「SharePointでファイルを共有したいけど、どうすればいいの?」
「チームメンバーとファイルを共同編集したい」
「社外の人にも安全にファイルを共有する方法は?」
SharePointを使い始めたばかりの方は、こんな疑問を持つことが多いでしょう。
SharePointは、Microsoftが提供する企業向けの情報共有ツールです。
ファイルを安全に共有し、複数人で同時に編集できる強力な機能を備えています。
この記事では、SharePointでファイルを共有する具体的な方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
基本的な共有方法から、外部ユーザーとの共有、アクセス権限の設定まで、実践的な情報を網羅しました。
明日からすぐに使える知識が身につきます。
SharePointのファイル共有とは
ファイル共有の基本概念
SharePointのファイル共有は、クラウド上に保存したファイルを他のユーザーと安全に共有できる機能です。
従来のメール添付とは大きく異なります。
従来のメール添付の問題点
- ファイルが複数のバージョンに分散する
- メールボックスの容量を圧迫する
- 最新版がどれかわからなくなる
- 大容量ファイルは送信できない
SharePointのファイル共有の特長
- 常に最新の1つのファイルをみんなで共有
- クラウド上で管理されるため容量の心配が少ない
- バージョン履歴が自動的に保存される
- 250GBまでのファイルをアップロード可能
SharePointを使えば、これらの問題を一気に解決できます。
SharePointとOneDriveの違い
SharePointと似た機能を持つツールに「OneDrive」があります。
両者の違いを理解しておきましょう。
OneDrive
- 個人向けのクラウドストレージ
- 自分専用のファイル保管場所
- 個人や小規模な共有に適している
- データは「人」に依存する
SharePoint
- 組織・チーム向けのコラボレーションツール
- 最初からチーム全体で共有する前提
- 大規模なファイル共有と共同作業に適している
- データは「場所(サイト)」に依存する
簡単に言うと、個人で使うならOneDrive、チームで使うならSharePointです。
個人用のファイルはOneDriveに保存し、チームで共有するファイルはSharePointに保存するのが基本的な使い分けです。
ファイル共有の仕組み
SharePointでは、サイトやライブラリに保存されたファイルを共有します。
基本的な流れ
- SharePointサイトにファイルをアップロード
- 共有したい相手を指定
- アクセス権限を設定(閲覧のみ/編集可能)
- 共有リンクを送信またはメール招待
共有されたファイルは、受け取った人がブラウザ上で直接開けます。
Officeアプリがインストールされていれば、デスクトップアプリでも編集できます。
ファイル共有の準備
ファイルをSharePointにアップロードする
共有する前に、まずファイルをSharePointにアップロードする必要があります。
方法1: ドラッグ&ドロップでアップロード
- SharePointサイトにアクセス
- 左側メニューから「ドキュメント」をクリック
- 共有したいファイルを選択
- 「ファイルをここにドラッグします」と表示されたエリアにドラッグ&ドロップ
これが最も簡単な方法です。
方法2: アップロードボタンを使う
- SharePointサイトにアクセス
- 「ドキュメント」→「アップロード」をクリック
- ファイル形式を選択
- ファイル: 個別のファイルをアップロード
- フォルダー: フォルダごとアップロード
- 共有するファイルを選択
- 「開く」または「アップロード」をクリック
複数のファイルを一度にアップロードする場合は、この方法が便利です。
方法3: OneDriveから移動
個人用のOneDriveで作成したファイルを、SharePointに移動することもできます。
- OneDrive上のファイルを選択
- 「移動先」または「コピー先」をクリック
- SharePointのドキュメントライブラリを選択
例えば、個人で作成した企画書をチームメンバーとレビューする場合などに便利です。
