「Outlookでメールを送ろうとしたら、相手の名前が違う表示になっている…」
メールを作成中に宛先を入力すると、意図しない名前が表示されてしまった経験はありませんか？例えば、「山田太郎」さんにメールを送りたいのに、「Yamada Taro」や古いニックネームで表示されてしまうケースです。
また、自分が送信したメールで、相手に表示される自分の名前が勝手に変わっていることもあります。これは、Outlookの連絡先やオートコンプリート機能が、古い情報や間違った情報を記憶しているために起こるんです。
この記事では、Outlookで表示名が勝手に変わる原因を詳しく解説し、状況別の具体的な解決方法を紹介します。正しい名前でスムーズにメールのやり取りができるよう、一緒に設定を見直していきましょう。
Outlookの表示名が変わる仕組み
まず、Outlookがどのように表示名を決定しているのか理解しておきましょう。
表示名の優先順位
Outlookがメールアドレスの表示名を決める際、以下の順序で情報を参照します。
1. オートコンプリートリスト（最優先）
宛先欄に文字を入力すると表示される候補リストです。過去にメールを送った相手が自動的に記憶されています。
この情報が最優先されるため、ここに古い名前が登録されていると、連絡先を修正しても反映されないことがあるんです。
2. 連絡先（People）
Outlookの連絡先に登録されている情報です。名前、会社名、メールアドレスなどが保存されています。
3. グローバルアドレス帳（GAL）
会社でExchange ServerやMicrosoft 365を使っている場合、組織全体の連絡先リストです。
4. メールヘッダー情報
受信したメールに含まれる送信者の情報です。送信者が設定した表示名がそのまま使われます。
なぜ勝手に変わるのか？
表示名が勝手に変わる主な理由は、以下の通りです。
- オートコンプリートリストに古い情報が残っている
- 連絡先の情報が更新されていない
- 相手が送信者名を変更した
- グローバルアドレス帳の情報が更新された
- 複数の情報源が競合している
それでは、状況別の解決方法を見ていきましょう。
【よくあるケース】オートコンプリートリストの表示名を修正する
最も多いのが、このオートコンプリートリストの問題です。
オートコンプリートリストとは
メールの宛先欄に文字を入力すると、過去に送信した相手の候補が自動的に表示される機能です。
この候補リストは、連絡先とは別に管理されているため、連絡先を修正してもオートコンプリートの表示名は変わりません。
特定の表示名だけを修正する方法
ステップ1：新規メールを作成
「新しいメール」ボタンをクリックして、メール作成画面を開きます。
ステップ2：宛先欄に入力
「宛先」欄に、修正したい相手のメールアドレスや名前の一部を入力してください。
ステップ3：候補から削除
候補リストに表示された、間違った名前の候補にマウスカーソルを合わせます。
右側に「×」（削除ボタン）が表示されるので、これをクリックすると、その候補が削除されます。
ステップ4：正しい情報で再登録
連絡先に正しい情報が登録されている場合、再度メールを送信すると、正しい名前で新しく登録されますよ。
オートコンプリートリスト全体を削除する方法
すべてのオートコンプリート候補をリセットしたい場合の方法です。
Outlook 2016/2019/2021/365の場合
ステップ1：ファイルメニューを開く
「ファイル」タブをクリックします。
ステップ2：オプションを開く
「オプション」を選択してください。
ステップ3：メールの設定
左側のメニューから「メール」を選択します。
ステップ4：オートコンプリートをクリア
「メッセージの送信」セクションにある「オートコンプリートのリストを空にする」ボタンをクリックしてください。
確認メッセージが表示されるので、「はい」を選択します。
ステップ5：OK
「OK」をクリックして、設定画面を閉じましょう。
これで、すべてのオートコンプリート候補が削除されます。次回からメールを送信すると、正しい情報で新しく登録されていきます。
注意点
オートコンプリートリストを空にすると、すべての候補が消えるため、頻繁に連絡する相手のアドレスも一から入力し直す必要があります。
本当に必要な場合のみ、この方法を使ってくださいね。
連絡先（People）の表示名を修正する
Outlookの連絡先に登録されている表示名を変更する方法です。
連絡先の編集手順
ステップ1：連絡先を開く
Outlookの下部にあるナビゲーションバーから「People」（連絡先）アイコンをクリックします。
または、Ctrl + 3 を押すと、連絡先画面に切り替わります。
ステップ2：修正したい連絡先を検索
検索ボックスに名前やメールアドレスを入力して、該当する連絡先を見つけてください。
