「SharePointのリストって何?」
「Excelとどう違うの?」
「リストを作成してみたいけど、どうすればいいかわからない」
SharePointを使い始めたばかりの方は、こんな疑問を持つことが多いでしょう。
SharePointのリストは、Excelのような表形式でデータを管理できる機能です。
顧客情報、タスク管理、在庫管理など、さまざまな業務データを効率的に扱えます。
この記事では、SharePointのリストに関する基礎知識から、具体的な作成方法、活用のコツまで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
明日からすぐに使える実践的な知識が身につきます。
SharePointのリストとは
リストの基本概念
SharePointのリストとは、簡易的なデータベース機能のことです。
Excelの表のように、行と列でデータを管理できます。
リストの特徴
- クラウド上でデータを保存・管理
- 複数人で同時に閲覧・編集が可能
- さまざまなデータ型に対応(テキスト、数値、日付、選択肢など)
- バージョン履歴が自動的に記録される
- Microsoft 365の他のアプリと連携できる
リストは、データそのものを管理するための機能です。
ファイルを管理する「ライブラリ」とは異なります。
リストを構成する4つの要素
SharePointのリストは、主に4つの要素で構成されています。
1. 行(アイテム)
横並びのデータで、1つの項目を表します。
Excelで言う「レコード」に相当します。
例: 個人情報リストの場合
- 「田中太郎」「30歳」「東京都」「会社員」
これが1つの行(アイテム)です。
2. 列(カラム)
縦方向のデータで、項目の定義を表します。
Excelで言う「フィールド」に相当します。
例: 個人情報リストの場合
- 「氏名」「年齢」「住所」「職業」
これらが列です。
3. ビュー
リストの表示形式を管理する機能です。
同じデータを、用途に応じて異なる形で表示できます。
ビューの種類
- リスト: 標準的な表形式
- カレンダー: 日付データをカレンダー表示
- ギャラリー: カード形式で表示
- ボード: カンバン方式で表示
用途に応じて最適なビューを選べます。
4. フォーム
各アイテムの詳細を表示・編集する画面です。
フォームの種類
- 新規フォーム: 新しいアイテムを追加する画面
- 編集フォーム: 既存のアイテムを編集する画面
- 表示フォーム: アイテムの詳細を表示する画面
これらの要素が組み合わさって、SharePointのリストが構成されています。
リストとライブラリの違い
SharePointには、リストとライブラリという2つの機能があります。
混同しやすいため、違いを理解しておきましょう。
リスト
- データそのものを管理
- SharePoint上で直接編集可能
- テキスト、数値、日付などを入力
- タスク管理、顧客情報などに適している
ライブラリ
- ファイルを管理
- ファイルを開いて編集
- Word、Excel、PDFなどを保存
- ドキュメント管理に適している
簡単に言うと、リストは「表形式のデータ管理」、ライブラリは「ファイルの保管庫」です。
ExcelとSharePointリストの違い
「Excelで十分では?」と思う方もいるでしょう。
両者には明確な違いがあります。
Excel
- 表計算ソフト
- 関数を使った計算やグラフ作成が得意
- 複雑なデータ分析に適している
- ローカル環境が中心
- 同時編集は限定的
SharePointリスト
- データ蓄積・管理ツール
- 複数人での共同作業が得意
- 定型データの入力・管理に適している
- クラウドベースでどこからでもアクセス可能
- リアルタイムで同時編集が可能
使い分けの目安
- データの入力・蓄積: SharePointリスト
- 計算やグラフ作成: Excel
両者を組み合わせることで、より効率的な業務が可能になります。
SharePointでデータを蓄積し、必要に応じてExcelにエクスポートして分析するのが理想的です。
リストのメリット
SharePointのリストを使うことには、多くのメリットがあります。
1. さまざまな情報を取り扱える
リストでは、多様なデータ型を扱えます。
主なデータ型
- 1行テキスト: 短いテキスト(255文字まで)
- 複数行テキスト: 長文やリッチテキスト
- 数値: 整数や小数点を含む数値
- 通貨: 金額データ
- 日付と時刻: カレンダーデータ
- 選択肢: ドロップダウンリスト
- Yes/No: チェックボックス