フォルダの作成と整理
ファイルを整理するために、フォルダを作成しましょう。
フォルダ作成の手順
- 「ドキュメント」を開く
- 「新規」→「フォルダ」をクリック
- フォルダ名を入力
- 「作成」をクリック
フォルダを共有すると、その中のすべてのファイルが自動的に共有されます。
フォルダに設定した権限は、中のファイルにも適用されます。
ファイル共有の具体的な方法
SharePointでファイルを共有する方法は、主に2つあります。
方法1: 招待メールで共有(推奨)
特定のメンバーとファイルを共有する最も確実な方法です。
手順
- 共有したいファイルまたはフォルダの左側にある丸いアイコンを選択
- 画面上部の「共有」をクリック
- 「リンクの送信」画面が表示される
- メールアドレス入力欄に、共有相手の名前またはメールアドレスを入力
- 入力を始めると、候補が表示される
- 複数の相手を指定できる
- 必要に応じてメッセージを入力(省略可)
- 「送信」をクリック
この方法のメリット
- 誰と共有したか記録が残る
- 後から個別に権限を変更・削除できる
- SharePointが自動的に招待メールを送信
- セキュリティ面で安心
共有相手には、ファイルへのリンクが含まれたメールが届きます。
リンクをクリックするだけで、すぐにファイルにアクセスできます。
方法2: リンクをコピーして共有
共有リンクを取得して、メールやTeamsなどで送る方法です。
手順
- 共有したいファイルまたはフォルダを選択
- 「…」(その他のオプション)をクリック
- 「リンクをコピー」を選択
- リンクが自動的にクリップボードにコピーされる
- メール、Teams、チャットツールなどに貼り付けて送信
この方法のメリット
- 素早く共有できる
- 複数のチャネル(メール、Teams、Slack等)で使える
- 柔軟な共有が可能
ただし、リンクを知っている人全員がアクセスできる可能性があるため、注意が必要です。
複数のファイルを共有する方法
SharePointでは、複数のファイルを同時に選択して共有することはできません。
対処法
複数のファイルを共有したい場合は、以下の方法を使います。
- 共有したいファイルを1つのフォルダにまとめる
- そのフォルダを共有する
フォルダを共有すれば、中のすべてのファイルが自動的に共有されます。
新しくファイルを追加した場合も、自動的に共有対象に含まれます。
アクセス権限の設定
ファイルを共有する際は、適切なアクセス権限を設定することが重要です。
権限の種類
SharePointには、主に3つの権限レベルがあります。
1. 編集可能(Can edit)
ファイルやフォルダを自由に編集できる権限です。
- ファイルの内容を変更できる
- ファイルを追加・削除できる
- ファイル名を変更できる
- フォルダ内のファイルをコピー・移動できる
チームメンバーと共同で作業する場合に使用します。
2. 閲覧のみ(Can view)
ファイルを見ることはできますが、編集できない権限です。
- ファイルの内容を表示できる
- ファイルをダウンロードできる
- ファイルをコピーできる
- ただし、元のファイルは変更できない
情報共有や承認依頼などに使用します。
3. レビュー可能(Can review) ※Word文書のみ
コメントや提案を追加できますが、直接編集はできない権限です。
- コメントを追加できる
- 変更の提案ができる
- 直接編集はできない
レビューやフィードバックを求める場合に使用します。
ただし、すでに編集権限を持っている人には、この制限は適用されません。
4. ダウンロード禁止(Can’t download)
ファイルを閲覧できますが、ダウンロードができない権限です。
- ブラウザ上で内容を表示できる
- ダウンロードはできない
- 機密情報の保護に有効
研究開発資料や機密性の高いファイルの共有に使用します。
権限の設定方法
共有時に権限を設定する手順です。
招待メールで共有する場合
- 「共有」をクリック
- メールアドレスを入力
- 入力欄の右側にある鉛筆アイコンをクリック
- 権限を選択
- 編集可能
- 閲覧のみ
- レビュー可能(Word文書のみ)
- 「送信」をクリック
リンクで共有する場合
