Excelでプルダウン（ドロップダウンリスト）を設定し、選んだ内容に色付けする方法

「Excelのプルダウン（ドロップダウンリスト）を設定して入力を統一したい」「さらに選んだ内容によってセルの色を自動で変えたい」

こんなことを思ったことはありませんか？

よくある課題

Excel作業でこんな困った状況に遭遇することがあります：

進捗管理表で「未着手」「進行中」「完了」の表記がバラバラ
在庫管理で「充分」「少ない」「不足」の統一ができない
勤怠管理で「出勤」「遅刻」「欠勤」の入力ミスが多発
品質管理で「合格」「要確認」「不合格」の色分けができていない

プルダウン＋色付けで解決できること

プルダウンリストと色付けを組み合わせることで：

入力の統一化

決められた選択肢からしか選べないため、表記ゆれがなくなる
入力ミスを大幅に削減できる

視覚的な管理

「未処理」なら赤：緊急度が高い
「処理中」なら黄色：注意が必要
「完了」なら緑：安心して進められる

この記事で実現できること

この記事では、以下について手順を追って詳しく解説します：

Excelでプルダウンリスト（データの入力規則）を設定する方法
選んだ内容ごとに自動で色を付ける方法（条件付き書式）
行全体を色付けする応用テクニック
実際の業務で使える具体的な活用例

最後まで読めば、見やすくて使いやすいExcel管理表を作成できるようになります。

よくある課題
プルダウン＋色付けで解決できること
この記事で実現できること

プルダウン（ドロップダウンリスト）の基本設定
選択内容による自動色付け設定
行全体を色付けする応用テクニック
1. 行全体のハイライト
2. 交互の色付け（縞模様）との組み合わせ
実際の業務での活用例
トラブルシューティング
1. よくある問題と解決方法
2. エラーメッセージへの対処
効率化のコツとベストプラクティス
より高度な活用方法
まとめ

プルダウン（ドロップダウンリスト）の基本設定

プルダウンリストとは？

プルダウンリストは、あらかじめ設定した選択肢の中から値を選べる機能です。セルをクリックすると▼マークが表示され、リストから選択できます。

基本的な設定手順

手順1：設定対象のセルを選択

プルダウンを設定したいセルをクリック
複数セルに設定する場合は範囲選択
- 例：B2からB10まで選択

手順2：データの入力規則を開く

リボンメニューの「データ」タブをクリック
「データの入力規則」をクリック
- または「データツール」グループ内の「データの入力規則」

手順3：リスト設定

「設定」タブを確認
「入力値の種類」で「リスト」を選択
「元の値」欄に選択肢を入力

入力例

未処理,処理中,完了

または改行区切りで：

未処理
処理中  
完了

手順4：オプション設定

推奨設定

☑ 「ドロップダウンリストから選択する」：チェックを入れる
☑ 「空白を無視する」：空白セルを許可する場合
☐ 「無効なデータでエラーメッセージを表示する」：厳密な制御が必要な場合

手順5：設定完了

「OK」ボタンをクリック
設定したセルをクリックして動作確認
- セルの右側に▼マークが表示される
- ▼をクリックするとリストが表示される

別シートの範囲を参照する方法

より管理しやすい設定

選択肢が多い場合や、後で変更する可能性がある場合は、別シートに選択肢を作成することをおすすめします。

手順

新しいシート（例：「選択肢」）を作成
A列に選択肢を縦に入力 A1: 未処理 A2: 処理中 A3: 完了
元のシートでデータの入力規則を設定
「元の値」欄に以下を入力 選択肢!$A$1:$A$3

この方法のメリット

選択肢の管理が簡単：「選択肢」シートで一括管理
複数箇所で共有可能：同じ選択肢を複数の場所で使用
動的な更新：選択肢を追加すると自動で反映

名前定義を使った高度な設定

さらに効率的な管理方法

「名前の管理」機能を使うと、より柔軟な設定が可能です。

手順

選択肢の範囲を選択（例：A1:A3）
数式バーの左側の名前ボックスに名前を入力
- 例：「ステータス」
Enter キーで確定
データの入力規則の「元の値」に以下を入力 =ステータス

