SharePointリストってどんな機能?
SharePointリスト(SharePoint List)は、オンライン上で複数人がデータを共有・編集できる、表形式のデータ管理機能です。
見た目や操作感はExcelに似ていますが、リアルタイムでの情報共有や複数メンバーでの共同編集に特化している点が大きな違いです。
クラウド上に保存されるため、インターネットに接続できる環境なら、時間・場所・デバイスを問わずにアクセスできます。
顧客管理リスト、タスク管理リスト、在庫管理リストなど、さまざまな用途でデータを整理・管理できます。
豊富なテンプレートも用意されているため、専門知識がなくても簡単にリストを作成できます。
SharePointリストの構成要素
SharePointリストは、4つの主要な要素で構成されています。
行(アイテム)
行は、リストに登録される個別のデータです。
SharePointでは「アイテム」とも呼ばれます。
例えば、顧客管理リストの場合、「田中太郎、35歳、東京都、会社員」といった一人分の情報が1つの行になります。
新しいデータを追加すると、行が1つずつ増えていきます。
列(カラム)
列は、データの項目を表します。
「フィールド」や「プロパティ」とも呼ばれます。
顧客管理リストなら、「氏名」「年齢」「住所」「職業」といった項目が列にあたります。
列は自由に追加・削除でき、データの種類に応じてさまざまな形式を設定できます。
列で設定できるデータ形式:
- 1行テキスト
- 複数行テキスト
- 選択肢(ドロップダウンメニュー)
- 数値
- 通貨
- 日付と時刻
- チェックボックス
- 参照(他のリストのデータを参照)
- 計算結果(他の列を元に自動計算)
- 外部データ
ビュー
ビューは、リストの表示方法をカスタマイズして保存できる機能です。
例えば、全社員が閲覧できる顧客リストから、自分が担当する顧客だけを表示したい場合、フィルターをかけてビューとして保存できます。
次回からは、そのビューを選択するだけで同じ表示状態をすぐに呼び出せます。
ビューでできること:
- 特定の列だけを表示
- データの並び替え
- フィルタリング(条件に合うデータだけ表示)
- グループ化
複数のビューを作成して切り替えられるため、目的に応じて見やすい形でデータを確認できます。
フォーム
フォームは、リストのアイテムを詳細表示したり、新規登録・編集を行ったりする画面です。
リストが「一覧表示」なのに対し、フォームは「個別のアイテムの詳細表示」というイメージです。
フォームの種類:
- 新規フォーム:新しいアイテムを追加
- 編集フォーム:既存のアイテムを編集
- 詳細フォーム:アイテムの内容を閲覧
SharePointリストとExcelの違い
SharePointリストとExcelは、どちらも表形式でデータを管理できますが、いくつかの重要な違いがあります。
リアルタイムでの共同編集
Excel:
ファイルを共有しても、同時編集時に競合が発生することがあります。
変更内容の反映にタイムラグが生じる場合もあります。
SharePointリスト:
複数のユーザーがリアルタイムで同じリストを編集できます。
誰かが変更した内容がすぐに他のユーザーにも表示されます。
アクセス権限の細かい設定
Excel:
ファイル単位での共有が基本です。
ファイルにアクセスできる人は、基本的にすべてのデータを閲覧・編集できます。
SharePointリスト:
アイテム(行)単位や列単位で、細かくアクセス権限を設定できます。
例えば、「自分が作成したアイテムだけ編集可能」といった設定も可能です。
データの保存場所
Excel:
ローカルドライブやファイルサーバーに保存されることが多く、場所を選ぶことがあります。
SharePointリスト:
クラウド上に自動保存されるため、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
ワークフローとの連携
Excel:
単体ではワークフロー機能がありません。
SharePointリスト:
Power Automateと連携することで、承認フローや自動通知などのワークフローを簡単に構築できます。
SharePointリストとライブラリの違い
SharePointには、リストと並んでよく使われる「ライブラリ」という機能があります。
両者の違いを理解しておくことが重要です。
リスト
データそのものを管理する機能です。
行と列で構成される表形式で、データを直接SharePoint上で入力・編集できます。
向いている用途:
- 顧客情報の管理
- タスクの進捗管理
- イベントスケジュールの管理
- 在庫リストの管理
