OneDrive for Businessの使い方完全ガイド｜ビジネス活用で生産性を劇的向上

「OneDrive for Businessを導入したけど、どうやって使えばいいの？」「個人版との違いがよく分からない」そんな悩みを抱えていませんか？

OneDrive for Businessは、企業や組織向けに特化したクラウドストレージサービスで、チームでの共同作業や情報共有を効率的に行えます。この記事では、OneDrive for Businessの基本的な使い方から、ビジネスシーンでの効果的な活用方法まで、初心者にも分かりやすく解説していきます。

正しい使い方をマスターして、チーム全体の生産性を大幅にアップさせましょう！

OneDrive for Businessとは

まず、OneDrive for Businessの特徴と個人版との違いを理解しましょう。

OneDrive for Businessの概要

OneDrive for Businessは、Microsoft 365に含まれる企業向けクラウドストレージサービスです。

主な特徴：

大容量ストレージ（1TB～無制限）
高度なセキュリティ機能
組織全体での管理機能
Officeアプリとの完全連携

個人のファイル保存だけでなく、チーム全体での情報共有基盤として機能します。

個人版との主な違い

ビジネス版ならではの機能：

容量とプラン

個人版：5GB（無料）、1TB（有料）
ビジネス版：1TB～無制限
組織全体での一括管理

セキュリティ機能

個人版：基本的なセキュリティ
ビジネス版：企業レベルの高度なセキュリティ
データ損失防止（DLP）機能
コンプライアンス対応

管理機能

個人版：個人での管理のみ
ビジネス版：管理者による一括管理
ユーザー権限の詳細設定
監査ログの取得

これらの違いにより、企業での安全な利用が可能になります。

利用できる組織

OneDrive for Businessを使える環境：

Microsoft 365プラン

Business Basic、Standard、Premium
Enterprise E1、E3、E5
Education、Government プラン

スタンドアロンプラン

OneDrive for Business Plan 1（1TB）
OneDrive for Business Plan 2（無制限）

必要な要件

組織アカウント（会社・学校のメールアドレス）
管理者による初期設定
適切なライセンス

まずは所属組織での利用環境を確認しましょう。

基本的な操作方法

OneDrive for Businessの基本操作を段階的に説明します。

初回セットアップ

最初に行う設定手順：

ステップ1：アカウントへのサインイン

ブラウザでOneDrive for Businessにアクセス
組織のメールアドレスでサインイン
パスワード入力（多要素認証の場合は追加認証）
利用規約への同意

ステップ2：デスクトップアプリの設定

「同期」ボタンをクリック
OneDriveアプリのダウンロード（必要な場合）
同期フォルダの場所選択
初期同期の開始

ステップ3：基本設定の調整

通知設定の確認
同期対象フォルダの選択
オフラインアクセスの設定
自動保存機能の設定

この初期設定により、快適な利用環境が整います。

ファイルの基本操作

日常的に使う操作方法：

アップロード

Webブラウザでの操作
- 「アップロード」ボタンをクリック
- ファイルまたはフォルダを選択
- アップロード完了を確認
デスクトップでの操作
- OneDriveフォルダにファイルをコピー
- 自動的に同期開始
- 同期完了アイコンの確認

ダウンロード

ファイルを選択
「ダウンロード」をクリック
保存場所を指定
ダウンロード完了の確認

ファイル操作

名前変更：ファイル名をクリック
移動：ドラッグ&ドロップ
コピー：右クリックメニューから
削除：Deleteキーまたは右クリック

これらの基本操作を覚えれば、スムーズにファイル管理ができます。

フォルダ管理

効率的なフォルダ構成：

フォルダ作成

「新規」→「フォルダ」を選択
フォルダ名を入力
Enterキーで確定
必要に応じてサブフォルダを作成

推奨フォルダ構成例

├── プロジェクト
│   ├── 2025年度
│   │   ├── プロジェクトA
│   │   └── プロジェクトB
│   └── アーカイブ
├── 部署共有
│   ├── 会議資料
│   ├── テンプレート
│   └── マニュアル
└── 個人作業
    ├── 進行中
    └── 完了済み

