毎日同じような内容のメールを何度も書いていませんか？
お礼メール、問い合わせ対応、会議の案内など、似たような文面を繰り返し入力するのは時間がもったいないですよね。
そんな時に便利なのが、Outlookの「テンプレート機能」です。よく使う文面をテンプレートとして保存しておけば、ワンクリックで呼び出せるようになります。
この記事では、Outlookテンプレートの基本から応用まで、すぐに使える実践テクニックを分かりやすく解説していきます。
Outlookテンプレートとは？
テンプレート機能の基本
テンプレートとは、あらかじめ用意しておいた「メールの雛形」のことです。
件名、本文、挨拶文、署名など、毎回入力する内容をまとめて保存しておけます。必要な時にテンプレートを呼び出して、名前や日付などの可変部分だけを変更すれば、すぐに送信できる状態になります。
例えば、お客様への問い合わせ回答メールを1日に10通送るとしましょう。毎回ゼロから書いていたら、1通5分×10通で50分かかります。しかし、テンプレートを使えば、1通1分で完成。つまり、1日あたり40分も節約できる計算です。
どんな場面で使える？
テンプレートが活躍する場面は意外と多いんです。
ビジネスシーン：
- お礼メール（面談後、訪問後など）
- 資料送付の案内
- 会議の招集・リマインド
- 不在通知
- 定期報告メール
日常のやり取り：
- イベントの案内
- アンケートの依頼
- お詫びメール
- 進捗確認
定型文が必要な場面なら、どんなシーンでも活用できます。
デスクトップ版Outlookでテンプレートを作る方法
ステップ1: 新規メールを作成する
まず、通常通り新しいメールを作成します。
「ホーム」タブから「新しいメール」をクリックして、メール作成画面を開いてください。ここで、テンプレートとして保存したい内容を入力していきます。
ステップ2: メールの内容を入力する
件名、本文、署名など、テンプレートに含めたい内容をすべて入力します。
入力のポイント：
- 件名も忘れずに入力する
- 変更が必要な部分は【名前】【日付】などの目印を入れておく
- 書式設定（太字、色など）も保存される
- 画像や表も含められる
例えば、お礼メールのテンプレートなら次のような感じです。
件名: 【日付】の打ち合わせありがとうございました
【○○様】
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき
誠にありがとうございました。
いただいたご意見を参考に、
さらに良いご提案ができるよう努めてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。ステップ3: テンプレートとして保存する
メールの内容が完成したら、テンプレートとして保存します。
- 「ファイル」タブをクリック
- 「名前を付けて保存」を選択
- 「ファイルの種類」で「Outlookテンプレート（*.oft）」を選択
- 分かりやすいファイル名を付けて保存
保存先は、デフォルトでは「ドキュメント」フォルダ内の「カスタムOfficeテンプレート」になります。この場所を覚えておくと、後で管理しやすくなります。
テンプレートの保存場所を確認する方法
Windows 10/11の場合、通常は次の場所に保存されます。
C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesまたは
C:\Users\ユーザー名\Documents\カスタムOfficeテンプレート保存場所が分からなくなった場合は、エクスプローラーで「*.oft」と検索すれば見つけられます。
保存したテンプレートを使う方法
基本的な使い方
保存したテンプレートは、次の手順で呼び出せます。
方法1: ホームタブから開く
- 「ホーム」タブの「新しいアイテム」をクリック
- 「その他のアイテム」→「フォームの選択」
- 「参照」をクリックしてテンプレートファイルを選択
方法2: ファイルから直接開く
- エクスプローラーでテンプレートファイル（.oft）を見つける
- ファイルをダブルクリック
- 新しいメール画面が開く
どちらの方法でも、テンプレートの内容が反映された新規メールが作成されます。
クイックアクセスツールバーに登録する（上級テクニック）
よく使うテンプレートは、クイックアクセスツールバーに登録すると便利です。
- クイックアクセスツールバーの▼をクリック
- 「その他のコマンド」を選択
- 「コマンドの選択」で「マクロ」を選ぶ
- 登録したいテンプレートを選んで「追加」
この設定をすると、ワンクリックでテンプレートを呼び出せるようになります。
Web版Outlook（Outlook.com）でのテンプレート利用
Web版の制限事項
残念ながら、Web版のOutlook（Outlook.com）には、デスクトップ版のような本格的なテンプレート機能がありません。
ただし、似たような機能として「定型句」という機能があります。これは短い文章を登録して呼び出せる機能で、簡易的なテンプレートとして使えます。
代替手段: 下書きを活用する
Web版でテンプレートのように使うには、下書き機能を活用する方法があります。
- 新規メールでテンプレートにしたい内容を作成
- そのまま送信せず、下書きとして保存
- 使う時は下書きを開いてコピー
- 新しいメールに貼り付けて編集
この方法なら、Web版でも同じような効率化が可能です。
ブラウザ拡張機能を使う方法
Chrome拡張機能の「Briskine」や「Gorgias」などを使うと、Web版Outlookでもテンプレート機能が使えるようになります。
これらのツールは、ショートカットキーで定型文を呼び出せる仕組みです。複数のメールサービスで共通のテンプレートを使いたい場合にも便利ですよ。