- ユーザーまたはグループ: 担当者の選択
- ハイパーリンク: URL
- 画像: 画像ファイル
- 計算値: 他の列を使った自動計算
これらを組み合わせることで、あらゆるビジネスシーンに対応できます。
2. 表示を柔軟にカスタマイズできる
ビュー機能により、同じデータを異なる形式で表示できます。
カスタマイズ例
- 特定の列だけを表示
- データを並べ替え(昇順/降順)
- フィルターで必要なデータだけ表示
- グループ化で見やすく整理
ユーザーごとに必要な情報だけを表示できるため、作業効率が向上します。
3. 名前を付けて保存できる
カスタマイズしたビューは、名前を付けて保存できます。
活用例
- 「営業担当者用ビュー」: 営業に必要な列だけ表示
- 「管理者用ビュー」: すべての列を表示
- 「進行中タスク」: ステータスが「進行中」のものだけ表示
ワンクリックでビューを切り替えられるため、Excelのフィルター操作より効率的です。
4. データ連携やアプリ連携がしやすい
SharePointリストは、Microsoft 365の各種アプリと連携できます。
連携できるアプリ
- Power Automate: ワークフローの自動化
- Power Apps: カスタムアプリの作成
- Teams: Teams内でリストを表示・編集
- Excel: データのインポート/エクスポート
- Outlook: リストのアイテムを予定表に同期
これにより、業務プロセス全体を効率化できます。
5. リアルタイムでの共同作業
複数のユーザーが同時にリストを編集できます。
共同作業の特長
- 変更がリアルタイムで反映される
- 誰がいつ編集したかの記録が残る
- バージョン履歴で過去の状態に戻せる
- アクセス権限を細かく設定できる
Excelの共有機能よりも、はるかに使いやすくなっています。
リストの作成方法
SharePointのリストは、複数の方法で作成できます。
方法1: 空白のリストから作成
ゼロから自分でリストを作る方法です。
手順
- SharePointサイトにアクセス
- 「+新規」→「リスト」をクリック
- 「空白のリスト」を選択
- リスト名を入力
- 例: 「顧客リスト」「タスク管理」
- 説明を入力(省略可)
- 「サイトナビゲーションに表示」にチェック(推奨)
- 「作成」をクリック
これで、基本的なリストが作成されます。
最初は「タイトル」列のみが存在する状態です。
列の追加
次に、必要な列を追加していきます。
- 「+列の追加」または「+」をクリック
- 列の種類を選択
- テキスト
- 数値
- 日付と時刻
- 選択肢
- Yes/No など
- 「次へ」をクリック
- 列名を入力
- 必要に応じて詳細設定を行う
- 「保存」をクリック
必要な列をすべて追加するまで、この手順を繰り返します。
データの入力
列を追加したら、データを入力できます。
方法A: 新規ボタンから
- 「+新規」または「新しいアイテムを追加」をクリック
- フォームが表示される
- 各列にデータを入力
- 「保存」をクリック
方法B: グリッドビューで
- 「グリッドビューでの編集」をクリック
- Excelのように直接セルに入力
- 複数行のデータを素早く入力できる
- 「グリッドビューの終了」をクリック
グリッドビューは、大量のデータを入力する場合に便利です。
方法2: Excelからリストを作成
既存のExcelデータを利用してリストを作成できます。
事前準備
Excelファイルを準備する際の注意点:
- データをテーブル形式にする
- 1行目を見出し行にする
- 5,000行以内のデータ
手順
- SharePointサイトで「+新規」→「リスト」をクリック
- 「Excel から」を選択
- 「ファイルのアップロード」をクリック
- Excelファイルを選択
- リスト名を入力
- 「作成」をクリック
Excelの見出しが自動的に列として作成され、データがインポートされます。
注意点
- アップロードしたExcelファイルは「サイトアセット」ライブラリに保存される
- 元のExcelファイルとリストは別物(以後は連動しない)
方法3: CSVからリストを作成
CSV形式のデータからもリストを作成できます。
手順
- 「+新規」→「リスト」をクリック
- 「CSV から」を選択
- CSVファイルを選択
- リスト名を入力
- 「作成」をクリック
CSVファイルも5,000行以内が推奨されます。
方法4: 既存のリストから作成
既に作成したリストをベースに、新しいリストを作れます。
手順
- 「+新規」→「リスト」をクリック
