必要があります。
管理者による他ユーザーのアラート管理
サイト管理者は、他のユーザーのアラートも管理できます。
手順
- 該当サイトにアクセスします
- 右上の歯車アイコンをクリックします
- 「サイトの設定」を選択します
- 「サイトの管理」セクションの「ユーザー通知」をクリックします
- 「次のユーザーの通知を表示する」プルダウンメニューから対象ユーザーを選択します
- 「更新」ボタンをクリックします
- 削除したいアラートにチェックを入れます
- 「選択した通知の削除」をクリックします
ユーザーが退職した場合など、管理者がアラートを整理する際に使用します。
代替機能1:SharePointルール
アラート廃止後の主要な代替機能として、SharePointルールがあります。
SharePointルールとは
SharePointルールは、リストやライブラリ内のアクティビティに基づいて通知やアクションを自動化する機能です。
ルールの特徴
- モダンなユーザーインターフェース
- SharePoint内で直接設定・管理可能
- 追加ライセンス不要
- 権限を持つすべてのユーザーが設定可能
従来のアラートよりも柔軟で、使いやすくなっています。
ルールの設定方法
SharePointルールを作成する手順を説明します。
基本的な手順
- 通知を設定したいリストまたはライブラリを開きます
- 「自動化」→「ルール」→「ルールを作成」をクリックします
- ルールのトリガー(条件)を選択します
- アクション(通知先など)を設定します
- 「作成」をクリックして保存します
設定画面は直感的でわかりやすいデザインになっています。
選択できるトリガー条件
ルール作成時に選択できる主なトリガーは以下の通りです。
新しいアイテムが作成されたとき
リストに新しいアイテムが追加されたときに通知します。
列の値が変更されたとき
特定の列(フィールド)の値が変更されたときに通知します。
例:ステータス列が「承認待ち」に変更されたとき
アイテムが削除されたとき
アイテムが削除されたときに通知します。
条件を組み合わせることで、必要な通知だけを受け取れます。
通知先の設定
ルールでは、以下の通知先を設定できます。
特定のユーザー
個別にユーザーを指定できます。
複数のユーザーを選択可能です。
アイテムの作成者
アイテムを作成したユーザーに通知します。
特定の列に記載されたユーザー
例えば「担当者」列に記載されているユーザーに通知を送ることができます。
柔軟な通知先設定により、適切な人に情報を届けられます。
ルールの管理
作成したルールは、以下の方法で管理できます。
ルールの確認
- リストまたはライブラリを開きます
- 「自動化」→「ルール」→「ルールを管理」をクリックします
- 作成済みのルール一覧が表示されます
ルールの削除
- ルールの管理画面を開きます
- 削除したいルールの横の「…」をクリックします
- 「削除」を選択します
- 確認ダイアログで「削除」をクリックします
ルールは簡単に追加・削除できます。
代替機能2:Power Automate
より高度な通知が必要な場合は、Power Automateを使用します。
Power Automateとは
Power Automateは、Microsoft 365の自動化ツールです。
Power Automateの特徴
- 高度なカスタマイズが可能
- 条件分岐やアクションの組み合わせができる
- Microsoft Teams、Outlook、その他多数のサービスと連携
- 数百の外部サービスとも統合可能
複雑な業務プロセスの自動化に最適です。
Power Automateを使った通知フローの例
SharePointの変更をTeamsに通知するフローを作成できます。
フローの構成例
- トリガー:SharePointリストにアイテムが作成されたとき
- 条件:ステータスが「緊急」の場合
- アクション:Teamsチャネルにメッセージを投稿
- アクション:担当者にメールを送信
このように、複数のアクションを組み合わせられます。
新規ファイル追加時の通知フロー
ドキュメントライブラリに新しいファイルが追加されたときに通知するフローの作成方法です。
基本的な手順
- Power Automateにアクセスします
- 「作成」をクリックします
- 「自動化したクラウドフロー」を選択します
- トリガーで「SharePoint – ファイルが作成されたとき」を選択します
- サイトアドレスとライブラリを指定します
- アクションで「メールの送信」を追加します
- 宛先とメッセージ内容を設定します
- フローを保存します
フローを保存すると、自動的に動作を開始します。
週次サマリー通知の作成
