Notionを使っていると、あちこちにページが散らばって、「どこに何があるかわからない…」となっていませんか?
複数のページに分散した情報を1つのページにまとめることで、情報を見つけやすくなり、作業効率が大幅にアップします。
この記事では、Notionで情報を効果的に1ページにまとめる方法を、初心者にもわかりやすく解説します。
Notionで情報をまとめるメリット
まず、なぜ情報を1ページにまとめるのが良いのでしょうか。
1. 情報が見つけやすくなる
関連する情報が1か所に集まっていると、探す手間が省けます。
複数のページを行ったり来たりする必要がなくなります。
2. 全体像が把握しやすい
1ページで全体を見渡せるので、プロジェクトの進行状況や関連情報の全体像がわかりやすくなります。
3. 共有がスムーズ
チームメンバーと情報を共有するとき、1つのページを共有すればすべての情報が伝わります。
4. メンテナンスが楽
情報が1か所に集まっているので、更新や修正が簡単です。
方法1. サブページで階層構造を作る
Notionには「フォルダ」という概念がありません。
代わりに、「ページの中にページを作る」という階層構造で情報を整理します。
サブページとは
サブページとは、あるページの中に作られた子ページのことです。
親ページを開くと、その中にサブページが表示されます。
サブページの作り方
方法1: ページ内で作成
- 親ページにしたいページを開く
- ページ内の任意の場所で
/pageと入力する - 「ページ」を選択する
- 新しいサブページが作成される
方法2: サイドバーから作成
- サイドバーで親ページにしたいページを見つける
- ページ名の右側にマウスを置くと
+ボタンが表示される +ボタンをクリックする- サブページが作成される
ページの移動
既存のページをサブページにすることもできます。
- サイドバーでページをクリックしてドラッグする
- 別のページの下に移動する
- ドロップすると、そのページのサブページになる
活用例
たとえば、「プロジェクトA」という親ページの中に、以下のようなサブページを作ります。
プロジェクトA(親ページ)
├─ タスク一覧
├─ 議事録
├─ 参考資料
├─ スケジュール
└─ メンバー情報このように階層構造を作ることで、プロジェクトに関する情報をすべて1つの親ページにまとめられます。
注意点
階層は3クリック以内に収めるのがおすすめです。
深すぎる階層は、かえって情報を見つけにくくします。
方法2. トグル見出しで情報を折りたたむ
長いページの場合、すべての情報を表示すると見づらくなります。
トグル見出しを使うと、情報を折りたたんで表示できます。
トグル見出しとは
トグル見出しは、クリックすると内容を開閉できる見出しです。
必要なときだけ情報を表示できるので、ページがスッキリします。
トグル見出しの作り方
方法1: スラッシュコマンド
- 新しい行で
/toggleと入力する - 「トグルリスト」または「トグル見出し1/2/3」を選択する
- 見出しのテキストを入力する
- その下に折りたたみたい内容を追加する
方法2: 既存の見出しから変換
- 既存の見出しをクリックする
Cmd/Ctrl + /を押す- 「トグル見出し1/2/3」を選択する
トグル見出しのレベル
Notionには3つのレベルのトグル見出しがあります。
- トグル見出し1: 最も大きい見出し(メインセクション用)
- トグル見出し2: 中サイズの見出し(サブセクション用)
- トグル見出し3: 小さい見出し(詳細セクション用)
活用例
プロジェクトの進行状況をまとめる場合:
▶ フェーズ1: 企画(トグル見出し1)
└─ (折りたたまれた内容)
・企画書
・スケジュール
・予算
▶ フェーズ2: 開発(トグル見出し1)
└─ (折りたたまれた内容)
・開発タスク
・進捗状況
・課題必要なセクションだけ開いて確認できるので、情報の把握が楽になります。
方法3. 目次を追加する
複数のセクションがあるページには、目次を追加すると便利です。
ページ内目次ブロック
ページ内に目次ブロックを追加すると、そのページの見出し一覧が自動的に表示されます。
目次ブロックの追加方法
- 新しい行で
+をクリックする - メニューから「目次」を選択する
- または
/目次と入力して選択する
目次ブロックには、ページ内のすべての見出し(H1、H2、H3)が自動的に表示されます。
見出しをクリックすると、その場所にジャンプできます。
ページ右側の目次
ページに2つ以上の見出しがある場合、デフォルトでページの右端に目次が表示されます。
この目次は、ページをスクロールしても常に表示されるので、いつでもページ内の任意の場所にジャンプできます。
右側の目次を非表示にする方法
- ページ右上の
•••をクリックする - 「ページをカスタマイズ」を選択する
- 「目次」のトグルをオフにする
活用例
長いドキュメントや報告書では、ページの最初に目次ブロックを配置します。
