Slackでビジネスメッセージをやり取りしていると、「お疲れ様です」「ご確認お願いします」「承知しました」といった挨拶や定型文を何度も入力することになりますよね。
毎回同じ文章を打つのって、正直めちゃくちゃ面倒です。
実は、Slackには定型文を効率的に使う方法がいくつもあります。この記事では、初心者から上級者まで使える定型文登録の方法を3つ紹介しますね。
方法1：Slackのワークフロービルダーを使う【有料プラン限定】
まず紹介するのは、Slack公式の「ワークフロービルダー」という機能です。
ワークフロービルダーとは？
特定の条件で自動的にメッセージを送信したり、フォームを表示したりできる自動化ツールのこと。簡単に言えば、「こうなったら、こうする」というルールを設定できる機能です。
使い方の手順
- デスクトップ版Slackの左サイドバーから「ツール」をクリック
- 「ワークフロー」を選択
- 「テンプレート」から使いたいものを選ぶか、「新規作成」をクリック
- トリガー（実行条件）を設定する
- 新メンバーがチャンネルに参加したとき
- 特定の絵文字でリアクションしたとき
- スケジュール（毎日決まった時刻）など
- 送信するメッセージ内容を入力
- 「公開する」をクリックして完成
ワークフロービルダーのメリット
- チームメンバー全員が使える定型文を作れる
- 複雑な自動化も可能
- フォーム入力と組み合わせられる
デメリット
- 有料プランでないと使えません
- 設定が少し複雑で慣れが必要
ビジネス用途で本格的にSlackを使っているチームには、この方法がおすすめです。
方法2：PC・スマホのIME辞書に登録する【一番おすすめ！】
実は、一番手軽で効率的なのがこの方法。
IME辞書とは？
スマホやパソコンで文字を入力する際に使う「変換機能」のこと。例えば「おつ」と打って「お疲れ様です」が出てくるようにできます。
Windowsでの登録方法
- タスクバーの「あ」または「A」アイコンを右クリック
- 「単語の登録」を選択
- 「単語」欄に定型文を入力（例：「お疲れ様です。〇〇についてご確認お願いいたします。」）
- 「よみ」欄に短縮形を入力（例：「おつかく」）
- 「登録」をクリック
Macでの登録方法
- 「システム環境設定」→「キーボード」を開く
- 「ユーザ辞書」タブを選択
- 左下の「+」ボタンをクリック
- 「入力」欄に短縮形、「変換」欄に定型文を入力
- 自動的に保存される
この方法のメリット
- Slackだけでなく、メールやチャットツール全般で使える
- 無料でできる
- 設定が超簡単
- 呼び出しが一瞬でできる
おすすめの登録例
- 「おつ」→「お疲れ様です」
- 「かく」→「ご確認お願いいたします」
- 「しょう」→「承知しました」
- 「あいさつ」→「お世話になっております。〇〇です。」
ちなみに、GoogleドキュメントやNotionのリンクも一緒に登録しておくと、マニュアルの共有がめちゃくちゃ楽になりますよ。
方法3：専用アプリを使う【Windows・Mac】
パソコン作業が多い人向けに、定型文管理に特化したアプリもあります。
Windows：Clibor（クリボー）
クリップボードの履歴管理と定型文管理ができる無料ツールです。
使い方
- Vector（ベクター）というサイトから「Clibor」をダウンロード
- ZIPファイルを解凍して「Clibor.exe」を起動
- タスクトレイのアイコンを右クリック→「定型文の編集」
- 定型文を入力して保存
- 使うときはタスクトレイアイコンをクリック→「定型文」から選択
- Ctrl+Vで貼り付け
Mac：Clipy（クリッピー）
Macユーザーには「Clipy」がおすすめ。使い方はCliborとほぼ同じです。
専用アプリのメリット
- 大量の定型文をカテゴリ分けして管理できる
- コピー履歴も同時に管理できる
- ショートカットキーでサッと呼び出せる
デメリット
- アプリのインストールが必要
- IME辞書登録より手間が1つ増える（コピー→貼り付け）
文章をたくさん扱う仕事の人には、専用アプリの方が便利かもしれません。
番外編：Slackの「＋」ボタンから使えるテンプレート機能
Slackには、メッセージ入力ボックスの左側に「＋」ボタンがありますよね。
ここから「テンプレート」を選ぶと、簡易的な定型文機能が使えます。
使い方
- メッセージ入力欄の左側「＋」をクリック
- 「テンプレート」を選択
- 「新規作成」をクリック
- テンプレート名とメッセージ内容を入力
- 「保存」をクリック
次回からは同じ手順で保存したテンプレートを選ぶだけです。
この機能の注意点
- 個人用テンプレートなので、チーム全体では共有できない
- 毎回「＋」ボタンから選ぶ必要があって少し面倒
- IME辞書登録の方が結局早い
便利ではありますが、正直IME辞書登録のほうが効率的です。
どの方法を選べばいいの？使い分けのポイント
個人で使うなら → IME辞書登録
一番手軽で、Slack以外でも使えるので圧倒的におすすめ。
チーム全体で共有するなら → ワークフロービルダー
有料プランを使っていて、チームメンバー全員に同じ定型文を使ってほしい場合はこちら。
大量の定型文を管理したいなら → 専用アプリ
カテゴリ分けが必要なほど定型文が多い人は、CliborやClipyを使いましょう。
まとめ：定型文で作業時間を大幅カット！
Slackの定型文登録は、3つの主な方法があります。
- ワークフロービルダー：有料プラン限定だが、チーム全体で使える高機能ツール
- IME辞書登録：無料で簡単、どんなアプリでも使える最強の方法
- 専用アプリ（Clibor/Clipy）：大量の定型文を管理したい人向け
個人的には、まずIME辞書登録から始めるのが一番おすすめです。設定に1分もかかりませんし、効果は抜群ですよ。
「おつ」と打つだけで「お疲れ様です。いつもありがとうございます。」が出てくる快適さ、ぜひ体験してみてください。
毎日何十回も打っている定型文を登録すれば、1日あたり10分、1ヶ月で5時間も節約できる計算になります。浮いた時間で本当に重要な仕事に集中できますね。
今日からさっそく定型文登録を始めて、Slackをもっと快適に使いこなしましょう！
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