「OneNoteのセクションが増えすぎて、目当ての情報が見つからない…」「関連するセクションをまとめて管理したいけど、どうすればいいの？」
OneNoteを長期間使っていると、セクションの数がどんどん増えて管理が大変になってきますよね。プロジェクトごと、年度ごと、カテゴリごとにセクションを作っていくと、気がつけば数十個のセクションが並んでいることも珍しくありません。
そんなときに威力を発揮するのが「セクショングループ」機能です。関連するセクションをひとまとめにして、階層的に整理できる優れた機能なんです。まるでフォルダの中にフォルダを作るように、OneNoteでも情報を体系的に分類できるようになります。
この記事では、セクショングループの基本的な使い方から、効果的な活用テクニック、実際の業務での応用例まで詳しく解説していきます。情報整理が苦手な方でも、これを読めばOneNoteをもっと使いこなせるようになりますよ。
セクショングループとは何か？
セクショングループとは、複数のセクションをまとめて管理するためのOneNoteの機能です。通常のセクションと同じように作成できますが、その中に他のセクションを格納できる点が大きく異なります。
OneNoteの基本構造を改めて確認すると、ノートブック→セクション→ページという階層になっています。セクショングループを使うと、この間に新しい階層を作ることができるんです。つまり、ノートブック→セクショングループ→セクション→ページという4層構造が可能になります。
視覚的には、セクショングループは通常のセクションとは異なるアイコンで表示されます。フォルダのようなアイコンが付いているので、一目で区別できるようになっています。また、セクショングループをクリックすると、その中に含まれているセクション一覧が表示される仕組みになっています。
セクショングループの最大の特徴は「入れ子構造」が作れることです。セクショングループの中に、さらに別のセクショングループを作ることも可能なので、非常に複雑な情報でも体系的に整理できます。ただし、階層が深くなりすぎると逆に使いにくくなるので、適切なレベルで止めることが大切ですね。
この機能により、大規模なプロジェクトや長期間にわたる業務でも、情報を見失うことなく効率的に管理できるようになります。
セクショングループの作成方法
セクショングループの作成方法は、使用するデバイスによって若干異なります。それぞれ詳しく説明しますね。
Windows版OneNoteでの作成 最も簡単な方法は、セクションタブの空いている場所を右クリックすることです。表示されるメニューから「新しいセクショングループ」を選択すると、新しいセクショングループが作成されます。また、「挿入」メニューからも同様の操作ができます。
Mac版OneNoteでの操作 Macでは、セクションタブエリアで「Control + クリック」を行うと、コンテキストメニューが表示されます。「新しいセクショングループ」を選択すれば、すぐに作成できます。キーボードショートカット「Cmd + Shift + G」も使用可能です。
モバイル版での作成手順 iPhone・iPadの場合、セクション一覧画面で「+」ボタンをタップし、「セクショングループ」を選択します。Android版でも基本的に同じ操作ですが、機種によって表示が若干異なることがあります。
既存セクションのグループ化 既に存在するセクションをセクショングループに移動させたい場合は、対象のセクションを右クリックして「移動またはコピー」を選択します。移動先としてセクショングループを指定すれば、簡単に整理できます。
作成後は、わかりやすい名前を付けることを忘れずに。「2024年プロジェクト」「営業資料」「個人メモ」など、内容が一目でわかる名前にしておくと後から便利です。
効果的な階層構造の設計
セクショングループを活用するうえで最も重要なのが、階層構造の設計です。計画的に設計しないと、かえって混乱してしまいます。
業務別の分類方法 一般的なビジネス環境では、「営業活動」「プロジェクト管理」「人事・総務」「財務・経理」といった業務領域別にセクショングループを作成するのが効果的です。さらに各グループの中で、「2024年度営業」「顧客管理」「競合分析」のようにセクションを細分化していきます。
