「Chatworkのチャット一覧に『組織外ユーザーがいます』って表示されるようになったんだけど、これって何？」
「この表示、邪魔だから消したいんだけど…」
Chatworkを使っていると、ある日突然チャットに「組織外ユーザーがいます」というアイコンや表示が出るようになって、困惑している方も多いのではないでしょうか。
実は、この表示はChatworkのアップデートで追加されたセキュリティ機能なんです。
この記事では、「組織外ユーザーがいます」表示の意味と、表示を消す方法、そしてなぜこの表示が重要なのかについて、詳しく解説していきます。
「組織外ユーザーがいます」表示とは？
まず、この表示が何を意味しているのかを理解しましょう。
組織外ユーザーとは？
Chatworkの「組織外ユーザー」とは、あなたの会社（組織）のChatwork契約に含まれていないユーザーのことです。
具体的には：
組織内ユーザー（契約内ユーザー）：
- 同じ会社の社員
- 同じ組織プランに含まれている人
- 同じ管理者によって管理されているアカウント
組織外ユーザー（契約外ユーザー）：
- 他の会社の人
- フリーランスや個人事業主
- 取引先、クライアント
- 外部パートナー
- 別の組織契約をしている人
- フリープランを使っている個人
「組織外ユーザーがいます」表示の意味
「組織外ユーザーがいます」という表示は、そのグループチャットに組織外のユーザーが含まれていることを知らせる目印です。
つまり、「このチャットには社外の人がいるから、機密情報を送るときは注意してね」という警告なんです。
どのプランで表示される？
この表示は、有料の組織プラン（ビジネスプラン、エンタープライズプラン）でのみ表示されます。
- 表示される： ビジネスプラン、エンタープライズプラン
- 表示されない： フリープラン、パーソナルプラン
フリープランやパーソナルプランを使っている場合は、そもそも「組織」という概念がないため、この表示は出ません。
いつから表示されるようになった？
この機能は、Chatworkのアップデートで追加されました。
突然表示されるようになったのは、Chatwork側がセキュリティ強化のために、既存の機能を改善したためです。
あなたが何か設定を変更したわけではなく、Chatwork側の仕様変更によって表示されるようになったんです。
「組織外ユーザーがいます」表示を消す方法
「この表示が邪魔だから消したい」という方のために、表示を消す方法を説明します。
【パソコン版】ブラウザ・デスクトップアプリでの消し方
パソコン（ブラウザ版またはデスクトップアプリ）で表示を消す手順は以下の通りです。
ステップ1：環境設定を開く
画面右上にある自分の名前（ユーザー名）をクリックします。
表示されるメニューから「環境設定」をクリックします。
ステップ2：表示設定タブを開く
環境設定画面が開いたら、上部にあるタブから「表示設定」をクリックします。
ステップ3：チェックを外す
「表示設定」タブの中に、「組織外ユーザーが含まれているチャットにアイコン表示」という項目があります。
この項目のチェックボックスを外します（チェックを外す）。
ステップ4：保存する
画面下部にある「保存する」ボタンをクリックします。
これで設定が反映され、「組織外ユーザーがいます」の表示が消えます。
【モバイル版】スマホアプリでの注意点
重要：
残念ながら、モバイル版アプリ（iPhone・Android）では、上記の設定をしても表示を消すことができません。
パソコン版で設定を変更しても、スマホアプリでは引き続き表示されます。
これはChatworkの仕様です。
スマホアプリで表示を消したい場合は、今のところ対処法がありません。Chatworkの今後のアップデートに期待するしかない状態です。
表示を消しても大丈夫？
表示を消すこと自体は可能ですが、セキュリティの観点からは、表示を残しておくことをおすすめします。
その理由を次のセクションで説明します。
なぜ「組織外ユーザーがいます」表示が重要なのか
「邪魔だから消したい」と思うかもしれませんが、この表示には重要な意味があります。
情報漏洩を防ぐための警告
この表示の最大の目的は、機密情報の誤送信を防ぐことです。
こんなリスクがあります：
社内限定の情報だと思って送信したら、実はそのチャットに外部の人がいて、機密情報が漏洩してしまった…
例えば：
