Teamsの「共有」機能には、大きく分けて画面共有とファイル共有の2種類があります。
それぞれ使う場面や操作方法が異なるため、「どの共有機能を使えばいいか迷う」という声をよく耳にします。
この記事では、画面共有・ファイル共有それぞれのやり方と使い分けのポイントを、場面別にわかりやすく解説します。
2種類の「共有」機能の違い
まず、TeamsにおけるどちらのShareについて説明します。
| 機能 | 内容 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 画面共有 | 自分のPC画面を相手にリアルタイムで見せる | 会議中のプレゼン・説明・デモ |
| ファイル共有 | ファイルをチームメンバーと共有・共同編集する | 資料の配布・チームでの文書作業 |
両機能は連携して使われることも多く、たとえば「ファイルを共有してから、そのファイルを画面共有しながら説明する」という使い方が一般的です。
画面共有の使い方
画面共有の4種類
Teamsの画面共有には、共有する内容によって4つの方法があります（Microsoft公式サポートページ記載）。
| 種類 | 内容 | 向いているシーン |
|---|---|---|
| デスクトップ（画面全体） | PC画面全体を共有 | 複数アプリを切り替えながら説明するとき |
| ウィンドウ | 特定のアプリだけを共有 | 1つのアプリに絞って安全に見せたいとき |
| PowerPoint Live | PowerPointファイルをTeams上で共有 | スライドを使ったプレゼンテーション |
| ホワイトボード | 手書きメモが書けるデジタルボードを共有 | ブレインストーミング・図解を使った説明 |
デスクトップ共有は手軽ですが、通知や他のアプリの内容も映ってしまうリスクがあります。
機密情報が映り込まないよう、基本的には「ウィンドウ」共有を選ぶのが安全です。
会議中に画面共有する手順
Teamsの会議（ビデオ通話・音声通話）中に画面共有を開始する方法です。
- 会議中に画面上部または下部の「共有」アイコン（↑マーク）をクリックする
- 共有したい内容を選ぶ
- 画面全体を見せる場合 →「スクリーン」を選択
- 特定のウィンドウのみ見せる場合 →「ウィンドウ」を選択して対象を選ぶ
- PowerPointを見せる場合 →「PowerPoint Live」を選択してファイルを指定
- ホワイトボードを使う場合 →「Microsoft Whiteboard」を選択
- 共有を開始すると、共有している領域に赤い枠線が表示される
- 共有を終了するには、上部に表示された「発表を停止」をクリックする
PC音を一緒に共有したい場合：「コンピューター サウンドを含む」のトグルをオンにすると、動画や音声の音も相手に届きます。
チャット中に画面共有する手順
会議を開かずに、チャット画面からでも画面共有できます。
- 1対1またはグループチャット画面の右上にある「画面共有」アイコンをクリックする
- 「スクリーン」または「ウィンドウ」を選択する
- 相手に通知が届き、承認されると画面共有が開始される
チャットから画面共有を開始すると、ミュート状態の通話が自動で始まります。
通話しながら共有したい場合は、ミュートを解除してください。
チャット画面共有の制限事項：
- ブラウザ版（Web版）Teamsでは、チャットからの画面共有はできません
- Linuxユーザーはチャットからの画面共有に対応していません（Microsoft公式サポートページ、2024年時点）
PowerPoint Live の使い方
PowerPoint Liveは、Teamsの会議内でPowerPointファイルを直接共有する機能です。
通常の画面共有と異なり、発表者のノートを見ながら発表者と参加者が別々の表示で操作できるため、プレゼンテーションに最適です。
- 会議中に「共有」アイコンをクリックする
- 「PowerPoint Live」の欄から最近使ったファイルを選ぶか、「コンピューターを参照」でPC上のファイルを選択する
- OneDriveに保存されている場合は「OneDriveを参照」を選択する
PowerPoint Liveの特徴は以下の通りです。
- 発表者は自分のノートを確認しながら発表できる
- 参加者は発表者のペースに関係なく、自分でスライドをめくれる
- 「参加者が独自にスライドを移動できないようにする」設定も可能
ホワイトボードの使い方
Microsoft Whiteboard（マイクロソフト ホワイトボード）は、会議中にリアルタイムで書き込みや図解ができる共有ボードです。
- 会議中に「共有」アイコンをクリックする
- 「Microsoft Whiteboard」を選択する
- 既存のボードを選ぶか、新規ボードを作成する
書き込んだ内容は会議終了後も保存されるため、アイデアの記録にも活用できます。
なお、ホワイトボードの内容は会議のレコーディングには含まれないため注意が必要です（Microsoft書籍「Teams踏み込み活用術」2021年版記載）。
ファイル共有の使い方
Teamsのファイル共有には、共有する場所によって大きく3つの方法があります。
保存先の違いを理解する
ファイルをアップロードする場所によって、自動的に保存される場所が変わります。
これを把握しておかないと、後でファイルを探せなくなることがあります（Microsoft公式サポートページ記載）。
| アップロード先 | ファイルの保存場所 |
|---|---|
