SharePointのお気に入り機能とは
SharePointのお気に入り機能は、頻繁に使うファイルやフォルダー、サイトを素早くアクセスできるようにする便利な機能です。
ただし、お気に入りに登録した場所によって、確認できる場所が異なります。
これがユーザーの混乱を招く最大の原因となっています。
お気に入りの種類と確認場所
SharePointには主に3つのお気に入り機能があります。
1. ファイル・フォルダーのお気に入り
登録したものはどこで見られる?
OneDrive for BusinessのWeb版にある「お気に入り」タブで確認できます。
SharePoint上では確認できません。
重要な注意点
- Web版のOneDrive for Businessでのみ表示されます
- エクスプローラー(同期版)には表示されません
- SharePointのライブラリ画面には表示されません
確認手順
- OneDrive for Businessをブラウザで開く
- 左側のメニューから「お気に入り」をクリック
- 登録したファイルやフォルダーが一覧表示される
2. SharePointサイトのお気に入り(フォロー)
登録したものはどこで見られる?
SharePointホームページの「フォロー中」セクションで確認できます。
確認手順
- SharePointホームにアクセス
- 左側のナビゲーションメニューから「マイサイト」または「フォロー中」を選択
- フォローしているサイトが表示される
3. Microsoft Listsのお気に入り
登録したものはどこで見られる?
Microsoft Listsのホーム画面上部に表示されます。
確認手順
- Microsoft Listsホームにアクセス
- ページ上部の「お気に入り」セクションを確認
- お気に入りに登録したリストが表示される
お気に入りの登録方法
ファイル・フォルダーをお気に入りに登録
手順
- SharePointまたはOneDriveで目的のファイル/フォルダーを表示
- ファイル/フォルダー名の右側にある「…」(3点メニュー)をクリック
- メニューから「お気に入り」を選択
- 画面右上に確認メッセージが表示される
右クリックからも登録可能
- ファイル/フォルダーを右クリック
- 表示されるメニューから「お気に入り」を選択
この機能の提供時期
ファイルとフォルダーのお気に入り機能は2023年秋頃に導入された比較的新しい機能です。
SharePointサイトをフォロー
手順
- フォローしたいSharePointサイトを開く
- 画面右上にある星マーク(☆)をクリック
- 星が塗りつぶされ、フォロー状態になる
SharePointホームページから登録
- SharePointホームページにアクセス
- サイト一覧から目的のサイトのカードを探す
- サイトカード上の星マークをクリック
Microsoft Listsをお気に入りに登録
リスト画面から登録
- お気に入りに登録したいリストを開く
- リストのタイトル横にある星マーク(☆)をクリック
- 星が塗りつぶされ、お気に入りに登録される
Microsoft Listsホームから登録
- Microsoft Listsホームページにアクセス
- 「最近使用したリスト」セクションから目的のリストを探す
- リスト名の右側にある星マークをクリック
SharePoint側でもリストをお気に入り登録可能
2021年7月頃から、SharePointの画面でリストを開いた状態でも、リストタイトル横の星マークからお気に入り登録ができるようになりました。
お気に入りが見つからない時の確認ポイント
チェック1:正しい場所を見ているか
お気に入りの種類によって確認場所が異なります。
- ファイル/フォルダー → OneDrive for BusinessのWeb版
- サイト → SharePointホームページ
- リスト → Microsoft Listsホーム
チェック2:Web版で確認しているか
ファイルとフォルダーのお気に入りは、エクスプローラーの同期フォルダーには表示されません。
必ずブラウザでOneDrive for Businessにアクセスして確認してください。
チェック3:お気に入りボタンが押されているか
星マークが塗りつぶされていれば登録完了です。
空の星マークの場合は、もう一度クリックして登録してください。
チェック4:組織の設定を確認
一部の組織では、セキュリティポリシーによりお気に入り機能が制限されている場合があります。
機能が利用できない場合は、IT管理者に確認してください。
お気に入りの代替手段
SharePointには、お気に入り機能以外にもクイックアクセスを実現する方法があります。
1. OneDriveにショートカットを追加
特徴
- ライブラリ全体やフォルダーを追加できる
- 個別のファイルは追加できない
- Web版とエクスプローラー(同期版)の両方に表示される
手順
- SharePointのライブラリまたはフォルダーで「…」をクリック
- 「OneDriveにショートカットを追加」を選択
- OneDriveの「マイファイル」内にショートカットが作成される
2. ピン留め機能(Pin to Top)
特徴
- ファイルやフォルダーをライブラリの上部に固定できる
- 同じライブラリ内でのみ表示される
- SharePointの画面上で確認できる
手順
- ファイルまたはフォルダーを右クリック
- 「上部にピン留め」を選択
- ライブラリの最上部に表示される
解除方法
- ピン留めしたファイル/フォルダーを右クリック
- 「ピンの編集」→「ピン留めを外す」を選択
3. ブラウザのブックマーク
SharePointのページやライブラリのURLをブラウザのブックマークに保存する方法もあります。
- 最もシンプルで確実な方法
- どのブラウザでも利用可能
- SharePointの機能に依存しない
SharePointアプリバーの活用
モダンサイトでは、画面左側に「SharePointアプリバー」が表示されます。
このバーには以下の情報が集約されています。
ホーム
- 頻繁にアクセスするサイト
- 最新のニュース
- おすすめのコンテンツ
マイサイト
- フォロー中のサイト
- 最近使用したサイト
- 自分が作成したサイト
ニュース
- フォロー中のサイトやグループのニュース
- 関連性の高いニュースフィード
ファイル
- 最近作業したファイル
- 共有されたファイル
アプリバーを活用することで、お気に入り機能を使わなくても効率的にコンテンツにアクセスできます。
よくある質問
Q1. お気に入りに登録できるファイル数に制限はありますか?
A. 公式には明確な上限は示されていませんが、パフォーマンスを考慮して適度な数に抑えることをおすすめします。
数百個を超える場合は、フォルダー単位でのショートカット追加を検討してください。
Q2. お気に入りは他のユーザーと共有できますか?
A. お気に入りは個人用の設定のため、他のユーザーとは共有されません。
チーム全体で特定のファイルに素早くアクセスしたい場合は、ピン留め機能の利用を検討してください。
Q3. モバイルアプリでもお気に入りは確認できますか?
A. SharePointモバイルアプリやOneDriveモバイルアプリでお気に入りを確認できます。
ただし、機能の一部に制限がある場合があります。
Q4. お気に入りを削除するには?
A. お気に入りに登録した時と同じ手順で、もう一度星マークをクリックすることで削除できます。
OneDrive for Businessのお気に入りタブからも削除可能です。
Q5. SharePointとTeamsでお気に入りは連動しますか?
A. SharePointのお気に入り、Teamsのお気に入り、Office 365グループのお気に入りは、それぞれ独立しており連動しません。
各ツールで個別に設定する必要があります。
まとめ
SharePointのお気に入り機能は、種類によって確認場所が異なります。
お気に入りの確認場所一覧
- ファイル/フォルダー:OneDrive for BusinessのWeb版「お気に入り」タブ
- サイト:SharePointホームページの「フォロー中」セクション
- リスト:Microsoft Listsホームの「お気に入り」セクション
お気に入りが見つからない場合は、まず正しい場所を確認しているかチェックしてください。
特にファイルとフォルダーのお気に入りは、SharePointではなくOneDrive for Businessで確認する必要があります。
また、お気に入り以外にも「OneDriveにショートカットを追加」や「ピン留め」など、用途に応じた代替手段も活用できます。
自分の作業スタイルに合った方法を選んで、SharePointをより効率的に使いこなしましょう。
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