- 「リンクをコピー」をクリック
- 表示された画面で「設定」(歯車アイコン)をクリック
- 「リンク設定」が表示される
- 権限を選択
- 「適用」をクリック
- 「リンクをコピー」をクリック
リンクの種類と設定
リンクを共有する場合、誰がアクセスできるかを設定できます。
1. 特定のユーザー(People you choose)
指定した人だけがアクセスできるリンクです。
- 最も安全な共有方法
- リンクを転送されても、指定した人以外はアクセスできない
- 個別に招待が必要
機密情報や重要なファイルの共有に適しています。
2. 組織内のユーザー(People in your organization)
自分の組織内の誰でもアクセスできるリンクです。
- リンクを知っている組織内の全員がアクセス可能
- 転送されても組織外の人はアクセスできない
- メールアドレスで認証される
社内全体で共有したい情報に適しています。
3. 既存のアクセス権を持つユーザー(People with existing access)
すでにアクセス権を持っている人だけが使えるリンクです。
- 新たに権限を付与しない
- 既にアクセス権がある人への簡易的なリンク送信
- セキュリティ面で安心
すでに権限を持っている人に、ファイルの場所を伝える場合に使用します。
4. 全員(Anyone) ※要注意
リンクを知っている誰でもアクセスできるリンクです。
- リンクを受け取った人全員がアクセス可能
- 組織外の人も含む
- 転送可能で、サインインも不要
- 最もリスクが高い
一般的には、管理者によって無効化されていることが多いです。
使用する場合は、十分に注意してください。
追加のセキュリティ設定
リンク設定では、さらに細かいセキュリティ設定ができます。
有効期限の設定
リンクが使える期間を制限できます。
- 「リンク設定」を開く
- 「有効期限を設定」をオンにする
- 日付を選択
- 「適用」をクリック
期限が過ぎると、リンクは自動的に無効になります。
一時的な共有に便利です。
パスワード保護
リンクにパスワードを設定できます。
- 「リンク設定」を開く
- 「パスワードを設定」をオンにする
- パスワードを入力
- 「適用」をクリック
リンクにアクセスする際、パスワードの入力が求められます。
パスワードは別の方法で相手に伝える必要があります。
ダウンロード禁止
ファイルのダウンロードを防ぎます。
- 「リンク設定」または「その他の設定」を開く
- 「ダウンロード禁止」をオンにする
- 「適用」をクリック
ブラウザ上での閲覧はできますが、ローカルにダウンロードできなくなります。
外部ユーザーとの共有
SharePointでは、社外のユーザーともファイルを共有できます。
外部共有の基本
外部共有とは、自分の組織外のユーザーとファイルを共有する機能です。
外部ユーザーの例
- 取引先の担当者
- フリーランスの協力者
- 外部のコンサルタント
- 他社のパートナー
ただし、外部共有の可否は組織の設定によって異なります。
管理者が外部共有を無効にしている場合は、使用できません。
外部ユーザーとの共有方法
基本的な手順は、社内ユーザーとの共有と同じです。
手順
- 共有したいファイルを選択
- 「共有」をクリック
- 外部ユーザーのメールアドレスを入力
- 権限を設定(編集可能/閲覧のみ)
- メッセージを入力(推奨)
- 「送信」をクリック
外部ユーザーには、招待メールが届きます。
初回アクセス時に、Microsoftアカウントでのサインインが求められることがあります。
外部共有の注意点
外部ユーザーとファイルを共有する際は、以下の点に注意してください。
セキュリティリスク
- 機密情報が組織外に漏れるリスクがある
- 必要最小限の権限のみを付与する
- 有効期限を設定する
組織のポリシー
- 管理者が外部共有を制限している場合がある
- 一部のファイル形式は共有に許可が必要な場合がある
- 外部共有のログが記録される
コミュニケーション
- メッセージを添えて共有の目的を明確にする
- パスワードを設定した場合は、別の方法で伝える
- 有効期限があれば事前に伝える
外部共有は便利ですが、慎重に使用しましょう。
共有の管理と解除