- 「既存のリストから」を選択
- ベースにするリストを選択
- 新しいリスト名を入力
- 「作成」をクリック
特徴
- 列の構造(カラム定義)がコピーされる
- データはコピーされない(空のリストになる)
- ビューやフォーマットもコピーされる
同じ構造のリストを複数作りたい場合に便利です。
方法5: テンプレートから作成
SharePointには、用途別のテンプレートが用意されています。
主なテンプレート
- イシュートラッカー: 問題・課題の追跡
- イベント予定表: イベント管理
- アセットマネージャー: 資産管理
- 従業員オンボーディング: 新入社員管理
- イベント管理: イベント登録
- 求人募集トラッカー: 採用管理
- トラベルリクエスト: 出張申請
- ワークプログレストラッカー: 作業進捗管理
手順
- 「+新規」→「リスト」をクリック
- 「テンプレート」を選択
- 使いたいテンプレートをクリック
- サンプルデータを確認
- 「テンプレートを使用」をクリック
- リスト名を入力
- 「作成」をクリック
テンプレートには、あらかじめ列やビューが設定されています。
そのまま使っても、カスタマイズしても構いません。
リスト作成後にできること
リストを作成したら、さまざまな機能を活用できます。
列の編集と管理
作成後も、列の追加・編集・削除ができます。
列名の変更
- 列名をクリック
- 「列の設定」→「編集」をクリック
- 新しい名前を入力
- 「保存」をクリック
列の削除
- 列名をクリック
- 「列の設定」→「削除」をクリック
- 確認メッセージで「削除」をクリック
列の並び替え
- 列名をドラッグ&ドロップ
- 好きな順序に並び替え
列の表示/非表示
- 列名をクリック
- 「列の設定」→「列の表示/非表示」をクリック
- 表示したい列にチェック
- 「適用」をクリック
ビューのカスタマイズ
ビューを編集して、データの見え方を変えられます。
フィルター機能
特定の条件に合うデータだけを表示します。
- 列名の右にあるフィルターアイコンをクリック
- 条件を選択
- 特定の値を選択
- 「次の値に等しい」「次の値より大きい」などの条件
- 「適用」をクリック
並び替え
データを昇順または降順に並べ替えます。
- 列名をクリック
- 「A→Z」(昇順)または「Z→A」(降順)を選択
1回に1列のみ並び替えできます。
グループ化
特定の列でデータをグループ分けします。
- 列名をクリック
- 「グループ化」を選択
- データが自動的にグループ分けされる
例: ステータス列でグループ化すると、「未着手」「進行中」「完了」ごとにまとめて表示されます。
ビューの保存
カスタマイズしたビューを保存できます。
- ビューをカスタマイズ
- 「ビュー」→「ビューに名前を付けて保存」をクリック
- ビュー名を入力
- 「保存」をクリック
保存したビューは、ビューの切り替えメニューから選択できます。
書式設定
リストの見た目を変更できます。
条件付き書式
特定の条件を満たす行に色を付けます。
- 「書式設定」→「条件付き書式」をクリック
- 条件を設定
- 例: ステータスが「緊急」の場合、赤色
- 「保存」をクリック
視覚的に重要な情報を強調できます。
列の書式設定
列ごとに表示形式をカスタマイズできます。
- 列名をクリック
- 「列の設定」→「この列の書式設定」をクリック
- 書式を選択
- データバー
- 進行状況バー
- カスタムJSON
アクセス権限の設定
リストのアクセス権限を管理できます。
リストの共有
- 「共有」ボタンをクリック
- 共有したい相手のメールアドレスを入力
- 権限レベルを選択
- 編集可能: リストを編集できる
- 閲覧のみ: リストを見るだけ
- 「共有」をクリック
固有の権限を設定
デフォルトでは、リストはサイトの権限を継承します。
リストに固有の権限を設定する場合:
- 「設定」→「リストの設定」をクリック
- 「このリストの権限」をクリック
- 「権限の継承を中止」をクリック
- ユーザーやグループごとに権限を設定
アラートの設定
リストに変更があった時に通知を受け取れます。
手順
- 「アラート」→「アラートの設定」をクリック
- 通知条件を設定
- すべての変更
- 新しいアイテムが追加された時
- 既存のアイテムが変更された時
- 自分が作成したアイテムが変更された時
- 通知頻度を選択
- すぐに送信
- 1日1回の要約
- 1週間1回の要約
- 「OK」をクリック
メールで通知が届くため、重要な変更を見逃しません。
ExcelとのデータのやりとI