ライブラリ
ファイルを管理する機能です。
Word、Excel、PDF などのファイルをアップロードして保管します。
向いている用途:
- 契約書などの文書管理
- プレゼン資料の共有
- 画像ファイルの保管
- バージョン管理が必要なファイルの管理
リストにもファイルを添付できますが、ファイルのバージョン管理や高度な検索機能を使いたい場合はライブラリが適しています。
Microsoft Listsとの関係
Microsoft Lists(マイクロソフト リスツ)は、SharePointリスト機能を進化させた単体アプリです。
Microsoft Listsの特徴
Microsoft Listsは、もともとSharePointに含まれていたリスト機能を独立させ、より使いやすくしたツールです。
SharePointのサイトを経由せずに、直接リストを作成・管理できます。
スマートフォンやタブレット向けの専用アプリも提供されています。
SharePointリストとMicrosoft Listsの関係
基本的に、両者は同じものです。
Microsoft Listsで作成したリストは、SharePointにも表示されます。
逆に、SharePointで作成したリストも、Microsoft Listsアプリから確認・編集できます。
主な違い:
- Microsoft Lists:サイトを作らずに、単体でリストを作成できる
- SharePointリスト:SharePointサイト内でリストを作成・管理する
リストを単独で使いたい場合はMicrosoft Listsが便利です。
サイト全体の中でリストを管理したい場合はSharePointリストが適しています。
SharePointリストの主な機能
SharePointリストには、業務効率化に役立つ多彩な機能が搭載されています。
テンプレート機能
用途に応じた豊富なテンプレートが用意されています。
主なテンプレート:
- イベント計画
- 問題の追跡
- 資産管理
- 社員向けオンボーディング
- タスク管理
- 出張申請
テンプレートを選択するだけで、あらかじめ列が設定されたリストが作成されます。
ゼロから作る手間が省け、すぐに使い始められます。
Excelからのインポート
既存のExcelファイルからリストを作成できます。
Excelで管理していたデータをそのままSharePointリストに移行できるため、スムーズに導入できます。
列の構造も自動的に引き継がれます。
条件付き書式
特定の条件を満たす行や列に、自動的に色を付けられます。
例えば、「期限が過ぎたタスクを赤色で表示」といった設定が可能です。
視覚的にデータの状態を把握しやすくなります。
バージョン履歴
リストのアイテムに対する変更履歴が自動的に記録されます。
誤って編集してしまった場合でも、以前のバージョンに復元できます。
誰が、いつ、何を変更したかも確認できるため、トラブルシューティングにも役立ちます。
アラート機能
リストに変更があった際、メールで通知を受け取れます。
特定の列の値が変更されたときだけ通知する、といった細かい設定も可能です。
重要な情報の更新を見逃さずに済みます。
並び替えとフィルター
データを昇順・降順で並び替えたり、特定の条件に合うデータだけを表示したりできます。
膨大なデータの中から必要な情報を素早く見つけられます。
フィルター設定をビューとして保存すれば、次回から1クリックで同じ表示状態を呼び出せます。
外部共有
組織外のユーザーとも、リストを共有できます。
取引先や外部パートナーとデータを共有する必要がある場合に便利です。
共有レベルは細かく設定できるため、セキュリティも確保できます。
Power Automateとの連携
リストのアイテムが追加・更新されたときに、自動的にアクションを実行できます。
活用例:
- 新しいタスクが追加されたら、担当者にメール通知
- 承認リクエストが送信されたら、上司に通知
- 特定の列が更新されたら、Teamsチャネルに投稿
ノーコードでワークフローを構築できるため、プログラミング知識がなくても自動化を実現できます。
Teamsとの統合
Microsoft Teamsのタブとして、SharePointリストを表示できます。
チャットで会話しながら、リストを直接編集できます。
Teams内で完結するため、アプリを切り替える手間が省けます。
SharePointリストの作成方法
SharePointリストを作成する基本的な手順を説明します。
SharePointサイトからリストを作成
- SharePointサイトのホームページを開く
- 「+ 新規」をクリックし、「リスト」を選択
- 以下のいずれかを選択:
- 空のリスト:ゼロから作成
- Excelから:既存のExcelファイルをインポート
- 既存のリストから:他のリストの構造をコピー
- テンプレート:用意されたテンプレートから選択
- リスト名と説明(任意)を入力
- サイトナビゲーションに表示するかを選択
- 「作成」をクリック
Microsoft Listsアプリからリストを作成
- Microsoft 365アプリ一覧から「Lists」を選択
- 「+ 新しいリスト」をクリック
- リストの作成方法を選択
- リスト名を入力
- 保存先を選択(自分のリスト or SharePointサイト)
- 「作成」をクリック
列の追加
リスト作成後、必要な列を追加します。
- リストを開く
- 「+ 列の追加」をクリック
- 列の種類を選択(テキスト、数値、日付など)
- 列名を入力
- 必要に応じて詳細設定を行う
- 「保存」をクリック
アイテムの追加
- リストを開く
- 「+ 新規」をクリック
- フォームが表示されるので、各項目を入力
- 「保存」をクリック
リストの一覧画面から直接編集することも可能です。
「クイック編集」を選択すると、Excel のような操作感で複数のアイテムをまとめて入力できます。
SharePointリストの活用例
SharePointリストは、さまざまな業務シーンで活用できます。
顧客管理リスト
顧客の連絡先、担当者、取引状況などを一元管理できます。
メリット:
- 営業チーム全員で最新の顧客情報を共有
- 担当者変更時もスムーズに引き継ぎ可能
- 特定の条件でフィルタリングして、フォローが必要な顧客を抽出
プロジェクト管理リスト
タスクの進捗、担当者、期限などを管理できます。
メリット:
- プロジェクトメンバー全員でタスクの状況を把握
- 遅延しているタスクを視覚的に識別
- 完了したタスクを自動的にアーカイブ
在庫管理リスト
商品の在庫数、発注状況、保管場所などを記録できます。
メリット:
- リアルタイムで在庫状況を確認
- 在庫が一定数を下回ったら自動通知
- 複数拠点の在庫を一元管理
イベント管理リスト
社内イベントの日程、参加者、準備物などを整理できます。
メリット:
- イベント情報を関係者全員で共有
- カレンダービューで予定を視覚的に確認
- 参加者の出欠管理も可能
問題管理リスト
システムの不具合やクレームなどを記録・追跡できます。
メリット:
- 問題の発生から解決までを一元管理
- 優先度や担当者を明確化
- 解決までの時間を分析
備品管理リスト
社内の備品の貸出状況や所在を管理できます。
メリット:
- 誰が何を借りているかすぐに確認
- 返却期限が近づいたら自動通知
- 備品の使用履歴を記録
採用管理リスト
応募者の情報、選考状況、面接日程などを管理できます。
メリット:
- 採用担当者全員で応募者情報を共有
- 選考プロセスの進捗を可視化
- 面接官からのフィードバックを集約
SharePointリストのメリット
SharePointリストを活用することで、多くのメリットが得られます。
情報共有の効率化
複数人で同じデータにリアルタイムでアクセスできます。
情報の最新版がどこにあるか迷うことがなくなります。
メールで何度もファイルを送り合う必要もなくなり、コミュニケーションコストが削減されます。
データの一元管理
散在していた情報を1つのリストに集約できます。
全体像を俯瞰しやすくなり、意思決定のスピードが向上します。
柔軟なカスタマイズ
列の追加・削除、データ形式の変更など、柔軟にカスタマイズできます。
業務の変化に応じて、リストの構造を簡単に調整できます。
テンプレートから始めて、必要に応じてカスタマイズすることも可能です。
コスト削減
自社サーバーを構築せずに、クラウド上でデータ管理できます。
サーバーの購入費用や保守管理コストが不要です。
Excel で管理していた場合と比べて、ファイルの重複や紛失のリスクも軽減されます。
アクセス制御の徹底
ユーザーごと、グループごとに細かくアクセス権限を設定できます。
機密情報を含むリストでも、必要な人だけにアクセスを許可できます。
アイテム単位での権限設定も可能なため、高度なセキュリティ要件にも対応できます。
モバイル対応
スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。
外出先や移動中でも、リストの確認・編集が可能です。
営業担当者が現場で顧客情報を更新する、といった使い方もできます。
自動化との連携
Power Automateと組み合わせることで、定型業務を自動化できます。
手作業でのデータ入力や通知作業が削減され、ミスも防止できます。