読者は目次から興味のあるセクションに直接ジャンプできます。
方法4. リンクドデータベースで複数の情報源を統合
リンクドデータベースを使うと、別の場所にあるデータベースを1つのページに表示できます。
リンクドデータベースとは
リンクドデータベースは、元のデータベースへのリンクです。
元のデータベースと常に同期されるので、どちらで編集しても両方に反映されます。
リンクドデータベースの作り方
- データベースを表示したいページを開く
- 元のデータベースのURLをコピーする(ページ上部のURLバーから)
- 表示したいページに戻る
- URLを貼り付ける
- 「リンクドデータベースを作成」というポップアップが表示される
- ボタンをクリックする
または、以下の方法でも作成できます:
- 表示したいページで
/linkedと入力する - 「データベース – リンク済み」を選択する
- リンクしたいデータベースを選択する
フィルターとビューの活用
リンクドデータベースには、独自のフィルターやソート、ビューを設定できます。
たとえば、タスクデータベース全体をリンクして、以下のような異なるビューを作れます:
- 今週のタスク: 期限が今週のものだけを表示
- 優先度高: 優先度が高いものだけを表示
- 担当者別: 自分が担当するものだけを表示
活用例
ダッシュボードページを作り、複数のデータベースをリンクします。
プロジェクトダッシュボード
├─ 今週のタスク(タスクDBからリンク、フィルター:今週)
├─ 進行中のプロジェクト(プロジェクトDBからリンク、フィルター:進行中)
├─ 最近の議事録(議事録DBからリンク、ソート:最新順)
└─ 参考資料(資料DBからリンク)このようにすることで、複数の情報源から必要な情報だけを1ページに集約できます。
方法5. カラムレイアウトで横並び配置
情報を横に並べて表示すると、1画面でより多くの情報を見られます。
カラムの作り方
- 横に並べたい最初のブロックの
⋮⋮アイコンにマウスを置く - 右側にドラッグする
- 青いガイドラインが表示されたらドロップする
- 2カラムのレイアウトが作成される
さらにカラムを追加するには、同じ操作を繰り返します。
カラムの幅調整
カラムの境界線にマウスを置くと、グレーの縦線が表示されます。
これを左右にドラッグすると、カラムの幅を調整できます。
カラムの削除
カラムを削除するには、逆の操作をします。
- 右側のカラムのブロックの
⋮⋮アイコンを掴む - 左側のカラムの下または上にドラッグする
- 青いガイドラインが全幅に表示されたらドロップする
活用例
例1: サイドバー付きレイアウト
[メインコンテンツ(70%)] | [サイドバー(30%)]メインエリアに本文を書き、サイドバーに関連情報やリンクを配置します。
例2: 比較表示
[案A(50%)] | [案B(50%)]2つの案を並べて比較するときに便利です。
例3: 3カラムレイアウト
[セクション1(33%)] | [セクション2(33%)] | [セクション3(33%)]複数の関連情報を並べて表示できます。
注意点
モバイルではカラムは縦に並んで表示されます。
タブレットではカラムが使えますが、スマートフォンでは縦配置になります。
方法6. ページリンクとメンションで情報を相互参照
ページ間でリンクを張ることで、関連情報に素早くアクセスできます。
ページリンクの作り方
方法1: @メンション
- リンクを挿入したい場所で
@と入力する - ページ名を入力する
- 候補から選択する
方法2: ページリンクブロック
/リンクまたは/linkと入力する- 「ページリンク」を選択する
- リンクしたいページを選択する
バックリンク機能
ページの下部には、そのページへのリンクが張られている他のページが自動的に表示されます。
これを「バックリンク」と呼びます。
バックリンクにより、関連ページのネットワークを簡単に把握できます。
活用例
プロジェクトページ
プロジェクトA
関連ページ:
・@タスク一覧
・@議事録
・@メンバー情報
参考資料:
・@デザインガイドライン
・@技術仕様書このように関連ページへのリンクをまとめておくと、必要な情報にすぐアクセスできます。
方法7. 同期ブロックで同じ内容を複数ページに表示
同期ブロックを使うと、1つの内容を複数のページに表示できます。
同期ブロックとは
同期ブロックは、元のブロックと常に同じ内容を表示します。
元のブロックを更新すると、すべての同期ブロックが自動的に更新されます。
同期ブロックの作り方
ステップ1: 元のブロックを同期ブロックにする
- 同期したいブロックの
⋮⋮アイコンをクリックする - 「このブロックを同期する」を選択する
- ブロックの左上に赤い同期マークが表示される
ステップ2: 他のページに同期ブロックを追加
- 同期ブロックを表示したいページを開く
/同期と入力する- 「同期ブロック」を選択する
- 元の同期ブロックを選択する
活用例
共通の注意事項を複数ページに表示