SharePointリストとExcelは、データを相互に移動できます。
リストからExcelへエクスポート
- 「Excelにエクスポート」をクリック
- Excelファイルがダウンロードされる
- ファイルを開いて編集
計算やグラフ作成など、Excelの機能を活用できます。
Excelからリストへインポート
- Excelでデータを準備
- SharePointの「グリッドビューでの編集」を開く
- Ctrl + Vでデータを貼り付け
大量のデータを一度に入力する場合に便利です。
リストの活用例
SharePointリストは、さまざまな業務に活用できます。
活用例1: タスク管理
チームのタスクを一元管理します。
必要な列
- タスク名(1行テキスト)
- 担当者(ユーザーまたはグループ)
- 期限(日付と時刻)
- ステータス(選択肢: 未着手/進行中/完了)
- 優先度(選択肢: 高/中/低)
- 説明(複数行テキスト)
ビューの設定
- 「自分のタスク」: 自分が担当者のタスクのみ表示
- 「期限切れタスク」: 期限を過ぎたタスクを赤色で表示
- 「優先度別」: 優先度でグループ化
Power Automateとの連携
- 期限3日前に自動でリマインダーメール送信
- タスク完了時に管理者に通知
活用例2: 顧客管理
顧客情報を整理して管理します。
必要な列
- 会社名(1行テキスト)
- 担当者名(1行テキスト)
- 電話番号(1行テキスト)
- メールアドレス(1行テキスト)
- 最終接触日(日付と時刻)
- 契約ステータス(選択肢: 見込み/商談中/受注/失注)
- 予算(通貨)
- メモ(複数行テキスト)
ビューの設定
- 「商談中顧客」: ステータスが「商談中」の顧客のみ
- 「高額案件」: 予算が一定額以上の顧客
- 「フォロー必要」: 最終接触日から30日以上経過
活用例3: 在庫管理
備品や商品の在庫を管理します。
必要な列
- 品名(1行テキスト)
- カテゴリー(選択肢: 文具/機器/消耗品など)
- 現在庫(数値)
- 最小在庫(数値)
- 単価(通貨)
- 保管場所(1行テキスト)
- 画像(画像)
条件付き書式
- 現在庫が最小在庫を下回ったら赤色で表示
Power Automateとの連携
- 在庫が最小値を下回ったら自動で発注依頼メール送信
活用例4: イベント管理
社内イベントや会議の予定を管理します。
必要な列
- イベント名(1行テキスト)
- 開始日時(日付と時刻)
- 終了日時(日付と時刻)
- 場所(1行テキスト)
- 主催者(ユーザーまたはグループ)
- 参加者(ユーザーまたはグループ、複数選択可)
- 説明(複数行テキスト)
ビューの設定
- カレンダービューで月単位表示
- 「今後のイベント」: 開始日が今日以降のイベント
活用例5: 申請・承認フロー
休暇申請や経費申請を管理します。
必要な列
- 申請者(ユーザーまたはグループ)
- 申請日(日付と時刻)
- 申請種別(選択肢: 休暇/経費/出張など)
- 申請内容(複数行テキスト)
- 金額(通貨)
- ステータス(選択肢: 申請中/承認/却下)
- 承認者(ユーザーまたはグループ)
- 承認日(日付と時刻)
Power Automateとの連携
- 新規申請時に承認者にメール通知
- 承認/却下時に申請者にメール通知
- 承認状況をリストに自動反映
ベストプラクティス
効果的にリストを活用するためのポイントです。
1. 列名は英語で作成する(推奨)
Power PlatformやPower Automateと連携する場合、英語の列名の方がスムーズです。
推奨方法
- 最初に英語で列を作成(例: Category、Status、DueDate)
- 後から日本語表示名に変更(例: カテゴリー、ステータス、期限)
内部的には英語名が保持され、画面上は日本語で表示されます。
2. 必須列を設定する
重要な列は「必須」に設定しましょう。
手順
- 列の編集画面を開く
- 「この列の情報の入力を必須にする」にチェック
- 「保存」をクリック
データの入力漏れを防げます。
3. 選択肢列を活用する
入力値を統一するため、選択肢列を使いましょう。
メリット
- 入力ミスを防げる
- データの一貫性が保たれる
- フィルターや並び替えがしやすい
自由入力ではなく、選択肢を用意することで、データの品質が向上します。
4. 既定値を設定する
よく使う値は、列の既定値に設定しましょう。
手順
- 列の編集画面を開く
- 「既定値」を設定
- 「保存」をクリック
新規アイテム作成時に、自動的に既定値が入力されます。
5. ビューを適切に分ける