- 未発表の新商品情報
- 社内の人事情報
- 顧客の個人情報
- 契約金額などの機密事項
- 社内限定の戦略や計画
こういった情報を、うっかり組織外ユーザーがいるチャットに送ってしまうと、大きな問題になる可能性があります。
「組織外ユーザーがいます」の表示があれば、「このチャットには社外の人がいるから、送信内容に気をつけよう」と意識できます。
セキュリティ意識の向上
この表示は、Chatworkを使う人のセキュリティ意識を高める効果があります。
表示があることで：
- チャットに誰がいるのか確認する習慣がつく
- 送信前に「このメッセージは外部の人に見られても大丈夫か？」と考えるようになる
- 機密情報は組織内のチャットでのみ共有するように意識できる
特に大人数のグループチャットでは、誰がメンバーなのか把握しにくくなります。
この表示があれば、一目で「組織外の人がいる」と分かるので、うっかりミスを防げるんです。
会社のルールを守るため
多くの会社では、「機密情報を外部に漏らさない」というルールがあります。
「組織外ユーザーがいます」の表示を残しておくことで、社員が無意識にこのルールを破ってしまうリスクを減らせます。
特にこんな会社では重要：
- 顧客情報を扱う会社
- 金融機関
- 医療機関
- 法律事務所
- 新商品開発を行う会社
- 上場企業
情報漏洩は、会社の信頼を失うだけでなく、法的な問題にも発展する可能性があります。
組織外ユーザーが含まれるチャットを確認する方法
「どのチャットに組織外ユーザーがいるのか確認したい」という場合の方法を紹介します。
チャット一覧で確認する
「組織外ユーザーが含まれているチャットにアイコン表示」の設定をオンにしていれば、チャット一覧で一目で分かります。
組織外ユーザーが含まれているチャットには、特別なアイコンや表示が付きます。
グループチャットのメンバーを確認する
より詳しく確認したい場合は、以下の手順で行います。
ステップ1：チャットを開く
確認したいグループチャットを開きます。
ステップ2：メンバー一覧を表示する
チャット画面の右側に、メンバー一覧が表示されています。
パソコン版の場合、右上の「メンバー」をクリックすると、メンバー一覧が表示されます。
ステップ3：組織外ユーザーを特定する
メンバー一覧を見て、誰が組織外ユーザーなのかを確認します。
注意点：
組織外ユーザーを特定できるのは、グループチャットの管理者権限を持っているアカウントのみです。
一般のメンバーには、誰が組織外ユーザーなのか明示的には表示されない場合があります。
組織外ユーザーとのやり取りで注意すべきこと
組織外ユーザーとChatworkでやり取りする際の注意点をまとめます。
1. 機密情報は送らない
絶対に送ってはいけない情報：
- 他の顧客の個人情報
- 社内の人事情報（給与、評価など）
- 未発表の新商品・新サービス情報
- 契約金額などの詳細な財務情報
- 社内限定の戦略や計画
- パスワードやアクセスキー
組織外ユーザーがいるチャットでは、業務に必要な情報のみを共有しましょう。
2. 送信前に内容を確認する
メッセージを送る前に、以下を確認する習慣をつけましょう：
- このチャットに組織外ユーザーはいるか？
- このメッセージは外部の人に見られても問題ないか？
- 添付ファイルに機密情報は含まれていないか？
特に、複数のチャットを同時に開いているときは、送り先を間違えないように注意してください。
3. ファイル共有に注意する
ファイルを共有する場合は、特に注意が必要です。
チェックすること：
- ファイルに機密情報が含まれていないか
- ファイル名に社内限定の情報が含まれていないか
- PDFのプロパティ情報に社内情報が残っていないか
必要であれば、外部共有用に編集したファイルを別途作成しましょう。
4. 組織内の話題は別のチャットで
社内の雑談や、組織内メンバーだけで共有すべき情報は、組織外ユーザーがいないチャットで話しましょう。
分け方の例：
- 組織外ユーザーを含むチャット： プロジェクトに直接関係する業務連絡のみ
- 組織内のみのチャット： 社内の調整、相談、雑談など
5. 定期的にメンバーを見直す
プロジェクトが終了したら、組織外ユーザーをグループチャットから削除することも検討しましょう。
不要なメンバーが残っていると、情報漏洩のリスクが高まります。
よくある質問と回答