チームの作業ルールや注意事項を1つの同期ブロックで管理し、複数のプロジェクトページに表示します。
ルールを更新すると、すべてのページが自動的に更新されます。
定型文やテンプレート
よく使う定型文を同期ブロックで作成し、必要なページに挿入します。
方法8. 埋め込みブロックで外部コンテンツを統合
Notionでは、外部のコンテンツを直接ページに埋め込むことができます。
埋め込めるコンテンツ
- YouTube動画
- Googleマップ
- Googleドライブのファイル
- Figmaデザイン
- Twitterツイート
- PDFファイル
- その他多数のWebサービス
埋め込み方法
方法1: URLを貼り付ける
- 埋め込みたいコンテンツのURLをコピーする
- Notionページに貼り付ける
- 「埋め込みを作成」または「埋め込み」を選択する
方法2: 埋め込みブロックを使う
/埋め込みと入力する- 「埋め込み」を選択する
- URLを入力する
活用例
プロジェクト資料の一元管理
プロジェクト資料
├─ デザインモックアップ(Figma埋め込み)
├─ 説明動画(YouTube埋め込み)
├─ 仕様書(Googleドキュメント埋め込み)
└─ アクセスマップ(Googleマップ埋め込み)このようにすることで、外部サービスの資料もNotionページ内で確認できます。
方法9. シンプルテーブルで情報を整理
複雑なデータベースは不要だが、情報を表形式で整理したい場合は、シンプルテーブルが便利です。
シンプルテーブルの作り方
/テーブルと入力する- 「テーブル – シンプル」を選択する
- デフォルトで3行3列のテーブルが作成される
行と列の追加・削除
行を追加
- テーブルの左端にマウスを置き、
+をクリックする
列を追加
- テーブルの上部にマウスを置き、
+をクリックする
行・列を削除
- 削除したい行または列の
⋮⋮または⋮アイコンをクリックする - 「削除」を選択する
データベースへの変換
シンプルテーブルは、後からデータベースに変換できます。
- テーブル上部の
•••をクリックする - 「データベースに変換」を選択する
活用例
スケジュール表
| 日付 | イベント | 担当者 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 3/1 | キックオフ | 全員 | オンライン |
| 3/15 | 中間報告 | リーダー | 会議室A |
| 3/30 | 最終発表 | 全員 | ホールB |
簡単な表形式の情報は、シンプルテーブルで十分です。
方法10. ダッシュボードを作成する
すべての情報を1つのダッシュボードページにまとめることで、効率的に情報にアクセスできます。
ダッシュボードとは
ダッシュボードは、複数の情報源から重要な情報を集めた「司令塔」のようなページです。
ダッシュボードの構成要素
- 概要セクション: プロジェクトの現状を簡潔に説明
- タスク一覧: 今日やるべきタスク(リンクドデータベース)
- 進行中のプロジェクト: 現在進行中のプロジェクト一覧
- 最近の更新: 最近更新されたページへのリンク
- クイックリンク: よく使うページへのリンク集
- カレンダー: 今週・今月の予定
- 参考資料: 重要な資料へのリンク
ダッシュボードの作り方
ステップ1: 新しいページを作成
- サイドバーで
+ ページを追加をクリックする - タイトルを「ダッシュボード」または「ホーム」にする
- アイコンとカバー画像を追加する
ステップ2: セクションを作成
見出しとトグル見出しを組み合わせて、セクションを作ります。
ステップ3: リンクドデータベースを追加
必要なデータベースをリンクし、フィルターを設定します。
ステップ4: カラムレイアウトを使う
重要な情報を横に並べて表示します。
ステップ5: クイックリンクを追加
よく使うページへのリンクをまとめます。
ダッシュボードの例
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 プロジェクトダッシュボード
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
[カラム1: 70%] [カラム2: 30%]
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ━━━━━━━━━━━━━
📝 今日のタスク 🔗 クイックリンク
(リンクドデータベース) ・プロジェクトA
フィルター:期限=今日 ・タスク管理
・議事録
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ・参考資料
🚀 進行中のプロジェクト
(リンクドデータベース) ━━━━━━━━━━━━━
フィルター:ステータス=進行中 📅 今週の予定
(カレンダービュー)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📄 最近の議事録