一度共有したファイルでも、後からアクセス権を変更したり、共有を解除したりできます。
共有状態の確認
ファイルの共有状態を確認する方法です。
手順
- ファイルを選択
- 画面右側の「情報」(iアイコン)をクリック
- 詳細タブが表示される
- 「アクセスの管理」をクリック
共有されているユーザーや権限レベルが一覧で表示されます。
または、ファイル一覧で共有アイコンを確認することもできます。
共有されているファイルには、人型のアイコンが表示されます。
アクセス権限の変更
既存のユーザーの権限を変更する方法です。
手順
- ファイルを選択
- 「情報」→「アクセスの管理」をクリック
- 権限を変更したいユーザーを選択
- 権限レベルを変更
- サイトのメンバー: 編集と投稿が可能
- サイトの閲覧者: 読み取り専用
- 変更を保存
これで、特定のユーザーの権限のみを変更できます。
共有の解除
特定のユーザーとの共有を停止する方法です。
個別ユーザーの共有を解除
- 「アクセスの管理」を開く
- 共有を解除したいユーザーを選択
- 「アクセスを削除」または「削除」をクリック
- 確認メッセージが表示されたら「削除」をクリック
これで、そのユーザーはファイルにアクセスできなくなります。
すべての共有を停止
- 「アクセスの管理」を開く
- 「共有の停止」をクリック
- 確認メッセージが表示されたら実行
注意: これを実行すると、すべてのユーザーとの共有が解除されます。
共有リンクも無効になります。
共有リンクの削除
発行した共有リンクを無効にする方法です。
手順
- 「アクセスの管理」を開く
- 削除したいリンクを探す
- リンクの横にある「…」をクリック
- 「リンクを削除」を選択
これで、そのリンクは使用できなくなります。
すでに配布したリンクも無効化されます。
ファイルの共同編集
SharePointの最大の魅力は、複数人で同時にファイルを編集できることです。
共同編集の仕組み
共有されたOfficeファイル(Word、Excel、PowerPoint)は、複数のユーザーが同時に編集できます。
特長
- リアルタイムで他の人の編集が反映される
- 誰がどこを編集しているか表示される
- 自動的に保存される
- バージョン履歴が記録される
従来のように「編集中」のファイルを待つ必要がありません。
共同編集の方法
ブラウザ上で編集
- SharePoint上のファイルをクリック
- ファイルがブラウザ上のOfficeアプリで開く
- そのまま編集を開始
他のユーザーが同時に編集している場合、画面右上に編集中のユーザー数が表示されます。
デスクトップアプリで編集
- SharePoint上のファイルをクリック
- 「ドキュメントの編集」→「<アプリ名>で編集」を選択
- デスクトップアプリが起動
- 編集を開始
デスクトップアプリでも、リアルタイムの共同編集が可能です。
バージョン履歴の活用
SharePointは、自動的にファイルのバージョン履歴を保存します。
バージョン履歴の確認方法
- ファイルを選択
- 「…」→「バージョン履歴」をクリック
- 過去のバージョンが一覧表示される
過去のバージョンに戻す
- バージョン履歴を開く
- 戻したいバージョンの「…」をクリック
- 「復元」を選択
間違って上書きしてしまった場合でも、簡単に元に戻せます。
ファイル共有のメリット
SharePointでファイルを共有することには、多くのメリットがあります。
1. Microsoft 365との親和性
SharePointは、Microsoft 365の一部として提供されています。
連携できるアプリ
- Word、Excel、PowerPoint
- Outlook
- Teams
- OneDrive
これらのアプリから直接SharePointのファイルにアクセスできます。
使い慣れたツールで作業できるため、学習コストが低くなります。
Teamsでチャットに添付したファイルは、自動的にSharePointに保存されます。
ファイルが一元管理されるため、探す手間が省けます。
2. どこからでもアクセス可能
インターネット環境があれば、いつでもどこでもファイルにアクセスできます。
アクセス方法
- パソコンのWebブラウザ
- スマートフォンのアプリ
- タブレットのアプリ