毎週の変更をまとめて通知するフローも作成できます。
フローの構成
- トリガー:スケジュール(例:毎週金曜日17時)
- アクション:過去7日間に変更されたアイテムを取得
- アクション:取得した内容をテーブル形式に整形
- アクション:メールでサマリーを送信
定期的なレポート配信にも活用できます。
Power Automateの制限事項
Power Automateには、ライセンスによる制限があります。
無料プラン
- 月間750フロー実行まで
- 基本的なコネクタのみ利用可能
有料プラン
- より多くのフロー実行が可能
- プレミアムコネクタが利用可能
- 高度な機能が使用可能
組織のニーズに応じて、適切なプランを選択しましょう。
代替機能3:アラーム機能(日付列ベース)
日付列に基づいた通知が必要な場合は、アラーム機能を使用できます。
アラーム機能とは
アラーム機能は、日付列の何日前に通知するかを設定できる機能です。
利用シーン
- タスクの期限が近づいたら通知
- 契約更新日の数日前に通知
- イベント開催日の1週間前に通知
期限管理に非常に便利な機能です。
アラームの設定方法
アラームは以下の手順で設定します。
- アラームを設定したいリストにアクセスします
- 「自動化」→「アラームを設定」をクリックします
- アラームの基準日にする列(日付列)を選択します
- Power Automateの接続許可が求められるため、「続行」をクリックします
- フロー名を入力します(例:「契約更新日7日前通知」)
- 何日前に通知するかを入力します
- 「作成」をクリックして保存します
内部的にはPower Automateフローが自動作成されます。
アラーム設定の注意点
アラームを設定する際の注意点を説明します。
フロー名の推奨事項
基準となる列の名前や通知日数を含めたわかりやすい名前を付けましょう。
例:「期限列_3日前通知」
日数の指定
0より小さい数(マイナス)は設定できません。
マイナスを指定すると、列の日付よりも後の通知となるためです。
当日の通知
0を指定すると、当日に通知されます。
数日前と当日の両方に通知したい場合は、複数のアラームを設定します。
アラームの削除方法
不要になったアラームは以下の手順で削除します。
- Power Automateにアクセスします
- 「マイフロー」→「クラウドフロー」を開きます
- 不要なアラームのフローを見つけます
- フローの「…」をクリックします
- 「削除」を選択します
- 確認ダイアログで「削除」をクリックします
環境が「(会社名)default」になっているか確認してください。
アラームのカスタマイズ
自動作成されたフローを編集することで、さらなるカスタマイズが可能です。
カスタマイズ例
- メール通知ではなくTeamsへの通知に変更
- 通知メッセージの内容をカスタマイズ
- 複数の宛先に通知
- 条件分岐を追加
Power Automateの知識があれば、高度なカスタマイズができます。
既存アラートの確認方法
現在使用しているアラートを確認する方法を説明します。
Microsoft 365 Assessment Toolの使用
Microsoftは、テナント内のアラート使用状況を確認するツールを提供しています。
Microsoft 365 Assessment Toolとは
テナント全体のSharePointアラートをスキャンし、レポートを生成するツールです。
使用方法
- Entra ID内にアプリケーションを設定します
- Microsoft 365 Assessment Toolを実行します
- テナント内のアラートがスキャンされます
- Power BIレポートが生成されます
- サイトコレクションやWebごとにフィルタリング可能です
このツールにより、移行が必要なアラートを一覧化できます。
個別サイトでの確認
各サイトで個別にアラートを確認する方法もあります。
手順
- 該当サイトにアクセスします
- 「…」→「個人用通知の管理」をクリックします
- 設定されているアラート一覧が表示されます
複数のサイトでアラートを設定している場合は、それぞれ確認が必要です。
アラートから代替機能への移行手順
アラートを代替機能に移行する手順を説明します。
ステップ1:既存アラートの棚卸し
まず、現在使用しているアラートを整理します。
確認項目
- どのサイト・ライブラリにアラートが設定されているか
- 誰がアラートを受け取っているか
- どのような変更を監視しているか
- 通知のタイミング(即時/日次/週次)
すべてのアラートをリストアップしましょう。
ステップ2:優先順位付け
すべてのアラートが本当に必要か検討します。
判断基準
- ビジネスに必須の通知か