フォルダ管理のコツ

階層は5レベル以内に
分かりやすい命名規則
定期的な整理・整頓
アクセス権限の適切な設定

良いフォルダ構成により、ファイル検索が格段に楽になります。

チームでの共有・共同作業

OneDrive for Businessの真価を発揮する共同作業機能を説明します。

ファイル・フォルダの共有

効果的な共有方法：

基本的な共有手順

共有したいファイル・フォルダを選択
「共有」ボタンをクリック
共有相手の指定
- 組織内のユーザー名またはメールアドレス
- 部署やグループの指定
- 外部ユーザーの招待（許可されている場合）
権限レベルの設定
メッセージの追加（任意）
「送信」で共有完了

権限レベルの種類

編集可能：ファイルの閲覧・編集・削除が可能
表示のみ：閲覧・ダウンロードのみ可能
レビュー：コメント追加は可能、編集は不可

用途に応じて適切な権限を選択することが重要です。

リアルタイム共同編集

複数人での同時編集機能：

Word文書での共同編集

共有されたWord文書を開く
右上に他の編集者のアイコンが表示
リアルタイムで変更内容が反映
コメント機能での意見交換
変更履歴の自動保存

Excel での共同作業

同時に異なるセルを編集可能
変更内容の色分け表示
数式やグラフの共同作成
自動保存による変更反映

PowerPoint での協働

スライド単位での同時編集
デザインアイデアの共有
コメントでのフィードバック
プレゼンテーション練習機能

この機能により、効率的なチーム作業が実現できます。

バージョン履歴の管理

変更内容の追跡と復元：

バージョン履歴の確認

ファイルを選択
「…」メニューから「バージョン履歴」
過去のバージョン一覧を表示
特定バージョンのプレビュー
必要に応じて復元実行

活用場面

誤った変更の取り消し
以前のアイデアへの回帰
変更経緯の確認
作業工程の記録

管理のポイント

重要な変更時にコメント追加
定期的な手動保存
主要バージョンのマーク
不要バージョンの整理

適切なバージョン管理により、安心して共同作業ができます。

ビジネスシーンでの活用方法

実際のビジネス現場での効果的な使い方を紹介します。

プロジェクト管理での活用

プロジェクト成功のためのファイル管理：

プロジェクトフォルダの構成例

プロジェクトA_新商品開発
├── 01_企画書・提案資料
├── 02_会議資料・議事録
├── 03_設計・開発資料
├── 04_テスト・品質管理
├── 05_マーケティング資料
├── 06_進捗管理
└── 99_アーカイブ

チーム共有のベストプラクティス

プロジェクト開始時のフォルダ作成
メンバー全員への適切な権限付与
定期的な進捗共有
完了時のアーカイブ化

Microsoft Projectとの連携

プロジェクト計画書の共有
ガントチャートの共同編集
リソース管理表の更新
進捗レポートの自動生成

会議・打ち合わせでの活用

効率的な会議運営：

会議前の準備

会議資料フォルダの作成
アジェンダの共有
参考資料のアップロード
参加者への事前共有

会議中の活用

リアルタイム議事録作成
画面共有でのファイル確認
その場での資料修正
アクションアイテムの記録

会議後のフォローアップ

議事録の最終版共有
宿題事項の管理
次回会議資料の準備
関係者への情報共有

Teams連携での効率化

Teams会議での画面共有
チャットでのファイル共有
会議録画の自動保存
会議後の資料整理

営業活動での活用

営業効率の向上：

顧客別資料管理

営業資料
├── 顧客A社
│   ├── 提案書
│   ├── 契約関連
│   └── 履歴・記録
├── 顧客B社
└── 共通資料
    ├── 会社紹介
    ├── 製品カタログ
    └── 価格表