時系列による整理 長期間にわたる業務では、年度や四半期単位でセクショングループを作成する方法もあります。「2024年度」のセクショングループの中に「Q1活動」「Q2活動」といったセクションを配置することで、時系列での情報管理が可能になります。
プロジェクト中心の構造 複数のプロジェクトを並行して進めている場合は、プロジェクト名をセクショングループにして、その中に「企画書」「進捗管理」「会議録」「成果物」といったセクションを作成しましょう。プロジェクト完了後は、アーカイブ用のセクショングループに移動させることで、現在進行中の作業と分離できます。
重要度・頻度による分類 使用頻度や重要度に応じてセクショングループを分ける方法もあります。「日常業務」「重要プロジェクト」「参考資料」「アーカイブ」のような分類により、アクセス効率を向上させられますね。
階層の深さに関する注意点 理論的には複数階層のセクショングループを作れますが、実用的には2～3層程度に留めることをおすすめします。深すぎる階層は、情報へのアクセス時間を増加させ、かえって効率を下げてしまうからです。
業務での実践的活用例
セクショングループが実際の業務でどのように活用されているか、具体的な事例をご紹介しましょう。
営業部門での顧客管理 ある営業部では、「顧客管理」というセクショングループを作成し、その中を「既存顧客」「新規開拓」「競合情報」の3つのセクションに分けています。既存顧客セクションには顧客ごとのページを作成し、商談履歴や契約情報を一元管理。新規開拓セクションでは、見込み客の情報やアプローチ記録を整理しています。
研究開発部門での プロジェクト 管理 研究開発部では、大きなプロジェクトごとにセクショングループを作成。「AI音声認識プロジェクト」というセクショングループの中に「文献調査」「実験記録」「特許調査」「開発ログ」「成果発表」といったセクションを配置しています。各研究者が自分の担当分野のセクションを更新し、プロジェクト全体の進捗を共有しています。
人事部門での採用管理 人事部では、「2024年度採用」というセクショングループを作成し、「新卒採用」「中途採用」「インターンシップ」「面接官研修」といったセクションで情報を管理。各セクション内では応募者ごとのページを作成し、履歴書や面接記録、評価シートを一括管理しています。
個人での学習管理 資格取得を目指している個人では、「資格学習」セクショングループの中に「基礎知識」「過去問分析」「模擬試験」「弱点補強」「学習計画」といったセクションを作成。各セクションで学習の進捗を記録し、効率的な学習スケジュールを管理しています。
イベント企画での進行管理 イベント企画会社では、イベントごとにセクショングループを作成し、「企画立案」「会場手配」「出演者管理」「当日運営」「事後処理」といった段階別のセクションで管理。各担当者が自分のセクションを更新することで、チーム全体の進捗が見える化されています。
移動とコピーの効率的な操作方法
セクショングループを使いこなすには、セクションやページの移動・コピー操作をマスターすることが重要です。
ドラッグ＆ドロップによる移動 最も直感的な方法は、セクションタブをドラッグして目的のセクショングループにドロップすることです。Windows版とMac版では、セクションタブを掴んで移動先のセクショングループの上にドラッグするだけで移動できます。ただし、この方法は同一ノートブック内でのみ有効です。
右クリックメニューでの移動 より確実な方法は、移動したいセクションを右クリックして「移動またはコピー」を選択することです。表示されるダイアログで移動先のセクショングループを指定できるので、間違いが少なくなります。他のノートブックへの移動も可能です。
複数セクションの一括移動 複数のセクションを同時に移動したい場合は、Ctrlキー（Macの場合はCmdキー）を押しながらセクションタブをクリックして複数選択し、右クリックメニューから移動操作を行います。大量のセクションを整理するときに便利ですね。
コピー機能の活用 セクションを他のノートブックでも使いたい場合は、移動ではなくコピーを選択します。元のセクションを残したまま、別の場所に同じ内容のセクションを作成できるので、バックアップや テンプレート として活用できます。