テレワークや外出先からでも、同じファイルで作業できます。
場所を問わず業務を進められるため、働き方の柔軟性が高まります。
3. ファイル管理のミス低減
SharePointを使うことで、ファイル管理のミスが大幅に減ります。
防げるミス
- 古いバージョンを使ってしまう
- 同じファイルが複数存在する
- 誰が最新版を持っているかわからない
- メールでファイルを送り忘れる
常に最新の1つのファイルをみんなで共有するため、これらの問題が起きません。
4. 作業効率の向上
複数人での共同作業がスムーズになります。
効率化のポイント
- 同時編集で作業時間を短縮
- メールの往復が不要
- ファイルのアップロード・ダウンロードの手間が省ける
- リアルタイムでフィードバックを共有
プロジェクトの進行速度が格段に上がります。
ファイル共有のデメリットと注意点
SharePointのファイル共有には、いくつかの注意点もあります。
1. Excelファイルの共有に課題
Excelファイルは、SharePointでの共有に適さない場合があります。
課題
- 複雑な数式やマクロが正常に動作しないことがある
- 同時編集時に競合が発生しやすい
- 重複編集で必要なデータが消える可能性がある
Excelで複雑な計算や大量のデータを扱う場合は、注意が必要です。
重要なExcelファイルは、OneDriveで個別に管理するのも一案です。
2. 共有に管理者の許可が必要な場合
一部のファイル形式は、共有に管理者の許可が必要な場合があります。
制限されやすいファイル
- 実行ファイル(.exe)
- スクリプトファイル(.bat、.ps1)
- セキュリティリスクのある形式
組織のセキュリティポリシーによって、共有できるファイル形式が制限されています。
許可を取るための時間や手間が発生することがあります。
3. 情報漏洩のリスク
不適切な共有設定により、意図しない相手にファイルが見られる可能性があります。
リスク要因
- 「全員」リンクを使用してしまう
- 外部ユーザーに過度な権限を与える
- 共有を解除し忘れる
- フォルダ全体を共有して機密情報が含まれる
常にアクセス権限を適切に設定し、定期的に見直すことが重要です。
4. アクセス権限の複雑さ
SharePointのアクセス権限は、慣れるまで複雑に感じることがあります。
注意点
- サイト、ライブラリ、フォルダ、ファイルの各レベルで権限を設定できる
- 継承関係が複雑になりやすい
- 誤った設定で意図しないアクセスを許可してしまう
アクセス権限は慎重に設定し、定期的に確認する習慣をつけましょう。
ファイル共有のベストプラクティス
効果的かつ安全にファイル共有を行うためのポイントです。
1. 必要最小限の権限を付与
常に最小限の権限で共有しましょう。
原則
- 閲覧だけで十分な場合は「閲覧のみ」
- 編集が必要な場合のみ「編集可能」
- 外部ユーザーには特に慎重に
権限を与えすぎると、誤って削除されたり、不適切な変更が加えられたりするリスクが高まります。
2. フォルダ構造を整理
わかりやすいフォルダ構造を作りましょう。
推奨される構造
- プロジェクト別
- 部署別
- 年度別
- 用途別
階層が深くなりすぎないよう注意してください。
3〜4階層程度が適切です。
3. ファイル命名規則を統一
チーム内でファイル名のルールを決めておきましょう。
推奨される命名規則
- 日付を含める:
20260123_企画書.docx - バージョンを含める:
企画書_v1.0.docx - プロジェクト名を含める:
プロジェクトA_議事録.docx
統一された命名規則により、ファイルが探しやすくなります。
4. 定期的に共有状態を確認
定期的にファイルの共有状態を見直しましょう。
チェック項目
- 不要な共有は解除されているか
- 外部共有の有効期限は適切か
- 退職者や異動者の権限は削除されているか
- 過度な権限を持つユーザーはいないか
四半期に1回など、定期的なレビューを習慣化しましょう。
5. メッセージを添えて共有
ファイルを共有する際は、メッセージを添えましょう。
含めるべき内容
- 共有の目的
- 期限がある場合はその日付
- 確認してほしいポイント
- 質問や連絡先
コミュニケーションを円滑にし、誤解を防ぎます。