モバイルでの活用

外出先での資料確認
顧客訪問時のプレゼン
その場での見積書作成
写真・動画の即座共有

営業チーム内での情報共有

成功事例の蓄積
提案書テンプレートの共有
競合情報の管理
売上実績の集計

セキュリティとコンプライアンス

ビジネス利用で重要なセキュリティ機能を説明します。

データ保護機能

企業データの安全な管理：

データ損失防止（DLP）

機密情報の自動検知
外部共有の制限
不適切なアクセスの防止
ポリシー違反の通知

Information Rights Management（IRM）

ファイルレベルでの権限制御
印刷・コピー・転送の制限
有効期限の設定
アクセス取り消し機能

Advanced Threat Protection

悪意のあるファイルの検知
安全なリンクの提供
フィッシング攻撃の防止
リアルタイム保護

アクセス制御

適切な権限管理：

条件付きアクセス

場所による制限
デバイスによる制限
時間による制限
多要素認証の強制

外部共有の管理

組織外共有の制御
ゲストユーザーの管理
共有リンクの有効期限
パスワード保護の強制

監査とレポート

ファイルアクセス履歴
共有活動の記録
異常な活動の検知
コンプライアンスレポート

バックアップと復旧

データの安全性確保：

自動バックアップ機能

定期的な自動保存
バージョン履歴の保持
削除ファイルの復旧
システム障害からの保護

ゴミ箱機能

第1段階ゴミ箱（ユーザー操作）
第2段階ゴミ箱（管理者操作）
93日間の保持期間
完全削除前の最終確認

災害復旧対策

地理的に分散したデータセンター
自動的な冗長化
高可用性の保証
迅速な復旧体制

モバイルアプリの活用

外出先での効率的な利用方法を紹介します。

スマートフォンアプリの基本操作

モバイルでの快適な利用：

アプリのダウンロードと設定

App Store/Google PlayでOneDriveを検索
Microsoft OneDriveをインストール
組織アカウントでサインイン
同期設定の調整

主要機能の使い方

ファイル閲覧・編集
写真・動画のアップロード
オフライン利用の設定
共有とコメント機能

便利な機能

カメラからの直接アップロード
文書スキャン機能
QRコードでの共有
音声コメントの追加

オフライン機能の活用

ネットワークがない環境での利用：

オフラインファイルの設定

重要なファイルを選択
「オフラインで利用可能にする」をタップ
ダウンロード完了を確認
オフライン環境での編集

同期タイミング

Wi-Fi接続時の自動同期
手動同期の実行
バックグラウンド同期の設定
データ使用量の管理

注意点

ストレージ容量の管理
バッテリー消費への配慮
セキュリティ設定の確認
定期的な同期確認

外出先での活用シーン

実際のビジネス場面での使い方：

営業活動

顧客先でのプレゼンテーション
契約書の電子署名
写真付き報告書の作成
即座の情報共有

現場作業

作業手順書の確認
進捗写真の記録
品質チェックリストの更新
安全管理資料の閲覧

テレワーク

移動中の資料確認
カフェでの軽作業
自宅での本格作業
チームとの連携維持

管理者向けの設定と管理

組織の管理者が知っておくべき機能を説明します。

組織全体の設定

Microsoft 365管理センターでの設定：

基本設定

OneDrive管理センターにアクセス
組織全体の設定を調整
ストレージ制限の設定
外部共有ポリシーの設定

重要な設定項目

デフォルトストレージ容量
外部共有の許可レベル
デバイス制限の設定
同期制限の設定

セキュリティポリシー

多要素認証の強制
条件付きアクセスの設定
データ損失防止の設定
監査ログの有効化

ユーザー管理

効率的なユーザー管理方法：

ユーザーのプロビジョニング

新規ユーザーの自動設定
部署別の権限付与
グループベースのライセンス
一括設定の活用

アクセス権限の管理

最小権限の原則
定期的な権限見直し
異動時の権限変更
退職時のアクセス停止

利用状況の監視

ストレージ使用量の確認
アクティブユーザーの把握
異常な活動の検知
レポートの定期作成

トラブルシューティング

よくある問題と解決方法：

同期問題

ユーザーからの問い合わせ対応
同期エラーの診断
ネットワーク問題の特定
設定の修正支援

容量問題

ストレージ不足の対応
大容量ファイルの管理
アーカイブ戦略の立案
追加ライセンスの検討

セキュリティインシデント

不正アクセスの検知
情報漏洩の対応
ユーザー教育の実施
ポリシーの見直し

まとめ

OneDrive for Businessは、現代のビジネスに欠かせない強力なツールです。

重要なポイントをまとめると：

企業向けの高度なセキュリティと管理機能を提供
チームでの共同作業を効率化する豊富な機能
モバイル対応により場所を選ばない柔軟な働き方を実現
適切な設定と運用でセキュリティと利便性を両立
継続的な改善により組織全体の生産性向上

最初は機能の多さに圧倒されるかもしれませんが、段階的に習得していけば必ず業務効率が向上します。

この記事を参考に、あなたの組織でもOneDrive for Businessを最大限活用してください。適切な使い方により、チームの連携が深まり、より創造的で効率的な仕事環境が実現できるはずです！

現代のデジタルワークスタイルに欠かせないOneDrive for Businessを、ぜひ積極的に活用していきましょう。