Word（ワード）は、文章作成において欠かせないツールです。特にチームでの編集作業やフィードバックを受けながらの執筆では、「変更履歴（へんこうりれき）」機能がとても重要になります。この機能を活用すれば、だれが・いつ・どこを・どのように変更したかが一目でわかります。
この記事では、Wordで変更履歴を表示する方法と、よくある疑問への回答、そして実務で役立つ活用例まで、わかりやすく解説します。
変更履歴とは？
変更履歴とは、文書内で加えられた修正や削除、追加などを記録し、それを「見える化」する機能です。英語では「Track Changes」とも呼ばれます。この機能が有効になっていると、文章に加えた変更が赤や青の文字で表示され、だれの手による編集なのかも確認できます。
変更履歴で記録される内容
基本的な変更内容
- 追加されたテキスト：下線付きで表示（通常は青色）
- 削除されたテキスト：取り消し線付きで表示（通常は赤色）
- 移動されたテキスト：緑色で表示
- 書式の変更：太字や斜体などの変更も記録
記録される詳細情報
- 変更者の名前
- 変更した日時
- 変更の種類（追加・削除・移動など）
- コメントや説明
変更履歴を表示する手順（Windows版）
基本設定
- Wordを開く
- メニュー上部の「校閲（こうえつ）」タブをクリック
- 「変更履歴の記録」をオンにする（チェックが入っている状態に）
- 「表示の設定」→「すべての変更履歴を表示」にする
この設定で、すべての変更が画面上に反映されます。
詳細な表示設定
表示オプションの種類
- すべての変更履歴：すべての変更が表示される
- 最終版：変更履歴を非表示にした最終形
- 元の文書：変更前の状態
- 簡易版：変更履歴を簡略表示
変更内容の絞り込み
- 「校閲」タブ→「変更履歴オプション」
- 表示したい変更の種類を選択
- 挿入と削除
- 書式設定
- コメント
- インクの注釈
Mac版Wordの場合
Macでも基本的には同様です。
手順
- 「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴」グループで「変更履歴の記録」をオン
- 「表示」から「すべての変更履歴」を選択
Mac特有の操作
- コマンド+Shift+E：変更履歴のオン・オフ切り替え
- サイドバーでの変更履歴一覧表示も可能
Word Onlineでの変更履歴表示
ブラウザ版での操作
- Word Onlineで文書を開く
- 「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴の記録」をオンにする
- 右側のパネルで変更履歴を確認
オンライン版の特徴
- リアルタイムでの共同編集が可能
- 自動保存機能と連動
- 複数人が同時編集している様子が見える
表示されないときの対処法
「変更履歴を有効にしたのに、何も表示されない」と困ることもあるでしょう。その場合は、以下を確認してください。
よくある原因と解決方法
表示設定の問題
原因：表示が「最終版」になっている 解決法：「表示の設定」を「すべての変更履歴」に変更
ユーザー情報の問題
原因：編集者が正しく記録されていない 解決法：
- 「ファイル」→「アカウント」で名前を確認
- 必要に応じてユーザー情報を更新
文書保護の問題
原因：保護された文書になっている 解決法：
- 「校閲」→「編集の制限」を確認
- パスワードで保護を解除
その他のトラブルシューティング
変更履歴が一部表示されない
チェックポイント：
- 特定のユーザーの変更のみ非表示設定になっていないか
- 日付で絞り込み設定がされていないか
- 特定の変更種類が非表示になっていないか
印刷時に変更履歴が出ない
対処法：
- 「ファイル」→「印刷」→「設定」
- 「文書のプロパティを印刷」で変更履歴を選択
実務での活用例
校正・レビューの場面
効果的な使い方
- 上司や同僚からの指摘を一目で把握
- 修正箇所の見落としを防止
- レビューのやり取りを記録として保存
レビュー作業のコツ
- レビュー前に変更履歴をオンにする
- コメント機能も併用して詳細な指摘を記録
- 修正後は承認・却下の操作で履歴を整理
複数人での文書作成
チーム編集での利点
- だれがどの部分を変更したか明確になる
- 編集の重複や競合を防止
- 作業分担の見える化
効率的な共同編集
- 担当範囲を事前に決める
- 定期的に変更履歴を確認・承認
- 最終版確定前に全体レビューを実施
契約書やマニュアルの修正
重要文書での活用
- 証拠を残しながら安全に編集
- 変更の根拠や経緯を記録
- 法的な観点からの履歴保持
セキュリティ面での注意
- 変更履歴の削除は慎重に行う
- 機密情報が含まれる場合の取り扱い
- 最終版配布前の履歴クリア
変更履歴の管理と整理
承認と却下の操作
変更を確定する手順
- 変更箇所を右クリック
- 「承認」または「却下」を選択
- 一括承認・却下も可能
効率的な承認方法
- 全て承認：すべての変更を一括承認
- 表示中の変更を承認：現在表示中の変更のみ承認
- 文書内の変更を承認：文書全体の変更を承認
変更履歴の削除
完全削除の手順
- すべての変更を承認または却下
- 「校閲」→「変更履歴の記録」をオフ
- 「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「文書検査」
削除時の注意点
- バックアップを取ってから実行
- 削除後は元に戻せない
- 法的な要件がある場合は専門家に相談
よくある質問Q&A
Q：変更履歴が表示されているのに印刷されない
A：印刷設定で「変更履歴を含める」がオフになっている可能性があります。「ファイル」→「印刷」→「設定」で確認してください。
Q：特定の人の変更だけ表示したい
A：「校閲」→「変更履歴オプション」→「特定の担当者」で表示する編集者を選択できます。
Q：変更履歴をPDFに保存したい
A：変更履歴を表示した状態で「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」を選択すれば、履歴付きのPDFが作成されます。
Q：変更履歴の色を変更できる？
A：「校閲」→「変更履歴オプション」→「詳細オプション」で色や表示形式を変更できます。
まとめ
Wordの変更履歴表示機能は、文章の品質向上と作業効率化のために非常に有用です。設定方法を覚えておくことで、チームでの文書管理やレビューが格段にスムーズになります。ぜひ積極的に活用して、より良いドキュメント作成を目指しましょう。
適切な変更履歴の活用により、透明性の高い文書編集プロセスを構築でき、チーム全体の生産性向上につながります。
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