6. バージョン管理を活用
重要なファイルは、バージョン管理を活用しましょう。
活用方法
- 大きな変更前にバージョンを確認
- 定期的に主要なバージョンを保存
- 重要なマイルストーンごとにコメントを追加
何か問題が発生した場合でも、すぐに元に戻せます。
7. ユーザー教育を実施
チームメンバーに、SharePointの使い方を教育しましょう。
教育内容
- 基本的な共有方法
- アクセス権限の種類
- セキュリティの注意点
- ベストプラクティス
全員が正しく使えるようになることで、トラブルが減ります。
トラブルシューティング
ファイル共有で発生しやすい問題と対処法です。
ファイルが共有できない
症状
- 「共有」ボタンが表示されない
- 共有しようとするとエラーが出る
原因と対処法
権限不足
サイトの所有者または編集権限が必要です。
管理者に権限の付与を依頼してください。
外部共有が無効
管理者が外部共有を制限している可能性があります。
IT部門に確認してください。
ファイル形式が制限されている
一部のファイル形式は共有できません。
許可されている形式に変換してください。
共有相手がファイルにアクセスできない
症状
- 共有したのにファイルが開けないと言われる
- アクセス権限がないというエラーが出る
原因と対処法
リンクの種類が適切でない
「既存のアクセス権を持つユーザー」を選択している場合、新規ユーザーはアクセスできません。
「特定のユーザー」または「組織内のユーザー」に変更してください。
メールが届いていない
招待メールが迷惑メールフォルダに入っている可能性があります。
確認してもらいましょう。
サインインしていない
Microsoftアカウントでサインインする必要があります。
サインイン方法を案内してください。
ファイルが編集できない
症状
- ファイルを開けるが、編集できない
- 読み取り専用と表示される
原因と対処法
権限が「閲覧のみ」
編集権限が付与されていません。
ファイルの所有者に編集権限を依頼してください。
チェックアウトされている
他のユーザーがチェックアウトしている可能性があります。
チェックインを待つか、管理者に確認してください。
ブラウザの問題
ブラウザのキャッシュをクリアするか、別のブラウザで試してください。
同時編集がうまくいかない
症状
- 他の人の編集が反映されない
- 競合エラーが頻繁に発生する
原因と対処法
ファイル形式が対応していない
古いOffice形式(.doc、.xls等)は同時編集に対応していません。
新しい形式(.docx、.xlsx等)に変換してください。
接続が不安定
インターネット接続を確認してください。
安定した環境で作業しましょう。
複雑な操作
Excelで大量のデータや複雑な数式を扱っている場合、競合が発生しやすくなります。
セクションを分けて作業するか、OneDriveで個別管理を検討してください。
まとめ
SharePointのファイル共有は、チームでの協働作業を劇的に効率化します。
この記事のポイント
- SharePointは組織・チーム向けのファイル共有ツール
- 招待メールまたはリンクで簡単に共有できる
- アクセス権限を細かく設定できる(編集可能/閲覧のみ/ダウンロード禁止等)
- 外部ユーザーとも安全に共有可能
- 複数人での同時編集がリアルタイムでできる
- バージョン履歴が自動保存されるため安心
- Microsoft 365アプリと連携してシームレスに使える
次のステップ
まずは小さなチームで試してみましょう。
- SharePointサイトにファイルをアップロード
- チームメンバーと共有
- 共同編集を体験
- アクセス権限の管理に慣れる
慣れてきたら、外部ユーザーとの共有や高度なセキュリティ設定にも挑戦できます。
大切なこと
- 常に必要最小限の権限で共有する
- 定期的に共有状態を見直す
- チーム全体でルールを共有する
- セキュリティ意識を持ち続ける
適切に使えば、SharePointはチームの生産性を大きく向上させる強力なツールです。
この記事を参考に、ぜひSharePointのファイル共有を活用してください。
参考情報
本記事は以下の公式ドキュメントおよび信頼できる情報源を参考に作成しました。
コメント