- 利用頻度はどの程度か
- 代替手段はないか
不要なアラートは移行せず、廃止することも検討しましょう。
ステップ3:適切な代替機能の選択
各アラートに適した代替機能を選びます。
SharePointルールを選ぶべきケース
- シンプルな通知で十分
- リストやライブラリ単位の通知
- 追加ライセンス不要で実現したい
Power Automateを選ぶべきケース
- 複雑な条件分岐が必要
- Teams や他のサービスと連携したい
- カスタムメッセージを送信したい
- スケジュール実行が必要
それぞれの特性を理解して選択しましょう。
ステップ4:代替機能の設定
選択した代替機能を実際に設定します。
設定時のポイント
- 元のアラートと同じ動作になるよう設定
- テスト実行して動作を確認
- 通知先が正しいか確認
- 不要な通知が発生しないか確認
本番運用前に十分なテストを実施しましょう。
ステップ5:ユーザーへの周知
代替機能への移行をユーザーに周知します。
周知内容
- アラート廃止のスケジュール
- 新しい通知の仕組み
- 変更点や注意事項
- 問い合わせ先
事前に十分な準備期間を設けて周知しましょう。
ステップ6:既存アラートの削除
代替機能が正常に動作することを確認してから、既存のアラートを削除します。
削除のタイミング
- 代替機能のテストが完了してから
- ユーザーへの周知が完了してから
- 2026年7月の完全廃止前に
計画的に移行を進めましょう。
よくある質問
SharePointアラートに関するよくある質問に回答します。
Q1:通知が届くまでどのくらい時間がかかりますか?
通知の受信には最大4時間かかる場合があります。
即時通知を設定しても、実際の配信にはタイムラグが生じる可能性があります。
Q2:1日に受け取れる通知の上限はありますか?
毎日のアラートメールには、リストまたはライブラリあたり最大50個のアイテムに対して最大25個のアクティビティが含まれます。
これを超える変更があった場合、すべてが通知されるわけではありません。
Q3:アラートメールの送信元アドレスは?
SharePoint Onlineのアラートは、以下のアドレスから送信されます。
送信元:no-reply@sharepointonline.com
表示名:SharePoint Online
このアドレスをメールフィルターに登録しておきましょう。
Q4:既存のアラートは2026年7月まで使えますか?
2025年10月以降、既存のアラートには30日間の有効期限が付与されます。
有効期限が切れる前に延長することで、さらに30日間使用できます。
ただし、2026年7月には完全廃止されるため、それまでに代替機能への移行が必要です。
Q5:SharePointルールとPower Automateの違いは?
SharePointルール
- シンプルで使いやすい
- SharePoint内で完結
- 追加ライセンス不要
- 基本的な通知に適している
Power Automate
- 高度なカスタマイズ可能
- 他サービスとの連携が容易
- ライセンスによる制限あり
- 複雑な業務フローに適している
用途に応じて使い分けましょう。
Q6:オンプレミスSharePointのアラートはどうなりますか?
今回の廃止対象はSharePoint Onlineのアラート機能のみです。
オンプレミスのSharePoint Server(2016、2019、サブスクリプションエディション)のアラート機能は影響を受けません。
まとめ
SharePointアラート機能について解説しました。
アラート機能の基本
SharePointアラートは、リストやライブラリの変更を自動通知する便利な機能です。
ファイル、フォルダ、リスト、ライブラリに設定でき、電子メールまたはSMSで通知を受け取れます。
重要な廃止スケジュール
2025年7月から段階的に廃止が開始され、2026年7月に完全廃止されます。
2025年10月以降、既存アラートには30日の有効期限が付与されます。
2026年7月以降は、すべてのアラートが使用不可になります。
代替機能
SharePointルール:シンプルで使いやすく、追加ライセンス不要です。
Power Automate:高度なカスタマイズが可能で、他サービスとの連携ができます。
アラーム機能:日付列に基づいた期限通知に最適です。
移行の進め方
既存アラートを棚卸しして優先順位を付けます。
各アラートに適した代替機能を選択します。
十分なテストを実施してから本番運用を開始します。
ユーザーへの周知を忘れずに実施します。
アラート機能の廃止は大きな変更ですが、代替機能はより柔軟で強力です。
早めに移行計画を立てて、2026年7月の完全廃止に備えましょう。
コメント