選択内容による自動色付け設定

条件付き書式の基本概念

条件付き書式は、セルの内容に応じて自動的に書式（色、フォント等）を変更する機能です。プルダウンの選択内容に応じて色を変えることができます。

基本的な色付け設定

手順1：色付け対象の選択

色を付けたい範囲を選択
- プルダウンを設定したセル範囲（例：B2:B10）

手順2：条件付き書式を開く

「ホーム」タブをクリック
「条件付き書式」をクリック
「新しいルール」を選択

手順3：ルールの種類を選択

「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択
条件を「次の文字列」「次と等しい」に設定
テキストボックスに「未処理」と入力

手順4：書式設定

「書式」ボタンをクリック
「塗りつぶし」タブを選択
赤色を選択
「OK」で確定

手順5：他の条件も設定

「処理中」を黄色に設定

同様の手順で新しいルールを作成
条件：「処理中」
色：黄色

「完了」を緑色に設定

同様の手順で新しいルールを作成
条件：「完了」
色：緑色

複数の条件を一度に設定する方法

より効率的な設定手順

複数の条件を設定する場合、「ルールの管理」を活用すると効率的です。

手順

条件付き書式 → ルールの管理
「新規ルール」で最初の条件を設定
「新規ルール」で2番目の条件を設定
ルール一覧で優先順位を確認・調整

数式を使った高度な条件設定

より柔軟な条件指定

「数式を使用してセルを書式設定」を選択すると、より複雑な条件を設定できます。

例：大文字小文字を区別しない設定

=UPPER($B2)="未処理"

例：部分一致での条件設定

=ISNUMBER(FIND("処理",$B2))

「処理」を含む文字列（「未処理」「処理中」等）に色を付ける。

行全体を色付けする応用テクニック

行全体のハイライト

特定の列の値に応じて、行全体に色を付ける方法です。

設定手順

色を付けたい行範囲を選択
- 例：A2:E10（A列からE列、2行目から10行目）
条件付き書式 → 新しいルール
「数式を使用してセルを書式設定」を選択
数式を入力 =$B2="未処理"
書式で赤色を設定

数式の解説

$B2：B列（プルダウンのある列）を参照
$マーク：列固定（行は相対参照のまま）
=”未処理”：条件（B列が「未処理」と等しい）

複数条件での行ハイライト

処理中の行を黄色に

=$B2="処理中"

完了の行を緑色に

=$B2="完了"

交互の色付け（縞模様）との組み合わせ

見やすい表の作成

行全体の色付けと交互の色付けを組み合わせると、より見やすい表になります。

設定手順

まず交互の色付けを設定
- ホーム → テーブルとして書式設定
- または条件付き書式 → 新しいルール
その後に状況別の色付けを設定
- 優先順位で状況別を上位に設定

実際の業務での活用例

プロジェクト進捗管理表

基本構成

プロジェクト名	担当者	ステータス	期限	備考
Webサイト更新	田中	[プルダウン]	2024/03/31
システム改修	佐藤	[プルダウン]	2024/04/15

プルダウン設定

選択肢：未着手,計画中,実行中,レビュー中,完了,保留

色付け設定

ステータス	色	意味
未着手	赤	緊急対応が必要
計画中	オレンジ	計画策定中
実行中	黄	作業進行中
レビュー中	青	確認・承認待ち
完了	緑	完了済み
保留	グレー	一時停止

在庫管理表

基本構成

商品名	現在庫数	在庫状況	発注日	備考
商品A	50	[プルダウン]
商品B	5	[プルダウン]

プルダウン設定

選択肢：充足,やや不足,不足,緊急発注

数式による自動判定

在庫数に応じて自動的にステータスを設定：

=IF(B2>=50,"充足",IF(B2>=20,"やや不足",IF(B2>=10,"不足","緊急発注")))