ユーザーの役割や用途に応じて、ビューを分けましょう。
例
- 全体ビュー: 管理者向け、全列を表示
- 営業ビュー: 営業部門向け、営業関連の列のみ
- 経理ビュー: 経理部門向け、金額や請求情報のみ
ユーザーが必要な情報にすぐアクセスできます。
6. 定期的にデータを見直す
古いデータや不要なアイテムは、定期的に削除または アーカイブしましょう。
推奨頻度
- 月次: 不要なアイテムを削除
- 四半期ごと: データの品質をチェック
- 年次: リスト全体の構造を見直し
データが蓄積しすぎると、パフォーマンスが低下することがあります。
7. ドキュメントを作成する
リストの使い方をドキュメント化しましょう。
含めるべき内容
- リストの目的
- 各列の説明
- データ入力ルール
- ビューの使い分け
- 問い合わせ先
チーム全員が同じ認識で使えるようになります。
トラブルシューティング
リスト使用時によくある問題と対処法です。
リストが作成できない
症状
- 「+新規」ボタンが表示されない
- リスト作成時にエラーが出る
原因と対処法
権限不足
サイトの所有者または編集権限が必要です。
管理者に権限の付与を依頼してください。
リスト数の上限に達している
1つのサイトで2,000個までしか作成できません。
不要なリストを削除するか、別のサイトを使用してください。
列を追加できない
症状
- 「+列の追加」ボタンが表示されない
原因と対処法
編集権限がない
リストの編集権限が必要です。
所有者に権限を依頼してください。
ビューが読み取り専用
一部のビュー(カレンダービューなど)では列を追加できません。
標準の「すべてのアイテム」ビューに切り替えてください。
Excelからのインポートが失敗する
症状
- Excelファイルをアップロードできない
- インポート中にエラーが発生する
原因と対処法
行数が多すぎる
5,000行以内に収めてください。
データを分割してインポートする必要があります。
ファイル形式が不正
.xlsx形式のファイルを使用してください。
古い.xls形式は対応していません。
テーブル形式になっていない
Excelでデータをテーブルとして定義してください。
- データを選択
- 「挿入」→「テーブル」をクリック
- 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェック
グリッドビューで貼り付けができない
症状
- Excelからコピーしたデータを貼り付けられない
原因と対処法
クリック位置が間違っている
最初の空白行の適切な位置をクリックしてから、Ctrl + Vで貼り付けてください。
右クリックメニューからの貼り付けは使えません。
ブラウザの制限
一部のブラウザでは貼り付けが制限されています。
Microsoft EdgeまたはGoogle Chromeを使用してください。
データが表示されない
症状
- アイテムを追加したのに表示されない
原因と対処法
フィルターが適用されている
フィルターを解除してください。
列のフィルターアイコンから「フィルターのクリア」を選択します。
ビューの設定が間違っている
別のビューに切り替えてみてください。
「すべてのアイテム」ビューで確認しましょう。
まとめ
SharePointのリストは、業務データを効率的に管理するための強力なツールです。
この記事のポイント
- リストは表形式でデータを管理する簡易データベース
- Excelとの違いは、複数人での共同作業に特化していること
- 空白のリスト、Excel、既存リスト、テンプレートから作成できる
- ビュー機能で柔軟に表示をカスタマイズできる
- Microsoft 365の他のアプリと連携して業務を自動化できる
- タスク管理、顧客管理、在庫管理など、幅広い用途に活用できる
次のステップ
まずは簡単なリストを作ってみましょう。
- 空白のリストを作成
- 3〜5個の列を追加
- サンプルデータを入力
- ビューをカスタマイズ
慣れてきたら、Power AutomateやPower Appsとの連携にも挑戦できます。
重要なポイント
- データ型を適切に設定する
- ビューを使い分ける
- 定期的にデータを見直す
- チーム全体でルールを共有する
SharePointリストを活用することで、チームのデータ管理が劇的に改善されます。
この記事を参考に、ぜひリスト機能を使いこなしてください。
参考情報
本記事は以下の公式ドキュメントおよび信頼できる情報源を参考に作成しました。
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