Q1：フリープランを使っているのに「組織外ユーザーがいます」と表示されますか？
A： いいえ、表示されません。
この表示は、ビジネスプランまたはエンタープライズプランでのみ表示されます。
フリープランやパーソナルプランでは、そもそも「組織」という概念がないため、この表示は出ません。
Q2：自分が組織外ユーザーとして表示されることはありますか？
A： はい、あります。
あなたが他の会社のグループチャットに招待された場合、その会社から見ると、あなたは「組織外ユーザー」になります。
例：
- あなた：A社の社員（A社のビジネスプラン契約）
- 取引先：B社の社員（B社のビジネスプラン契約）
B社の人が見ると、あなたは「組織外ユーザー」として表示されます。
Q3：組織外ユーザーを削除できますか？
A： グループチャットの管理者であれば、メンバーを削除できます。
削除方法：
- グループチャットを開く
- 右側のメンバー一覧で、削除したいユーザーにマウスを合わせる
- 表示される「×」ボタンをクリック
- 確認画面で「削除」をクリック
ただし、業務上必要な外部パートナーを削除してしまうと、プロジェクトに支障が出る可能性があります。削除する前に、本当に削除して大丈夫か確認しましょう。
Q4：組織外ユーザーがいるチャットとダイレクトチャットは違いますか？
A： はい、異なります。
- グループチャット： 3人以上のチャット。組織外ユーザーを含む場合、「組織外ユーザーがいます」と表示される
- ダイレクトチャット： 1対1のチャット。相手が組織外ユーザーでも、特別な表示はない
「組織外ユーザーがいます」の表示は、グループチャット専用です。
Q5：表示を消したら、組織外ユーザーに気づかれますか？
A： いいえ、気づかれません。
この設定は、あなたの画面上の表示を変更するだけです。
他のユーザー（組織内・組織外問わず）の画面には影響しません。
Q6：組織外ユーザーと連絡を取るのは危険ですか？
A： いいえ、適切に使えば問題ありません。
Chatworkは、組織外ユーザーとの安全なコミュニケーションをサポートするために設計されています。
ただし、以下の点に注意してください：
- 機密情報を送らない
- 送信内容を確認する
- セキュリティ意識を持つ
取引先やクライアントとのやり取りは、ビジネスに必要不可欠です。適切に注意していれば、安心して使えます。
Q7：組織外ユーザーの方から情報が漏洩するリスクはありますか？
A： 可能性はゼロではありません。
あなたが送った情報を、組織外ユーザーがさらに別の人に転送するリスクは存在します。
対策：
- 機密情報は最初から送らない
- 契約書で秘密保持条項（NDA）を結ぶ
- 重要な情報は、信頼できる相手とのみ共有する
ビジネスでは、ある程度の信頼関係が前提となります。不安な場合は、上司や法務部門に相談しましょう。
まとめ：表示は残して、セキュリティ意識を保とう
「組織外ユーザーがいます」表示について、重要なポイントをまとめます。
表示の意味：
- そのグループチャットに、あなたの組織（会社）に属していないユーザーが含まれているという警告
- ビジネスプラン、エンタープライズプランでのみ表示される
表示を消す方法：
- パソコン版： 環境設定→表示設定→「組織外ユーザーが含まれているチャットにアイコン表示」のチェックを外す→保存
- モバイル版： 設定を変更しても消せない（仕様）
表示が重要な理由：
- 機密情報の誤送信を防ぐ
- セキュリティ意識を高める
- 会社のルールを守る助けになる
組織外ユーザーとのやり取りで注意すること：
- 機密情報は送らない
- 送信前に内容を確認する
- ファイル共有に注意する
- 組織内の話題は別のチャットで
- 定期的にメンバーを見直す
おすすめ：
表示を消すことはできますが、セキュリティの観点からは、表示を残しておくことを強くおすすめします。
この表示は邪魔に感じるかもしれませんが、あなたと会社を情報漏洩のリスクから守ってくれる大切な機能です。
「組織外ユーザーがいます」という警告を見るたびに、「このチャットには社外の人がいる。送信内容に注意しよう」と意識することで、うっかりミスを防げます。
Chatworkを安全に活用して、効率的なコミュニケーションを実現しましょう！
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