ステップ3：連絡先を編集
連絡先をダブルクリックして開き、「編集」ボタンをクリックします。
ステップ4：表示名を修正
「姓」「名」「表示名」などの項目を正しい内容に修正してください。
表示名の設定
「表示名」欄には、以下のような設定ができます。
- 姓 名（例：山田 太郎）
- 名 姓（例：太郎 山田）
- 姓, 名（例：山田, 太郎）
- 会社名を含める（例：山田 太郎（ABC株式会社））
ステップ5：保存
「保存して閉じる」ボタンをクリックして、変更を保存します。
連絡先を削除して再作成
情報が複雑に絡み合っている場合、一度削除して作り直す方が早いこともあります。
ステップ1：連絡先を削除
削除したい連絡先を選択して、Deleteキーを押すか、右クリック→「削除」を選択してください。
ステップ2：新しい連絡先を作成
「新しい連絡先」ボタンをクリックして、正しい情報で登録し直します。
ステップ3：オートコンプリートも削除
前述の方法で、オートコンプリートリストからも該当する候補を削除しましょう。
自分の表示名（送信者名）を変更する
相手に届くメールで、自分の名前が意図しない表示になっている場合の修正方法です。
アカウント設定での変更
ステップ1：アカウント設定を開く
「ファイル」タブ→「アカウント設定」→「アカウント設定」を選択します。
ステップ2：メールアカウントを選択
「メール」タブで、変更したいメールアカウントを選択して、「変更」ボタンをクリックしてください。
ステップ3：名前を変更
「ユーザー情報」または「自分の名前」欄に、正しい表示名を入力します。
例：「山田太郎」「Yamada Taro」など、希望する表示名を設定しましょう。
ステップ4：次へ→完了
「次へ」→「完了」をクリックして、設定を保存してください。
ステップ5：Outlookを再起動
変更を確実に反映させるため、Outlookを一度終了して再起動します。
Microsoft 365アカウントの場合
Microsoft 365（旧Office 365）やOutlook.comアカウントを使っている場合、Web上でも変更できます。
ステップ1：アカウントページにアクセス
ブラウザで https://account.microsoft.com にアクセスしてログインします。
ステップ2：個人情報を編集
「あなたの情報」→「名前の編集」をクリックしてください。
ステップ3：名前を変更
姓と名を入力して、「保存」をクリックします。
この変更が、Outlookの送信者名にも反映されます。
会社のExchangeアカウントの場合
会社のメールアカウント（Exchange Server）を使っている場合、表示名は管理者が設定していることがあります。
自分では変更できない場合は、IT部門や管理者に連絡して変更を依頼してくださいね。
受信メールの送信者名が変わる場合
受信したメールの送信者名が、以前と違う表示になっている場合の対処法です。
原因の確認
まず、なぜ表示名が変わったのか確認しましょう。
送信者が変更した
相手が自分の送信者名設定を変更した可能性があります。この場合、新しい名前が正しいので、特に対応は不要です。
連絡先の情報が優先されている
あなたの連絡先に古い情報が登録されていると、それが優先表示されることがあります。
正しい送信者名を確認する方法
ステップ1：メールを開く
該当するメールをダブルクリックして開きます。
ステップ2：送信者情報を確認
「差出人」の名前をクリックすると、詳細情報が表示されます。
または、メールを開いた状態で「ファイル」タブ→「プロパティ」を選ぶと、メールヘッダー情報が確認できます。
ステップ3：連絡先を更新
送信者が設定している正しい名前が分かったら、連絡先を更新しましょう。
受信メールから連絡先を更新
受信したメールから、直接連絡先を更新することもできます。
ステップ1：送信者を右クリック
メール一覧または開いたメール内で、送信者の名前を右クリックします。
ステップ2：Outlookの連絡先に追加
「Outlookの連絡先に追加」を選択してください。
ステップ3：情報を編集
連絡先の編集画面が開くので、表示名などを確認・修正して「保存」をクリックします。
これで、次回から正しい名前で表示されるようになりますよ。
グループ（配布リスト）の表示名を変更
メールグループ（配布リスト）の名前を変更する方法です。
連絡先グループの編集
ステップ1：連絡先を開く
「People」（連絡先）画面に移動します。
ステップ2：グループを探す
左側の「連絡先グループ」から、変更したいグループを見つけてください。
ステップ3：グループを編集
グループをダブルクリックして開き、「グループ名」欄の名前を変更します。
ステップ4：保存
「保存して閉じる」をクリックして完了です。
Webブラウザ版Outlook（OWA）での変更方法