(リンクドデータベース)
ソート:作成日降順
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━このようなダッシュボードを作ることで、必要な情報すべてに1ページからアクセスできます。
情報をまとめる際のベストプラクティス
効果的に情報をまとめるための Tips を紹介します。
1. 階層は浅く保つ
階層は3レベル以内に収めましょう。
深すぎる階層は、情報を見つけにくくします。
良い例
プロジェクト(レベル1)
└─ タスク(レベル2)
└─ 個別タスク(レベル3)悪い例
ワークスペース(レベル1)
└─ 部署(レベル2)
└─ チーム(レベル3)
└─ プロジェクト(レベル4)
└─ タスク(レベル5)
└─ 個別タスク(レベル6) ← 深すぎる2. 一貫した命名規則を使う
ページ名は一貫したルールで付けましょう。
例
- プロジェクトページ:
[プロジェクト] ○○ - 議事録:
[議事録] YYYY-MM-DD ○○会議 - タスク:
[タスク] ○○を完了する
3. タグやプロパティで整理する
データベースを使う場合、タグやプロパティで情報を分類します。
例
- ステータス: 未着手 / 進行中 / 完了
- 優先度: 高 / 中 / 低
- カテゴリ: 開発 / デザイン / マーケティング
4. 定期的に見直す
情報は定期的に見直して、不要なものは削除またはアーカイブします。
月次レビュー
- 古い情報を確認する
- 不要なページを削除する
- 階層構造を見直す
- リンク切れを修正する
5. テンプレートを活用する
繰り返し使う構造は、テンプレートとして保存します。
ボタンを使ったテンプレート作成
/buttonと入力する- 「ボタン」を選択する
- ボタンの設定で「テンプレートを挿入」を選ぶ
- テンプレートの内容を設定する
これで、ボタンを押すだけで定型のページが作成できます。
6. 色とアイコンを活用する
ページやセクションに色とアイコンを付けると、視覚的にわかりやすくなります。
アイコンの設定
- ページタイトルの左にある絵文字エリアをクリックする
- 絵文字を選択する
カバー画像の設定
- ページ上部の「カバーを追加」をクリックする
- 画像をアップロードまたは選択する
7. ショートカットを覚える
よく使う操作のショートカットを覚えると、作業が効率化されます。
主なショートカット
Cmd/Ctrl + /: ブロックタイプの変更Cmd/Ctrl + K: リンクの挿入Cmd/Ctrl + E: コードブロックの作成/: スラッシュコマンド
8. サイドバーをカスタマイズする
よく使うページは、サイドバーの「お気に入り」に追加します。
- ページ上部の
•••をクリックする - 「お気に入りに追加」を選択する
お気に入りに追加したページは、サイドバーの上部に常に表示されます。
9. 検索機能を活用する
Notionの検索機能(Cmd/Ctrl + P)を使えば、どこにあるページもすぐに見つかります。
10. バックアップを取る
重要な情報は、定期的にバックアップを取りましょう。
ワークスペース全体をエクスポート
- 左上のワークスペース名をクリックする
- 「設定」を選択する
- 「すべてのコンテンツをエクスポート」を選択する
まとめ
Notionで情報を1ページにまとめる方法を10個紹介しました。
基本テクニック
- サブページで階層構造を作る: 関連情報をページの中にまとめる
- トグル見出しで折りたたむ: 長いページをスッキリさせる
- 目次を追加する: ページ内の移動を楽にする
- リンクドデータベースで統合: 複数のデータベースを1ページに表示
レイアウトテクニック
- カラムレイアウトで横並び: 情報を並べて表示する
- ページリンクで相互参照: 関連ページに素早くアクセス
- 同期ブロックで共通内容を表示: 同じ内容を複数ページに
統合テクニック
- 埋め込みブロックで外部コンテンツ: YouTubeやGoogleドライブを統合
- シンプルテーブルで整理: 簡単な表形式の情報を整理
- ダッシュボードを作成: すべての情報の司令塔を作る
ベストプラクティス
- 階層は3レベル以内に
- 一貫した命名規則
- タグとプロパティで分類
- 定期的に見直す
- テンプレートを活用
- 色とアイコンで視覚化
- ショートカットを使う
- サイドバーをカスタマイズ
- 検索機能を活用
- バックアップを取る
これらのテクニックを組み合わせることで、散らばった情報を効果的に1ページにまとめることができます。
最初はシンプルに始めて、必要に応じて機能を追加していくのがおすすめです。
Notionは非常に柔軟なツールなので、自分に合った使い方を見つけてください。
情報が整理されたNotionワークスペースで、作業効率を大幅にアップさせましょう!
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