テンプレートを効果的に活用するコツ
1. カテゴリー別に整理する
テンプレートが増えてくると、どれがどれだか分からなくなります。
ファイル名に工夫をして、分かりやすく整理しましょう。
良い例：
- 01_お礼_面談後.oft
- 02_お礼_訪問後.oft
- 03_案内_会議招集.oft
- 04_案内_資料送付.oft
番号を付けると、一覧で見た時に順番通りに並ぶので便利です。
2. 変更箇所を明確にする
テンプレートを使う時に、どこを変更すればいいか迷わないように工夫しましょう。
分かりやすい目印の例：
- 【名前】
- ［日付］
- ＜会社名＞
- ★変更箇所★
目立つ記号で囲んでおけば、変更し忘れを防げます。実際、「○○様」と書くべき所に「【名前】」のまま送ってしまうミスは意外と多いんです。
3. 定期的に見直す
ビジネスの状況や社内ルールは変わっていくものです。
テンプレートも定期的に見直して、最新の情報に更新しましょう。古い電話番号や担当者名が入ったままだと、かえって失礼になってしまいます。
年度の変わり目や、組織変更のタイミングで見直すのがおすすめです。
4. 相手に合わせてカスタマイズする
テンプレートはあくまで「土台」です。
送る相手や状況に合わせて、少しだけでもアレンジを加えましょう。完全に同じ文面だと、定型文を送られたと分かってしまい、心がこもっていない印象を与えかねません。
前回の会話内容や、相手の関心事を一言加えるだけで、ぐっと印象が良くなります。
よくあるトラブルと解決方法
Q: テンプレートが見つからなくなりました
A: テンプレートファイル（.oft）は、次の場所に保存されています。
C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesエクスプローラーのアドレスバーに上記のパスを貼り付けてEnterキーを押すと、フォルダが開きます。「AppData」フォルダは隠しフォルダなので、通常は表示されません。
Q: テンプレートの書式が崩れてしまいます
A: 書式が崩れる原因は主に2つあります。
1つ目は、異なるバージョンのOutlookで開いた場合。可能な限り同じバージョンで作成・使用しましょう。
2つ目は、HTML形式とテキスト形式の違い。テンプレートを作る時は、「書式設定」タブで「HTML」形式を選んでおくと、書式が保持されやすくなります。
Q: 添付ファイルもテンプレートに含められますか？
A: はい、可能です。
テンプレートを作成する段階で添付ファイルを付けておけば、テンプレートを開くたびに同じファイルが添付された状態になります。
ただし、毎回同じファイルを送るのでなければ、添付なしで保存して、使う時に必要なファイルを添付する方が柔軟に対応できます。
セキュリティ上の注意点
個人情報の取り扱い
テンプレートに特定の個人情報や機密情報を入れる場合は注意が必要です。
テンプレートファイルは通常のファイルと同じように、誤って共有フォルダに保存したり、メールで送ってしまったりする可能性があります。
機密性の高い情報は、テンプレートには含めず、使う時に毎回入力する方が安全です。
会社のポリシーを確認する
会社によっては、メールテンプレートの使用について独自のルールを設けている場合があります。
- テンプレートの承認プロセスが必要か
- 使ってはいけない表現はあるか
- テンプレートの保存場所に制限はあるか
事前に社内のルールを確認しておくと、トラブルを避けられます。
おすすめのテンプレート例
1. お礼メールテンプレート
件名: 【日付】の【内容】ありがとうございました
【○○様】
お世話になっております。
【自社名】の【自分の名前】です。
【日付】は貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。
【具体的な内容や感想を一言】
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。2. 会議招集テンプレート
件名: 【会議名】のご案内（【日付】）
関係者各位
お疲れ様です。【名前】です。
下記の通り会議を開催いたしますので、
ご参加のほどよろしくお願いいたします。
■日時：【日付】【時間】
■場所：【場所】
■議題：
1. 【議題1】
2. 【議題2】
3. その他
ご都合が悪い場合は、【日付】までに
ご連絡いただけますと幸いです。3. 資料送付テンプレート
件名: 【資料名】をお送りします
【○○様】
お世話になっております。
【自社名】の【名前】です。
ご依頼いただきました【資料名】を添付いたします。
■ファイル名：【ファイル名】
■ページ数：【ページ数】
ご確認いただき、ご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。これらのテンプレートを参考に、自分の業務に合わせてカスタマイズしてみてください。
まとめ
Outlookのテンプレート機能を使えば、毎日のメール作成時間を大幅に短縮できます。
この記事のポイント：
- テンプレートは「.oft」形式で保存する
- デスクトップ版では「名前を付けて保存」から作成可能
- Web版では下書き機能や拡張機能で代用できる
- ファイル名や変更箇所の目印で使いやすく工夫する
- 定期的な見直しと、相手に合わせたカスタマイズが大切
最初は数個のテンプレートから始めて、徐々に増やしていくのがおすすめです。
よく使うメールを1つテンプレート化するだけで、1日10分、1年で約40時間も節約できる計算になります。この時間を、もっと重要な業務に使えたら嬉しいですよね。
今日からテンプレート機能を活用して、効率的なメール対応を実現しましょう！
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