監査証跡の保持
バージョン履歴機能により、すべての変更が記録されます。
「いつ、誰が、何を変更したか」が明確になるため、監査対応にも役立ちます。
SharePointリストの注意点
SharePointリストを効果的に活用するために、いくつかの注意点があります。
リストビューのしきい値
1つのビューで表示できるアイテム数には制限があります。
デフォルトでは5,000アイテムまでです。
大量のデータを扱う場合は、フィルターやインデックスを適切に設定する必要があります。
サイトコレクションあたりの上限
1つのサイトコレクションで作成できるリストとライブラリの合計数は2,000個までです。
多数のリストを作成する予定がある場合は、サイト構成を事前に計画しましょう。
運用ルールの整備
複数人で使用する場合、データの入力ルールを事前に決めておくことが重要です。
決めておくべきこと:
- 列の命名規則
- 選択肢の統一(例:「完了」「済」「Done」などが混在しないように)
- 必須項目の設定
- データの更新頻度
パフォーマンスへの配慮
大量のデータを扱うリストでは、パフォーマンスが低下することがあります。
インデックスを適切に設定したり、不要なアイテムをアーカイブしたりすることで、パフォーマンスを維持できます。
ユーザー教育
新しいツールを導入する際は、使い方の研修が不可欠です。
基本操作だけでなく、ビューの作り方やフィルターの使い方なども共有しましょう。
ExcelからSharePointリストへの移行
既存のExcelファイルをSharePointリストに移行する際のポイントを紹介します。
移行前の準備
- Excelファイルのデータをクリーニング
- 空白行や不要な列を削除
- データ形式を統一
- 見出し行を1行目に配置
- 列名を確認
- 特殊文字を避ける
- わかりやすい名前に変更
- データのバックアップを取得
移行手順
- SharePointで「+ 新規」→「リスト」を選択
- 「Excelから」を選択
- Excelファイルをアップロード
- 列のマッピングを確認
- 「作成」をクリック
移行後の確認
- すべてのデータが正しくインポートされたか確認
- 列のデータ形式が適切か確認
- 必要に応じて列を追加・編集
- ビューを設定
- アクセス権限を設定
Microsoft 365アプリとの連携
SharePointリストは、他のMicrosoft 365アプリと連携することで、さらに便利に活用できます。
Teamsとの連携
Teamsのチャネルタブとして、リストを追加できます。
- Teamsのチャネルを開く
- 「+」ボタンをクリック
- 「SharePoint」または「Lists」を選択
- 既存のリストを選択するか、新規作成
- タブ名を入力して「保存」
チャットしながら、リストを直接編集できます。
Power Automateとの連携
リストのアイテムが追加・更新されたときに、自動でアクションを実行できます。
活用例:
- リストに新規アイテムが追加されたら、担当者にメール送信
- 特定の列の値が変更されたら、Teams に投稿
- 承認が必要なアイテムが追加されたら、承認フローを開始
Power BIとの連携
リストのデータをPower BI で可視化できます。
ダッシュボードやレポートを作成し、データを分析できます。
リアルタイムでデータが更新されるため、常に最新の情報を確認できます。
Outlookとの連携
リストをOutlookの予定表と同期できます。
イベント管理リストなどを活用する際に便利です。
OutlookからSharePointリストのタスクも確認できます。
まとめ
SharePointリストは、Excelのような使い心地で、複数人でのリアルタイムなデータ共有を実現する強力なツールです。
行と列で構成されるシンプルな構造ながら、ビュー機能、フィルター、条件付き書式、バージョン履歴など、業務効率化に役立つ多彩な機能を備えています。
豊富なテンプレートが用意されているため、専門知識がなくても簡単に始められます。
Excelからのインポートもできるため、既存のデータをスムーズに移行できます。
顧客管理、タスク管理、在庫管理など、さまざまな業務シーンで活用できます。
Power Automateとの連携により、定型業務の自動化も実現できます。
複数人でデータを共有・編集する必要がある場合、SharePointリストは非常に有効な選択肢です。
リストの特性を理解し、適切に活用することで、業務効率を大幅に向上させられます。
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