モバイル版での操作 スマートフォンやタブレットでは、セクション名を長押しして表示されるメニューから「移動」を選択します。移動先のセクショングループを選択すれば、簡単に整理できます。
検索とナビゲーションの最適化
セクショングループを使った階層構造では、効率的な検索とナビゲーションが重要になります。
階層を意識した検索 OneNoteの検索機能は、セクショングループ内のセクションも検索対象に含みます。ただし、検索範囲を「現在のセクショングループ」に限定することで、より関連性の高い結果を得られます。検索ボックスの横にある範囲指定ボタンを活用しましょう。
パンくずリストの活用 現在どのセクショングループのどのセクションにいるかは、ページ上部のパンくずリストで確認できます。「ノートブック > セクショングループ > セクション > ページ」という形で表示されるので、現在位置を見失うことがありません。
お気に入り機能との連携 頻繁にアクセスするセクションやページは、お気に入りに登録しておきましょう。セクショングループ内の深い階層にあるページでも、お気に入りから直接アクセスできるので、ナビゲーション効率が大幅に向上します。
リンク機能による関連付け 関連するページ同士をリンクで結ぶことで、セクショングループの枠を超えた情報の関連付けができます。例えば、「プロジェクト管理」セクショングループ内の進捗ページから、「参考資料」セクショングループ内の技術文書にリンクを張ることができます。
タグ機能による横断検索 OneNoteのタグ機能を使えば、セクショングループの階層を横断して情報を検索できます。「重要」「TODO」「完了」といったタグを統一ルールで使用することで、階層構造に関係なく必要な情報を素早く見つけられますね。
セクショングループの管理とメンテナンス
長期間セクショングループを使用していると、定期的な整理とメンテナンスが必要になります。
定期的な構造見直し 四半期に一度程度、セクショングループの構造を見直すことをおすすめします。使わなくなったセクションの削除、新しく必要になったカテゴリの追加、階層構造の最適化などを行いましょう。業務の変化に合わせて柔軟に調整することが大切です。
アーカイブ戦略の構築 完了したプロジェクトや古くなった情報は、専用のアーカイブセクショングループに移動させましょう。「2023年度アーカイブ」「完了プロジェクト」のような名前を付けて、現在進行中の作業と明確に分離します。これにより、現在のセクション一覧がすっきりして、作業効率が向上します。
命名規則の統一 チームで使用する場合は、特にセクショングループとセクションの命名規則を統一することが重要です。「【プロジェクト名】企画書」「2024_営業活動」のような形式を決めておくと、後から検索するときに便利ですね。
容量管理 大量のファイルや画像を含むセクションがある場合は、定期的に容量をチェックしましょう。不要になった添付ファイルや古い画像を削除することで、同期速度の向上とストレージ使用量の最適化が図れます。
バックアップの重要性 重要なセクショングループは定期的にエクスポートして、ローカルにバックアップを作成しておくことをおすすめします。万が一のデータ消失に備えて、月に一度程度のバックアップを習慣化しましょう。
まとめ
OneNoteのセクショングループ機能は、大量の情報を体系的に整理するための強力なツールです。適切な階層構造を設計することで、情報の検索性と管理効率が大幅に向上します。
業務の性質やチームの特性に合わせて、最適なセクショングループ構造を構築することが成功の鍵です。時系列、プロジェクト別、業務領域別など、さまざまな分類方法を組み合わせて使いましょう。
移動・コピー操作や検索機能を使いこなすことで、階層構造のメリットを最大限に活用できます。定期的なメンテナンスも忘れずに行い、常に使いやすい状態を保つことが大切ですね。
セクショングループをマスターすれば、OneNoteでの情報管理がさらに快適になります。まずは簡単な構造から始めて、徐々に自分の業務スタイルに合った階層を作り上げてみてください。きっと情報整理の効率が劇的に改善されるはずです。
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