ブラウザ版のOutlookを使っている場合の手順です。
送信者名の変更（OWA）
ステップ1：設定を開く
画面右上の歯車アイコンをクリック→「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。
ステップ2：メールアカウントを選択
「メール」→「メールの同期」を選択してください。
ステップ3：名前を変更
「名前」欄に希望する表示名を入力して、「保存」をクリックします。
オートコンプリートの削除（OWA）
ステップ1：候補を表示
新規メールの宛先欄に文字を入力して、オートコンプリート候補を表示させます。
ステップ2：削除
削除したい候補にマウスを合わせて、表示される「×」をクリックしてください。
Web版でも、デスクトップ版と同じように操作できます。
トラブルシューティング
表示名を変更しても反映されない場合の対処法です。
変更が反映されない
対処法1：Outlookを再起動
設定変更後、Outlookを完全に終了して再起動してください。タスクトレイのアイコンも右クリック→「終了」で閉じましょう。
対処法2：キャッシュをクリア
キャッシュモードを使っている場合、一度オフラインモードとオンラインモードを切り替えると、更新されることがあります。
「送受信」タブ→「オフライン作業」をクリックして、もう一度クリックしてオンラインに戻します。
対処法3：オートコンプリートを再確認
連絡先を修正しても、オートコンプリートリストに古い情報が残っていると、そちらが優先されます。必ずオートコンプリートからも削除してくださいね。
複数の名前が表示される
同じメールアドレスで、複数の表示名が登録されている可能性があります。
対処法
- 連絡先で重複を検索（「ホーム」タブ→「重複する連絡先」）
- 重複した連絡先を削除または統合
- オートコンプリートリストもクリア
会社の設定で変更できない
Exchange Serverの環境では、管理者がポリシーで変更を制限していることがあります。
対処法
IT部門や管理者に連絡して、変更が可能か確認してください。セキュリティ上の理由で、ユーザーが自由に変更できない場合もあります。
一部のメールだけ表示が違う
特定の相手からのメールだけ表示名が違う場合、相手が複数のメールアドレスを使っている可能性があります。
対処法
それぞれのメールアドレスで、個別に連絡先とオートコンプリートを設定してください。
表示名を適切に管理するベストプラクティス
今後、表示名の問題を防ぐための推奨事項です。
1. 連絡先を定期的に整理
年に1〜2回、連絡先を見直して、古い情報や重複した連絡先を削除しましょう。
2. 名刺から正確に登録
新しい連絡先を追加する際は、名刺や公式な情報源から正確に入力することが大切です。
3. ニックネームは別項目に
表示名には正式な名前を使い、ニックネームは「ニックネーム」欄に入力すると混乱を防げます。
4. 統一ルールを決める
組織内で、表示名の形式を統一すると分かりやすくなります。
例：「姓 名」「姓, 名（会社名）」など
5. オートコンプリートを定期的にクリア
半年に1回程度、オートコンプリートリストをクリアすると、常に最新の情報を保てますよ。
よくある質問と回答
勝手にローマ字表記になる
連絡先やオートコンプリートにローマ字で登録されている可能性があります。日本語表記に修正してください。
旧姓が表示されてしまう
結婚などで名前が変わった場合、連絡先とオートコンプリートの両方を更新する必要があります。
グループメールで表示名がバラバラ
グループ内のメンバーそれぞれの連絡先情報を統一して管理しましょう。
相手側で私の名前が違って見えるのはなぜ？
相手の連絡先やオートコンプリートに、あなたの古い情報が登録されている可能性があります。相手に修正を依頼してください。
モバイルアプリでも同じ？
Outlookモバイルアプリでも、基本的に同じ連絡先情報が使われます。デスクトップ版で修正すれば、同期されて反映されますよ。
まとめ：表示名の管理は連絡先とオートコンプリートの両方がカギ
Outlookの表示名が勝手に変わる問題と解決方法について解説しました。
重要なポイントをおさらい
- オートコンプリートリストが最優先で表示される
- 連絡先を修正しても、オートコンプリートは別に更新が必要
- 自分の送信者名は、アカウント設定から変更
- 表示名が変わったら、連絡先とオートコンプリートの両方を確認
- 定期的な連絡先の整理で、問題を予防
表示名の問題は、ちょっとした設定の見直しで解決できることがほとんどです。この記事を参考に、正しい名前でスムーズにメールをやり取りできる環境を整えてくださいね。
あなたのOutlookが、より快適に使えるようになることを願っています！
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