| プライベートチャット（1対1） | 投稿者のOneDrive for Business |
| グループチャット | SharePoint |
| チャンネル | チャンネル専用のSharePointドキュメントライブラリ |
方法①：チャットでファイルを共有する
1対1またはグループチャットでファイルを送る方法です。
ドラッグ＆ドロップで送る（最も手軽）：
- エクスプローラーからファイルを選択し、そのままメッセージ入力欄にドラッグ＆ドロップする
- ファイルが添付された状態でメッセージを送信する
クリップアイコンから送る：
- メッセージ入力欄の下にあるクリップ型のアイコンをクリックする
- アップロード先（PCまたはOneDrive）を選択してファイルを選ぶ
- 送信する
送信前にアクセス権の設定ができます。
「リンクを知っているこのチャットのユーザーは編集できます」と表示される部分をクリックして変更可能です。
方法②：チャンネルでファイルを共有する
チームのチャンネルにファイルをアップロードして、チームメンバー全員と共有する方法です。
チャンネル投稿から共有する：
- 共有したいチャンネルを開く
- 投稿入力欄にファイルをドラッグ＆ドロップするか、クリップアイコンから選択する
- メッセージとともに送信する
「ファイル」タブから直接アップロードする：
- チャンネル上部の「ファイル」タブをクリックする
- 「アップロード」ボタンをクリックしてファイルを選択する
- アップロードされたファイルはチャンネルメンバー全員が閲覧・編集できる
チャンネルの「ファイル」タブには、そのチャンネルで共有されたすべてのファイルが一覧表示されます。
方法③：既存ファイルのリンクを共有する
すでにTeamsにアップロードされているファイルを、リンクとして共有する方法です。
- ファイルのあるチャンネルまたは「ファイル」タブを開く
- 共有したいファイル名の右側にある「…（その他のオプション）」をクリックする
- 「リンクをコピー」を選択する
- コピーしたリンクをチャットやメールに貼り付けて送信する
リンクを送る場合はアクセス権の確認が必要です。
リンクを受け取った相手にファイルへのアクセス権がない場合は、共有設定から権限を追加してください。
ファイルの共同編集
Teamsで共有したWord・Excel・PowerPointファイルは、複数人が同時に編集できます。
共有ファイルを開いたら「Teamsで編集」を選択すると、Teams画面内で直接編集できます。
編集内容はリアルタイムで他のメンバーにも反映されます。
共同編集に対応しているファイル形式はMicrosoft 365のアプリケーション（Word・Excel・PowerPoint）で作成されたものです。
PDFや一部の画像ファイルなどは共同編集に対応していないため、一人ずつ順番に編集する必要があります。
ファイルを削除・復元する方法
アップロードしたファイルを誤って削除してしまった場合は、SharePointのごみ箱から復元できます。
- ファイルがあったチャンネルの「ファイル」タブを開く
- 「SharePointで開く」をクリックする
- 左側メニューの「ごみ箱」をクリックする
- 復元したいファイルを選択して「復元」をクリックする
注意： 削除ファイルの復元はデスクトップアプリまたはWebアプリからのみ操作可能です。スマホアプリからは復元できません。
画面共有・ファイル共有を使い分けるポイント
| やりたいこと | 使う機能 |
|---|---|
| 会議でスライドを発表する | 画面共有（PowerPoint Live） |
| 作業手順をリアルタイムで見せる | 画面共有（ウィンドウ） |
| 会議で一緒にアイデアを出す | 画面共有（ホワイトボード） |
| 資料をチームメンバーに配布する | ファイル共有（チャンネル） |
| 特定の相手だけにファイルを送る | ファイル共有（チャット） |
| みんなで一緒に文書を編集する | ファイル共有 ＋ 共同編集 |
まとめ
TeamsのShareには、会議中に画面を見せる画面共有と、ファイルを送って共同作業するファイル共有の2種類があります。
画面共有はデスクトップ・ウィンドウ・PowerPoint Live・ホワイトボードの4種類から目的に合わせて選びましょう。
ファイル共有は保存先（OneDrive・SharePoint）の違いを把握したうえで、チャットまたはチャンネルを使い分けると管理がスムーズです。
Teams全般の使い方については、Microsoft公式サポートページ「Microsoft Teams でファイルを共有する」もあわせて参考にしてください。
参考情報源：
- Microsoft サポート「会議中に自分の画面を共有する」
- Microsoft サポート「Microsoft Teamsでチャットで画面を共有する」
- Microsoft サポート「Microsoft Teams でファイルを共有する」
- Microsoft サポート「Microsoft Teamsでファイルを共同作業する」
- Microsoft for business「Teams の画面共有でプレゼンテーションもコラボレーションも自由自在」
- 365Room「Teams のファイル共有とアクセス権の設定」 (2024年4月)
- wiz LANSCOPE「Teamsファイル共有・共同編集の方法！できない時の対処法も」 (2025年7月更新)
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