顧客対応状況管理

基本構成

顧客名	問い合わせ内容	対応状況	担当者	期限
A社	システム不具合	[プルダウン]	田中	2024/03/25
B社	仕様変更依頼	[プルダウン]	佐藤	2024/03/30

プルダウン設定

選択肢：受付,調査中,対応中,顧客確認待ち,完了,エスカレーション

期限との組み合わせ

期限が近い（3日以内）で未完了の場合は、より強い色でハイライト：

=AND($C2<>"完了",TODAY()>$E2-3)

品質管理チェックリスト

基本構成

検査項目	基準値	実測値	判定	備考
寸法	100±2mm	101.5mm	[プルダウン]
重量	500±10g	495g	[プルダウン]

プルダウン設定

選択肢：合格,要注意,不合格,再検査

自動判定の組み込み

実測値と基準値を比較して自動判定：

=IF(ABS(C2-B2)<=2,"合格",IF(ABS(C2-B2)<=5,"要注意","不合格"))

トラブルシューティング

よくある問題と解決方法

Q. プルダウンが表示されない

原因1：データの入力規則が正しく設定されていない

確認方法

対象セルを選択
データ → データの入力規則で設定を確認
「入力値の種類」が「リスト」になっているか確認

原因2：シートが保護されている

解決方法

校閲 → シートの保護を解除
または保護設定でセルの編集を許可

Q. 色が変わらない

原因1：条件付き書式の条件が間違っている

確認方法

ホーム → 条件付き書式 → ルールの管理
条件の文字列が完全に一致しているか確認
全角・半角、大文字・小文字の違いに注意

原因2：条件付き書式の優先順位

解決方法

ルールの管理で優先順位を確認
より具体的な条件を上位に配置

Q. プルダウンの選択肢を変更したい

方法1：直接編集

データ → データの入力規則
「元の値」を修正

方法2：参照範囲の変更

参照先のセル範囲で選択肢を修正
自動的に反映される

エラーメッセージへの対処

「この値は、セルに定義されたデータ入力規則の制限に適合しません」

原因：プルダウンの選択肢以外の値を入力しようとした

解決方法

プルダウンから正しい値を選択
または入力規則を修正して該当値を追加

条件付き書式が適用されない

原因：数式にエラーがある

確認方法

条件の数式を別セルで試す
TRUEまたはFALSEが返されるか確認
セル参照が正しいか確認

効率化のコツとベストプラクティス

テンプレート化

標準フォーマットの作成

よく使うパターンをテンプレートとして保存：

プルダウンと色付けを設定した表を作成
「名前を付けて保存」でテンプレートとして保存
新しいプロジェクトで再利用

選択肢の標準化

組織内で使用する選択肢を統一：

ステータス：未着手,計画中,実行中,完了,保留
優先度：高,中,低
評価：A,B,C,D

保守性の向上

選択肢の一元管理

「マスタ」シートを作成
すべての選択肢を一箇所で管理
各表は参照で設定

名前定義の活用

ステータス_選択肢 = マスタ!$A$1:$A$6
優先度_選択肢 = マスタ!$B$1:$B$3

チーム作業での注意点

ファイル共有時の考慮事項

条件付き書式の互換性：古いExcelバージョンとの互換性
色の統一：チーム内でのルール統一
権限設定：プルダウン設定の変更権限

操作方法の共有

設定手順書の作成
色の意味の明記
操作研修の実施

より高度な活用方法

VBAを使った自動化

自動色付けマクロ

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Column = 2 Then ' B列の変更を監視
        Select Case Target.Value
            Case "未処理"
                Target.Interior.Color = RGB(255, 200, 200) ' 赤系
            Case "処理中"  
                Target.Interior.Color = RGB(255, 255, 200) ' 黄系
            Case "完了"
                Target.Interior.Color = RGB(200, 255, 200) ' 緑系
        End Select
    End If
End Sub